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A integração entre o sistema Educacional com o TOTVS Assinatura Eletrônica permite o gerenciamento de assinatura de documentos que necessitam serem assinados eletronicamente por um ou mais destinatários. A integração permite que documentos possam ser enviados automaticamente para assinatura, com base em critérios previamente definidos.

Notainfo

Para acessar o funcionamento da integração o usuário necessitará realizar algumas configurações iniciais para que a integração possa ser realizada, sendo ela, contratação de um plano de assinaturas através da TOTVS Store. Saiba mais em TOTVS Assinatura Eletrônica - Trialprocesso de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.

Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui.

Aviso
Esta tela contempa apenas os documentos do tipo de documento aluno ou diário de classe.

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title	Configurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica

É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.

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O

Informações

title	Usuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica

O parâmetro de usuário de acesso do

TOTVS Assinatura Eletrônica

é um sistema para assinatura digital ou eletrônica de documentos. Ele permite que documentos sejam cadastrados indicando assinadores e validadores para os mesmos. É possível fazer a assinatura digital dos documentos caso seja informado um certificado A1, ou apenas a assinatura eletrônica, que não requer certificado.

, que é responsável pela publicação e administração dos documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica, deve ser configurado em: Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica".

Esta configuração é realizada por contexto, então, é necessário a configuração para cada contexo desejado.

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Saiba mais em Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica#Assinaturasemcadastro

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title	Perfil de acesso

Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.

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title	Criação/alteração Gerenciamento do documento para assinatura

Através dessa tela o usuário deverá realizar o cadastro dos tipos de relatórios que serão integrados. O preenchimento das informações dessa tela possibilitará a geração do relatório, a identificação dos destinatários e o envio do documento para assinatura.Image Removed

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Informações

title	Configurações dos relatórios

O sistema suporta apenas o relatórios do RM Reports. Para saber mais acesse RM Reports.

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Tipo de documento -

Informações

title	Tipo de documento

O sistema possui os tipos de relatório:

Diário de classe

Alunos

possuem dois tipos de documentos, sendo:

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title	Aluno

Segue algumas particularidades deste tipo de documento

Aviso
Essa funcionalidade está disponível a partir do patch: 12.1.2402. Para mais informações, clique aqui.

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Informações

title	Tipo de relatório

Para que seja possível gerar o relatório através do portal, é necessário configurar com o tipo de "RELATÓRIOS DE ALUNOS", "RELATÓRIOS DE TESOURARIA" E "RELATÓRIOS DE SECREATARIA"

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Informações

title	Filtros enviados para o relatório

Cada relatório deve possuir os campos obrigatórios para correta emissão do relatório, os filtros são passados automaticamente pelo sistema.

Parâmetros obrigatórios documento gerado pelo processo da tela de "Aluno": CODCOLIGADA, RA

Parâmetros obrigatórios documento gerado pelo processo da tela de "Matrícula no período letivo": CODCOLIGADA, RA, IDPERLET, IDHABILITACAOFILIAL

Informações

title	Regras para geração do nome do arquivo

Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções temos:

Nome do relatório + data da geração
Descrição do documento + data da geração
Descrição do documento + RA + data da geração

Informações

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Relatório

Configurações de prazos

Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data limite para validação/assinatura do documento. Ao ser executado o processo de "Atualizar os status dos documento integrados",o documento terá o status alterado para "Fora do prazo de assinatura".

Data limite para validação/assinatura do documento

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Nota

title	Documento fora do prazo de assinatura

Os documentos com status de "Fora do prazo de assinatura", não terá mais as atualizações do status das assinaturas dos destinatários.

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O relatório a serem utilizados na integração

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Diário de classe

Segue algumas particularidades deste tipo de documento

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Informações

title	Tipo de relatório

Para que seja possível gerar o relatório através do portal, é necessário configurar com o tipo de "RELATÓRIOS DE TURMAS"

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Informações

title	Filtros enviados para o relatório

Cada relatório deve possuir os campos obrigatórios para correta emissão do relatório

Image Removed o documento ficar disponível o documento ficar disponível

, os filtros são passados automaticamente para os relatórios do portal.

