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Como utilizar os processos de Estoque no sistema?
Produto: | TOTVS Gestão Hospitalar | ||
Versões: | Todas | ||
Ocorrência: | Como utilizar os processos de Estoque no sistema? | ||
Passo a passo: | As farmácias, principalmente as hospitalares, dependem de uma logística bastante complexa quanto ao abastecimento e distribuição de medicamentos, uma vez que cabe a elas prestar serviços destinados a saúde, é necessário que tenham em estoque todos os medicamentos prescritos para o bom andamento da instituição de saúde. Movimentações de EstoqueOs processos de Movimentações de Estoque são basicamente dois: os de entrada e os de saída de um produto, material e ou medicamento (MatMed), porém, podemos ter vários tipos de movimentos de Entrada e de Saída. Em ambos os casos quando as requisições são processadas, duas ações poderão ser realizadas pelo sistema conforme cada situação: Aumento/diminuição física dos Itens da Movimentação listados. Lançamento automático na conta do paciente dos Itens Listados. Este processo se subdivide e se completam em duas etapas: Cabeçalho da Requisição e Itens da Movimentação. Devolução/Paciente: são registradas as devoluções de Mat. /Meds que não foram utilizados/aplicados/ministrados no paciente. Independente do motivo pelo o qual o paciente não utilize mais o Mat. /Med que foi dispensado para ele, este deverá ser devolvido ao seu local/almoxarifado de origem. Há um aumento no estoque do almoxarifado e o item é devolvido da conta do paciente quando a requisição for processada. Devolução de Centro de Custos: são registradas as devoluções de Mat. /Meds dos Centro de Custos da Instituição, que são previamente cadastrados. Caso algum MatMed não for utilizado por algum Centro de Custo, ele poderá ser devolvido ao seu local/almoxarifado de origem. Os Tipos de Movimentação de Saída de um MatMed no TOTVS Gestão Hospitalar são: Requisição/Paciente: são registradas as saídas de Mat. /Meds direto para o paciente. Há uma diminuição no estoque do almoxarifado e o item é lançado na conta do paciente. Prescrição Médica: são registradas as saídas de MatMeds direto para o paciente. Há uma diminuição no estoque do almoxarifado e o item é lançado na conta do paciente. A diferença deste Tipo de Movimento para a requisição, é que este é realizado pelo Médico e contém detalhes para administração do medicamento tais como: aplicação (endovenosa, oral, etc.), Dose, Frequência (de 4 em 4 horas, de 8 em 8 horas, 1 vez ao dia, etc.), Diluição (se o medicamento será diluído em alguma solução), a partir de qual horário (horário padrão, agora, ou a partir da hora x, etc.), e a quantidade solicitada, que é calculada em função dos parâmetros acima. Esta prescrição é feita pelo médico utilizando o PEP, ou poderá ser transcrita pela equipe da farmácia e/ou enfermagem utilizando o processo de movimentação de estoque. Transferência entre Almoxarifados: tipo de movimentação que há a transferência de itens de Mat. /Med de um local de estoque para outro. Nestes casos a responsabilidade de quem irá dar a saída do MatMed será do almoxarifado de destino, que fará um dos Tipo de Movimentação citados acima. Folha de Sala: são registrados o consumo de Mat. /Med de uma cirurgia. Geralmente, após o término da cirurgia, os itens que não foram utilizados são retirados da requisição. Após processamento da requisição, os itens são "baixados" do estoque e lançados automaticamente na conta do paciente. Requisição para Centro de Custos: são registradas as saídas de Mat. /Meds para os Centro de Custos da Empresa, que são previamente cadastrados. Servirá para a apuração dos custos de cada setor, posteriormente.
ParâmetrosPara utilizar as rotinas pertencentes ao menu Estoques, é necessário parametrizar o sistema. Acesse a guia Opções/Parâmetros/ Parâmetros Gerais. Na guia Perfis o parâmetro relacionado à estoque é Perfil Estoques.
Na guia Perfil de Visualização de Estoque devem constar todos os usuários que utilizam o menu Estoques, os parâmetros são: Usuário .e Perfil.
Na guia Estoques os parâmetros são:
Na guia Estoques II os parâmetros são:
Na guia Med. Controlados é possível incluir livros de medicamentos controlados, que são destinado à anotação, em ordem cronológica, de estoques, de entradas (por aquisição ou produção), de saídas (por venda, processamento, uso) e de perdas de medicamentos sujeitos ao controle especial. Clique em Incluir. Preencha a descrição do livro e informe qual o farmacêutico responsável. Clique em Grava.
Na guia Itens do livro selecione a classificação de medicamento controlado (cadastradas em Cadastros/Estoques/Classificação de Medicamentos Controlados). Clique em Grava.
Na guia Configurações marque a caixa caso o livro cadastrado utilizar numeração prévia da quantidade de páginas do livro. Informe a quantidade de itens por página, a quantidade de itens ocupados pela quebra por centro de custo e a quantidade de itens ocupados pelo cabeçalho e clique em Grava.
