Fluxo de Caixa

Objetivo

O módulo Fluxo de Caixa foi desenvolvido pela RMS para promover um controle total sobre o movimento financeiro do caixa, proporcionando informações detalhadas de entradas e saídas de valores, bem como de lançamentos futuros, a vencer ou vencidos. A maior comodidade do módulo é fornecer ao usuário uma grande flexibilidade na configuração do programa, fazendo os agrupamentos financeiros que achar relevantes e excluindo àqueles que julgar desnecessários.

Conceito

O Fluxo de Caixa, desde que bem parametrizado, pode ser uma ferramenta importantíssima na toma de decisão por parte da administração da empresa.
Estando completamente integrado com o resto do sistema, é possível importar dados e valores provenientes de contas especificadas no cadastro.
Finalmente, é desejável que o usuário já esteja familiarizado com o Sistema RMS e, principalmente com o módulo de Caixas e Bancos.

Parametrização

Iniciando o Fluxo de Caixa e Configurando o Sistema

Na verdade, o Fluxo de Caixa é um sub módulo vinculado ao módulo de Caixas e Bancos e, portanto, é lá que devemos procurá-lo a fim de iniciar o sistema visto na figura 1. Devemos lembrar que o layout do menu é parametrizável, portanto localize a pasta de nome "Fluxo de Caixa".

 IMPORTANTE
Antes de mais nada é preciso verificar, em Cadastros / Tabelas e Parâmetros / Parâmetros, dentro do parâmetro 166 – Caixa e Bancos, se os acessos FLUXIMPAGR (que efetuará o recalculo dos agrupamentos antes de importar os valores) e FLUXALTCAL (que sempre efetuará o recalculo do fluxo após a confirmação da alteração) estão cadastrados, caso não estejam, cadastre-os atribuindo-lhes os valores abaixo.
Parâmetro: 166
Acesso: FLUXIMPAGR

...

Além disso, será preciso rodar os scripts de criação das seguintes tabelas no banco de dados:
AA1CAFCB, AA1CAFPD, AA1CAFAF, AA1CAFPG, AA1CAFVT, AA1CFXCT, AA2CCAGF, AA1CAGFA, AA1CFLXC, AA1CCFLX, AA1CFLXI, AA1CAGFP e AA1CAFRC AA1CAGFA, AA1CFLXC, AA1CCFLX, AA1CFLXI, AA1CAGFP e bem como as procedures PROC_FLX_CAL, PROC_AGR_FIN, PROC_FLX_IMP.
Feito isso, o passo seguinte será cadastrar os tipos de contas que teremos, por exemplo: dinheiro, cheques, cheques à prazo, tickets e etc.
Para tanto deveremos acionar o ícone Agrupamento Financeiro. Na figura abaixo temos a tela onde se efetua o referido cadastro:

Acima da tela temos as teclas de função com as respectivas descrições. Pode-se trabalhar de dois modos: com o mouse, ou diretamente com o atalho das teclas. Neste manual essas duas funções serão especificadas indistintamente, como na frase: "pressione a tecla F4 para realizar uma ação Confirmar".
Agrupamentos financeiros seguem a mesma forma dos agrupamentos contábeis e fiscais, isto é, a parametrização necessária para selecionar o local de onde se originarão os valores do fluxo. O fluxo utilizará os agrupamentos contábeis e fiscais já criados, no entanto não existem parametrizados agrupamentos financeiros para o Caixa e Bancos e a Tesouraria que se faz necessário e demonstrado agora.
Logo abaixo, temos os campos onde se determina o código do agrupamento financeiro a ser criado e sua respectiva descrição.
Em seguida temos oito fichas referentes aos módulos do RMS para parametrização. Elas informarão de onde e como serão alimentados os dados do Fluxo de Caixa. O funcionamento dessas fichas será detalhado a seguir.

A Ficha Contas a Pagar e Contas a Receber

Outras contas necessitarão de agrupamentos distintos, desse modo não poderíamos agrupar uma conta 00XXX, CONTAS A PAGAR A VENCER na Tesouraria, isso geraria resultados errôneos, ao contrário, ela deverá ser incluída no Contas a Pagar e lá descrita.

