Contabilidade Nova

Objetivo

Consolidar os melhores conceitos de integração entre os módulos do sistema e aprimorar a integridade de relacionamento entre os lançamentos Contábeis e os Módulos a que deram Origem aos Lançamentos.

Conceito

O Módulo de Contabilidade é responsável pelos lançamentos contábeis das operações da empresa e de suas filiais.
As informações podem ser digitadas diretamente no módulo de contabilidade quanto serem integradas automaticamente dos demais módulos do sistema RMS. Esse recurso é a grande vantagem do sistema, em termos operacionais, eliminando a digitação de lançamentos e garantindo a atualização dos registros no menor tempo possível.
Este manual foi desenvolvido considerando que o usuário já está familiarizado com o RMS, sua navegação e principalmente tenha conhecimento em contabilidade. No decorrer dos próximos tópicos demonstraremos as configurações para o módulo de contabilidade.
Principais Implementações

• Totalização de Contas Contábeis em Códigos Associados.
• Plano de Contas Gerencial.
• Plano de Contas Alternativo.
• Centros de Custos.
• Consulta Origem de Lançamentos.
• Análise do Lançamento Contábil antes que a integração ocorra.
• Maior quantidade de Níveis e Tamanho da conta Contábil.
• Diferenciação entre "Lotes - Movimentos e Lançamentos".
• Eliminação das Agendas de faixa reservada para a RMS em versões anteriores.
• Criado um Termo "Conceitos-Contábeis".
• Importação de Lançamentos da Contabilidade anterior.
• Possibilidade de utilização das 2 versões da Contabilidade para fins de Comparativo.

Parametrização

Pré-Requisitos (para Clientes já em Produção com a CTB Versão Anterior).

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 OBSERVAÇÃO
Requisitos não aplicáveis para Novos Clientes, pois, estas implementações já estão previstas no início do Projeto.
As demais parametrizações que se fizerem necessárias serão apresentados dentro dos respectivos processos da nova contabilidade.

Descrição do processo

Utilizando os Novos Conceitos

Conceitos da contabilidade
Os conceitos da contabilidade são os nomes dados aos valores possíveis de contabilização de cada movimento. Veja maiores informações no tópico "Tabela Contábil".

Totalização de Contas Contábeis em Códigos Associados:

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• • INTEGRAÇÃO Menu Integração:

Configurando o módulo de Contabilidade

Painel de Controle
Essa é a primeira tarefa para utilização do módulo de contabilidade, para tal entre no programa de nome "Parametrização Contábil" dentro da subpasta manutenção na pasta Contabilidade, será exibida a tela correspondente à figura abaixo:

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Plano de Contas

O plano de contas é o programa onde cadastramos as contas contábeis da empresa, permitindo ao sistema gerar as informações contábeis e seus relatórios.
Para tal cadastro, entre no programa "Plano de contas" dentro da subpasta Manutenção do menu Contabilidade.
Lembrando que na Nova Contabilidade o Plano de Contas é sempre anual.




Ao apertar o botão F6 Incluir são necessárias as seguintes informações baseadas na quantidade de graus e dígitos informados no Painel de Controle do sistema:
Campos de Tela:

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Importação de Plano de Contas – RMS

EDI CONTABILIDADE NOVA.
Importação de Movimento Contábil RMS.
Considerações:

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Saldos Iniciais – VCTMINIC

Este programa é utilizado para cadastramento dos Saldos Iniciais das contas contábeis, provenientes de outros sistemas.
Geralmente, utiliza-se o programa apenas uma vez, no momento da implantação da Contabilidade RMS.

Funções do Programa:

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Implantando Saldos Iniciais

Seleciona-se a conta para inclusão do saldo inicial e clica em F2 Alterar.

Inclui o código da empresa, da filial, detalhe da conta (se houver), o valor do saldo inicial e se esse saldo é devedor(D)ou credor(C). Logo após clicar em para salvar as informações digitadas na linha. Em seguida clicar em F4 Confirmar.

Os saldos iniciais foram cadastrados, como demonstra a tela abaixo:

Consultando Saldos Iniciais cadastrados

Selecione mês/ano e empresa


Na tela do Plano de Contas, verificamos o Saldo Inicial cadastrado no mês 01.

