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O processo de compras Indireto no TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento é feito através da Cotação. A cotação é utilizada para definir de qual fornecedor a empresa irá realizar a compra de seus materiais. O processo inicia-se na criação de uma solicitação de compras onde é gerado um movimento do tipo 1.1.xx onde são solicitados os produtos que a empresa precisa comprar. Após a criação do movimento de solicitação, é iniciada então a Cotação, onde a relação dos produtos será enviada para determinados Fornecedores que darão a resposta do orçamento. É utilizado então o quadro comparativo para que seja definido qual é a compra que será mais benéfica para a empresa. Após o cálculo do quadro comparativo, temos o vencedor da cotação. A partir desse momento geramos a ordem de compras num outro movimento do tipo 1.1.xx. Este parametrizado para ser um "Pedido de compra" que posteriormente dará origem ao movimento final de compras do tipo 1.2.xx, neste tipo de movimento obrigatoriamente deverá ter um Fornecedor vinculado, este deverá ser cadastrado no sistema antes de iniciar o processo de compras.
Para trabalhar com cotação, devemos ter a seguinte parametrização nos tipos de movimento:
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Marca Negociada: Se a cotação estiver parametrizada para Usar Marca de Produto, será exibida a Marca Negociada do produto. Ao utilizar a opção CTRL + clique, será apresentada a tela de Itens Detalhados onde serão exibidas a Marca Solicitada e a Marca Negociada na pasta Identificação. Na pasta Últimas Compras será exibida a marca das movimentações do tipo 1.2.XX.
Gerar Ordem de Compra
Consistem em gerar a ordem de compra dos itens cotados conforme a solicitação de compra. Trata-se do ultimo processo da cotação e a geração das ordens de compra pode ser realizada integralmente ou parcialmente. Antes de gerar as ordens de compra, o comprador pode optar por alterar o tipo de movimento das ordens de compra, selecionar os itens que serão gerados ou incluir o item em uma ordem de compra já existente, desde que a cotação esteja parametrizada para este recurso.
Marca:
Deverá ser observado se houve a troca da marca do produto na cotação. Caso isso tenha ocorrido, a marca do item da ordem de compra deverá corresponder à marca que foi negociada na cotação.
- Quando o movimento de ordem de compra estiver parametrizado para agrupar itens repetidos será adotado o seguinte comportamento:o primeiro item a ser agrupado será utilizado como base, ou seja, os itens serão agrupados e a marca que prevalecerá será a do primeiro item.
- Ao Incluir itens em uma ordem de compra de um fornecedor já existente, os itens iguais que possuam marcas não serão agrupados, ainda que o movimento esteja parametrizado para agrupar itens repetidos.
ata de Entrega
Se o tipo de movimento de ordem de compras estiver parametrizado para usar Prazo de Entrega o sistema calculará a Data de Entrega do Movimento a partir da data que estiver informada no parâmetro Data Prazo de Entrega, somando ao prazo de entrega do orçamento. Exemplo:
- Data Prazo de Entrega = Data de Emissão = 15/06/2016
- Prazo de Entrega do Orçamento - 5 dias
- Data de Entrega calculada no movimento = 20/06/2016
Cancelar Cotação
O sistema permite que uma cotação seja cancelada apenas quando o status da mesma for diferente de "Pedido de Compra" ou "Ordem de Compra Parcialmente Gerada", nestas situações a ação cancelar fica desabilitada e o usuário deverá cancelar a ordem de compra gerada, fazendo com que a cotação esteja apta a ser cancelada.
Exclusão da Cotação
Este processo tem por objetivo retirar do banco de dados cotações que não iram mais gerar ordens de compra ou que a cotação deixou de ser necessária devido a algum processo interno de sua empresa. Para que uma cotação possa ser excluída o status da mesma deve estar como "Cancelado".
Conclusão da Cotação
Tem por objetivo concluir os itens que não serão mais cotados. Esta opção só fica disponível caso o status da cotação seja "Ordem de compras parcialmente gerada". Ao selecioná-la, os itens que ainda estão pendentes são baixados em suas respectivas solicitações.
Itens de Movimento
Por essa visão é possível visualizar e acessar a edição das solicitações e ordem de compras relacionadas a Cotação, pode-se acessar a edição desses movimentos por meio de duplo clique no registro apresentado.