A caixa "Títulos a Pagar" deverá estar com o "flag" selecionado.
Dever-se-á então proceder com as informações necessárias para o movimento dessa conta.

"Data do Movimento" se refere em que momento os valores dos títulos devem entrar no fluxo de caixa, existem três opções: por vencimento do título, por agenda do título (a data da agenda é onde o valor do título é agregado/ selecionado) ou por data de pagamento do título, selecione uma das opções que atenda a sua necessidade.
Na "Situação do Título", com relação à data de vencimento, deverá ser informada ao sistema. Há quatro possibilidades: a vencer, vencido, pago ou geral.
Do mesmo modo, o "Agrupamento" poderá ser feito tanto por Nota fiscal como por duplicata, sendo o mais usual fazê-lo por meio de duplicata.
Caso seja necessário, o "flag" totaliza poderá ser selecionado. Se selecionar o número de dias, o número de dias a serem examinados, isso significa que o sistema integrará todos os títulos que estiverem no intervalo de dias selecionado, como pode ser observado na figura. Um exemplo disso, é o caso de querer visualizar seu Contas a Receber vencido num período de X dias anteriores ao período de referência selecionado.
Dentro do campo valores podem-se especificar quais serão os valores importados no agrupamento para o fluxo de caixa. Pode se utilizar simplesmente o valor líquido dos títulos ou seu valor bruto acrescentando as despesas, juros, etc.; e subtraindo os abatimentos, descontos. Basta utilizar os sinais "+ ou – "para o sistema somar ou subtrair o campo correspondente. No sistema essas opções são representadas pela figura abaixo.

É possível ainda especificar as agendas e portadores (bancos, instituições financeiras responsáveis pela operação), no entanto o usuário deve estar ciente que, caso alguma agenda seja especificada, o sistema só fará o movimento daquelas agendas e portadores, sendo todas as outras EXCLUÍDAS do processo.

Se nenhuma agenda for especificada, o sistema analisará todas as agendas que contenham contas a pagar. Para especificar as agendas a serem usadas no fluxo, pode-se simplesmente informar o seu código ou descrição e o sistema a buscará no cadastro.
NOTE: Na ficha do "Contas a Receber" segue o mesmo procedimento do exposto acima, porém com informações de Contas a Receber.

A Ficha Caixas e Bancos

A ficha Caixas e Bancos é o responsável pela movimentação financeira de valores bancários e afins. Sua tela é apresentada na figura abaixo:
 
O "flag" da caixa "Movimento de caixa e Bancos" deve estar selecionado, conforme exemplo acima.
Pode-se, como feito anteriormente para contas a pagar/ receber, escolher a data do movimento no Fluxo de Caixa, são cinco alternativas: Agenda do Movimento, Data de Crédito, Pelo Pagamento, pela data de vencimento e por fim pela data do Movimento, isto é, pela data que ocorreu a transação independente de vencimento ou pagamento.
 
Da mesma forma como nas fichas do Contas a Pagar/ Receber, pode-se especificar as agendas e portadores (bancos, instituições financeiras responsáveis pela operação), no entanto o usuário deve estar ciente que, caso alguma agenda seja especificada, o sistema só fará o movimento daquelas agendas e portadores, sendo todas as outras EXCLUÍDAS do processo.

Se nenhuma agenda for especificada, o sistema analisará em todas as agendas que contenham caixa e bancos. Para especificar as agendas a serem usadas no fluxo, pode-se simplesmente informar o seu código ou descrição e o sistema a buscará no cadastro.

A Ficha Tesouraria

Na configuração da tesouraria, incluiremos os valores em dinheiro ou de operações financeiras de entrada e saída de caixa, cujo movimento altera o saldo do dia. Sua tela é representada pela figura abaixo:

Assim sendo, antes de qualquer procedimento é preciso incluir as contas com as quais deseja trabalhar, isso é feito pressionando a tecla F6 Inclusão.
Fazendo isso, imediatamente a caixa de código irá ativar-se. Pode-se especificar um código de até cinco dígitos para identificar cada conta, a qual deverá ser descrita na caixa seguinte, intitulada Descrição.