Caso utilize a tabela master: STURMADISC (Turma/Disciplina)

Parâmetros obrigatórios: CODCOLIGADA, IDTURMADISC (filtros são passado automaticamente pelo portal)

Parâmetros opcional: CODETAPA (filtros são passado automaticamente pelo portal, quando o tipo de relatório é por cada etapa)

Nota

title	Filtros do relatório

Caso deseja filtrar por os dados por professor, é necessário incluir o parâmetro $CODUSUARIO na consulta SQL , que corresponde ao código do usuário logado. Para saber mais acesse Variáveis dinâmicas

Informações

title	Regras para geração do nome do arquivo

Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções

teremos

temos:

Nome do relatório + data da

geração

assinatura do professor
Descrição do documento + data da

geração

assinatura do professor

Informações

title	Data início para

assinatura no portal do professor

Através desta informação identificamos a data início para o documento ficar disponível no portal do professor. Dentre as opções

teremos:Data final de cada etapa;

temos:

Informações

title	Etapa consideradas

As consideradas para exibição são:

Tipo das etapas "Faltas"
A opção de "Exibe no portal e na central do aluno" marcado

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Informações

title	Documento com o processo de assinatura já iniciado ou finalizado

O portal exibirá todos os documentos que já iniciaram o processo de "Assinatura eletrônica", sendo assim não considerando o período de "Data de inicio" e "Data limite" para assinatura do diário de classe no portal professor.

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title	Data final de cada etapa

Para cada etapa da turma/disciplina, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.

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title	Data final da última etapa (última etapa da turma/disciplina do período letivo)

Para a última etapa, o sistema considera a maior "Data de término" cadastrada da turma/disciplina. Desta forma, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor.

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title	Data limite de digitação de conteúdo efetivo de cada etapa

Para cada

etapa;

etapa da turma/disciplina, o portal irá considerar a "Dt. limite conteúdo efetivo" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.

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title	Data limite de digitação da última etapa (última etapa da turma/disciplina do período letivo)

Para a última etapa (leva em consideração a última Etapa Cadastrada), o sistema considera a maior "Data de término" cadastrada da turma/disciplina. Desta forma, o portal irá considerar a "Data de término" cadastrada na tela de "Etapa", como a data início para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor.

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Aviso

title	Observação

Caso tenho mais de uma etapa com a mesma data de término, o portal irá levar em consideração a última etapa criada (data de criação).

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title	Data personalizada a escolha da instituição

Para cada turma/disciplina, o portal irá exibir um relatório quando a data informada no campo "Data personalizada" cadastrada na tela de "Documento de assinatura eletrônica" seja maior que a data atual.

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Informações

title	Data limite para

assinatura no portal do professor

Através desta informação, identificamos a data limite para o documento ficar disponível no portal do professor. Dentre as opções

teremos

temos:

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title	Data final do período letivo

;

O portal irá considera a "Data de término" se preenchida ou senão a "Previsão de término" cadastrada na tela de "Período letivo" como a data final para ser exibido e poder ser assinado pelo professor no portal do professor

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title	Sem limite. Até que todos os documentos

serem assinados;

sejam assinados

O portal não terá uma data limite para o diário ser assinado pelo professor.

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title	Data personalizada a escolha da instituição

O portal irá considera a "Data personalizada" cadastrada na tela de "Documento de assinatura eletrônica" como a data final para ser exibido e ser assinado pelo professor no portal do professor.

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Segue algumas particularidades deste tipo de relatório

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Tipo de documento - Aluno

Informações

title	Regras para geração do nome do arquivo

Regras para geração do nome do arquivo PDF. Dentre as opções teremos:

Nome do relatório + data da geração
Descrição do documento + data da geração
Descrição do documento + RA + data da geração

Informações

title	Remetente assina

Marque essa opção caso deseje que o usuário responsável pela execução do processo (usuário do sistema) seja um dos assinantes do documento. Com isso ele passará a figurar na lista de destinatários do documento para assinatura. Será considerado para isso o e-mail do usuário do cadastro de Usuários (GUSUARIO).

Caso o remetente seja um dos assinadores, será possível realizar a assinatura pelo portal TOTVS Assinatura Eletrônica ou através do processo "Assinar documento" da tela de monitoramento, após validação do documento.

Informações

title	Criar usuário no TOTVS Assinatura eletrônica caso não exista (usuário do destinatário)

Ao marcar essa opção, durante o processo de integração do documento será verificado se o destinatário existe no sistema TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso ele não exista será então realizado um cadastro inicial para o usuário, considerando seu nome, CPF e e-mail do cadastro de pessoa. O usuário então receberá um e-mail informando da criação do usuário, ativação da conta e criação da sua senha.

Informações

title	Configuração de prazos

Ao marcar essa opção "Utiliza prazo para validação/assinatura do documento e cancela se não assinado no prazo". o usuário poderá definir o prazo (dias) em que o documento ficará disponível para aprovação/assinatura.
Caso o documento não esteja assinado até a data limite informada, o usuário poderá excluir este através do processo "Exclusão de Documentos Integrados" existente no módulo "Monitor de Documentos Enviados para Assinatura".

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title	Destinatários

	Destinatário(s) do documento

Através dessa opção que podemos definir os destinatários para o documento.

