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  • 7 - Exact Spotter - TOTVS CRM

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Integração de Leads, Contatos, Oportunidades e Atividades do Exact Spotter para o TOTVS CRM

Contexto

Sistemas Envolvidos

A integração entre o Exact Spotter

  • iPaaS
  • TOTVS CRM
  • O que esta integração faz?

    O fluxo de integração tem por objetivo principal integrar leads/clientes, contatos, oportunidades e atividades do Exact Spotter com o TOTVS CRM, mediante pré requisitos e regras estabelecidas.

    e o TOTVS CRM por meio do TOTVS IPAAS foi desenvolvida para otimizar o fluxo de informações entre essas duas plataformas. Com a integração entre as ferramentas você pode automatizar o processo de envio de lead/oportunidades geradas no Exact Spotter para o TOTVS CRM. Isso significa que os dados dos potenciais clientes são enviados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz significativamente o tempo gasto nessa tarefa e elimina erros que poderiam ocorrer durante o processo.

    Sistemas Envolvidos

    • Exact Spotter
    • TOTVS IPAAS
    • TOTVS CRM

    O que esta integração faz?

    O fluxo de integração tem por objetivo principal integrar leads/clientes, contatos, oportunidades e atividades do Exact Spotter com o TOTVS CRM usando a plataforma do TOTVS IPAAS, mediante pré requisitos e regras estabelecidas.

    Escopo

    Fluxo de dados do Exact Spotter para o CRM

    Image Added

    Fluxo de dados do CRM para o Exact Spotter 

    Image Added

    Quando um lead/cliente é enviado ao TOTVS CRM?

    Quando a reunião for agendada, ou

    Escopo

    Fluxo de dados do RD Station para o CRM

    Image Removed

    Fluxo de dados do CRM para o RD Station 

    Image Removed

    Quando um lead/cliente é enviado ao TOTVS CRM?

    Quando a reunião for agendada, ou seja, o lead/cliente entra na seção "Agendados" do funil, conforme imagem abaixo:

    Quais campos podem ser integrados entre Exact Spotter e o TOTVS CRM?

    Abaixo estão as entidades que vem do Exact Spotter e são integradas ao TOTVS CRM.

    Em cada uma delas, temos também o JSON de exemplo para aprimorar o entendimento do leitor.

    Sempre que um lead é agendado ou reagendado no Exact Spotter um evento é disparado para o iPaaS IPAAS que integra as informações de Lead/Customer, Contact, Opportunity, Team Members, Activity-Default com o TOTVS CRM.

    JSON de exemplo: json_lead_e_afins.txt

    Lead/Customer:

    Inserção do lead/cliente no TOTVS CRM.

    Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
    valor padrão truebooleanactive

    Lead.Address.Address_Maps

    Se nulo Então Endereço Padrão

    stringaddresses.address
    variável totvs_crm_addresstypeiduuidaddresses.addressType.id
    Lead.Address.AddAddressInformationstringaddresses.complement
    Lead.Address.Citystringaddresses.cityName
    Lead.Address.Countrystringaddresses.countryName
    Lead.Address.Statestringaddresses.stateName

    Lead.Address.Address_Maps

    Se nulo Então Endereço Padrão

    stringaddresses.description
    SPOTTER #' Lead.SsnEinstringaddresses.externalId
    Lead.Address.ZipCodestringaddresses.postalCode
    Lead.Idstringcode
    valor padrão falsebooleanconverted

