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Roteiro para Geração de Demonstração de Lucros/Prej. Acumulados – DLPA para o SPED Contábil

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Para a entrega do SPED Contábil em 2014 (ano base 2013) o layout 2.0 do SPED Contábil passa a ter dois novos registros que correspondem a DLPA - Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados e DMPL – Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido. Se a empresa for uma S/A ou de grande porte poderá enviar no arquivo do SPED Contábil a DMPL. Caso contrário, se a empresa não for S/A ou de grande porte, poderá enviar no arquivo do SPED a DLPA.

 
O envio destas demonstrações é facultativo. Portanto, caso as empresas não queiram enviar estas demonstrações, o validador do SPED não acusará erros na validação do arquivo. Se a empresa deseja enviar as demonstrações, disponibilizamos no TOTVS Gestão Contábil uma ferramenta bem prática e flexível, que permite a criação de qualquer demonstração ou relatório contábil/gerencial, e que viabilizará o envio da DLPA ou DMPL para o SPED Contábil. Também foram desenvolvidos no sistema, templates padrões de DPLA e DMPL para auxiliar os usuários na criação das demonstrações e posterior envio.

 
O objetivo deste roteiro é explicar como importar e ajustar estes templates, para a criação da DLPA da empresa. Iremos explicar as opções existentes na ferramenta para que a montagem funcione de forma fácil e prática.

Desenvolvimento/Procedimento Âncora_GoBack_GoBack 1

1. – O primeiro passo é importar o template padrão. Vamos iniciar nosso exemplo importando o template de DLPA. Acesse o sistema pela RM.exe que se encontra dentro da pasta RM.Net (chamamos este acesso de "Acesso pela tela MDI"). Depois escolha a opção de TOTVS Gestão Contábil. 
   
   
   1.1 – Na parte direita da tela existe a opção chamada "TOTVS By you" - acesse este recurso e digite no campo de pesquisa a palavra "DLPA". Feito isto clique no ícone localizado abaixo do nome "By you". O sistema irá localizar o template de DLPA atualizado. Então baixe o template para sua máquina para posterior importação no sistema.
   
   
   1.2 – Depois de salvar o Arquivo, acesse o menu Escrituração Contábil/Demonstração Contábil/Estrutura, realize o filtro e permaneça na visão de estruturas.
   
   
   1.3 – Clique no botão "Incluir" como se fosse incluir uma nova demonstração - porém iremos importar o template salvo no passo 1.1.
   
   
   1.4 – Clique no ícone "Importar Estrutura" e busque o arquivo com o template de DLPA. Ao selecionar o arquivo e executar, informe um código para a estrutura. Pronto, o template padrão já foi importado e agora o próximo passo é analisar quais são as movimentações da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados da empresa para definição dos fatos contábeis que serão mantidos ou alterados.

O objetivo do template é auxiliar as empresas na elaboração de seus relatórios. Mas cada empresa tem sua movimentação da conta e isto faz com que alguns fatos contábeis sugeridos não necessitem ser utilizados para a demonstração. Portanto, os fatos contábeis que não forem utilizados podem continuar no template e não serão configurados. Os fatos existentes que não são configurados não são processados para geração da demonstração. Caso a empresa não deseje visualizar os fatos contábeis zerados que não foram configurados, a opção de enviar para o SPED Contábil poderá ser desmarcada ou se desejado podem ser excluídos para que não mais faça parte da estrutura da demonstração. 

     2. – Para melhor entendimento vamos apresentar a estrutura do template padrão de DLPA. A DLPA padrão possui a seguinte estrutura:

1 - Saldo em 31.12.XO (início do período)
2- (+/-) Ajuste de Exercícios Anteriores
2.01 - Mudança de política contábil
2.02 - Retificação de erros
3 - Lucro líquido do exercício
4 - Lucro total disponível
5 - Transferências para reservas de lucros
5.01 - Reserva legal
5.02 - Reserva estatutária
5.03 - Reserva para contingências
5.04 - Reserva de incentivo fiscal
5.05 - Reserva orçamentária (Retenção de Lucros)
5.06 - Reserva de lucros a realizar
6 - Lucros ou Dividendos a distribuir
7 - Saldo Final do Período

 
Conforme já informado, caso a empresa não possua algum fato contábil descrito acima, basta não configurar o fato contábil (veremos posteriormente como configurar), se não desejar que o fato seja apresentado zerado, a opção de envio para o SPED Contábil deverá ficar desmarcada, caso não deseje que o fato faça parte da estrutura o mesmo deve ser excluído . No caso da DPLA na aba "Colunas da Demonstração" existe somente uma coluna denominada "R$".

          2.1 – Antes de explicarmos a estrutura de fatos acima, vamos apresentar as opções que existem ao editar o fato contábil:

Grau – Sintético ou Analítico – podemos totalizar os valores que estão abaixo de um fato contábil - neste caso utilizamos a opção de grau "sintético" - ou podemos totalizar os valores que estão acima de um fato contábil - neste caso utilizamos a opção de grau "analítico", ou simplesmente teremos um fato contábil que irá apresentar um valor, onde ele será considerado "analítico".