Obviamente, de acordo com suas necessidades, pode-se criar quantos subgrupos desejar, bastando identificá-los pelos seus respectivos códigos. O sistema automaticamente irá bloquear qualquer inclusão que tente usar o mesmo código para descrições diferentes ou que tente incluir um código já existente, isso elimina qualquer possibilidade de irregularidade. Na figura acima, temos um exemplo de cadastro padrão:
Abaixo foram listados os códigos para diferentes operações.


NOTE: Poderíamos, se quiséssemos, definir um código geral para cheques e dois outros subcódigos, respectivamente, para cheques a prazo ou à vista. Dentro de cartões, do mesmo modo, poderíamos ter detalhado códigos diferentes para diferentes operadoras e assim para todas as outras contas, conforme a conveniência do usuário.
Em seguida deveremos descrever a conta inserida no sistema. Tomemos como exemplo, o código 001, Dinheiro, devemos agrupá-lo na categoria adequada, ou seja, Tesouraria.

Marca-se o flag de "Movimento de cofre" para habilitar a digitação. Na figura abaixo, temos os campos das operações saldo inicial/ saldo final e entradas/ saídas correntes "Crr". e Saídas "Ast.". Marca-se através de sinal "" no campo da operação que se refere o agrupamento que está sendo criado, indicando quais são os valores a serem importados neste mesmo agrupamento. Nas operações de entrada e saída sempre marque com o sinal de "" em ambas opções "Crr e Ast".

Como já deve ter notado, essa parte do processo é capital para que as informações obtidas pelo movimento de caixa sejam as mais acuradas possíveis.
Logicamente, o dinheiro não virá exclusivamente da tesouraria, poderá vir do Contas a Receber ou Caixas e Bancos. Para que se identifique esse valor em dinheiro como oriundo de um determinado agrupamento, é preciso descrevê-lo no campo Documentos e atribuir-lhe o código da finalizadora correspondente, que o sistema buscará do cadastro do Caixa e Bancos, identificando assim completamente a origem do mesmo.
 IMPORTANTE:
Nunca esqueça de confirmar a inclusão e a configuração de uma nova conta por meio da tecla F4, caso isso não seja feito, o sistema ignorará a transação.

A Ficha Pedidos / Metas

Por fim teremos a ficha Pedidos/ Metas, onde deverão ser cadastrados os pedidos de compra e venda, bem como as metas de venda. A tela característica dessa ficha aparece na figura abaixo.


No campo "compras", temos a possibilidade de especificar se o movimento deve referir-se a pedidos futuros, atrasados (e nesse caso deve-se entrar o número de dias em atraso) ou ambos.

No campo "venda", pode-se especificar os "pedidos de vendas" ou "metas de vendas" nos respectivos "flags". Nunca marque ambos, pois poderá trazer valores em duplicidade.

Acompanhando a figura, no campo "agendas", podemos especificar as agendas que desejamos movimentar digitando o código das agendas de sua necessidade que o sistema buscará do cadastro, mas lembre-se: uma vez especificadas, o sistema restringirá seu foco, ignorando todas as outras agendas.

A Ficha Cheques

O "flag" da caixa "Cheques" deve estar selecionado, conforme exemplo.

Deve ser selecionada a opção para levantamento dos cheques, que deverão ser considerados:

...

Caso seja necessário, o "flag" totaliza poderá ser selecionado. Se selecionar o número de dias, o número de dias a serem examinados, isso significa que o sistema integrará todos os títulos que estiverem no intervalo de dias selecionado.
Da mesma forma como nas fichas anteriores, podem-se especificar as agendas e portadores (bancos, instituições financeiras responsáveis pela operação), no entanto o usuário deve estar ciente que, caso alguma agenda seja especificada, o sistema só fará o movimento daquelas agendas e portadores, sendo todas as outras EXCLUÍDAS do processo.

