INTEGRAÇÃO TOTVS Educacional X Urânia

A elaboração dos horários dos professores de uma Instituição de Ensino é um trabalho árduo e que requer muita atenção. Para fazer um horário escolar, deve-se considerar a especificidade de cada docente: disponibilidade de dias e horários e quais disciplinas ministra.

Sistemas Envolvidos

• TOTVS Educacional - O módulo Educacional gerencia escolas e faculdades (ensino básico e superior), por meio de ferramentas que permitem maior agilidade nos processos que envolvem os alunos, responsáveis, professores e os funcionários.
• Urânia - Software desenvolvimento para auxiliar na preparação de quadro de horários.

Integração

O TOTVS Educacional pode ser configurado para integrar com o sistema Geha/Urânia, com o objetivo de auxiliar na elaboração de horários para as turmas disciplinas, como para os professores.

Premissa:

Esta integração ocorre através de exportação e importação de arquivos xml.

• URANEXP.XML: Utilizado para exportar dados do Totvs Educacional para o Urânia.
• IMPORT_URANIA.XML: Utilizado para importar dados do Urânia para o Totvs Educacional.

Escopo

As entidades e os pontos de integração que farão parte do escopo dessa integração são:

Perfil de Acesso

Para definição do perfil de acesso para as funcionalidades relacionadas a integração com o Urânia o usuário deve acessar o módulo Serviços Globais | Segurança | Perfis, selecionar o contexto Educacional.

Segue árvore de permissões relacionada ao Urânia.

Perfil de acesso: Educacional | Integrações | Urânia

Parâmetros de Integração

Segue abaixo a definição de parâmetros para a utilização da integração entre TOTVS Educacional e Urânia.

O acesso ocorre por meio do TOTVS Educacional | Configurações | Parâmetros | Urânia

Utiliza Integração com o Urânia 

• O Urânia somente estará disponível se o TOTVS Educacional estiver parametrizado para integrar com o Urânia.

Utiliza "Ambiente " do Urânia como "sala" do TOTVS Educacional

• Com este parâmetro marcado no cadastro de sala é disponibilizado o campo "Referência de sala para o Urânia" para que seja informado a referência do Ambiente no cadastro da sala.

Permitir atualização dos horários da turma disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada 

• Os horários serão atualizados somente se o controle de aprovação dos dados da folha de pagamento estiver ativo. Assim acesse: Parâmetros | Integração| Folha | Folha 2/2 " Utiliza controle de alteração de registro", marque a opção Professor da Turma/Disciplina.

Permitir alteração de salas via integração após a matrícula de aluno  

Permitir alteração de professores da turma/disciplina via integração após a matrícula de alunos

Permitir alteração de horários via integração após a matrícula de alunos

Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo previsto preenchido no plano de aula 

Pré-requisitos instalação/implantação/utilização

Não é escopo desse documento descrever as instalação do ERP RM e nem sua configuração.

RM

Utilizar a versão RM 12.1.15 ou superior.

Controle de Versão

O grupo TOTVS, representado por suas marcas, irá administrar as demandas de evolução dos layouts e demais ajustes, acordando junto aos solicitantes o prazo de liberação de release.

Todas as evoluções programadas deverão ser discutidas e aprovadas pelas marcas antes do início do desenvolvimento e somente serão desenvolvidas em caso de concordância das marcas e alinhamento com as diretivas definidas pelo Comitê de Integração TOTVS.

Cadastros

Descreva características gerais do fluxo de informações e que serão comuns para este tipo de entidade. Características particulares para cada entidade deverão ser citadas em tópicos específicos de cada entidade.

Sempre que existir (a sugestão é sempre criar) e for agregador ao documento acrescentar aqui os diagramas/imagens ou até mesmo colocar tais diagramas diretamente na especificação dos processos

Em seguida faça uma descrição para cada um dos fluxos para cada entidade

Processos

Exportação de dados Urânia

Para exportar os registros de Disciplinas, Turmas, Professores, e a Gradedeve-se utilizar o processo de Exportação de dados Urânia. Tal processo é  acessado em Integrações | Urânia | Exportação de dados Urânia.

Ao executar o processo e preciso informar também o total de aulas por dias das turmas, quais os dias da semana que irão ocorrer as aulas e onde será gerado o arquivo com os dados que é importado para o Urânia. Esse processo gera o arquivo “URANEXP.XML”, através do TOTVS Educacional.

