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Objetivo

O objetivo deste recurso é administrar todas as despesas de um imóvel ou subunidade, sejam elas taxas, tarifas, tributos, despesas de consumo ou manutenção, condomínio, etc. As despesas em sua maioria são recorrentes, mensalmente ou anualmente, tendo variação de valores, mas também serão tratadas despesas esporádicas.

O recurso deve permitir identificar despesa, Gerar a Cobrança no Backoffice, ou seja, gerar movimento a pagar (ex: Pedido de Compra)  centralizando assim a digitação, já que o volume é um dos fatores críticos desta rotina, além de gerar o repasse destes pagamentos aos inquilinos, para as despesas que forem reembolsáveis. É importante que no reembolso o sistema tenha a inteligencia de gerar mes a mes este repasse verificando quais imóveis estão locados e se necessário faça o rateio daqueles que tiverem locação fracionada. Assim o usuário não terá que fazer controles a parte (planilhas excel) para saber se o imóvel está vago ou  não e se pode ou não repassar a despesa.

Este recurso posteriormente será utilizado nos módulos de Venda e Condomínio, portanto sua nomenclatura deve ter características genéricas.

Menu de Acesso

No módulo de aluguel o recurso terá as seguintes opções de acesso:

• No menu Geral: onde serão apresentados todas as despesas;
• Anexo ao Imóvel: onde serão apresentados todas as despesas.

Regra de Negócios

O controle de despesas terá as seguintes informações:

• Tipo: (Tabela)
  • Código
  • Descrição: 

Para o controle de Tributos será criado um novo recurso.
Este controle deve permitir a gestão de tributos relacionados ao imóvel e com cobranças recorrentes, como é o caso de IPTU, Taxa de limpeza, foro entre outros.
Tais tributos são cobrados anualmente, geram cobranças financeiras e podem ser parcelados, em virtude disso integrarão com o financeiro via Evento Financeiro.
Macro Escopo

• Criação do cadastro de tipo de tributo com os campos
• Código
• Descrição Criação do cadastro de
  • (IPTU / foro / taxa de lixo)
• Tipo de Evento Financeiro
• Parâmetros de integração financeira
• • Tributo
  com os campos
  • :
• Tipo de tributo;
• Código do contribuinte
• • campo que informa 
• Parâmetro para gerar Movimento (Pedido de Compra)
• Gerar Cota para cada inscrição municipal.(s/n)
• Freqüência : Anual, Mensal e ÚnicoDescrição;
• Imóvel (1 ou vários): Um imóvel poderá ter um ou vários índices cadastrais, que é o caso de Edifícios Garagem, onde cada vaga tem um IPTU distinto, podendo totalizar volumes como 600 vagas, com o mesmo número de guias para pagamento. Como o cadastro é aberto, eventualmente podem ser cadastrados vários imóveis mas tendo apenas um registro municipal e e um único IPTU ou vice versa;
  
  Como a mesma despesa pode ser recorrerá ano após ano será gerado um controle das cobranças com os seguintes dados:
• A competência: mês / Ano
• Exercício: Ano 
• Status ou situação: em preparação, integrado: 
• Nº de controle: este número pode ser o número do documento ou da inscrição 
• Entidade: Órgão  ou empresa responsável pela cobrança
• Área do terreno: dado informado quando se tratar do tipo Tributo. Avaliar Default como competência anterior, ou dado do empreendimento.
• Área Construída: dado informado quando se tratar do tipo Tributo. Avaliar Default como competência anterior, ou dado do empreendimento.
• Valor Venal: valor venal avaliado pelo órgão. Campo aplicado quando o Tipo for Tributo. (ex: IPTU) este valor tb pode ser informado no cadastro do imóvel. 
• Data do vencimento: informado pelo usuário
• Valor Total da Cota:
• Valor com Desconto para Cota Única: corresponde ao valor para pagamento a vista
• Número de Cotas de Cobrança
• Valor das Cotas: campo calculado pela formula (valor Total da cota/ Número de Cotas) se o Número de Cotas for 1, considerar Valor com Desconto para Cota Única
• Atualiza Valor Venal do Imóvel (sim ou não);
• Repasse: locador ou locatário ou Nenhum. Permitir indicar a ordem de prioridade
  • locatário: se o imóvel estiver locado o sistema deve gerar o repasse da cobrança contra o locatário, conforme vigência do contrato de locação, e proporção por metro quadrado locado.
  • Locador: se o imóvel for de terceiro o sistema deve gerar o repasse da cobrança contra o locador, mesmo que o imóvel não esteja locado e não esteja gerando cobranças. Não deve ser verificada a vigência do contrato de administração.
  • Nenhum: neste caso não há repasse da cobrança.
• Número de Cotas de Repasse: o repasse pode ser feito pelo mesmo número de cotas da cobrança ou por uma quantidade definida, ou seja, a administradora do imóvel pode pagar o IPTU a vista mas repassar em 8 cotas.
• Vencimento 
• Permitir associar documento digitalizado e levá-lo (a referencia fluig) até o movimento do backoffice.
• Anexo a este registro devem constar todas as cotas geradas controlando o status se já foi integrado para o backoffice ou não.
  
