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  • 7 - Exact Spotter - TOTVS CRM

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Integração de Leads, Contatos, Oportunidades e Atividades do Exact Spotter para o TOTVS CRM

Contexto

A integração entre o Exact Spotter e o TOTVS CRM por meio do TOTVS IPAAS foi desenvolvida para otimizar o fluxo de informações entre essas duas plataformas. Com a integração entre as ferramentas você pode automatizar o processo de envio de lead/oportunidades geradas no Exact Spotter para o TOTVS CRM. Isso significa que os dados dos potenciais clientes são enviados automaticamente, sem a necessidade de intervenção manual, o que reduz significativamente o tempo gasto nessa tarefa e elimina erros que poderiam ocorrer durante o processo.

Sistemas Envolvidos

  • Exact Spotter
  • iPaaSTOTVS IPAAS
  • TOTVS CRM

O que esta integração faz?

O fluxo de integração tem por objetivo principal integrar leads/clientes, contatos, oportunidades e atividades do Exact Spotter com o TOTVS CRM usando a plataforma do TOTVS IPAAS, mediante pré requisitos e regras estabelecidas.

Escopo

Fluxo de dados do Exact Spotter para o CRM

Fluxo de dados do CRM para o Exact Spotter 

Quando um lead/cliente é enviado ao TOTVS CRM?

Quando a reunião for agendada, ou seja, o lead/cliente entra na seção "Agendados" do funil, conforme imagem abaixo:

Quais campos podem ser integrados entre Exact Spotter e o TOTVS CRM?

Abaixo estão as entidades que vem do Exact Spotter e são integradas ao TOTVS CRM.

Em cada uma delas, temos também o JSON de exemplo para aprimorar o entendimento do leitor.

Sempre que um lead é agendado ou reagendado no Exact Spotter um evento é disparado para o iPaaS IPAAS que integra as informações de Lead/Customer, Contact, Opportunity, Team Members, Activity-Default com o TOTVS CRM.

JSON de exemplo: json_lead_e_afins.txt

Lead/Customer:

Inserção do lead/cliente no TOTVS CRM.

Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
valor padrão truebooleanactive

Lead.Address.Address_Maps

Se nulo Então Endereço Padrão

stringaddresses.address
variável totvs_crm_addresstypeiduuidaddresses.addressType.id
Lead.Address.AddAddressInformationstringaddresses.complement
Lead.Address.Citystringaddresses.cityName
Lead.Address.Countrystringaddresses.countryName
Lead.Address.Statestringaddresses.stateName

Lead.Address.Address_Maps

Se nulo Então Endereço Padrão

stringaddresses.description
SPOTTER #' Lead.SsnEinstringaddresses.externalId
Lead.Address.ZipCodestringaddresses.postalCode
Lead.Idstringcode
valor padrão falsebooleanconverted

Se mandou um CNPJ Então variável totvs_crm_customerpersontype_pj

Se mandou um CPF Então variável totvs_crm_customerpersontype

uuidcustomerPersonType.id
SPOTTER # Lead.SsnEinstringexternalId

Lead.SsnEin

stringleadIdentificationDocuments.documentNumber

SPOTTER # Lead.SsnEin

stringleadIdentificationDocuments.externalId

Se mandou um CNPJ Então CNPJ

Se mandou um CPF Então CPF

stringleadIdentificationDocuments.identificationDocumentAcronym

Se mandou um CNPJ Então CNPJ

Se mandou um CPF Então CPF

uuidleadIdentificationDocuments.identificationDocumentId
valor padrão truebooleanleadOrigin.defaultValue
variável totvs_crm_leadoriginiduuidleadOrigin.id
variável totvs_crm_lead_stageuuidleadStage.id
Lead.Industry.iduuidlocationBusinessLine.id
Lead.Companystringname
SPOTTER # Lead.SsnEinstringphones.externalId
Lead.Phonestringphones.number
variável totvs_crm_phonetypeid_mainuuidphones.phoneTypeId
valor padrão truebooleanphones.standard

Lead.SalesRep.Email (busca por username no TOTVS CRM)

Se nulo Então variável totvs_crm_default_user

uuidprofessionalId

Lead.SalesRep.Email (busca por username no TOTVS CRM)

Se nulo/não encontrado Então variável totvs_crm_default_user

stringprofessionalName
Lead.CompanystringtradingName
Lead.Sitestringwebsite


Contact:

Inserção do contato do lead/cliente  no TOTVS CRM.

Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
valor padrão truebooleanactive
Lead.Contact.Emailstringemails.email
variável totvs_crm_emailtypeiduuidemails.emailTypeId
SPOTTER # Lead.Contact.Idstringemails.externalId
valor padrão truebooleanemails.standard
SPOTTER # Lead.Contact.IdstringexternalId

Se Lead.Contact.TypeMessenger = Facebook Então facebook

Se Lead.Contact.TypeMessenger = Instagram Então instagram

Se Lead.Contact.TypeMessenger = LinkedIn Então linkedin

Se Lead.Contact.TypeMessenger = Twitter Então twitter


string


facebook | instagram | linkedin | twitter

SPOTTER # Lead.SsnEinuuidleadId
Lead.Contact.Namestringname
SPOTTER # Lead.Contact.Idstringphones.externalId
Lead.Contact.Phonestringphones.number
variável totvs_crm_phonetypeid_mainuuidphones.phoneTypeId
valor padrão truebooleanphones.standard
Lead.Contact.Positionstringrole


Opportunity:

Inserção da oportunidade para o lead/cliente no TOTVS CRM.

Exact SpotterFormatoTOTVS CRM

Se for um Lead Então valor padrão LEAD

Se for um Lead Então valor padrão CUSTOMER

stringaccountType
SPOTTER #' Lead.SsnEinuuidaddress.id
SPOTTER # Lead.Contact.Iduuidcontacts.id
valor padrão Oportunidade criada para o Lead + Lead.Companystringdescription
data corrente + variável totvs_crm_expecteddaysstring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')expectedAt
SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.IdstringexternalId
SPOTTER # Lead.SsnEinuuidleadId | customerId
valor padrão Lead no Spotter: + Lead.PublicLinkstringnote
variável totvs_crm_oportunity_typeuuidopportunityTypeId
variável totvs_crm_pipelineuuidpipelineId
variável totvs_crm_oportunity_stageuuidstageId
data correntestring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')startedAt
valor padrão PROGRESSstringstatus
valor padrão 0numbertotalRecurrentValue
valor padrão 0numbertotalSingleValue
valor padrão 0numbertotalValue

Lead.SalesRep.Email (busca por username no TOTVS CRM)

Se nulo/não encontrado Então variável totvs_crm_default_user

uuiduserId


Team Members:

Inserção do pré vendedor na oportunidade no TOTVS CRM.

Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
valor padrão truebooleanactive
valor padrão READ, UPDATE, TRANSFER e SHAREstringallowedActions
SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.IdstringexternalId
valor padrão 1numberpercentageOfParticipation
valor padrão truebooleanresponsible
variável totvs_crm_role_preselleruuidroleId

Lead.SDR.Email

Se nulo/não encontrado Então variável totvs_crm_preseller_default

uuiduserId


Activity (criada a partir do agendamento):

Esta atividade é criada/atualizada assim que o lead/cliente é agendado/reagendado no Exact Spotter, a mesma está vinculada com a oportunidade do funil.

Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
variável totvs_crm_activity_typeuuidactivityTypeId
valor padrão falsebooleanallDay
Appointment.Reference + Appointment.MeetingTypestringdescription
Appointment.DateTimeEndDatestring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')endDate
SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.IdstringexternalId
SPOTTER # Lead.SsnEinuuidleadId | customerId
valor padrão Link Feedback: + Appointment.LinkFeedbackstringnote
Appointment.Referencestringorigin.description
SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.Iduuidorigin.id
valor padrão OPPORTUNITYstringorigin.type
valor padrão MEDIUMstringpriority
Appointment.DateTimeStartDatestring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')startDate
valor padrão OPENstringstatus

Lead.SalesRep.Email (busca por username no TOTVS CRM)

Se nulo/não encontrado Então variável totvs_crm_default_user

uuiduserId


Activity (criada a qualquer momento após agendamento):

Toda vez que uma atividade é manipulada no Exact Spotter, um evento é disparado para o iPaaS IPAAS que integra a mesma com o TOTVS CRM.

Quando a atividade for de origem Exact Spotter e a mesma for concluída ou cancelada no TOTVS CRM, essa atualização é enviada ao Exact Spotter.

JSON de exemplo: json_activity.txt

Exact SpotterFormatoTOTVS CRM
variável totvs_crm_activity_typeuuidactivityTypeId
valor padrão falsebooleanallDay
SPOTTER # Lead.SsnEinuuidcustomerId
Lead.Atividade.title - Lead.Atividade.descriptionstringdescription
data corrente + variável expecteddaysstring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')endDate
SPOTTER # Lead.Atividade.leadId # Lead.Atividade.idstringexternalId
SPOTTER # Lead.SsnEinuuidleadId
Lead.Atividade.notestringnote
valor padrão MEDIUMstringpriority
data correntestring(uuuu-MM-dd'T'HH:mm:ss.SSS'Z')startDate
Se Lead.Atividade.status = Planned activity Então OPEN
Se Lead.Atividade.status = Delayed Então OPEN
Senão SUCCESSFULLY_COMPLETED
stringstatus
Lead.SalesRep.EmailuuiduserId
Appointment.Referencestringorigin.description
SPOTTER # Lead.SsnEin # Lead.Iduuidorigin.id
valor padrão OPPORTUNITYstringorigin.type

Pré-requisitos Cliente

Pré-requisitos Exact Spotter

Para que os leads, contatos, oportunidades e atividades sejam integrados corretamente, é necessário cadastrar alguns eventos no Exact Spotter que chamarão os Webhooks, enviado a informação da forma correta ao IpaaS IPAAS e posteriormente para o TOTVS CRM.

