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CONTEÚDO
| Índice |
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01. OBJETIVO
Nesta documentação explicaremos os detalhes técnicos, processos de trabalho, regras e validação do módulo de auditoria.
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02. CONCEITO DO MÓDULO DE AUDITORIA NO PRODUTO JURÍDICO
O conceito do módulo de auditoria é a gravação da marca contendo todos os dados da base em um determinado período.
Normalmente a gravação da marca deve ser feita mensalmente e sempre ao final do mês.
As gravações das marcas são a base na criação de visões no Fast Analytics referente as Provisões, os Pagamentos e as Garantias dos processos.
Essas gravações também fornecem os históricos periódicos dos valores.
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03. PARTE TÉCNICA
3.1
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. MAPA MENTAL DAS ROTINAS E TABELAS
O mapa mental mostra a definição da estrutura e o relacionamento das rotinas com as tabelas.
3.2
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. TABELAS DA FUNCIONALIDADE
| Código/Nome da Tabela | Objetivo | Observação |
|---|---|---|
| O0E – Cadastro de Marcas | Tabela para criação das marcas. Neste cadastro as marcas são criadas mensalmente. | |
| O0F - Auditoria de processos | Para a gravação dos dados desta tabela o sistema utiliza como base a tabela NSZ |
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| . | Tabela de Processo. |
| O0G - Auditoria de objetos | Para a gravação dos dados desta tabela o sistema utiliza como base a tabela NSY |
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| . | Tabela de Objetos. |
| O0H - Auditoria de garantias | Para a gravação dos dados desta tabela o sistema utiliza como base a tabela NT2 |
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| . | Tabela de Garantias. |
| O0I - Auditoria de despesas | Para a gravação dos dados desta tabela o sistema utiliza como base a tabela NT3 |
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| . | Tabela de Despesas. |
| O0Y - Auditoria de pedidos |
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| ; O0Q - Redutores | Para a gravação dos dados desta tabela o sistema utiliza como base a tabela O0W |
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| . | Tabela de Pedidos. | |
| O0B – Cadastro de Campos complementares da auditoria | Esse cadastro é utilizado para cadastrar os "campos\fórmulas" relacionados à tabela de Assunto Jurídico (NSZ) e são apresentados no relatório de comparação em Excel. No cadastro é necessário definir se o campo é ou não histórico. | Definição do campoHistórico: 1 |
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- Se utilizar a opção "Sim", define que o campo\formula será gravada na tabela O0C para ser comparado com outra Auditoria. 2 |
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- Se utilizar a opção "Não", define que o campo só será apresentado no relatório de comparação, seu conteúdo será o registro atual do processo (NSZ) no momento da comparação. | |
| O0C – Grava os Campos Complementares da Auditados | Essa tabela grava o conteúdo dos campos que estejam cadastros na tabela O0B. |
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04. PROCESSOS DE TRABALHO COM O MÓDULO AUDITORIA
4.1
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. PRÉ-CONDIÇÕES PARA USO
Para utilização desta funcionalidade é necessário cadastrar previamente no sistema os valores abaixo:
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- Valor da Causa;
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- Valor Envolvido;
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- Valor da Garantia;
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- Valor do Alvará / Levantamento;
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- Valor da Despesa;
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- Valor do Pedido;
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- Valor dos Riscos (Provável, Possível, Remoto e Pago (Incontroverso).
4.2
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. FLUXO DO PROCESSO DE GRAVAÇÃO
4.3
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. MANUTENÇÃO DAS AUDITORIAS
Caso as gravações necessitem de correções, todos os campos da marca podem ser corrigidos.
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Segue exemplos abaixo:
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- Valor da Causa;
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- Valor dos Riscos (Provável, Possível, Remoto e Pago (Incontroverso);
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- Área do Processo;
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- Situação do Processo.
Para execução da correção temos os passos a seguir:
1 - . Corrigir as informações necessárias no processo.:
- Entrar no sistema TOTVS Jurídico Departamentos.
- Localizar o processo na guia "Processos".
- Alterar e salvar as informações no processo localizado.
2 – 2. Atualizar a marca com os processos corrigidos.:
- O módulo Auditoria está localizado na página principal do TOTVS Jurídico Departamentos. Na guia de Evolução por Fechamento realize o acesso através do botão "Módulo Auditoria".
- Localizar e abrir a marca que será atualizada.
- Atualizar a marcar utilizando a tela de processamento e indicar os processos que foram corrigidos. Para indicar os processos basta colocar o código interno separado por "; ".
- Aguardar a finalização da atualização da marca.
3 – . Revisar a Marca e repetir o ciclo 1 e 2, caso haja mais informações a serem ajustadas.:
- Realizar a revisão da marca conforme o item "Atualização da Conferência e dos Indicadores " do fluxo de "4.4 - Processo de manutenção da gravação" mais abaixo.
- Após finalização da revisão, o status da marca pode ser alterado para fechada.
4 – . Mudança do status da Marca para fechada.:
- O módulo Auditoria está localizado na página principal do TOTVS Jurídico Departamentos. Na guia de Evolução por Fechamento realize o acesso através do botão "Módulo Auditoria".
- Localizar e abrir a marca que será fechada.
- Alterar e salvar o status da marca para fechada.
Desta forma, o cliente consegue deixar a gravação 100% confiável.
4.4
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. FLUXO DO PROCESSO DE MANUTENÇÃO DA GRAVAÇÃO
05. REGRAS E VALIDAÇÕES
5.1
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. REGRAS E VALIDAÇÕES
- Cadastrar todas as informações possíveis no sistema TOTVS Jurídico Departamentos.
- Executar a atualização dos valores antes de fazer a gravação da Marca.
- A data da Marca deve ser criada sempre com o último dia do mês para cada marca.
- A data da Marca pode ser futura.
- Deve-se ter apenas uma marca por mês.
- A marca terá os todos os dados como um snapshot do dia da gravação.
5.2
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. IMPACTOS
Se algumas das regras ou das validações acima for desconsiderada ou não realizada, teremos um impacto negativo no resultado final da gravação da
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marca.
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Desta forma o Fast Analytics não terá informações suficientes para elaboração dos indicadores e conferências.
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06. RELATÓRIOS
Os relatórios estão disponibilizados apenas no Fast Analytics.
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Temos mais de 20 indicadores que utilizam os dados da Marca.
Segue a lista das abas no Fast Analytics que utilizam essas informações
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- Quadro Contábil;
- Comparação das Marcas;
- Auditoria de Processos;
- Auditoria de Objetos;
- Auditoria de Garantias;
- Auditoria de Despesas.
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7 – Documentação Adicional
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07. DOCUMENTAÇÃO ADICIONAL
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Link que demonstra a estrutura das Tabelas e Campos do Módulo de auditoria.
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