Histórico da Página
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No menu de Contratos de Locação, estará disponível a opção TOTVS Assinatura Eletrônica, como mostra a figura abaixo:
Aba Identificação
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Utilizando Ao cadastrar um documento novo utilizando esta funcionalidade na barra de ferramentas dos contratos de aluguel, poderemos inserir o documento e cadastrar os destinatários e suas validações de processos.
Temos também a opção de visualizar o documento anexado, clicando no link "Visualizar".
O sistema só permitirá anexar um documento do tipo .pdf.
Aba Destinatários
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Nesta etapa deveremos selecionar os e-mails dos usuários que deverão receber o documento para assinatura no TOTVS Sign. O RM permite um usuário ser assinante ou validador. O RM não irá permitir a inclusão do documento caso não tenha definido os destinatários. Da mesma forma, não é possível cadastrar um destinatário sem que se defina que o mesmo é validador ou assinante do documento. Na imagem abaixo, temos três e-mails, dois destes são assinantes e um está cadastrado como validador.
Para cadastrar um destinatário, devemos clicar no botão "Novo".
Nesta etapa, podemos inserir um ou vários e-mails separados por ponto e vírgula.
Podemos também fazer uma pesquisa por Cliente/Fornecedor. Somente clientes / fornecedores que possuem e-mail aparecerão nesta listagem. Sendo assim, basta selecionar o cliente /fornecedor e adicioná-lo à lista de destinatários.
| Informações | ||
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Caso o documento ainda esteja com status de "pendente", o sistema irá emitir a seguinte mensagem de erro, indicando o documento que ainda precisa de suas assinaturas:
Atualizando o status dos documentos
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Existem duas formas de atualizar o status destes documentos que foram enviados ao TOTVS Sign. O parâmetro Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão disponível em Gestão de Imóveis / Aluguel / TOTVS Sign Parâmetros / Parâmetros Globais / Integração TOTVS SIGN irá controlar esse comportamento:
- Caso o parâmetro esteja marcado, assim que for aberta a visão de documentos o TOTVS Gestão de Imóveis irá sincronizar o status destes documentos com o TOTVS Sign, o que pode acarretar certa lentidão;
- Caso o parâmetro esteja desmarcado, o sistema irá apenas sincronizar este status quando o documento em si for acessado na visão de anexos.utilizando o processo "Atualizar status de documentos". Vale lembrar que, caso o documento não exista no TOTVS Sign no momento da sincronia, o sistema irá excluir o documento do RM assim que concluir o processo.
Independente do parâmetro, os status dos documentos sempre serão atualizados ao efetivar os contratos.
Exclusão de documentos
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Para remover os documentos do RM e do TOTVS Assinatura Eletrônica, basta o usuário acessar o processo "Exclusão de documentos".
Este processo irá consultar o documento associado à action em específico e com isso, realizará sua exclusão nos dois sistemas.
| Informações |
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| Importante: Quando o documento é excluído via processo, o sistema |
| Informações |
Importante: O sistema irá excluir o documento do TOTVS Sign e do RM, automaticamente, quando o usuário clicar no processo de Exclusão de documento do TOTVS Sign como mostra a figura abaixo:
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Visualização de documentos
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Para visualizar um documento do TOTVS Assinatura Eletrônica e consultar seu status, basta clicar no link "Visualizar", na aba identificação:
Desta forma o sistema irá mostrar o documento e o seu status atual, se está pendente, finalizado ou rejeitado. Possibilitando salvar o mesmo em .PDF ou realizar uma impressão. Além de outros controles.
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