Utilize a seguinte documentação para inserir os eventos: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

Dica: você pode utilizar o programa Postman para inserir os eventos.

Os eventos padrão e os corpos da requisições são:

OBSERVAÇÃO: caso o cliente queira que o lead/cliente seja disparado para o TOTVS CRM em outra etapa diferente de Agendados e Reagendados, basta alterar/remover os dois eventos abaixo com a sua respectiva etapa.

Segue documentação dos eventos possíveis: https://exactspotter.docs.apiary.io/#/reference/0/webhooks-insercao

    • event.schedule

{
    "event": "event.schedule",
    "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

    • event.reschedule

{
    "event": "event.reschedule",
    "url": "URL do Webhook do serviço Lead Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

Para o serviço iPaaS IPAAS Activity Exact Spotter to TOTVS CRM:

    • event.activitycreated

{
    "event": "event.activitycreated",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
} 

    • event.activitydeleted

{
    "event": "event.activitydeleted",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

    • event.activitydone

{
    "event": "event.activitydone",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}

    • event.activityedited

{
    "event": "event.activityedited",
    "url": "URL do Webhook do serviço Activity Exact Spotter to TOTVS CRM"
}


Pré-requisitos

iPaaS

IPAAS:

Adicione uma conta no aplicativo TOTVS CRM:

  • Acesse o aplicativo TOTVS CRM
  • Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta"
  • Você pode configurar de duas formas, via body ou via bearer token, conforme as imagens abaixo:

Adicione uma conta no aplicativo Exact SalesSpotter:

  • Acesse o aplicativo Exact SalesSpotter
  • Vá na aba Contas e clique em "Cadastrar Conta" e configure conforme a imagem abaixo:

O próximo passo é clonar do projeto padrão para a sua respectiva empresa no iPaaSIPAAS.

Para isso, realize os seguintes procedimentos:

  • Abra o seu navegador e acesse o site https://ipaas.totvs.app/
  • No menu do site, procure pela opção "Integrações" e clique nela
  • Em seguida, procure pelo submenu "Variáveis" e selecione essa opção
  • Procure o projeto clonado Standard - TOTVS CRM-SPOTTER
  • Agora, você deve preencher os campos "Chave" e "Valor" para cada variável

Segue os valores a serem preenchidos:

  • variável

Segue os valores a serem preenchidos:Observação: É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.


ID tipo de pessoa equivalente a Física
Tipo de variávelProjetoChaveValor *Descrição
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_exact_lead_sending_stage_trigger 

Leia a descrição

Etapa delimitadora do Exact Spotter que envia os dados para o TOTVS CRM.

Exemplo: Entrada, Agendados, Qualificados, Vendidos e etc.

OBS: a variável é case sensitive

ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERraizoportunidade

https://totvscrm.app/opportunity/opportunities/

Link padrão de oportunidades do TOTVS CRM
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_leadsituationid

1aa8633e-5ff3-4bc4-a7d5-1b63a879c4f2

ID situação LEAD equivalente a ATIVO
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_phonetypeid_mobile

67cd545a-cf05-441e-a0ec-635c44e60d41

ID tipo de telefone equivalente a MÓVEL
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_stageid_qualificado

Leia a descrição

Preencher com o id da etapa de qualificado do Exact Spotter
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_phonetypeid_main

d870427c-bbad-4eb8-9af5-5183b47f648f

ID tipo de telefone equivalente a PRINCIPAL

ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_addresstypeid

b604f287-36bf-4e6d-ae83-c75c46a2fbeb

ID Tipo de endereço equivalente a PRINCIPAL

ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_default_user

Leia a descrição

Informar um e-mail existente no CRM para caso não seja encontrado o usuário responsável.

