Contexto:

Este documento tem por objetivo reunir as informações relevantes sobre a Integração do BackOffice Protheus e TOTVS Obras e Projetos (TCOP).

A integração respeita todos os pré-requisitos definidos pelas linhas de produto Totvs envolvidos.

Os produtos envolvidos utilizam o modelo de licenciamento padrão (License Server). Para pleno funcionamento, as licenças (Hard Lock) devem ser providenciadas junto a TOTVS com antecedência. Vale ressaltar que esta integração está de acordo com as boas práticas recomendadas pelo Comitê de Integração Totvs e utiliza a arquitetura Mensagem Única e comunicação via WebServices.

Sistemas Envolvidos:

Descrição dos sistemas envolvidos no contexto de negócio (e que serão envolvidos na integração).

• Totvs Obras e Projetos - O TOTVS Obras e Projetos (TCOP) visa facilitar ao máximo, com segurança e precisão, as atividades necessárias à realização do orçamento, do planejamento e do acompanhamento da execução do projeto. Isso é feito através de cronogramas, medições, PERT, apropriações e integrações.
• BackOffice Protheus - O BackOffice Protheus é um sistema integrado de gestão empresarial, que abrange as rotinas administrativas da empresa, seja ela industrial, comercial ou prestadora de serviços, permitindo o controle completo da situação econômica, financeira e produtiva, dinamizando decisões e otimizando resultados.
• Pré-requisitos Linha Protheus: Utilizar a versão 11.x (ou superior).
• Pré-requisitos Linha RM: Utilizar a versão 12.0 (ou superior)

Escopo Totvs Obras e Projetos (TCOP):

"Um projeto tanto na construção civil como em outra área requer um planejamento antecipado de que maneira e eficiência vamos executá-lo a fim de que tenhamos um bom êxito nesse projeto. O gerenciador da obra deverá pré-definir o tempo, custo, recursos envolvidos, qualidade do serviço e mão de obra.O gerenciador deverá antecipar situações desfavoráveis, ser ágil em suas decisões, e em cada etapa da obra supervisionar (através do seu assistente) de maneira tal que se houver algum detalhe a ser corrigido, que se corrija de imediato, então sendo feito passar para nova etapa da obra, observando também o tempo que foi planejado para cada etapa da obra."

Nas obras, o gerente do projeto se vê cada vez mais isolado, com uma estrutura mínima de apoio, respondendo tanto pela contratação de materiais e serviços quanto pela análise da performance do projeto.O gerente de projeto também tem pouco tempo disponível para fazer um bom planejamento de prazos e de custos, e aspectos relevantes como riscos sequer são abordados, seja por desconhecimento da equipe do projeto, seja por falta de incentivo (e cobrança) da própria construtora.

O mercado da construção civil é muito dinâmico e as empresas precisam se adaptar aos diversos tipos de projetos, tendo agilidade para responder às demandas sem sobrecarregar demasiadamente a sua estrutura interna, normalmente muito onerosa.

A identificação dessa necessidade constitui normalmente a "ponta do iceberg", os administradores da empresa sabem que necessitam de uma solução, mas não sabem ainda quais são os pontos mais críticos e qual pode ser a solução para os problemas enfrentados. Esse passo pode se revelar como um importante diferencial para a empresa, pois ela começa a perceber que nem todas as dificuldades são causadas exclusivamente por fatores do mercado, mas que algo precisa (e pode) ser feito para melhorar a situação.

A escolha de uma metodologia de gestão deve ser criteriosa, pois muitas vezes prevê a aquisição de licenças de algum software de gerenciamento de projetos cujo custo representa um grande investimento para a construtora, além do treinamento necessário para operar a ferramenta.

A utilização de ferramenta (software) específica para gerenciamento de projetos não é obrigatória para se obter sucesso na execução dos empreendimentos, mas os benefícios da sua utilização são vários e percebidos desde a agilidade na elaboração do planejamento até as opções de comunicação integrada a outros sistemas, como o de controle financeiro, por exemplo.