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Tabela Contábil

Conjunto de informações contábeis relativas à empresa, as quais serão utilizadas para possibilitar a efetiva contabilização das compras, pagamentos, transferências, vendas, enfim de todas as operações contempladas pela contabilidade.
A tabela contábil possibilita a integração com o módulo de Contabilidade do sistema, do qual obtém as contas para os lançamentos contábeis com o respectivo histórico padrão.
As informações da tabela contábil são ordenadas por agenda e código fiscal (maiores detalhes no Módulo de Cadastro / CADASTRO DE TABELAS).
Agenda é cada transação comercial ou financeira realizada na empresa, de forma simples como uma "agenda pessoal", onde você anota em determinadas divisões às informações de seu dia a dia.
Sempre existirá o conjunto agenda + código fiscal = 000 (Zeros) para cada agenda. Essa situação é chamada de agenda resumo, que contém os atributos básicos das operações de Contabilidade, Contas a Pagar/ Receber e Caixa e Bancos, Tesouraria e Caixa e Bancos, referente à agenda e será utilizado como base de todos os códigos fiscais de operação a ela ligados.
Assim, todas as variações de códigos fiscais que seguirão para essa agenda assumirão o conteúdo dessa parametrização padrão da agenda resumo.
Se houver alguma particularidade específica, poderá ser feita a modificação, no registro do código fiscal específico que tenha essa particularidade.
Existem operações na empresa que não contêm desdobramentos de códigos fiscais. Então, atribui-se no campo código fiscal um valor diferente de um C.F.O. (Código Fiscal de Operação) não valido, não usado oficialmente, cadastrando o mesmo na tabela 19 - Tabela de Códigos Fiscais.
Para facilitar a explicação vejamos a seguir dois exemplos:
Agenda com desdobramento:
AGENDA: 001 - Compra de mercadorias para comercialização.
CÓDIGO FISCAL: 112 - Dentro do Estado, ou
CÓDIGO FISCAL: 212 - Fora do Estado
Agenda sem desdobramento:
AGENDA: 448 - Quebras de inventário.
CÓDIGO FISCAL: 001 – Diversos.
Devemos salientar que o uso da Tabela Contábil é de extrema importância no sistema, já que todos os procedimentos de integração entre os módulos fiscais, comerciais e administrativos dependem da parametrização da mesma.
A quantidade de códigos de agenda será diretamente proporcional ao nível de detalhamento contábil da Empresa. Quanto mais agendas, maior será o número de operações contabilizadas automaticamente.
 IMPORTANTE:
Para configuração da tabela contábil, é necessário primeiro parametrizar o Plano de Contas e
Histórico Padrão da Contabilidade.
Para efetuar alterações nas agendas pressione o botão F2 Alterar e o sistema libera os campos para serem alterados com exceção dos campos referentes à contabilidade.
Para alterar as contas de integração nas agendas, pressione o botão CtF5 Contab, o sistema exibirá uma janela para informar a seleção de mês, conforme tela abaixo:

Informe o mês e o ano que valerá a alteração das contas contábeis e aperte o botão F4 Confirmar.
Feito isso o sistema libera a digitação dos campos da Contabilidade para digitação.

Através da tabela contábil, todas as operações feitas no "Gestão" podem ser integradas à Contabilidade, desde que a estrutura do plano de contas esteja montada para receber as movimentações do Contas a Pagar, Contas a Receber e do Livros Fiscais.
Dentro da tabela contábil somente o campo Contábil "S" ou "N" e o quadro Contabilidade são utilizados para a integração do módulo contábil.
Existem quatro tipos de integrações:

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Conceitos da contabilidade (**)

Os conceitos da contabilidade são os nomes dados aos valores possíveis de contabilização de cada registro contábil. Cada movimento, uma entrada de Nota Fiscal, um pagamento ou recebimento, possui alguns valores associados. A cada um destes valores está associado um conceito.
Quando um conceito é colocado na tabela contábil, o valor associado a este passa a ter um lançamento contábil nas contas descritas na tabela contábil.
Os conceitos fixos disponíveis no sistema são:

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Conceitos

Cadastro de Conceitos

Recomendações Úteis para utilização do Módulo de Contabilidade.
O Plano de Contas deve ser o mais simples possível. Observe que não é necessário criar contas por filial, como fornecedores, caixa, etc.... O sistema cria essas contas automaticamente. Também não é necessário criar um plano de contas para cada filial.
O Sistema RMS não trabalha com o conceito de Centros de Custo. Para ele Centros de Custo é igual à Seção.
Os Lançamentos automáticos na Contabilidade são consequência dos processos de Recebimento, Faturamento, Contas a Pagar e Contas a Receber, Caixa e Bancos, Tesouraria da Empresa.
Para que você não tenha problemas com a Contabilidade é necessário que:

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A integração com a contabilidade deve ser feita após a atualização de todos os registros nos módulos de origem das informações. Deve ser evitada a atualização tardia de documentos, pois estes podem se referir a meses já encerrados contabilmente.

Utilizando o módulo de Contabilidade

Seleção de mês

Para utilização do módulo de Contabilidade o primeiro passo é determinar o mês de referência que se deseja trabalhar as informações.
Para efetivar tais alterações entre no programa "Seleção de Mês" dentro da pasta Contabilidade, o sistema retorna com a tela abaixo:

Informe o mês e o ano no formato MM / AA e o código da empresa que consta no cadastro de empresas e finalize com o botão F4 Confirma.

Efetuando as Integrações dos Módulos do RMS

O passo lógico seguinte é efetuar as integrações dos demais módulos do sistema para a contabilidade. Devemos ressaltar que para a correta integração das informações é necessário que a tabela contábil esteja corretamente parametrizada e os demais módulos devem estar encerrados / fechados corretamente, no entanto, caso precise integrar novamente devido a alterações nos resultados dos demais módulos é preciso apenas processar novamente à integração.
Para efetuar a Integração do Livro Fiscal, Contas a Pagar e Contas a Receber entre no programa "Integração Contábil" dentro do subpasta Integração no módulo de Contabilidade o sistema retorna com a tela correspondente à figura 6, visualize na figura as informações sobre os campos da integração.

Selecione qual o módulo deseja integrar.
Informe o período de Integração.
Informe o código das Empresas e Filiais a serem integradas.

Após a seleção pressione o botão F4 Confirmar, o sistema processará a integração.

No final o sistema exibirá uma crítica com os documentos não integrados, essa listagem exibe as divergências na integração.

Movimentação Contábil

Apesar do sistema RMS oferecer um sistema contábil praticamente automatizado é possível efetuar lançamentos manuais utilizando o sistema de lotes de digitação.
Para incluir um lote entre no programa "Manutenção" dentro da pasta Contabilidade do RMS, pasta "Consulta de Lotes".

Aperte o botão F6 Incluir, o sistema libera os campos no quadro Lote.

Informe a data e o valor total do lote, finalize com o botão F4 Confirmar.

O sistema exibe o lote incluído na grade "Consulta de Lotes"com o status Incorreto.

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CRÍTICA DO LOTE

Integração de Nota Fiscal na Contabilidade

Notas Fiscais

Entre no programa de Cadastro Fiscal.
Indique o período desejado e selecione a Nota Fiscal que deseja integrar na Contabilidade.

Digitados os lançamentos na movimentação.



O passo seguinte é efetuar a crítica do lote digitado.
Para tal entre no programa "Critica do Movimento" dentro da pasta Manutenção no módulo contábil do RMS.

Nesta etapa o sistema oferece o recurso onde criticará o movimento tanto integrado como dos lotes digitados na movimentação contábil.
Informe o intervalo de lotes que deseja criticar e se necessário flag a opção "Somente Lotes Incorretos" e/ ou o período que deseja que o sistema critique.
Aperte o botão F4 Confirma e o sistema processa a crítica.

O sistema retorna um relatório em tela onde são exibidas as divergências na crítica para que possam ser efetuadas as correções necessárias.

 Note que:
É possível a opção de efetuar uma crítica geral na contabilidade apenas pressionando o botão F2 Geral e confirmando com F4 Confirmar.

Atualização do Movimento Contábil

Efetuado a crítica como demonstrado no tópico anterior os lotes aparecem como o status "Criticado" no programa de Movimentação Contábil.