Aviso

title	Campos obrigatórios dos destinatários

As informações dos destinatários deve ser obrigatório o preenchimento nome e e-mail

Aviso

title	Assinatura do documento através do código via e-mail

Todos os tipos de destinatários disponíveis nesta funcionalidade, utiliza a assinatura do documento através do enviar código via e-mail, ou seja, para acessar assinar o documento o destinatário precisará clicar no link que irá receber no e-mail, logo após ele receberá um código de validação em outro e-mail. Digitando o código na página, ele terá acesso ao documento e poderá assinar. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Adicionando destinatário

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Informações

title	Ordem de assinatura

Para definir ordem para as assinaturas, basta informar o número correspondente a posição do destinatário dentro do fluxo de assinaturas. Desta forma o fluxo de assinatura (envio de e-mail) só continua quando o destinatário atual dentro do fluxo realiza a assinatura. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Definindo ordenação das assinaturas (workflow)

Nota

title	Não utilizar a ordenação para as assinaturas

Caso não queria utilizar a ordenação para as assinaturas, basta deixar todos os destinatários com a ordenação igual a 0.

Nota

title	Tipo de documento - Diário de classe

O professor responsável pela assinatura do diário sempre será o primeiro destinatário do fluxo, com ordem de assinatura igual a 0.

Informações

title	Tipo de destinatário

O tipo de destinatário define a finalidade pretendida para cada um. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Adicionando destinatários

Assinador: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
Validador: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
Testemunha: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).

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title	Tipo de documento - Aluno

As opções disponíveis para destinatários para este tipo de documento são:

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title	Pessoa

Os registros a serem considerados são as pessoa(s) vinculadas ao documento

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title	Aluno

O registro a serem considerado é o próprio aluno.

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title	Pai

Os registros a serem considerados são as pessoas que estão relacionadas na filiação com o tipo de relacionamento "Pai" ou "P".

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title	Mãe

Os registros a serem considerados são as pessoas que estão relacionadas na filiação com o tipo de relacionamento "Mãe" ou "M".

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title	Responsável acadêmico

O registro a ser considerado é a pessoa que está relacionada como "Responsável acadêmico".

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title	Responsável financeiro

O registro a ser considerado é o cliente/fornecedor que está relacionada como "Responsável financeiro".

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Através dessa opção que podemos definir os destinatários para o documento.

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Informações

title	Tipo de documento - Diário de classe

Opções As opções disponíveis para “Tipo de pessoa”:

Pessoa: Pessoal qualquer que deseja vincular ao documento

Coordenador da turma: Pessoa classificada com função Coordenador e vigente no momento da execução do processo

destinatários para este tipo de documento são:

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title	Pessoa

Os registros a serem considerados são as pessoa(s) vinculadas ao documento

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title	Coordenador da turma/disciplina

Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) com a opção de "Coordenador" no campo "Tipo professor" e que a data esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data de término"no cadastro de "Turmas do professor".

Aviso

title	Data de término não preenchido

Caso o campo "Data de término" não esteja preenchido o sistema não irá considerar uma data de término para considerar, sendo assim, considera apenas o campo "Data de início do mandato" para os registros

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title	Coordenador da matriz aplicada

Os registro a serem considerados são as pessoa

Coordenador da matriz aplicada cadastrado na comissão coordenadora: Pessoa

(s) classificada(s) com

função Coordenador e vigente no momento da execução do processo;

Secretário 1

Secretário 2

Informações

title	Tipo de documento - Aluno

a opção de "Coordenador" no campo "Função" e que a data esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início do mandato" e "Data de término do mandato"no cadastro de "Comissão coordenadora" da matriz aplicada.

Aviso

title	Data de término do mandato não preenchido

Caso o campo "Data de término do mandato" não esteja preenchido o sistema não irá considerar uma data de término para considerar, sendo assim, considera apenas o campo "Data de início do mandato" para os registros

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title	Secretário 1

Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) no campo "Secretário 1" e que a data da aba do "Diretor" esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data Fim"no cadastro de "Diretor de filial". Esta tela está disponível em Filial | Dados Educacionais | Instituição do MEC | 'Anexo' Diretores por instituição

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title	Secretário 2

Os registro a serem considerados são as pessoa(s) classificada(s) no campo "Secretário 2" e que a data da aba do "Diretor" esteja dentro do prazo dos campos de "Data de início" e "Data Fim"no cadastro de "Diretor de filial". Esta tela está disponível em Filial | Dados Educacionais | Instituição do MEC | 'Anexo' Diretores por instituição

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Aviso

title	Professor responsável por iniciar o processo de assinatura do diário

Os professor(es) responsável(es) por assinatura do diário de classe que iniciarem o processo de assinatura automaticamente irá ser um destinatário do tipo "Assinar". Não tendo como opção a remoção do mesmo

Aviso

title	Destinatário a serem considerados

As validações dos destinatário a serem considerados são momento da iniciação do processo de assinatura do diário de classe pelo professor

Opções disponíveis para “Tipo de pessoa”:

Pessoa: Pessoal qualquer que deseja vincular ao documento

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