As soluções Totvs para o Segmento de Construção e Projetos atendem às principais exigências do setor, como controle dos custos e acompanhamento dos projetos, planejamento, orçamento, gerenciamento e controle de obras, implantam as melhores práticas, aprimoram o controle dos processos, otimizam resultados e aumentam a produtividade, seja de construtoras, incorporadoras, empreiteiras ou prestadoras de serviços especiais. Essa solução permite ainda o gerenciamento sustentável de construções verdes.

O Totvs Obras e Projetos (TCOP) visa facilitar ao máximo, com segurança e precisão, as atividades necessárias à realização do orçamento, do planejamento e do acompanhamento da execução do projeto. Isso é feito através de cronogramas, medições, PERT, apropriações e integrações.

Resultados alcançados:

• Apuração do custo real de forma dinâmica e on-line;
• Replanejamento e registro de cenários;
• Melhoria do dimensionamento de equipamentos e mão de obra para alocação;
• Análise de viabilidade com múltiplos cenários e acompanhamento instantâneo do cenário real;
• Apuração da rentabilidade do empreendimento e de cada unidade imobiliária;
• Acompanhamento da produtividade da equipe e apuração de diversos índices de desempenho;
• Agilidade no processo de contratação de terceiros em função da necessidade dos projetos;
• Acompanhamento dos projetos via web pela equipe interna e pelos clientes.

Escopo Backoffice Protheus 

BackOffice é um termo para designar os serviços que são feitos "por trás" do serviço principal, ou seja, os serviços necessários para que o escritório possa oferecer seus serviços principais. Um exemplo ocorre nos bancos. Para que uma agência bancária possa oferecer seus serviços, há por trás todo um suporte de BackOffice, o serviço de compensação, contabilidade, etc.

Um BackOffice engloba o núcleo do sistema que suporta a atividade empresarial, que não é visível pelo utilizador final. Assim, o BackOffice apenas apresenta algumas tarefas disponíveis, realizáveis para determinados utilizadores, e responsabiliza-se por coordenar e reencaminhar os dados inseridos dentro do restante sistema! Em outros termos o BackOffice é conjunto de procedimentos feitos em um software de atividades de uma certa empresa, com restrição a utilizadores finais em termos de visualização e disponibilizando apenas algumas tarefas na sua apresentação.

Para o nosso escopo, o que merece estar em destaque são os quatro principais ambientes de uma empresa e que estarão em integração direta com o TOTVS Obras e Projetos.

• Compras - oferece à equipe de compras de uma empresa, condições de acompanhar e controlar as carteiras de compras, cotações, pedidos e o recebimento de materiais, permitindo a reposição dos estoques em tempo hábil e apresentando informações indispensáveis a uma boa negociação com seus fornecedores.
• • Parametrização de processos ágeis na Cotação.
  • Cotação via WEB (Portal).
  • Relatórios de Compras: Compras por Centros de Custos, Compras por Filiais, Relação de Fornecedores por Compradores, Controle de Aplicação de Preferências por determinados Fornecedores (Interferências nas Cotações).
  • Workflows que controlam o cadastro de informações corretas nos Fornecedores, Fabricantes, Produtos e na parametrização da Cotação.
  • Estoque - tem por finalidade principal o controle de materiais movimentados e armazenados pela sua empresa, além do custo sobre este material.
    • Análise de Custos de Estoque.
    • Controle de Inventário (Importação de contagem de produtos, ajuste de saldos, acertos de saldos de Lotes).
    • Relatório de Ficha Física-Financeira (Interpretação, composição e otimização).
    • Workflows que disponibilizam dados para relatórios customizados dos Clientes.
  • Faturamento - pode ser definido como a receita bruta decorrente da venda de mercadorias, mercadorias e serviços de qualquer natureza.
    • Parametrização para utilização de informações específicas dos Clientes no processo de Faturamento (campos complementares, tabelas dinâmicas, funcionários/vendedores, tributos, etc.).
    • Relatórios de Faturamento: Tributos incidentes no Faturamento, Custos operacionais para Vendas, entre outros.
    • Workflows para controle do preenchimento de cadastros relacionados ao processo de Vendas.
  • Gestão Financeira - atua como uma ferramenta administrativa que possibilita o acompanhamento dos eventos financeiros e recursos de uma empresa.
  • Gestão de Projetos.

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