Se nenhuma agenda for especificada o sistema analisará em todas as agendas que contenham caixa e bancos. Para especificar as agendas a serem usadas no fluxo, pode-se simplesmente informar o seu código ou descrição e o sistema a buscará no cadastro.

A Ficha Clientes

O "flag" da caixa "Clientes" deve estar selecionado, conforme exemplo.

Data do Movimento

...

Caso seja necessário, o "flag" totaliza poderá ser selecionado. Se selecionar o número de dias, o número de dias a serem examinados, isso significa que o sistema integrará todos os títulos que estiverem no intervalo de dias selecionado.

A Ficha Contratos

O "flag" da caixa "Contratos" deve estar selecionado, conforme exemplo:

Situação
Escolha a opção que determina a situação do contrato que desejada, que faça parte do Agrupamento.

...

Agendas
Da mesma forma como nas fichas anteriores, podem-se especificar as agendas e portadores (bancos, instituições financeiras responsáveis pela operação), no entanto o usuário deve estar ciente que, caso alguma agenda seja especificada, o sistema só fará o movimento daquelas agendas e portadores, sendo todas as outras EXCLUÍDAS do processo.
Se nenhuma agenda for especificada, o sistema analisará em todas as agendas que contenham caixa e bancos. Para especificar as agendas a serem usadas no fluxo, pode-se simplesmente informar o seu código ou descrição e o sistema a buscará no cadastro.

Uma vez especificadas e agrupadas todas as contas de movimentação financeira, deve-se confirmar através da tecla F4 confirma e partir para a próxima fase: a Configuração do Fluxo de Caixa. Vale a pena lembrar, que o usuário poderá sempre voltar ao módulo de agrupamento financeiro para fazer todas as mudanças que achar necessária, no entanto, visto a natureza desse módulo ser muito importante para as demonstrações financeiras e fluxo de dinheiro no caixa, seu uso deve ser restrito.

Configurações do Fluxo de Caixa

Introdução

A configuração do Fluxo de Caixa é o coração do módulo, nessa parte serão especificados como os valores serão calculados e apresentados no relatório de Fluxo de Caixa. Nesse sentido, é necessário prestar bastante atenção nessa parte para que os resultados obtidos sejam precisos e reflitam a situação real do caixa.
Duas contas devem ser criadas obrigatoriamente, a conta de Saldo Inicial e a de Saldo Final, uma vez que serão dessas duas categorias que serão subtraídos ou somados os valores de despesas e receitas, respectivamente. As outras contas poderão ser cadastradas segundo a conveniência do usuário, através da tecla F6 Incluir. Aqui também, o sistema não aceitará duplicidade de códigos, sendo gerada uma mensagem de erro caso isso ocorra, o que diminui sobremaneira a possibilidade de se efetuar lançamentos incorretos. Sua tela inicial está representada pela figura abaixo.

Configurando as contas

Usaremos como exemplo a conta 6.00.000, TESTE MANUAL, para facilitar a explicação, entretanto recomendamos cadastrar todas as contas necessárias antes do Saldo inicial ou final, devido ao fato das demais contas necessárias para a composição/ parametrização dos saldos.
A parametrização do saldo inicial aparece na figura abaixo:

Primeiro, cadastra-se um código de seis dígitos e uma descrição que figurará no Fluxo de Caixa.
Além disso, é preciso informar ao sistema o tipo de conta: conta analítica, conta sintética ou cabeçalho.

...

Se for necessário "flag" as opções, informando se esta conta vai fazer parte do gráfico e se a conta é de saldo inicial ou final.


 

Logo abaixo, percebemos que existem dois campos Previsão / Real e dentro deles temos quatro fichas "Cálculo, Financeiro, Contábil e Fiscal".
A conta Saldo Inicial está descrita na Ficha Cálculo (as demais fichas serão demonstradas mais adiante), uma vez que ela será o resultado das movimentações do dia anterior e servirá como base de cálculo para as informações do dia atual. De fato, o saldo inicial de um dia só poderá ser o saldo final do outro dia, porque reflete a quantidade de capital em caixa, após as transações do dia anterior.