 
Mostrar no SPED Contábil – Significa que o fato contábil será apresentado na estrutura que será enviada para o SPED Contábil.

 
Tipo:
Fato Contábil – no caso da DLPA, vamos apresentar a movimentação de uma conta contábil apenas - a conta de Lucros/Prejuízos Acumulados. Então, nossa sugestão é que seja emitido um razão analítico desta conta para montagem dos fatos, ou seja, o primeiro valor processado de movimentação da conta de Lucros ou Prejuízos/Acumulados será considerado um fato contábil. A partir do segundo valor, consideramos que se trata de um subtotal da conta (iremos detalhar quando apresentarmos cada fato do template).

 
Totalizador – são fatos que tem a função de totalizar os valores, acima ou abaixo de sua estrutura, conforme definição do grau.

 
Fato Contábil – Saldo Inicial/Final para a DLPA ou subtotal do registro J215 - esta opção será utilizada quando se tratar de um saldo inicial ou final, ou a partir do segundo fato contábil da mesma conta (aí utilizaremos esta opção), é o caso de montar a DLPA demonstrando a movimentação da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados, ou seja, vamos utilizar somente uma conta, então a partir do primeiro fato consideramos como subtotal da conta - caso contrário, na validação do arquivo o SPED Contábil o processo apresentará erros.

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          2.2 – Agora vamos apresentar cada fato do template padrão de DLPA e explicar as opções que estão marcadas para facilitar o entendimento:

1 - Saldo em 31.12.XO (início do período)
O fato 1 está configurado como "analítico" e possui a opção Fato Contábil – Saldo Inicial/Final para a DLPA ou subtotal do registro J215 marcada, pois se trata do saldo inicial da demonstração. Para a DLPA o SPED Contábil não calcula automaticamente o saldo inicial e final, então a demonstração deve possuir estes fatos.

 
2- (+/-) Ajuste de Exercícios Anteriores
O fato 2 se trata de um fato totalizador sintético - isto significa que irá totalizar todos os fatos que estão abaixo do código 2, que são o 2.01 e 2.02. O sistema já está preparado para gerar corretamente este fato contábil para o arquivo do SPED Contábil.
 

2.01 - Mudança de política contábil
Corresponde ao primeiro fato de movimentação da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados, portanto a opção que se encontra marcada é "Fato contábil".
 

2.02 - Retificação de erros
Corresponde ao segundo fato da conta de Lucros ou Prejuízos Acumulados, portanto não podemos mais utilizar a opção de "Fato contábil", pois já será um subtotal da conta. Neste caso a opção a ser utilizada é opção "Fato Contábil – Saldo Inicial/Final para a DLPA ou subtotal do registro J215".

 
3 - Lucro líquido do exercício
Para o Lucro líquido do exercício também consideramos como subtotal , então marcamos a opção "Fato Contábil – Saldo Inicial/Final para a DLPA ou subtotal do registro J215", pois será um valor de uma mesma conta.

 
4 - Lucro total disponível
O Lucro total disponível é um "totalizado analítico" - isto significa que todos os fatos acima serão calculados para se chegar ao resultado do Lucro disponível.

 
5 - Transferências para reservas de lucros
Este fato é um "totalizador sintético" que irá calcular o valor de todas as transferências para a Reserva de Lucros.
Todas as Reservas possuirão também a opção "Fato Contábil – Saldo Inicial/Final para a DLPA ou subtotal do registro J215", pois são valores que estão saindo da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados e entrando nas contas de Reservas, no nosso exemplo estamos utilizando apenas a movimentação/demonstração da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados e por este motivo, deve-se utilizar esta opção.
5.01 - Reserva legal
5.02 - Reserva estatutária
5.03 - Reserva para contingências
5.04 - Reserva de incentivo fiscal
5.05 - Reserva orçamentária (Retenção de Lucros)
5.06 - Reserva de lucros a realizar

 
6 - Lucros ou Dividendos a distribuir
O fato acima também é uma movimentação que está saindo da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados, portanto a opção utilizada também será "Fato Contábil – Saldo Inicial/Final para a DLPA ou subtotal do registro J215"

 
7 - Saldo Final do Período
O saldo final é um fato que irá totalizar todos os fatos que estão acima, portanto se trata de um "totalizador analítico". Este fato também já está preparado para ser enviado para o arquivo do SPED Contábil corretamente.

 
Conforme citamos anteriormente, aqui mostramos todas as opções disponíveis em nossa sugestão de template, mas dependerá de como foi a movimentação da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados de cada empresa. O importante é lembrar que quando utilizamos fatos contábeis de uma mesma conta, a partir do segundo fato a opção que deve ser utilizada é "Fato Contábil – Saldo Inicial/Final para a DLPA ou subtotal do registro J215".

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     3. – O próximo passo é configurar os fatos contábeis analíticos. Os fatos que são totalizadores (sintéticos ou analíticos) não precisam ser configurados. Configurar um fato é definir de onde serão buscados os valores desejados.

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     3.1 Na parte superior da estrutura existe a aba de "Configuração de Layout". Ao clicar nesta aba, todos os fatos que podem ser configurados estão com o símbolo de exclamação, então basta clicar no símbolo e configurar o fato conforme desejado.