Integração RM NucleusAcesse Opções/Parâmetros/Integração com RM Nucleus para configurar a integração entre os módulos, parametrizando os tipos de movimentos e as informações necessárias. Na tela inicial acesse a guia Tipos de Mov. Estoque. Clique em Novo.
Será exibida a tela para inclusão de tipo de movimento de estoque. Informe a descrição e selecione o tipo de movimentação. Configure as opções de integração do RM Nucleus e clique em OK.
Cadastrando Classificação TerapêuticaNo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Classificação Terapêutica. Será exibida a tela de cadastro de Classificação Terapêutica, clique em Incluir (página em branco).
Preencha o código e o nome e clique em OK.
Cadastrando Classificação de Medicamentos ControladosNo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Classificação de Medicamentos Controlados. Será exibida a tela de cadastro de Classificação de Medicamentos Controlados, clique em Incluir (página em branco).
Preencha o código e a descrição e clique em OK.
Cadastrando Classificação DBCDBC (Diagnosis Treatment Combination) consiste no mapeamento das atividades do hospital de acordo com as necessidades de um paciente. Todas as etapas estão listadas, desde a primeira visita ao médico até o último check-up. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Classificação DBC. Será exibida a tela de cadastro de Classificação DBC, clique em Incluir (página em branco).
Preencha o código e a descrição e clique em OK.
Cadastro de Laboratórios BRASÍNDICENo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Laboratórios BRASÍNDICE. Será exibida a tela de cadastro de Laboratórios BRASÍNDICE.
Cadastro de Apresentações BRASÍNDICENo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Apresentações BRASÍNDICE. Será exibida a tela de cadastro de Apresentações BRASÍNDICE.
Cadastro de Itens BRASÍNDICENo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Itens BRASÍNDICE. Será exibida a tela de cadastro de Itens BRASÍNDICE. Selecione o laboratório, informe o nome do item e clique em Pesquisa (raio).,
Cadastro de Itens do SIMPRONo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Itens do SIMPRO. Será exibida a tela para utilização de filtros. Selecione o filtro e clique em OK.
Em seguida é exibida a tela com a lista dos itens correspondentes ao filtro aplicado.
Dê duplo clique sobre o item que deseja acessar. Será exibida a tela de cadastro do item.
Na tela de listagem dos itens, clique em Importa SIMPRO.
Será exibida a tela de Importação/Atualização SIMPRO, nela é exibida a data da última atualização SIMPRO. Para atualizar o preço dos produtos, selecione a tabela MATMED e clique em Atualiza preços dos produtos. Será exibida tela para confirmação da atualização, clique em Sim.
Cadastrando Unidades de MedidaNo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Unidades de Medida. Será exibida a tela de cadastro de unidades de medida. Clique em Incluir (página em branco).
Informe o código e a descrição da unidade de medida e selecione o código da unidade base. Clique em OK.
Cadastrando ProdutosNesta opção é realizado o cadastro de produtos hospitalares, que podem ser Materiais, Medicamentos, OPME's e Materiais passíveis de esterilização. Tipo de Item – se material, medicamento, órtese, prótese, outro. Se item controlado ou não. Se item padronizado ou não na instituição. Se item faz parte de item pré-montado ou não.
No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Estoques. Clique em Produto. Será exibida a tela de filtro. Para editar um produto cadastrado informe o nome do produto e clique em OK. Para incluir um produto clique em OK. Na tela inicial do cadastro de produtos clique em Incluir (página em branco).
Na guia Identificação marque se o cadastro é de um Produto ou Serviço. Caso o produto seja Inativo ou Pesável marque a caixa correspondente. Informe o código e o nome fantasia. Selecione o código dos fabricantes e o nome do produto no fabricante.
Na guia Detalhes/Descrição é possível incluir descrição e descrição auxiliar ao produto. Na guia Detalhes/Classificação é possível selecionar o grupo de itens de estoque e a classificação. Na guia Detalhes/Observação é possível incluir observações ao produto. Na guia Detalhes/Outros dados é possível adicionar descontos, comissões, condições de pagamento, grupo de faturamento, margem bruta de lucro e tributação do cupom fiscal do produto.
Na guia Preço é cadastrado o preço unitário do produto.
Na guia Controle Estoque é realizado a relação de unidades responsáveis pelo controle, compra e venda do produto. Caso o produto utilize número de série marque a caixa e informe a máscara do número de série. Caso o produto seja controlado por lote, marque a caixa correspondente e informe o número mínimo de dias de validade.
Na guia Custos é possível incluir o custo médio do produto, o custo unitário e custos de reposição relacionados a data específica.
Na guia Integração, nas informações de contrato, selecione o tipo de faturamento (não periódico, periódico, por medição) e o tipo de produto para faturamento. É possível incluir também a conta gerencial default egerencial default e, nas informações de patrimônio, o grupo de contas, e o grupo de bens do produto.