Após selecionar as entidades Disciplinas, turmas e Grade irá adicionar um passo no processo para que seja selecionado as turmas. Estas poderão ser selecionadas utilizando o filtro da turma através do curso, habilitação e turma, ou por seleção de consulta SQL ou por filtro de globais.

Se selecionado a entidade Professor será exibido um passo no processo para identificar os professores que serão importados.

Ao concluir a execução do processo será exibido informações no log das entidades que foram exportadas para o arquivo URANEXP.XML”. O arquivo criado está seguindo o layout definido disponibilizado pelo Urânia. 

Importante

O log do processo informa:

• Se existe turmas associadas a um turno que não possui nenhum agrupamento de horário informado;
• Se existe turmas que não tem agrupamento de horário definido e o turno associado estiver a definição de mais de um agrupamento;
• Se o número de horários do agrupamento da turma for diferente do valor total de aulas definido no processo;
• Quando existir informações no layout do urânia menores que as respectivas informações do TOTVS Educacional e que precisarem forem truncadas;
• Cadastros que não foram exportados.

Ao executar o processo, se estiver parametrizado para exportar "Grades" (turmas/disciplinas) irá apenas as turmas/disciplinas ativas e que não sejam gerenciadas.

Consistências realizadas no processo

Nome da turma

O campo "Nome turma" do arquivo de "turmas" está relacionado ao nome reduzido do cadastro de turma do TOTVS Educacional. Caso o campo do cadastro da turma estiver vazio ou for maior que o definido no layout, a turma não será informada no arquivo.

Número de aulas

O campo "Número de aulas" do arquivo de "Disciplinas" está relacionado ao número de aulas do cadastro de turma/disciplina do TOTVS Educacional e este deve estar preenchido, caso o mesmo esteja em branco a  a turma/disciplina não será informada no arquivo.

Abreviatura do professor

O campo "Abreviatura" do arquivo de "professores" está relacionado ao campo apelido do cadastro de professores do TOTVS Educacional. Caso o campo do cadastro do professor  estiver vazio ou for maior que o definido no layout, o professor não será informado no arquivo.

Observação: Quando é exportado além dos dados um turno integral para o urânia, o Sistema divide o turno em dois para facilitar a criação dos horários. Assim na hora de importar para o Educacional é necessário selecionar a opção de exportar vários arquivos no sistema urânia para que haja a unificação dos dois horários, e o sistema educacional receba um único arquivo contendo todos os horários do turno integral.

Importação Dados urânia

Através deste processo é possível importar as alocações de salas e professores do Urânia para o TOTVS Educacional.  Tal processo é  acessado em Integrações | Urânia | Importação dados urânia.

Na execução do processo é informado o período letivo, o período do turno e o arquivo que foi gerado no Urânia.

Observação: Este processo não atualiza os dados da turma/disciplina, as informações importadas são armazenadas em um estrutura temporária que possibilita a conferência das informações antes da efetivação na base de dados. O processo respeitará o contexto corrente do usuário.

Durante o processo de importação algumas validações são realizadas:

• Verifica a existência da turma referenciada no arquivo de importação;

• Verifica a existência da turma/disciplina referenciada no arquivo de importação;

• Verifica a existência do professor referenciado no arquivo de importação;

• Verifica a existência da sala (ambiente) referenciado no arquivo caso o parâmetro "Utiliza "Ambiente” do Urânia como “Sala" do TOTVS Educacional estiver habilitado;

• Verifica a existência da relação entre aula e o horário do TOTVS Educacional;

• Parâmetro "Permitir atualização de turma/disciplina com conteúdo previsto preenchido no plano de aula" desabilitado;

• Parâmetro "Permite atualização dos horários da turma/disciplina que possua professor com folha de pagamento aprovada" desabilitado;

• Verifica a existência de alunos matriculados.

Ao concluir a execução, é informado no log:

• Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas apagadas: Número de turmas/disciplinas que foram importadas na execução anterior do processo para o período letivo e turno

• Quantidades de turmas/disciplinas: Número de turmas/disciplinas que é importada

• Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas com pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que possuem algum tipo de inconsistência, podem ser do tipo pendência: log que precisa de alguma ação do usuário ou aviso: log para o qual existem permissões no processo de importação definitiva e dependendo da escolha do usuário poderá impedir ou permitir a atualização da turma/disciplina.

• Quantidade de turmas/disciplinas sugeridas sem pendência/aviso no log: Número de turmas/disciplinas que foram importadas e não ocorreu nenhuma inconsistência.