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      3.2 Em nosso exemplo, o fato de "1 - Saldo em 31.12.XO (início do período):" será configurado com o Saldo inicial da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados. Todos os demais fatos em nosso exemplo serão configurados com a opção de filtro genérico. Por que?

Em nosso exemplo utilizamos a lógica de emitir um razão analítico da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados antes da montagem da demonstração e cada fato contábil corresponde a uma partida/lançamento contábil da movimentação da conta.

 
Podemos por exemplo realizar um filtro com o campo "Referência" de cada valor de movimentação da conta, buscando a respectiva partida contábil. Por este motivo, a sugestão foi utilizar a opção de configuração de filtros genéricos.

 
Nada impede da empresa optar por buscar valores de movimentação das contas que estão recebendo os valores da conta de Lucros/Prejuízos Acumulados. Ficará a cargo de cada empresa a montagem da DLPA e a definição da configuração.

 
Se por algum motivo o fato não existir na realidade da empresa, o mesmo pode ficar sem configuração (com o símbolo de exclamação) que não será processado pelo sistema. Se a empresa não quiser que o fato contábil que não foi configurado não seja apresentado, a opção de envio para o SPED Contábil pode ser desmarcada, se desejar que o fato não faça parte da estrutura o mesmo deve ser excluído.

Nota: é muito importante que a configuração dos fatos seja feita conforme a movimentação da conta, pois o SPED Contábil cruza os valores de saldo da conta informada na DLPA.
 

Ex.: No registro da DLPA o validador irá verificar se o saldo inicial da conta somado aos fatos contábeis existentes, coincidem com o saldo final da DLPA. Além desta validação, o validador do SPED também irá confrontar se o saldo inicial/final da conta na DLPA é o mesmo existente nos registros de saldos periódicos.

 

Dentro das opções de Configuração, existe a opção para definição do sinal do saldo. Vamos dar um exemplo de como funciona esta opção para melhor entendimento:

 
Na definição do saldo inicial da conta de Lucro/Prejuízos Acumulados, se informamos a opção de saldo inicial e sinal = original, caso o saldo da conta for credor, o sistema irá apresentar um sinal de negativo à frente do valor na geração da demonstração. Internamente para o sistema, todos os saldos credores possuem o sinal de menos antes dos valores. Portanto, se desejamos apresentar o saldo inicial da conta de Lucro/Prejuízos Acumulados sem o sinal de menos, a opção a ser escolhida será "Efeito Negativo – Diminui" - Vamos explicar:

 
Se internamente o saldo credor possui o sinal de menos à frente dos valores quando escolheremos a opção acima, o sistema irá somar com resultando em . Com isso, se a conta de Lucros está credora, o valor apresentado não possuirá mais sinal.

 
Se for o inverso, uma conta com saldo devedor e pedimos o saldo original, será apresentado o valor sem nenhum sinal. Então, se o usuário desejar que o valor seja apresentado com o sinal de menos à frente, deverá escolher a opção "Efeito Negativo – Diminui". Desta forma o sistema irá somar com resultando em .

 
Portanto, devemos lembrar que por trás da opção "Efeito Negativo – Diminui" existe o sinal de e por trás da opção "Efeito Positivo – Aumenta" existe o sinal de , e de acordo com o saldo de cada conta o sistema fará a soma e trará o resultado. Se a opção foi "original" sempre que o saldo de uma conta for credor, o sinal de será apresentado à frente do valor.

 
Nota: Em nosso exemplo utilizamos a opção de Buscar Saldo Inicial para a conta de Lucros/Prejuízos Acumulados e para os fatos contábeis, utilizamos a opção de "filtro genérico". Entretanto, existem várias opções disponíveis na configuração dos valores - inclusive o usuário pode criar expressões para buscar valores conforme necessidade - a ferramenta é bastante flexível e a busca dos valores poderá ser feita de várias formas, sempre lembrando que para geração do SPED Contábil conforme já informado, o validador irá confrontar os valores de saldos das contas. Por este motivo é importante definir os valores dos fatos contábeis de acordo com a movimentação correta da conta.

 
Informações Importantes: Este roteiro apresentou os passos para geração e ajuste do template de DLPA. Para o template padrão de DMPL, os procedimentos para importação são os mesmos e as opções dos fatos contábeis também. A diferença da DMPL é que esta demonstração irá apresentar as mutações das contas do patrimônio líquido, portanto existirão mais de uma coluna nesta demonstração. Mas a lógica para a montagem será a mesma da DLPA - se existir mais de um fato contábil que esteja configurado com informações de uma mesma conta contábil na mesma coluna, o segundo fato contábil deverá possuir a opção "Fato Contábil – Saldo Inicial/Final para a DLPA ou subtotal do registro J215" - caso contrário ocorrerá erros na validação do arquivo.

 
Para a DMPL o SPED Contábil gera automaticamente o saldo inicial e final das contas, portanto estes fatos contábeis não precisam ser enviados para o arquivo, pois o validador do SPED Contábil já cria automaticamente.