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Cota (MB)
Tamanho máximo de armazenamento da pasta. A cota definida para a pasta limitará o tamanho total de publicações dentro dela. Esse campo somente é habilitado se o recurso controle de cotas estiver ativo na plataforma e quando a pasta pai não possui controle de cotas. Se a pasta pai possuir controle de cotas, a pasta que está sendo criada herdará o mesmo tamanho da pai e tudo o que é publicado, tanto na pasta pai quanto nas filhas, consome a cota da pasta pai. Para atribuir uma cota para uma pasta pai, é necessário remover a cota específica das pastas filhas, pois elas herdarão o valor definido para a pasta pai. Informações sobre como ativar esse controle podem ser obtidas em Controle de cotas.

Armazenar por longo prazo
Formato do documento que deverá ser gerado e armazenado caso deseje criar documentos para serem armazenados por longo prazo dentro dessa pasta. As opções disponíveis são:
- Não armazena;
- PDF/A;
- ODF.
Ao definir na pasta que deseja armazenar documentos de longo prazo, todos os documentos publicados dentro dessa pasta terão um arquivo de longo prazo. A geração desses arquivos segue as seguintes condições:
- apenas os arquivos com extensão .doc ou .docx, são convertidos pela plataforma, tanto para PDF/A como ODF;
- caso exista a necessidade de criar documentos de longo prazo para outras extensões de arquivos, é possível fazer por intermédio de um plugin externo. Para informações de como criar esse plugin, consulte o “Guia de Referência Customização de Conversores”, disponível em \docs-fluig\Documentos de Customização.

Nota
titleObservação

Eventualmente os documentos convertidos para PDF/A podem perder qualidade, como, por exemplo, os que utilizam recursos como transparência. Depois da publicação dos documentos, recomenda-se que o documento seja visualizado para ter certeza que ele foi armazenado de acordo com o original.

Autor
Usuário que será definido como autor da pasta.

Tags
Rótulos de identificação da pasta para facilitar em uma busca futura.

Tipo de ícone
Ícone de identificação gráfica para a pasta. Mais informações podem ser obtidas em Cadastro de ícones.

Comentário
Descrição sobre a pasta, sobre o tipo de conteúdo que ela armazenará ou outras informações que se julgue relevante.

0903. Acionar a aba Aprovação para definir níveis de aprovação para a pasta, se desejado.

18. Definir se a pasta deve ou não herdar os aprovadores de sua pasta pai.

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Quando assinalada a opção Herda Aprovadores do Pai? não será permitido adicionar aprovadores para a pasta, sempre serão utilizados os aprovadores da pasta pai e a atribuição será em cascata, portanto, ao alterar os aprovadores da pasta pai refletirá nas pastas filhas, netas, etc. que estiverem com a opção assinalada.

Essa opção não é exibida se a pasta pai não tiver aprovadores ou se ela for a pasta raiz.

10. Se a pasta não herdará os aprovadores da pasta pai, inserir uma descrição para o nível de aprovação em Adicionar nível04. Definir os critérios de aprovação para a pasta, se desejado.

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É possível utilizar o recurso de aprovação em níveis, isto é, pode-se determinar que a publicação de uma pasta ou documento passe por vários níveis de aprovação.

11. Acionar Adicionar nível.

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Ao acionar essa opção é exibida uma área na qual é possível definir os usuários que aprovarão os documentos publicados naquela pasta.

12. Acionar Colaborador para incluir um usuário com aprovador da pasta.

Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

05. Acionar a aba Segurança.

04. Definir os critérios de segurança para a pasta, se desejado13. Na janela exibida, selecionar o usuário que será definido como aprovador da pasta e acionar Selecionar.

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Para remover um usuário incluído, basta selecioná-lo e acionar Deletar.

15. Acionar Grupo para incluir um grupo de usuários como aprovador da pasta.

16. Na janela exibida, selecionar o grupo de usuários que será definido como aprovador da pasta e acionar Selecionar.

Informações detalhadas sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

06. Acionar a aba Propriedades Herdadas.

07. Definir as informações solicitadas19. Definir a condição de aprovação para a pasta.

Condição de aprovação
Condição de aprovação para as publicações efetuadas na pasta. As opções disponíveis são:
- E: quando selecionada, determina que devem ser levadas em consideração as opiniões de todos os aprovadores para que o objeto seja publicado;

OU: quando selecionada,determina que basta receber o parecer de apenas um dos aprovadores para que o objeto seja publicado;
Único: quando selecionada, determina que, quando existe uma lista de aprovadores, a decisão do primeiro usuário será definitiva para todo esse grupo de aprovadores. Isso tanto para a aprovação quanto para a reprovação. A diferença de “OU” e “Única” é que, na condição OU, todos precisam reprovar. Se a maioria reprovar, mas o último aprovar, o documento será aprovado.
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20. Definir Acionar a aba Segurança.

