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No fluig as As pastas são utilizadas para organizar os documentos publicados em diversos níveis e atribuir acesso somente a determinados usuários.
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Para utilizar o drag and drop no navegador Internet Explorer na versão 9, é necessário instalar o plugin Microsoft Silverlight. Nesse caso, ao arrastar arquivos para o fluig, será apresentada uma mensagem informando sobre a instalação. Basta seguir as orientações para efetivar a instalação e ampliar a experiência de uso no fluig.
Caminho
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básico
01. No menu principal, acionar Documentos.
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Acessar pasta
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A opção Nova Pasta também pode ser acessada pela Lista de Ações, que é apresentada ao acionar o botão direito do mouse na área de documentos da navegação. |
03. Inserir uma descrição para identificar a nova pasta.
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A descrição da pasta está limitada a cem (100) caracteres. |
Essa ação também pode ser efetuada na pasta raiz. |
01. Localizar e acionar o nome da pasta da qual se deseja visualizar o conteúdo.
02. Visualizar o conteúdo da pasta acessada04. Pressionar a tecla Enter.
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Ao pressionar Enter, a pasta é criada e publicada na navegação de documentos desde que o usuário tenha perfil de gravação no local escolhido. Por padrão, as pastas criadas pela forma simplificada são configuradas para que seus documentos permitam que o usuário efetue download e impressão e utilizem o visualizador interno do fluig, ou seja, possuem os campos "Permite Download e Impressão?" e "Utiliza Visualizador Interno?" – localizados na aba Propriedades Herdadas – assinalados. Para cancelar a criação da pasta, basta pressionar a tecla Esc. |
Caminhos Alternativos
Incluir Nova Pasta - Avançado
01. Na barra de ações da navegação de documentos, acionar Mais.
02. Acionar a opção Nova Pasta (Avançado).
03. Inserir uma descrição que identifique a nova pasta.
04. Em Cota (MB) inserir o tamanho máximo de armazenamento da pasta.
Ao acessar uma pasta também é possível visualizar as ações disponíveis para ela, tais como incluir uma pasta filha, incluir documentos, vídeos, formulários, dentre outras. |
Caminhos alternativos
Visualizar documento de uma pasta
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A cota definida para a pasta limitará o tamanho total de publicações dentro dela. Esse campo somente é habilitado se o recurso controle de cotas estiver ativo na plataforma e quando a pasta pai não possui controle de cotas. Se a pasta pai possuir controle de cotas, a pasta que está sendo criada herdará o mesmo tamanho da pai e tudo o que é publicado, tanto na pasta pai quanto nas filhas, consome a cota da pasta pai. Para atribuir uma cota para uma pasta pai, é necessário remover a cota específica das pastas filhas, pois elas herdarão o valor definido para a pasta pai. Informações sobre como ativar esse controle podem ser obtidas em Controle de cotas . | ||
Na pasta raiz somente é possível visualizar um documento do tipo Formulário, visto que não é permitido adicionar documentos de outros tipos diretamente na raiz. |
01. Localizar e acionar o nome do documento que se deseja visualizar.
02. Visualizar o conteúdo do documento acessado05. Caso deseje criar documentos para serem armazenados por longo prazo dentro dessa pasta, selecionar, entre as opções disponíveis, qual o formato do documento que deverá ser gerado e armazenado.
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Ao selecionar na pasta que deseja armazenar documentos de longo prazo, todos os documentos publicados dentro dessa pasta terão um arquivo de longo prazo, que pode ser PDF/A ou ODF a ser definido no cadastro de pastas. A geração desses arquivos segue as seguintes condições:
Observação: |
06. Inserir o nome do autor da pasta.
07. Selecionar, entre os ícones disponíveis, aquele que deve ser usado na pasta que está sendo criada.
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Para mais detalhes, verificar o recurso Ícones. |
08. Inserir um comentário descrevendo o tipo de conteúdo que a pasta conterá.
09. Acionar a aba Aprovação.
10. Inserir uma descrição no campo Adicionar Nível.
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O fluig também possui a funcionalidade de aprovação em níveis, isto é, pode-se determinar que a publicação de uma pasta ou documento passe por vários níveis de aprovação. |
11. Acionar Adicionar Nível.
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Quando acionado Adicionar Nível, apresenta uma área na qual é possível definir os usuários que irão aprovar os documentos publicados naquela pasta. |
12. Acionar Adicionar Usuário.
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Identifica que existe configuração de permissões específicas para determinado usuário.Caso deseje adicionar um grupo de usuário, favor ignorar os passos de 11 a 13. |
13. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
14. Acionar Selecionar.
15. Acionar Adicionar Grupos.
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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Identifica que existe configuração de permissões específicas para os usuários de determinado grupo. |
16. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuários.