No campo Previsão deverá ser informado o código da conta referente ao resultado do Saldo Final (esta já deve estar cadastrada no fluxo, o seu cadastramento é explicado a seguir).
O campo +/- indica quais os valores devem ser somados e quais subtraídos, basta apenas digitar o sinal correspondente, no exemplo foi usado o sinal de +.

Deve-se então informar se o valor foi informado "Inf", isto é, digitado diretamente no fluxo, se foi importado de outro módulo "Imp" ou se foi calculado "Calc", isto é, a soma do que foi importado mais o que foi informado. Obviamente, como se trata de uma conta de saldo, ela é o resultado do cálculo do dia anterior, portanto deve-se colocar um "S" nesse campo e os outros todos "N" (como na figura 18). Na coluna "dias" deve-se informar que dia se refere o valor da conta. Existem duas opções, o valor 1, ou seja, o dia anterior, como no exemplo usado (saldo final do dia anterior). Para o caso de contas que se estejam trabalhando com o dia atual, deve-se informar o valor 0.
 DICA:
Ao parametrizar os campos "Inf.; Imp.; Calc." sempre parametrize com "S" o campo "Calc", pelo simples fato de essa opção ser uma soma dos outros anteriores, portanto já contemplando os valores dos mesmos, só utilize "inf e Imp" em casos específicos que não se queiram cálculos.

Recapitulando:
+/-: sinal de = soma ou = subtrai a conta;
Inf. (Informado): S (sim) ou N (não);
Imp. (Importado): S (sim) ou N (não);
Calc. (Calculado): S (sim) ou N (não);
Dias: 1 (dia do fluxo anterior) ou 0 (dia atual do fluxo).
O procedimento para parametrização do campo "real" é a mesma do campo "previsão".
 NOTE:
Sempre a configuração do campo "previsão", no que se refere às colunas "Inf, Imp, Calc", deve ser a oposta à do campo "real". Compare na figura 19:

 


Para a parametrização da conta "Saldo Final" do dia será calculado, por meio do saldo inicial adicionado ou subtraído todas as entradas e saídas do fluxo.
A partir desse exemplo, podemos notar que o "saldo final" será o valor do saldo inicial acrescido ou diminuído do movimento das contas do dia. Assim, contas de saída de valores marcaremos com um e contas de entrada de valores marcaremos com um , isso indicará ao sistema como proceder como cálculo. O dia a ser informado deve ser 0, uma vez que é o atual. Os valores devem ser especificados quanto a sua origem (Inf, Imp, Calc) e não se deve esquecer que a configuração do campo "previsão" deve ser oposta à do campo "real".


O campo cálculo é o responsável pelo cálculo do saldo final, quando do fechamento do caixa, as outras fichas têm um caráter descritivo e informam de que setor provém determinadas contas.
Assim proceder-se-á com o restante das contas, as contas que possuem caráter financeiro (por exemplo: Contas a Pagar) também devem ser parametrizadas na ficha Financeiro, e aparecerão no Fluxo de Caixa sob essa denominação. As operações contábeis (por exemplo: impostos) deverão ser lançadas na ficha Contábil e as operações fiscais (por exemplo: ponto de situação Estoque) na ficha Fiscal.
Todas as fichas mencionadas acima apresentam a mesma configuração, mas lembre-se:
A FICHA FINANCEIRA utiliza os agrupamentos financeiros cadastrados no Fluxo de Caixa.
A FICHA CONTÁBIL utiliza os agrupamentos contábeis da DLP.
A FICHA FISCAL utiliza os agrupamentos do ponto de situação.
Portanto analisaremos somente uma delas: a ficha Financeiro.
Sua tela característica aparece na figura abaixo:

No campo Previsão digita-se o código do agrupamento financeiro a que se refere à conta, no campo A/D especificar se a conta é "A" (anterior à data de referência) ou "D" (posterior à data de referência, incluindo a própria data). Essa data de referência será a selecionada na hora da emissão do fluxo de caixa, como veremos no Capitulo 4.
O campo "(+/-)'' serve para a importação do agrupamento quanto à operação. Sempre utilize o sinal
"" para somar o valor do agrupamento. Só utilize o sinal "" quando for abater esse valor no fluxo.
O procedimento se repete no campo "Real" na ficha financeiro.
Não se deve esquecer de sempre, ao efetuar uma alteração ou inclusão, de acionar a tecla F4, Confirma.