• Detalhes da importação de cada turma/disciplina.

Estrutura das turmas/disciplinas importadas do Urânia

Visualiza os dados das turmas/disciplinas importados do Urânia para o TOTVS Educacional. O que permite verificar as informações das turmas/disicplinas importadas e se existe algum log pendente.

Para cada turma disciplina o usuário poderá visualizar ao ir em anexo:

• Os horários da turma/disciplina definidos no Urânia
• Os logs da importação do Urânia: as lista do logs encontrado durante a importação

O Anexo de horários irá conter informações da sala, caso esteja parametrizado para utilizar "Ambiente" do Urânia como sala e o anexo do horário irá conter os professores associados ao horário.

Todos as iinformações de Turmas/Disciplinas, Horários, Logs da importação do Urânia e Professores são apenas leitura, não possibilitando nenhuma inserção, edição ou exclusão.

Atualização do log das turmas/disciplinas sugeridas

O processo de importação das informações do Urânia para as tabelas temporárias do TOTVS Educacional executa várias validações e a partir dessas o sistema pode registrar logs com status "Pendente" ou "Aviso".

Os logs com status "Aviso" não interferem na atualização das turmas, mas dependem de permissões e parâmetros a serem definidos no processo de importação definitiva para permitir ou barrar uma determinada atualização.

Já os logs com status "Pendente" devem ser resolvidos para que a atualização possa acontecer e existem dois caminhos: 

1) Ajuste do problema no Urânia, seguindo este caminho o usuário deverá realizar outra importação para as tabelas temporárias.

2) Ajuste do problema no TOTVS Educacional que não requer uma nova importação para as tabelas temporárias.

É justamente para o cenário de ajuste no TOTVS Educacional que é executado o processo para atualizar o status dos logs da importação do Urânia.

Ao selecionar as turmas/disciplinas e executar o processo todas as validações realizadas no processo de importação são refeitas podendo gerar os seguintes resultados:

• Itens que estavam pendentes no log podem passar a resolvidos;
• Itens de avisos podem passar a resolvidos caso não sejam mais encontrados;
• Novos itens podem ser incluídos no log.

Cria estrutura de oferta a partir da turmas disciplinas importadas

O processo de “Criar estrutura de oferta a partir das turmas/disciplinas sugeridas” busca as informações das turmas/disciplinas sugeridas e com base nesta cria/atualiza:

• Cadastro horário da turma/disciplina

• Cadastro professores da turma/disciplina

• Cadastro dos horários dos professores da turma/disciplina

• Geração do plano de aula

Quando uma turma/disciplina é atualizada todos os seus anexos (horários, professores, horários dos professores e planos de aula) são excluídos e depois são recriados com base nas informações da turma/disciplina sugerida.

Na primeira etapa do processo é selecionado as turmas/disciplinas que vieram do Urânia que serão importadas a oferta para o TOTVS Educacional. No filtro de turmas/disciplinas irá retornar apenas turmas/disciplinas que não possuem log pendente.

Na segunda etapa do processo o usuário poderá optar por gerar plano de aula ou não. Caso opte em gerar plano de aula é preciso informar os parâmetros da geração do plano de aula para avançar para o próximo passo.

Na terceira etapa o usuário poderá definir as permissões e os valores para a associação do professor.

 Os parâmetros estarão habilitados caso o usuário tenha permissão no perfil de usuários ou esteja habilitado nos parâmetros do sistema, na integração Urânia.

Parâmetros

Sobregravar a estrutura da turma/disciplina mesmo que contenha alunos matriculados 

Atualizar turma/disciplina com dados de pagamento de professores aprovado

Atualizar turma/disciplina que contenha plano de aula gerado com conteúdo previsto preenchido

Permitir superalocação de alunos, de salas e de professores

Nesta etapa é informado também os valores para a inclusão dos professores das turmas/disciplinas.

Importante

Caso as turmas/disciplinas selecionadas não possuam alunos matriculados o processo será executado e irá:

• Atualizar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e estejam sendo reimportados pelo Urânia.

• Adicionar as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que não existam na oferta e que estejam sendo enviados pelo Urânia.

• Excluir as informações de horários dos professores, professores e horários da turma/disciplina que já estejam cadastrados e não mais estejam sendo enviados pelo Urânia.