  Processos
  
  
• Gerar Competência Criar processo para gerar competência. . Detalhes do processo serão estabelecidos em tempo de projeto.

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• Gerar Cotas de cobrança
  O processo de Gerar Cotas verifica o número de cotas definidas por competência e se deve "Gerar Cota para cada inscrição municipal" desta forma se um imóvel tiver 600 inscrições serão gerados 600 movimentos, em caso de pagamento a vista, ou se parcelado deve multiplicar o número de cotas de  cobrança pelo número de inscrições municipais. Este é um processo que visa facilitar principalmente a cobrança de IPTU mas servirá para qualquer outra despesa. Se não estiver marcada a opção "Gerar Cota para cada inscrição municipal"  o sistema deve gerar apenas o número de cotas da Cobrança.
  
  
• Gerar Cobrança
  Este processo integra  o numero de  movimentos definido para a competência conforme quantidade de cotas de cobrança.
  Este é um processo é dependente do processo anterior e da indicação dos dados de competência.
  
  

• Gerar Repasse ou Reembolso
  Este processo deve ser gerado periodicamente permitindo agendamento e provisão. Executando todos os meses o sistema poderá identificar os imóveis locados e suas frações se locado por metro quadrado, bem como vigência dos contratos.
  Não podem ser cobradas cotas para contratos de locação encerrados ou rescindidos.
  Não podem ser cobradas cotas para contratos de locação que ainda não teve inicio. 
  Para imóveis controlados por área seu valor deve ser rateado proporcionalizando vigência e área
• Cada Imóvel gerará uma competência, pois a cobrança é feita por imóvel e em casos como de garagens
• Criar processo para gerar competência. Pela competência o sistema permitirá que todo ano o tributo gere um conjunto de lançamentos financeiros. Detalhes do processo serão estabelecidos em tempo de projeto.
• A competência criada terá os seguintes dados
• Exercício
• Status
• Nº de inscrição
• Pasta
• Nome do contribuinte
• Cidade
• Órgão administrativo
• Telefone órgão administrativo
• Área do terreno
• Área Construída
• Valor venal m² (Terreno): calculado automaticamente, formula verificada em tempo de projeto
• Valor venal m² (Construção): calculado automaticamente, formula verificada em tempo de Data do vencimento
• Data do vencimento
• Data do pagamento
• Valor Venal
• Cota
• Desconto Cota Única
• Valor das parcelas
• Número de parcelas
• Total do imposto
• Percentual CB
• Reembolso
• Valor a ser reembolsado
• Observação
• Responsável 1
• Responsável 2
• Supervisor
• Atualiza Valor Venal do Imóvel (sim ou não);
• Cobra do Inquilino;
• Gera lançamento financeiro a pagar.
  
  
• Associada a competência haverão os processos de integração financeira. O primeiro será a Geração de Lançamento Financeiro a pagar, desta forma 1 ou vários lançamentos poderão ser gerados todos os anos, como por exemplo, IPTU. No segundo processo o mesmo valor (total ou parcelado) poderá ser cobrado do inquilino junto a cobrança do aluguel. Ao integrar com o financeiro os valores que são somados ao valor do aluguel, como é o caso do Tributo (IPTU), podem ser identificados na linha RM como "valores de integração", que  que é um detalhamento dos valores que compõe a cobrança. Já na linha Protheus estes valores não são visíveis para o usuário mas estão contidos na cobrança. Em caso de necessidade de contabilização separada do valor aluguel ou apresentação em relatório é necessário que o responsável pela implantação contábil busque a informação da tabela Protheus FRU.
• Criar processo para atualizar o valor Venal e IPTU no cadastro do imóvel.
• Criar relatório objeto gerencial que lista a situação dos tributos das despesas permitindo filtro por um ou mais tributos, situação e multi coligadas. O layout do relatório será definido em tempo de projeto.

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