A partir do momento que os lotes foram criticados é possível efetuar a atualização dos mesmos para efeito de fechamento do lote, portanto, a partir do momento que atualizar um lote o mesmo não poderá ser alterado sem se realizar uma nova crítica antes de atualizá-lo novamente.
Para atualizar os lotes com os lançamentos contábeis, entre no programa "Atualização do Movimento" dentro da subpasta Manutenção no Módulo de Contabilidade.

A tela exibe o período base definido na seleção de mês e com flag os meses que se pode realizar a atualização dos lançamentos.
Selecione o último mês para atualização (não pode ser inferior ao mês selecionado na base) e pressione o botão F4 Confirmar para o sistema processar as informações, atualizando todos os lotes com o status "criticado" até o último mês definido para atualização.

Reabilita Débito e Crédito – VCTMZERA

Depois que se faz à atualização do movimento é possível se desatualizar esse mesmo movimento em caso de ser verificado que algum lançamento de débito ou crédito ficou faltando, ou incorreto.
Entre no programa VCTMZERA, através do Menu do RMS:
>Modulo Administrativo Financeiro > Contabilidade > Operações > Reabilita Débito e Crédito.
O Sistema abrirá a tela:

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O sistema "ZERA" os lançamentos contábeis, no período estipulado, para que se possam fazer as correções necessárias.

Após esse processo recomece novamente o processo de integração e / ou movimentação contábil, passo a passo como informado nos tópicos anteriores.

Manutenção de Agrupamentos

Os agrupamentos são responsáveis em agrupar as contas contábeis como também da sinalização que vai ter o saldo acumulado no relatório.




 Função F6 Incluir

Apuração de Resultados - Fechamento Mensal

Quando necessário é possível efetuar apurações de resultado parciais durante o exercício corrente de forma mensal.
Utilize o programa "Apuração" dentro do subpasta "Operações".
IMPORTANTE:
Parâmetro: 168
Acesso: CHKDIAORIG
Conteúdo: "S"
Descrição: Bloqueia as baixas com a Contabilidade Fechada.


Neste programa são apresentados: o período base selecionado no programa "Seleção de Mês", o histórico padrão utilizado para o fechamento mensal e as contas contábeis de fechamento.
Informe o complemento necessário no campo correspondente e aperte o botão F4 Confirma, o sistema automaticamente transporta os saldos para as contas de fechamento, assim apurando o resultado no mês selecionado.

Fechamento Anual

Essa opção permite que o usuário inicie o saldo das contas ou transporte os saldos para, um novo ano, em um novo arquivo, mantendo a estrutura do plano de contas atual na empresa principal e nas filiais, se houverem, com a atualização dos saldos das contas do Ativo e Passivo para o exercício seguinte.
 INFORMAÇÕES IMPORTANTES:

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Para tal entre no programa de nome "Fechamento Anual" dentro da subpasta Manutenção na pasta Contabilidade.

Relatórios

O módulo contábil do RMS oferece diversos relatórios para atender as obrigações oficiais como também para análise das informações nele alimentadas, para ter acesso a esses relatórios entre na pasta de mesmo nome.

Balancete

Existe a possibilidade de emissão do balancete por empresa ou por filial.
Observação:
Para que na crítica do programa o relatório informe ao invés de + ou – (para valores de Débito e Crédito) as Letras D= Débito e C= Crédito basta incluir o parâmetro:
Parâmetro 116
Acesso: HABCODDCCR
Conteúdo: 1º, 2º e 3º igual a zero
No relatório do balancete os valores serão expresso como D = Débito e C= Crédito (ao invés do indicativo + ou -).

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• Informações Gerais: Grau Máximo.
• Separa Contas.
• Pagina Inicial.
• Data.
• Nome conta em cascata.
• Emite saldo Zero.
• Valores em Moeda.
• Quebra pagina por Grupo.
• Emite Totais.

Diário

Emite os dados do diário auxiliar.


Informe os dados solicitados para a emissão do relatório:

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• Opções Gerais:
• Totais do Dia
• Emite Termo
• Agrupamento:
• Agenda CFO
• Agendas
• Detalhes
• Filial

Razão

Emite o relatório Razão.

• Informe os dados solicitados para a emissão do relatório:

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