Quando existir alunos matriculados nas turmas/disciplinas selecionadas e o usuário não possuir a permissão ou não irá sobregravar as informações da turma/disciplina, será exibido um novo passo no processo para que sejam informadas as datas de início e término que serão utilizadas para criação de horários modulares e definição dos períodos de início e fim de participação dos professores nas turmas/disciplinas.

Limitações / Restrições Gerais

Descreva limitações e restrições para cada fluxo descrito no tópico anterior. Exemplo:

• ERP1 envia ITEM cadastrado para o ERP2

ERP1 somente enviará o ITEM se este estiver em uma das famílias cadastradas no parâmetro FAMILIA_INTEGRACAO.

Se o tipo de valorização do estoque for FIFO.

• ERP2 envia PEDIDO cadastrado para o ERP1

O pedido recebido no ERP1 vindo do ERP2 estará bloqueado para alteração.

Como fazer (opcional)

Descreva os passos que viabilizem a integração.

Exemplo:

Os passos para viabilizar a integração são:

• No Logix ou no Protheus efetue o cadastro das seguintes informações: Clientes, fornecedores, transportadores, cidades, cotação de moeda e unidades de medida.
• No Logix cadastrar um novo depositante e efetuar toda a parametrização necessária para a operação de WMS.
• No Logix cadastrar um novo produto que seja controlado pelo WMS, para o depositante cadastrado anteriormente.
• No Logix efetuar um processo de recebimento para o produto cadastrado anteriormente, utilizando uma nota fiscal provisória (tipo “A”).
• No Protheus consultar a nota fiscal de recebimento que foi registrada no Logix, validando as informações recebidas.
• No Logix efetuar um processamento de regularização fiscal, efetuando a cobertura dos produtos recebidos anteriormente.
• No Protheus verificar se foi efetuado corretamente o relacionamento entre os dois documentos.
• No Logix efetuar um processo de expedição para o novo produto cadastrado, até o momento do envio da mensagem de integração de pedido de venda.
• No Protheus efetuar o faturamento do pedido de venda recebido.
• No Protheus verificar se a nota fiscal gerada contém todas as informações necessárias para o segmento de operador logístico (armazém geral).
• No Protheus efetuar a escrituração fiscal das notas fiscais, verificando se as regras da legislação deste segmento foram respeitadas.
• No Logix é possível consultar o número do pedido de venda gerado para as notas fiscais de retorno simbólico e conta/ordem no programa WMS6333 (Consulta de Documentos). Para os processos de faturamento de serviço o número do pedido está disponível no programa WMS6411 (Movimentos a Faturar).

Situações comuns (opcional)

Descreva situações problemáticas comuns que podem ocorrer durante o funcionamento da integração e como solucioná-los. Neste ponto também é importante dar instruções de como reconhecer e investigar problemas que podem vir a ocorrer durante a integração. Se houver, apresente tabelas de códigos e descrições de erros que a integração poderá apresentar.

Este tópico possivelmente será alimentado com as experiências durante o desenvolvimento da integração e poderá ser realimentado durante o uso da integração no cliente.

Exemplo 1:

Tratamento de erros de integração (Produto A)

Tratamento de erros de integração (Produto B)

Exemplo 2:

Quando uma mensagem é enviada do Logix para o Protheus, podem ocorrer situações em que o WebService não estará totalmente funcional. Nestes casos uma mensagem de erro genérica irá aparecer na tela:

Exemplo:

Erro ao enviar a mensagem de Cidade via Integração

Se o arquivo de log for analisado, poderemos ver a falha na comunicação com o sistema destino:

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WSCERR044 / Não foi possível POST : URL http://172.16.31.57:8011/ws/FWWSEAI.apw

ADVPL WSDL Client 1.080707 / tst on 20120315 08:49:51

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Para resolver este problema, verifique as configurações do sistema de destino, analisando o funcionamento do servidor utilizado para esta comunicação e a habilitação do endereço do WebService. 

Checklist de suporte da aplicação

Crie um check-list de verificação de alguns pontos importantes para o funcionamento e atendimento da integração.

Instalação/Configuração

Relacione itens de verificação para garantir que a integração está corretamente instalada e configurada. Isto não pode ser uma cópia do procedimento de instalação/configuração, mas verificações pontuais que podem remeter aos itens da instalação.

Checklist de Verificações:

Relacione itens de verificações para que o atendente possa:

• Identificar o funcionamento da integração;
• Identificar a ocorrências de problemas;
• Coletar evidências do mau funcionamento relatado pelo cliente;
• Realizar possíveis ajustes na integração quanto à configuração ou negócio.

Anexos