Para visualizar as informações do produto clique no link disponível na Descrição do Produto.
Permite Fornecedor Trocar Marca
Interferência
Após a geração do quadro comparativo e analise do mesmo, o comprador pode optar por não gerar as ordens de compra conforme melhor oferta, estipulando quais produtos, quantidade de produtos e para quais fornecedores serão gerados as ordens de compra. Este processo é chamado de interferência e podemos ter três tipos diferentes de interferência:
- Interferência Sobre Todos os Itens: Esta opção permite que seja alterado o fornecedor para qual será gerado as ordens de compra, desconsiderando a melhor oferta calculada pelo quadro comparativo.
- Por Fornecedor: Ao acessar o menu Interferência|Fornecedor no Quadro Comparativo é apresentada a tela de Interferência, onde após ser selecionado o fornecedor, são exibidos todos os produtos cotados por aquele fornecedor, não sendo permitido alteração da quantidade a ser gerada ou efetivada dos produtos (conforme utilização do parâmetro "Permite Cotação Parcialmente Gerada), ou seja, a interferência é realizada com a quantidade total de todos produtos.
- Por Produto: Na Interferência por produto (Menu Interferência|Produto no Quadro Comparativo), ao selecionar o fornecedor são exibidos todos os produtos cotados pelo fornecedor, porém é possível escolher qual produto sofrerá interferência, isso é definido informado a "Quantidade a ser gerada" (conforme utilização do parâmetro "Permite Cotação Parcialmente Gerada) para cada produto.
2. Interferência por Item: A cada item presente no quadro comparativo se pode estipular a quantidade a ser gerada, a este processo, podemos chamar de interferência por item, para acessa-lo deve ser realizado duplo clique no item desejado no Quadro Comparativo e no Novo Quadro Comparativo.
- Interferência no empate: Na visualização do empate, a interferência neste processo funcionará conforme a interferência sobre todos os itens. O sistema aponta o item e os fornecedores empatados e o comprador irá escolher por um deles.
- No processo de interferência não será permitido realizar a troca de marca de produto. O campo marca negociada apresentada na grid é informativo e não pode ser alterado. Caso o comprador deseje alterar a marca do produto ele deverá utilizar o Registro de Negociação.
| Informações |
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No caso onde houve interferência na cotação, para que seja possível gerar outra(s) Ordem(ns) de Compra usando a quantidade restante dos itens, novas interferências são necessárias, apontando qual o Fornecedor desejado e a Quantidade a Ser Gerada. |
Gerar Ordem de Compra
Consistem em gerar a ordem de compra dos itens cotados conforme a solicitação de compra. Trata-se do ultimo processo da cotação e a geração das ordens de compra pode ser realizada integralmente ou parcialmente. Antes de gerar as ordens de compra, o comprador pode optar por alterar o tipo de movimento das ordens de compra, selecionar os itens que serão gerados ou incluir o item em uma ordem de compra já existente, desde que a cotação esteja parametrizada para este recurso.
Marca:
Deverá ser observado se houve a troca da marca do produto na cotação. Caso isso tenha ocorrido, a marca do item da ordem de compra deverá corresponder à marca que foi negociada na cotação.
- Quando o movimento de ordem de compra estiver parametrizado para agrupar itens repetidos será adotado o seguinte comportamento:o primeiro item a ser agrupado será utilizado como base, ou seja, os itens serão agrupados e a marca que prevalecerá será a do primeiro item.
- Ao Incluir itens em uma ordem de compra de um fornecedor já existente, os itens iguais que possuam marcas não serão agrupados, ainda que o movimento esteja parametrizado para agrupar itens repetidos.
ata de Entrega
Se o tipo de movimento de ordem de compras estiver parametrizado para usar Prazo de Entrega o sistema calculará a Data de Entrega do Movimento a partir da data que estiver informada no parâmetro Data Prazo de Entrega, somando ao prazo de entrega do orçamento. Exemplo:
- Data Prazo de Entrega = Data de Emissão = 15/06/2016
- Prazo de Entrega do Orçamento - 5 dias
- Data de Entrega calculada no movimento = 20/06/2016
Cancelar Cotação
O sistema permite que uma cotação seja cancelada apenas quando o status da mesma for diferente de "Pedido de Compra" ou "Ordem de Compra Parcialmente Gerada", nestas situações a ação cancelar fica desabilitada e o usuário deverá cancelar a ordem de compra gerada, fazendo com que a cotação esteja apta a ser cancelada.