OBS: este usuário deverá possuir um papel cadastrado, do contrário não será possível inserir o Lead/Cliente

ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_pipeline

SQL - Sales Qualified Lead

Descrição da pipeline
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_oportunity_type

Nova venda

Descrição do tipo de oportunidade
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_oportunity_stage

Qualificados

Descrição da etapa (stage)
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_customerpersontype_pj

40694c1a-44f9-4c3b-a5a8-aa63e0742c75

ID tipo de pessoa equivalente a Jurídica
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_activity_type

e225924b-4895-4793-8d89-998b5fc735fb

ID tipo de atividade Formulário de investigação
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_token_exact

Leia a descrição

Token do Exact Spotter, localizado em: spotter/configuracoes/integracoes
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_leadoriginid

81aed0c3-9fb9-4e4b-8a54-7c21c637c072

ID origem equivalente a Spotter
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_preseller_default

Leia a descrição

Adicionar um e-mail padrão de um pré vendedor do Exact Spotter, para caso a integração não encontre o vendedor no TOTVS CRM.

OBS: este pré vendedor deve ser cadastrado no TOTVS CRM

ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_role_preseller

417aeda6-f846-48bf-9f6c-23e1da9ce871

ID do papel equivalente a Pré Vendedor
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_expecteddays

7

Prazo de conclusão da oportunidade, considere data atual + totvs_crm_expecteddays
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_identification_document_cnpj

651b2c32-aeca-4373-9cb9-96b132ba5020

ID do documento equivalente a CNPJ
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_identification_document_cpf

95839570-6791-49f4-88fe-68efd115213d

ID do documento equivalente a CPF
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_lead_stage

7a5600b1-7f7f-4460-853a-a8f2fb19b18e

ID da etapa do lead equivalente a Qualificado
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_content_type

application/json

-
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_emailtypeid

7391c70e-aeb8-4c68-bd5c-7b5d30cf4d1d

ID tipo de e-mail
ProjetoStandard - TOTVS CRM-SPOTTERtotvs_crm_customerpersontype

8cea3c86-1984-4c77-acf5-3f622c1efe5b

_crm_customerpersontype

8cea3c86-1984-4c77-acf5-3f622c1efe5b

ID tipo de pessoa equivalente a Física

É importante salientar que os valores de ID fornecidos acima são exemplos baseados na configuração padrão do TOTVS CRM. Durante a implementação da integração, é fundamental revisar e ajustar os valores de ID de acordo com o tenant do cliente. Isso garante que a integração seja realizada corretamente.

Pré-requisitos TOTVS CRM:

Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o usuário responsável ao cadastrar um lead/oportunidade. (variável totvs_crm_default_user)

Cadastre um e-mail existente no TOTVS CRM e Exact Spotter para caso não seja encontrado o pré vendedor ao cadastrar um lead/oportunidade. (variável totvs_crm_preseller_default)

Crie os seguintes Workflows:

NomeGatilhoAçãoFiltrosURL
Exact Spotter - Atividade CanceladaAtividade canceladaChamar um endpoint HTTP remoto-URL do serviço do iPaaSIPAAS Activity TOTVS CRM to Exact Spotter
Exact Spotter - Atividade ConcluídaAtividade concluídaChamar um endpoint HTTP remoto-URL do serviço do iPaaS IPAAS Activity TOTVS CRM to Exact Spotter
Exact Spotter - Oportunidade PerdidaOportunidade perdidaChamar um endpoint HTTP remotoTipo de oportunidade igual a Nova vendaURL do serviço do iPaaS IPAAS Opportunity TOTVS CRM to Lead Exact Spotter
Exact Spotter - Oportunidade GanhaOportunidade ganhaChamar um endpoint HTTP remotoTipo de oportunidade igual a Nova vendaURL do serviço do iPaaS IPAAS Opportunity TOTVS CRM to Lead Exact Spotter
Exact Spotter - Oportunidade DescartadaOportunidade descartadaChamar um endpoint HTTP remotoTipo de oportunidade igual a Nova vendaURL do serviço do iPaaS IPAAS Opportunity TOTVS CRM to Lead Exact Spotter

Exemplo do fluxo

FAQ

É possível customizar a integração para atender às necessidades específicas de um negócio? 

Sim, é possível contemplar campos customizados de interesse do cliente, porém, será necessária uma contratação adicional do serviço. A inclusão desses campos personalizados exigirá uma modificação no diagrama/pipeline do iPaaS IPAAS fornecido ao cliente específico.

É importante destacar que o modelo atual do iPaaS IPAAS utiliza apenas os campos padrão disponibilizados pela API do TOTVS CRM. Portanto, qualquer adição de campos personalizados requer uma alteração no iPaaSIPAAS, que será realizada através do atendimento da área de serviços.

Dessa forma, o cliente terá a oportunidade de personalizar a integração de acordo com suas necessidades específicas, incluindo campos customizados de interesse. O processo de alteração será coordenado pela equipe de serviços, garantindo a correta adaptação do TOTVS CRM e o bom funcionamento da integração com o Exact Spotter