    Se mandou um CNPJ Então variável totvs_crm_customerpersontype_pj

    Se mandou um CPF Então variável totvs_crm_customerpersontype

    uuidcustomerPersonType.id
    SPOTTER # Lead.SsnEinstringexternalId

    Lead.SsnEin

    stringleadIdentificationDocuments.documentNumber

    SPOTTER # Lead.SsnEin

    stringleadIdentificationDocuments.externalId

    Se mandou um CNPJ Então CNPJ

    Se mandou um CPF Então CPF

    stringleadIdentificationDocuments.identificationDocumentAcronym

    Se mandou um CNPJ Então CNPJ

    Se mandou um CPF Então CPF

    uuidleadIdentificationDocuments.identificationDocumentId
    valor padrão truebooleanleadOrigin.defaultValue
    variável totvs_crm_leadoriginiduuidleadOrigin.id
    variável totvs_crm_lead_stageuuidleadStage.id
    Lead.Industry.iduuidlocationBusinessLine.id
    Lead.Companystringname
    SPOTTER # Lead.SsnEinstringphones.externalId
    Lead.Phonestringphones.number
    variável totvs_crm_phonetypeid_mainuuidphones.phoneTypeId
    valor padrão truebooleanphones.standard

    Lead.SalesRep.Email (busca por username no TOTVS CRM)

    Se nulo Então variável totvs_crm_default_user

    uuidprofessionalId

    Lead.SalesRep.Email (busca por username no TOTVS CRM)

    Se nulo/não encontrado Então variável totvs_crm_default_user

    stringprofessionalName
    Lead.CompanystringtradingName
    Lead.Sitestringwebsite


    Contact:

    Inserção do contato do lead/cliente  no TOTVS CRM.

    Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
    valor padrão truebooleanactive
    Lead.Contact.Emailstringemails.email
    variável totvs_crm_emailtypeiduuidemails.emailTypeId
    SPOTTER # Lead.Contact.Idstringemails.externalId
    valor padrão truebooleanemails.standard
    SPOTTER # Lead.Contact.IdstringexternalId

    Se Lead.Contact.TypeMessenger = Facebook Então facebook

    Se Lead.Contact.TypeMessenger = Instagram Então instagram

    Se Lead.Contact.TypeMessenger = LinkedIn Então linkedin

    Se Lead.Contact.TypeMessenger = Twitter Então twitter


    string


    facebook | instagram | linkedin | twitter

    SPOTTER # Lead.SsnEinuuidleadId
    Lead.Contact.Namestringname
    SPOTTER # Lead.Contact.Idstringphones.externalId
    Lead.Contact.Phonestringphones.number
    variável totvs_crm_phonetypeid_mainuuidphones.phoneTypeId
    valor padrão truebooleanphones.standard
    Lead.Contact.Positionstringrole


    Opportunity:

    Inserção da oportunidade para o lead/cliente no TOTVS CRM.

    Exact SpotterFormatoTOTVS CRM

    Se for um Lead Então valor padrão LEAD

    Se for um Lead Então valor padrão CUSTOMER

    stringaccountType
    SPOTTER #' Lead.SsnEinuuidaddress.id
    SPOTTER # Lead.Contact.Iduuidcontacts.id
    valor padrão Oportunidade criada para o Lead + Lead.Companystringdescription
    data corrente + variável totvs_crm_expecteddaysstring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')expectedAt
    SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.IdstringexternalId
    SPOTTER # Lead.SsnEinuuidleadId | customerId
    valor padrão Lead no Spotter: + Lead.PublicLinkstringnote
    variável totvs_crm_oportunity_typeuuidopportunityTypeId
    variável totvs_crm_pipelineuuidpipelineId
    variável totvs_crm_oportunity_stageuuidstageId
    data correntestring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')startedAt
    valor padrão PROGRESSstringstatus
    valor padrão 0numbertotalRecurrentValue
    valor padrão 0numbertotalSingleValue
    valor padrão 0numbertotalValue

    Lead.SalesRep.Email (busca por username no TOTVS CRM)

    Se nulo/não encontrado Então variável totvs_crm_default_user

    uuiduserId


    Team Members:

    Inserção do pré vendedor na oportunidade no TOTVS CRM.

    Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
    valor padrão truebooleanactive
    valor padrão READ, UPDATE, TRANSFER e SHAREstringallowedActions
    SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.IdstringexternalId
    valor padrão 1numberpercentageOfParticipation
    valor padrão truebooleanresponsible
    variável totvs_crm_role_preselleruuidroleId

    Lead.SDR.Email

    Se nulo/não encontrado Então variável totvs_crm_preseller_default

    uuiduserId


    Activity (criada a partir do agendamento):

    Esta atividade é criada/atualizada assim que o lead/cliente é agendado/reagendado no Exact Spotter, a mesma está vinculada com a oportunidade do funil.

    Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
    variável totvs_crm_activity_typeuuidactivityTypeId
    valor padrão falsebooleanallDay
    Appointment.Reference + Appointment.MeetingTypestringdescription
    Appointment.DateTimeEndDatestring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')endDate
    SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.IdstringexternalId
    SPOTTER # Lead.SsnEinuuidleadId | customerId
    valor padrão Link Feedback: + Appointment.LinkFeedbackstringnote
    Appointment.Referencestringorigin.description
    SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.Iduuidorigin.id
    valor padrão OPPORTUNITYstringorigin.type
    valor padrão MEDIUMstringpriority
    Appointment.DateTimeStartDatestring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')startDate
    valor padrão OPENstringstatus

    Lead.SalesRep.Email (busca por username no TOTVS CRM)

    Se nulo/não encontrado Então variável totvs_crm_default_user

    uuiduserId


    Activity (criada a qualquer momento após agendamento):

    Toda vez que uma atividade é manipulada no Exact Spotter, um evento é disparado para o iPaaS IPAAS que integra a mesma com o TOTVS CRM.

    Quando a atividade for de origem Exact Spotter e a mesma for concluída ou cancelada no TOTVS CRM, essa atualização é enviada ao Exact Spotter.

    JSON de exemplo: json_activity.txt

    Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
    variável totvs_crm_activity_typeuuidactivityTypeId
    valor padrão falsebooleanallDay
    SPOTTER # Lead.SsnEinuuidcustomerId
    Lead.Atividade.title - Lead.Atividade.descriptionstringdescription
    data corrente + variável expecteddaysstring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')endDate
    SPOTTER # Lead.Atividade.leadId # Lead.Atividade.idstringexternalId
    SPOTTER # Lead.SsnEinuuidleadId
    Lead.Atividade.notestringnote
    valor padrão MEDIUMstringpriority
    data correntestring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')startDate
    Se Lead.Atividade.status = Planned activity Então OPEN
    Se Lead.Atividade.status = Delayed Então OPEN
    Senão SUCCESSFULLY_COMPLETED
    stringstatus
    Lead.SalesRep.EmailuuiduserId
    Appointment.Referencestringorigin.description
    SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.Iduuidorigin.id
    valor padrão OPPORTUNITYstringorigin.type

    Pré-requisitos Cliente

    Pré-requisitos Exact Spotter

    Para que os leads, contatos, oportunidades e atividades sejam integrados corretamente, é necessário cadastrar alguns eventos no Exact Spotter que chamarão os Webhooks, enviado a informação da forma correta ao IpaaS e posteriormente para o TOTVS CRM.ao IPAAS e posteriormente para o TOTVS CRM.

    Utilize a seguinte documentação para inserir os eventos: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

    Dica: você pode utilizar o programa Postman para inserir os eventos.

    Os eventos padrão e os corpos da requisições são:

    OBSERVAÇÃO: caso o cliente queira que o lead/cliente seja disparado para o TOTVS CRM em outra etapa diferente de Agendados e Reagendados, basta alterar/remover os dois eventos abaixo com a sua respectiva etapa.

    Segue documentação dos eventos possíveisUtilize a seguinte documentação para inserir os eventos: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

    Dica: você pode utilizar o programa Postman para inserir os eventos.