Exclusão da Cotação
Este processo tem por objetivo retirar do banco de dados cotações que não iram mais gerar ordens de compra ou que a cotação deixou de ser necessária devido a algum processo interno de sua empresa. Para que uma cotação possa ser excluída o status da mesma deve estar como "Cancelado".
Conclusão da Cotação
Tem por objetivo concluir os itens que não serão mais cotados. Esta opção só fica disponível caso o status da cotação seja "Ordem de compras parcialmente gerada". Ao selecioná-la, os itens que ainda estão pendentes são baixados em suas respectivas solicitações.
Itens de Movimento
Por essa visão é possível visualizar e acessar a edição das solicitações e ordem de compras relacionadas a Cotação, pode-se acessar a edição desses movimentos por meio de duplo clique no registro apresentado.
Para visualizar as informações do produto clique no link disponível na Descrição do Produto.
Permite Fornecedor Trocar Marca
Serão apresentados na visão dos Itens de Movimento, o botão e o campo Permite Fornecedor Trocar Marca, ambos com mesmo nome. Estes serão apresentados quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Através desta opção será possível definir se o fornecedor poderá ou não realizar a troca da marca na cotação, nos casos em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação. O campo, exibe por produto a informação selecionada no Assistente de Inclusão de Cotação, na etapa de filtro de produto, apenas para visualização. Ao selecionar um item e clicar no botão é possível alterar a seleção do campo, marcando ou desmarcando, caso queira permitir ou proibir que o fornecedor realize a troca de marca no orçamento/negociação por planilha.
Repositório de Arquivos
A partir da versão 12.1.2402 a visão de Cotação passa a exibir a nova funcionalidade Repositório de Arquivos, onde poderá ser anexado arquivos na Cotação.
Na visão da cotação, existe o anexo do repositório de arquivos, que permite anexar arquivos para uma pasta previamente configurada no drive. A partir da versão 12.1.2410, os arquivos anexados aos movimentos que forem utilizados para compor uma cotação, serão copiados para o anexo do repositório de arquivos da respectiva cotação. No entanto, caso sejam anexados novos arquivos à cotação, estes não serão enviados às ordem de compra geradas, pois as cópias de arquivos entre movimentos só ocorrem dos movimentos de origem e destino, e não a partir da cotação.
A partir da versão 12.1.2410, passa a ficar disponível o anexo de Itens da Cotação, no qual poderão ser anexados arquivos ao repositório de arquivos, controlados a nível de item, e não apenas ao nível da cotação de forma geral. Os anexos associados aos itens dos movimentos de origem que forem utilizados para compor uma cotação, serão copiados para os itens correspondentes da cotação através deste novo recurso. Porém, assim como citado anteriormente, as cópias de arquivos entre itens de movimentos só ocorrem dos movimentos de origem e destino, e não a partir da cotação. Por isso, caso novos arquivos sejam anexados aos itens da cotação, estes não serão copiados para as ordens de compra geradas a partir da cotaçãoSerão apresentados na visão dos Itens de Movimento, o botão e o campo Permite Fornecedor Trocar Marca, ambos com mesmo nome. Estes serão apresentados quando o perfil do usuário logado possuir permissão para Trocar Marca dos Produtos na Cotação e quando o parâmetro Usar Marca de Produto na Cotação estiver habilitado. Através desta opção será possível definir se o fornecedor poderá ou não realizar a troca da marca na cotação, nos casos em que o orçamento/negociação for enviado para o fornecedor através de planilha de exportação. O campo, exibe por produto a informação selecionada no Assistente de Inclusão de Cotação, na etapa de filtro de produto, apenas para visualização. Ao selecionar um item e clicar no botão é possível alterar a seleção do campo, marcando ou desmarcando, caso queira permitir ou proibir que o fornecedor realize a troca de marca no orçamento/negociação por planilha.
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