20. Acionar a aba Segurança.

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O fluig oferece opções na configuração de segurança de definir permissões e restrições de acesso e ações sobre pastas e documentos. Essas configurações de segurança podem ser definidas especificamente para o usuário, para grupos nos quais o usuário está relacionado ou ainda para "Todos" os usuários ativos do fluig. Dessa forma, um mesmo usuário pode estar configurado com vários tipos de permissões e restrições para uma mesma pasta ou documento, sendo consideradas as maiores permissões e restrições definidas para o usuário logado.

21. Acionar Herda Segurança do Pai.

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Quando acionada o documento passa a herdar todas as seguranças da pasta/fichário pai. Caso o pai também herde segurança, o documento buscará a segurança do avô e assim consecutivamente. Esta opção não aparece quando o documento está na pasta raiz.

22. Verificar '1 - Permissões'.

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Permite a configuração de segurança para a pasta que está sendo criada/editada.
Para mais informações sobre a coluna Todas as Versões, consultar o documento Visualização de Versões Anterior de Documentos/Formulários.

23. Acionar uma das opções da Regra dos Grupos.

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Depende da opção acionada o tratamento da segurança para grupos será diferenciado dos demais. As opções são:
  • TODOS os usuários dos grupos - quando selecionada, os usuários de todos os grupos cadastrados na permissão poderão ter acesso ao documento/pasta, este acesso estará limitado ao nível de segurança para o grupo. Esta opção trabalha com o conceito de União de todos os grupos.
  • SOMENTE usuários comuns dos grupos - quando selecionada, somente os usuários comuns em todos os grupos cadastrados na permissão poderão ter acesso ao documento/pasta, este acesso estará limitado ao nível de segurança para o grupo. Esta opção trabalha com o conceito de intersecção entre os usuários dos grupos.
    Para todas as opções sempre a maior permissão é considerada.
    Estas regras só são aplicadas quando existem mais de um grupo.

24. Acionar Usuários.

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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
  • L - Leitura
  • G - Gravação
  • M - Modificação
  • T - Controle Total
Caso deseje adicionar um grupo de usuário ou todos os usuário, favor ignorar os passos de 23 a 26.

25. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.

26. Acionar Selecionar.

27. Acionar Grupo.

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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
  • L - Leitura
  • G - Gravação
  • M - Modificação
  • T - Controle Total
Caso deseje adicionar um grupo de usuário ou todos os usuário, favor ignorar os passos de 23 a 30.

28. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuários.

29. Acionar Selecionar.

30. Acionar Todos.

31. Acionar '2 - Restrições', localizado abaixo da visualização de permissões.

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 A restrição é utilizada para anular permissões. Dessa forma, uma restrição sem uma permissão não tem efeito na regra de definição de permissões.

32. Acionar uma das opções da Regra dos Grupos.

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Depende da opção acionada o tratamento da segurança para grupos será diferenciado dos demais. As opções são:
  • TODOS os usuários dos grupos - quando selecionada, os usuários de todos os grupos cadastrados na permissão poderão ter acesso ao documento/pasta, este acesso estará limitado ao nível de segurança para o grupo. Esta opção trabalha com o conceito de União de todos os grupos.
  • SOMENTE usuários comuns dos grupos - quando selecionada, somente os usuários comuns em todos os grupos cadastrados na permissão poderão ter acesso ao documento/pasta, este acesso estará limitado ao nível de segurança para o grupo. Esta opção trabalha com o conceito de intersecção entre os usuários dos grupos.
    Para todas as opções sempre a maior permissão é considerada.
    Estas regras só são aplicadas quando existem mais de um grupo.

33. Acionar Usuário.

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 Caso deseje adicionar um grupo ou todos os usuários, favor ignorar os passos de 35 a 38.