17. Acionar Selecionar.
18. Na Aba Aprovação, é possível herdar os aprovadores da pasta pai. Para isto, é necessário marcar a opção Herda Aprovadores do Pai?. A atribuição será em cascata, portanto, ao alterar os aprovadores da pasta pai refletirá nas pastas filhas, netas, etc., que estiverem com a opção marcada.
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Ao marcar a opção, não será permitido adicionar aprovadores para a pasta e sempre serão utilizados os aprovadores da pasta pai. Se a pasta pai não tiver aprovadores ou se ela for a pasta raiz, a opção não estará visível. |
19. Selecionar a Condição de Aprovação.
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Selecionar a opção que determina como deve ser efetuada a aprovação da publicação em questão. As opções disponíveis são:
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20. Acionar a aba Segurança.
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O fluig oferece opções na configuração de segurança de definir permissões e restrições de acesso e ações sobre pastas e documentos. Essas configurações de segurança podem ser definidas especificamente para o usuário, para grupos nos quais o usuário está relacionado ou ainda para "Todos" os usuários ativos do fluig. Dessa forma, um mesmo usuário pode estar configurado com vários tipos de permissões e restrições para uma mesma pasta ou documento, sendo consideradas as maiores permissões e restrições definidas para o usuário logado. |
21. Acionar Herda Segurança do Pai.
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Quando acionada o documento passa a herdar todas as seguranças da pasta/fichário pai. Caso o pai também herde segurança, o documento buscará a segurança do avô e assim consecutivamente. Esta opção não aparece quando o documento está na pasta raiz. |
22. Verificar '1 - Permissões'.
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Permite a configuração de segurança para a pasta que está sendo criada/editada. Para mais informações sobre a coluna Todas as Versões, consultar o documento Visualização de Versões Anterior de Documentos/Formulários. |
23. Acionar uma das opções da Regra dos Grupos.
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Depende da opção acionada o tratamento da segurança para grupos será diferenciado dos demais. As opções são:
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24. Acionar Usuários.
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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
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25. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
26. Acionar Selecionar.
27. Acionar Grupo.
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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
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28. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuários.
29. Acionar Selecionar.
30. Acionar Todos.
31. Acionar '2 - Restrições', localizado abaixo da visualização de permissões.
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A restrição é utilizada para anular permissões. Dessa forma, uma restrição sem uma permissão não tem efeito na regra de definição de permissões. |
Ao acessar um documento também é possível visualizar as ações disponíveis para ele, tais como efetuar download, check in e chek out, dentre outras. Mais informações podem ser obtidas em Documento. |
Efetuar ação social para o conteúdo de uma pasta
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Na pasta raiz somente é possível efetuar ações sociais para pastas. Nas demais pastas é possível efetuar ações sociais para os diversos tipos de documentos, exceto para formulários. |
01. Localizar o conteúdo para o qual se deseja efetuar uma ação social.
02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do conteúdo.
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Mais informações sobre as ações sociais que podem ser efetuadas para um conteúdo da navegação de documentos podem ser obtidas em Apoiar pasta ou documento, Comentar em pasta ou em documento e Compartilhar conteúdo. |
Acompanhar documento de uma pasta
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Não é possível acompanhar pastas e nem formulários, por isso essa ação não pode ser efetuada para os conteúdos existentes na pasta raiz. |
01. Localizar o documento que se deseja acompanhar.
02. Acionar o ícone Notificar, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do conteúdo.
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Mais informações sobre o recurso Acompanhar podem ser obtidas em Acompanhar documento. |
Definir pasta como favorita
01. Localizar a pasta que se deseja definir como favorita.
02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome da pasta32. Acionar uma das opções da Regra dos Grupos.
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Depende da opção acionada o tratamento da segurança para grupos será diferenciado dos demais. As opções são:
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33. Acionar Usuário.
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Caso deseje adicionar um grupo ou todos os usuários, favor ignorar os passos de 35 a 38. |
34. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.
35. Acionar Selecionar.
36. Acionar Grupo.
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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
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37. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuário.