Montagem e Emissão da Planilha do Fluxo de Caixa - VASFLUXO

Ao clicar no ícone Fluxo de Caixa no menu do RMS a seguinte janela aparece igual na figura abaixo.



Aqui deve-se entrar com os dados para emitir a planilha.
Seguindo a figura acima, poderá escolher entre:
Geral, caso em que o sistema apresentará o fluxo tanto da empresa quanto das filiais.
Poderá escolher somente Empresa, para um Fluxo de Caixa mais restrito ou Filial, se desejar monitorar a filial.
Caso escolha Geral, o código padrão será 1.
Se escolher Empresa ou filial deverá entrar com o código da mesma no campo "código" que se abrirá. Em caso de dúvida o código está disponível pela consulta.
Entre com a moeda com a qual quer trabalhar. Se não preencher esse campo o sistema considerará em Reais (R$).
Em seguida com a data de referência, geralmente a data do dia, e então a data inicial e final que o fluxo de caixa deverá cobrir. Uma vez feito isso, tecle F4 confirma.
Após clicar em confirmar, abrirá a tela do Fluxo de Caixa, conforme figura abaixo. Nunca se esqueça de importar os dados (tecla ShF2) e de calcular (tecla F4). O sistema RMS irá gerar um fluxo como o da figura abaixo.

Utilize a tecla F2 Alterar para digitar valores manualmente, primeiro clique no campo que deseja alterar e em seguida clique em F2. O sistema abrirá uma janela para digitação de valores na respectiva conta.
LEMBRE-SE: Ao alterar os valores confirme com a tecla F4 Confirmar ou F3 Sair para desistir sem salvar as alterações.


 NOTE: A descrição das contas é navegável, para detalhar analiticamente as contas que compõem de determinado grupo simplesmente clique no sinal de mais "+" para expandir ou no de menos "-" quando for contrair.
Pode-se escolher para ver o movimento diário, semanal, quinzenal ou mensal, clicando nos botões acima da planilha, o fluxo modificará sua exibição de acordo com a opção desejada.

Pressionando-se ainda as teclas ShF5 C.Pagar e ShF6 C.Receber, pode-se ter detalhes dos títulos no período de referência compreendido no Fluxo, nos respectivos módulos do Contas a Pagar (VAPMONLI) e a Receber (VARMONLI).

Contas a Pagar

Contas A Receber
Finalmente, se for preciso, poderá ser impresso um gráfico, para tanto basta pressionar o botão gráfico ao lado do botão planilha.

No gráfico poderemos analisar o Fluxo de Caixa de um modo visual e elucidativo, também poderemos fazer o confronto das previsões com os fatos reais.
Devemos solicitar atenção na quantidade de contas a serem visualizadas no gráfico, já que quanto maior o número de contas parametrizadas, maior e mais pesado será o gráfico exibido, portanto só selecione a contas realmente necessários para análise do Fluxo de Caixa.

Assim como o Fluxo de Caixa, o gráfico também pode ser visualizado diário, semanal, quinzenal e mensalmente, clicando nos botões correspondentes conforme figura.

Fluxo de Caixa Novo – VASCFLUX

Esse programa permite, de uma forma geral, juntar as informações de Pedidos, Metas, Contas a Pagar e Contas a Receber e montar um FLUXO dessas informações.

Campos de Tela:

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Esse botão perimiti chamar o programa VASCFLUX mas essa função não está disponível.

Consulta de Valores Agrupados – VASCAGRF

Lista os valores por agrupamento – consulta.

Principais funções e procedimentos:
Descrição das funções.

...