34. Buscar e clicar sobre o nome do Usuário.

35. Acionar Selecionar.

36. Acionar Grupo.

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É possível excluir o Grupo ou Usuário por intermédio do ícone apresentado na coluna Excluir. Quando inserido um usuário ou grupo de usuário, determinar o Nível de Segurança:
  • L - Leitura
  • G - Gravação
  • M - Modificação
  • T - Controle Total
Caso deseje adicionar um grupo de usuário ou todos os usuário, favor ignorar os passos de 33 a 40.

37. Buscar e clicar sobre o nome do Grupo de Usuário.

38. Acionar Selecionar.

39. Acionar Todos.

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 Identifica que existe configuração de permissões comum para todos os usuários ativos registrados no fluig.

40. Acionar a aba Propriedades Herdadas.

41. Selecionar o Tipo de Documento.

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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada.
Quando a pasta é criada na pasta raiz, ela é a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Por isso que os campos estão desabilitados. Assim que forem criadas as subpastas esses campos vem como default preenchidos já com as propriedades herdadas da pasta pai.

42. Selecionar o Assunto.

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 Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada.
Para mais detalhes, verificar o recurso Assunto.
Quando a pasta é criada na pasta raiz, ela é a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Por isso que os campos estão desabilitados. Assim que forem criadas as subpastas, esses campos vem como default preenchidos já com as propriedades herdadas da pasta pai.

43. Assinalar se deseja ser Notificado via e-mail.

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Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada.
Ao selecionar essa opção, uma notificação via e-mail será enviada quando documentos forem publicados abaixo dessa pasta para os usuários que possuem selecionado o mesmo assunto de interesse.

44. Assinalar se deseja que a Versão/Revisão seja Inalterável.

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 Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada.

Propriedades herdadas
Quando assinalada a opção presente nessa coluna, determina que o campo correspondente é uma propriedade herdada da pasta pai, ou seja, não será habilitado para edição. A opção presente nessa coluna não é habilitada quando a pasta é criada na pasta raiz, pois a raiz será a pasta pai que determinará as propriedades para as subpastas abaixo dela. Se a pasta for uma subpasta de uma pasta existente na raiz, essa opção estará assinalada por padrão e as propriedades herdadas da pasta pai, sendo possível alterá-las se desejado.

Tipo de documento
Tipo de documento ao qual a pasta pertence. 

Assunto
Assunto ao qual a pasta pertence. Informações adicionais podem ser obtidas em Assunto.

Notificar?
Quando assinalado, determina que será enviada uma notificação por e-mail quando documentos forem publicados dentro dessa pasta para os usuários que possuem o assunto da pasta como um assunto de interesse.

Criar versão/revisão inalterável
Quando assinalado, determina que somente é possível efetuar alterações para a pasta criando uma nova versão ou revisão dela, pois a versão atual é inalterável.

Versão/revisão
Forma de controle de versão aplicada à pasta. As opções disponíveis são:
- Nova revisão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma revisão da versão atual do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma pequena alteração.

  • Nova versão: quando selecionada, determina que as alterações efetuadas resultarão em uma nova versão do documento. É normalmente utilizada quando o documento possui uma alteração grande de conteúdo.


• Manter versão: quando selecionada, determina que será mantida a versão atual do documento. É utilizado quando o documento atual não é mais válido e é necessário trocar a versão corrente por uma nova atualizada. Caso o documento necessite de aprovação, o conteúdo anterior do documento é apresentado. Essa opção somente é exibida quando não for assinalada a opção "Criar versão/revisão obrigatória" ao criar o artigo.

 

 

 




45. Selecionar a Versão/Revisão.

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 Caso seja assinalado o campo Herda Propriedade, esta opção não estará habilitada.

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 Caso seja assinalado o campo relacionado aos Campos customizados, esta opção não estará habilitada. Para mais detalhes, consultar a funcionalidade Metadados Customizados.

50. Acionar Confirmar.

 

 

 

 

 

Renomear Pasta /* movido para Pasta Raiz */

 

01. Na navegação de documentos, selecionar a pasta que será renomeada.

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 É necessário ter permissão de modificação na pasta para renomeá-la.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome da pasta.

03. Inserir um novo nome para a pasta.

04. Acionar Renomear.

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Informações
titleAtenção

Esta documentação está atualizada a partir do fluig 1.5.10. Caso você utilize uma atualização anterior pode conter informações diferentes do que vê no seu fluig.