    Os eventos e os corpos da requisições são:/0/webhooks-insercao

      • event.schedule

    {
        "event": "event.schedule",
        "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
    }

      • event.reschedule

    {
        "event": "event.reschedule",
        "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
    }

    Para o serviço iPaaS IPAAS Activity Exact Spotter to TOTVS CRM:

      • event.activitycreated

    {
        "event": "event.activitycreated",
        "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
    } 

      • event.activitydeleted

    {
        "event": "event.activitydeleted",
        "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
    }

      • event.activitydone

    {
        "event": "event.activitydone",
        "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
    }

      • event.activityedited

    {
        "event": "event.activityedited",
        "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
    }


    Pré-requisitos

    iPaaS

    IPAAS:

    Adicione uma conta no aplicativo TOTVS CRM:

    • Acesse o aplicativo TOTVS CRM
    • Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta"
    • Você pode configurar de duas formas, via body ou via bearer token, conforme as imagens abaixo:

    Adicione uma conta no aplicativo Exact SalesSpotter:

    • Acesse o aplicativo Exact SalesSpotter
    • Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta" e configure conforme a imagem abaixo:

    O próximo passo é clonar do projeto padrão para a sua respectiva empresa no iPaaSIPAAS.

    Para isso, realize os seguintes procedimentos:

    • Abra o seu navegador e acesse o site https://ipaas.totvs.app/
    • No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela
    • Em seguida, procure pelo submenu "Variáveis" e selecione essa opção
    • Procure o projeto clonado Standard - TOTVS CRM-SPOTTER
    • Agora, você deve preencher os campos "Chave" e "Valor" para cada variável

    Segue os valores a serem preenchidos:

    Segue os valores a serem preenchidos:Observação: É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.


     ID do funil utilizado no Exact. Serve para filtrar as etapas do mesmo.
    Tipo de variávelProjetoChaveValorDescrição
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_exact_funnelid 

    Leia a descrição

    Valor *Descrição
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_exact_lead_sending_stage_trigger 

    Leia a descrição

    Etapa delimitadora do Exact Spotter que envia os dados para o TOTVS CRM.

    Exemplo: Entrada, Agendados, Qualificados, Vendidos e etc.

    OBS: a variável é case sensitive

    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERraizoportunidade

    https://totvscrm.app/opportunity/opportunities/

    Link padrão de oportunidades do TOTVS CRM
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_leadsituationid

    1aa8633e-5ff3-4bc4-a7d5-1b63a879c4f2

    ID situação LEAD equivalente a ATIVO
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_phonetypeid_mobile

    67cd545a-cf05-441e-a0ec-635c44e60d41

    ID tipo de telefone equivalente a MÓVEL
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_stageid_qualificado

    Leia a descrição

    Preencher com o id da etapa de qualificado do Exact Spotter
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_phonetypeid_main

    d870427c-bbad-4eb8-9af5-5183b47f648f

    ID tipo de telefone equivalente a PRINCIPAL

    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_addresstypeid

    b604f287-36bf-4e6d-ae83-c75c46a2fbeb

    ID Tipo de endereço equivalente a PRINCIPAL

    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_default_user

    Leia a descrição

    Informar um e-mail existente no CRM para caso não seja encontrado o usuário responsável.

    OBS: este usuário deverá possuir um papel cadastrado, do contrário não será possível inserir o Lead/Cliente

    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_pipeline

    SQL - Sales Qualified Lead

    Descrição da pipeline
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_oportunity_type

    Nova venda

    Descrição do tipo de oportunidade
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_oportunity_stage

    Qualificados

    Descrição da etapa (stage)
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_customerpersontype_pj

    40694c1a-44f9-4c3b-a5a8-aa63e0742c75

    ID tipo de pessoa equivalente a Jurídica
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_activity_type

    e225924b-4895-4793-8d89-998b5fc735fb

    ID tipo de atividade Formulário de investigação
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_token_exact

    Leia a descrição

    Token do Exact Spotter, localizado em: spotter/configuracoes/integracoes
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_leadoriginid

    81aed0c3-9fb9-4e4b-8a54-7c21c637c072

    ID origem equivalente a Spotter
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_preseller_default

    Leia a descrição

    Adicionar um e-mail padrão de um pré vendedor do Exact Spotter, para caso a integração não encontre o vendedor no TOTVS CRM.