38. Acionar Selecionar.
39. Acionar Todos.
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Identifica que existe configuração de permissões comum para todos os usuários ativos registrados no fluig. |
40. Acionar a aba Propriedades Herdadas.
Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito. |
Adicionar pasta
01. No local desejado para a criação da pasta, acionar Nova pasta, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
02. Inserir uma descrição para a pasta.
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A descrição da pasta está limitada a cem (100) caracteres. |
03. Pressionar a tecla Enter no teclado41. Selecionar o Tipo de Documento.
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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Quando Ao pressionar Enter, a pasta é criada na pasta raiz, ela é a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Por isso que os campos estão desabilitados. Assim que forem criadas as subpastas esses campos vem como default preenchidos já com as propriedades herdadas da pasta pai. |
42. Selecionar o Assunto.
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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Para mais detalhes, verificar o recurso Assunto. Quando a pasta é criada na pasta raiz, ela é a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Por isso que os campos estão desabilitados. Assim que forem criadas as subpastas, esses campos vem como default preenchidos já com as propriedades herdadas da pasta pai. |
43. Assinalar se deseja ser Notificado via e-mail.
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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Ao selecionar essa opção, uma notificação via e-mail será enviada quando documentos forem publicados abaixo dessa pasta para os usuários que possuem selecionado o mesmo assunto de interesse. |
44. Assinalar se deseja que a Versão/Revisão seja Inalterável.
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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. |
45. Selecionar a Versão/Revisão.
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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. |
46. Assinalar se Permite Download e Impressão.
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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. Quando selecionado, permite que usuários com permissão mínima de leitura façam o download do documento. |
47. Assinalar se Atualiza Propriedades Cópia Controlada.
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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada. A funcionalidade de Impressão de Cópia Controlada permite determinar a área destino da cópia que está sendo impressa e ainda permite a emissão automática do protocolo de entrega evitando que o conteúdo de documentos controlados sejam alterados ou copiados de forma não autorizada. |
48. Definir se será utilizado o visualizador interno.
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Por padrão, os documentos são apresentados no visualizador interno do fluig. Esse campo somente é habilitado para alteração quando é definido que ele não deve ser herdado da pasta pai. |
49. Assinalar se herda Campos customizados.
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Caso seja assinalado o campo relacionado aos Campos customizados, esta opção não estará habilitada. Para mais detalhes, consultar a funcionalidade Metadados Customizados. |
50. Acionar Confirmar.
Incluir Nova Pasta - Drag and Drop /* Mover para Pasta */
e publicada na navegação de documentos desde que o usuário tenha perfil de gravação no local escolhido. Para cancelar a criação da pasta, basta pressionar a tecla Esc ao invés de Enter. |
Adicionar pasta – drag and drop
01. No local desejado para a criação da nova pasta, arrastar a pasta desejada do local onde ela se encontra e soltá-la no quadro Solte os seus arquivos aqui, que é apresentado na navegação de documentos ao efetuar a ação de arrastar e soltar (drag and drop).
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Ao soltar a pasta no local indicado, é iniciado o processo de upload e publicação da pasta e seu conteúdo desde que o usuário possua pelo menos perfil de gravação. A pasta criada herda segurança, aprovação e propriedades da pasta pai. Na parte inferior da janela é possível acompanhar o progresso da publicação. A opção Cancelar todospermite abortar a criação da nova pasta. Para visualizar os detalhes do processo, acionar a seta localizada no canto superior direito da janela de progresso. Caso ocorram inconsistências durante o upload, é possível acionar a opção Ver detalhes e verificar a descrição do ocorrido. |
Adicionar pasta – avançado
01. No local desejado para a criação da pasta, acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
02. Acionar Nova pasta (avançado).
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Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível incluir uma pasta no modo avançado, ou seja, que permite definir as propriedades da pasta. Mais informações podem ser obtidas em Nova pasta (avançado). |
Renomear pasta
01. Na navegação de documentos, selecionar Localizar a pasta que será renomeadase deseja renomear.
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É É necessário ter permissão de modificação na pasta para renomeá-la. |
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome da pasta.
03. Acionar Renomear.
04. Inserir um novo nome para a pasta.
0405. Acionar Renomear.
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Somente Somente é possível renomear uma pasta caso não exista fluxo de aprovação definido para ela. |
Informações | ||
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Esta documentação está atualizada a partir do fluig 1.5.10. Caso você utilize uma atualização anterior pode conter informações diferentes do que vê no seu fluig. |
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