Na guia Código de Barras preencha o código de barras e selecione a unidade de medida. Na guia Informações por Filial informe o código da filial. Caso o produto seja estocável, na filial marque a caixa correspondente. Caso o produto seja consignado marque a caixa e selecione a prioridade. Clique em OK.
Incluindo Movimentos de EstoqueNo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Estoques/Movimentação de Estoque. Selecione uma das opções de filtro ou crie um novo filtro clicando em Novo. Clique em OK. Clique em Incluir Movimentação de estoque.
Na guia Identificação selecione o Tipo de Movimento. Selecione o paciente, o Local de Estoque e o Centro de Custo.
Na guia Itens da Movimentação clique em Inclui.
Selecione os itens da movimentação clicando sobre a lista e realize a pesquisa.
Clique em Incluir, no campo de Pesquisa, informe nome do Material e/ou Medicamento desejado. Clique no item de checagem para confirmar a quantidade que será dispensada para cada produto. Clique em OK. Clique em Visualiza, para impressão da requisição/prescrição feita e coleta da assinatura do destinatário da medicação. Clique em Processa, caso usuário tenha acesso nessa função. O botão Processa realiza duas ações: baixa as quantidades listadas em estoque e cobra na conta do paciente os itens baixados. Montagem de Kits Mat/MedNo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Estoques/Monta/Desfaz Kits de MatMed.
Selecione o Local de Estoque a ser gerado no novo Kit. Selecione o Kit Pré-Montado que será gerado (o Kit Pré-Montado é definido no cadastro do Produto). Defina o procedimento a ser realizado (montar ou desfazer) e informe a quantidade a ser montada ou desfeita. Clique em Processa. Será exibida tela para confirmação, clique em Sim. Mapa de DispensaçãoNo TOTVS Gestão Hospitalar acesse Estoque/Mapa de Dispensação. Realize o filtro desejado. Selecione os itens que serão ministrados ao paciente, para selecionar mais de um item utilize o botão Ctrl ou clique em Selecionar Todos os Itens para selecionar todos os itens da grid.
Clique em Gera Mapa.
Será exibida mensagem de confirmação.
Dê duplo clique sobre o item, será exibida tela para confirmação dos itens do mapa, nela deve ser confirmado item por item. Selecione o item e clique em no botão de confirmação.
Após confirmar todos os itens, clique em Fecha. Selecione um item do mapa e clique em Processa Mapa.
Será exibida mensagem de confirmação, clique em OK.
O processamento será realizado, neste momento, o sistema irá fazer a baixa parcial dos itens constantes da requisição do paciente, lançando o respectivo item na conta do paciente para cobrança. Gerar Mapa por RequisiçãoÉ possível gerar o mapa por requisição, ao final do processo, será emitida uma etiqueta com o código de barras referente ao mapa. Cada pacote terá seu identificador, facilitando o processo de conferência pela equipe de enfermagem. Acesse Opções/Parâmetros/Parâmetro Gerais, aba Estoque II e selecione os parâmetros conforme a imagem. O paramento parâmetro Utiliza dispensação horária por requisição, ativa a nova funcionalidade. O parâmetro Confirmar itens um a um no Mapa de dispensação deve ficar marcado para efetivar a confirmação de cada item por código de barras. A etiqueta será impressa ao final do processamento dos itens.
Atente para o parâmetro Não utiliza complementação de prescrição (Parâmetros Gerais / Prontuário / Prescrição). O parâmetro marcado, indica que, uma vez que o médico confirmar a prescrição, ela será impressa diretamente na farmácia. Em outras palavras, a enfermagem não poderá alterar os aprazamentos do médico e/ou incluir itens. Com o parâmetro desmarcado, a requisição associada ainda ficará disponível para a enfermagem complementá-la. Com isso, a requisição ficará disponível para a nova funcionalidade somente quando a enfermagem complementar a requisição e clicar em Imprime (indicando que a requisição vá para a farmácia). O usuário de enfermagem não deve ter permissão de processar requisição.
Gerando Mapa por RequisiçãoElabore uma prescrição. Conclua a prescrição. Se estiver parametrizado que Complementa a prescrição, acesse a requisição gerada e clique em Imprimir, para encaminhá-la para a farmácia. Após isso Acesse Estoque/Mapa de Dispensação (acesse com o usuário que tenha permissão de processar requisição no local de estoque selecionado). Confirme os itens com código de barras. Para mudar de requisição sem sair da tela, basta clicar nas setas em destaque.
Medicamentos com controle de número de série: com um duplo clique é possível ver os números de série confirmados Caso seja necessário alterar o número de série, de um duplo clique na linha e realize a alteração. Uma vez que os itens forem confirmados, clique em Processar. A requisição será processada e a etiqueta será emitida
Itens "Se necessário" e "A critério médico": na página Prescrições Concluídas, selecione uma prescrição. Selecione os itens do tipo Se necessário e A critério médico. Clique em Requisição Avulsa. Uma nova requisição é gerada com os itens selecionados.
Com a requisição aberta, a enfermagem deverá alterar o tipo de horário para Especial e informar um novo horário para início.
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