    OBS: este pré vendedor deve ser cadastrado no TOTVS CRM

    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_role_preseller

    417aeda6-f846-48bf-9f6c-23e1da9ce871

    ID do papel equivalente a Pré Vendedor
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_expecteddays

    7

    Prazo de conclusão da oportunidade, considere data atual + totvs_crm_expecteddays
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_identification_document_cnpj

    651b2c32-aeca-4373-9cb9-96b132ba5020

    ID do documento equivalente a CNPJ
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_identification_document_cpf

    95839570-6791-49f4-88fe-68efd115213d

    ID do documento equivalente a CPF
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_lead_stage

    7a5600b1-7f7f-4460-853a-a8f2fb19b18e

    ID da etapa do lead equivalente a Qualificado
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_content_type

    application/json

    -
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_emailtypeid

    7391c70e-aeb8-4c68-bd5c-7b5d30cf4d1d

    ID tipo de e-mail
    ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_customerpersontype

    8cea3c86-1984-4c77-acf5-3f622c1efe5b

    ID tipo de pessoa equivalente a Físicaequivalente a Física

    É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.

    Pré-requisitos TOTVS CRM:

    Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o usuário responsável ao cadastrar um lead/oportunidade. (variável totvs_crm_default_user)

    Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o pré vendedor ao cadastrar um lead/oportunidade. (variável totvs_crm_preseller_default)

    Crie os seguintes Workflows:

    Descartada descartada iPaaS iPaaS
    NomeGatilhoAçãoFiltrosURL
    Exact Spotter - Atividade CanceladaAtividade canceladaChamar um endpoint HTTP remoto-URL do serviço do iPaaSIPAAS Activity TOTVS CRM to Exact Spotter
    Exact Spotter - Atividade ConcluídaAtividade concluídaChamar um endpoint HTTP remoto-URL do serviço do iPaaS IPAAS Activity TOTVS CRM to Exact Spotter
    Exact Spotter - Oportunidade
    PerdidaOportunidade
    perdidaChamar um endpoint HTTP remotoTipo de oportunidade igual a Nova vendaURL do serviço do
    IPAAS Opportunity TOTVS CRM to Lead Exact Spotter
    Exact Spotter - Oportunidade GanhaOportunidade ganhaChamar um endpoint HTTP remotoTipo de oportunidade igual a Nova vendaURL do serviço do IPAAS Opportunity TOTVS CRM to Lead Exact Spotter
    Exact Spotter - Oportunidade DescartadaOportunidade descartadaChamar um endpoint HTTP remotoTipo de oportunidade igual a Nova vendaURL do serviço do
    IPAAS Opportunity TOTVS CRM to Lead Exact Spotter

    Exemplo do fluxo

    FAQ

    É possível customizar a integração para atender às necessidades específicas de um negócio? 

    Sim, é possível contemplar campos customizados de interesse do cliente, porém, será necessária uma contratação adicional do serviço. A inclusão desses campos personalizados exigirá uma modificação no diagrama/pipeline do iPaaS IPAAS fornecido ao cliente específico.

    É importante destacar que o modelo atual do iPaaS IPAAS utiliza apenas os campos padrão disponibilizados pela API do TOTVS CRM. Portanto, qualquer adição de campos personalizados requer uma alteração no iPaaSIPAAS, que será realizada através do atendimento da área de serviços.

    Dessa forma, o cliente terá a oportunidade de personalizar a integração de acordo com suas necessidades específicas, incluindo campos customizados de interesse. O processo de alteração será coordenado pela equipe de serviços, garantindo a correta adaptação do TOTVS CRM e o bom funcionamento da integração com o Exact Spotter