Produto:

Ocorrência:

Passo a passo:

Projeto de Extensão

Descrição

Foi disponibilizado novo módulo de projetos de “Inovação, Pesquisa e Extensão” no TOTVS Educacional, permitindo ao usuário submeter projetos de extensão via solicitação (workflow) no FLUIG. Com essa nova funcionalidade, será muito mais ágil e facil ao realizar a apresentação, análise e avaliação utilizando-se do processo de aprovação através de workflow disponibilizando na plataforma FLUIG.

Fluxo:

1º Publicação de Edital

Segue abaixo Help – Publicação de edital

http://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=207357417

2º Cadastro de Pesquisador / Extensionista

Segue abaixo Help – Cadastro de Pesquisador / Extensionista

http://tdn.totvs.com/display/LRM/EDU0002+-+Cadastro+de+Extensionista+e+Pesquisador+no+FLUIG

3º Solicitação de Parcerias

Segue abaixo Help – Solicitação de Parcerias

http://tdn.totvs.com/pages/viewpage.action?pageId=208340564

Cadastro de Projeto de Extensão

Requisitos

Cadastros Iniciais

1º ) Tabelas dinâmicas

Serviços Globais

Administração | Tabela Dinâmica

PESQEXT002 – Produto final obtido

Ítem de tabela dinâmica

PESQEXT011 – Tipo de arrecadação

PESQEXT012 – Tipo de rúbrica

PESQEXT013 – Público alvo

PESQEXT014 – Linha de extensão

PESQEXT018 – Tipo de Edital

2º -  Cadastro do Pesquisador / Extensionista

TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação , pesquisa e extensão

 3º )  Publicar o Edital

TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação , pesquisa e extensão

Edital Criado

Comissão inserida no Edital

Edital liberado

Publicando Edital no Fluig

Edital Publicado

Logar no Fluig para efetuar a solicitação de Parceria

Solicitação de Parceria finalizada

4º ) Tipo De Bolsa

TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação , pesquisa e extensão

Tipo de Bolsa Cadastrada

5º ) Tipo de Avaliação

TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação , pesquisa e extensão

6º ) Tipo de Ação

TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação , pesquisa e extensão

Anexo | Subtipos de Ação

7º ) Função

TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação , pesquisa e extensão

8º ) Motivo de arquivamento

TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação , pesquisa e extensão

9º ) Área de conhecimento

TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação , pesquisa e extensão

10º ) Definir um usuário de acesso comunicação ( via ws ) para acesso as funcionalidades da extensão da linha RM. Esse usuário deverá ter acesso total nas funcionalidades , pois o mesmo será utilizado para consultas e atualizações de dados nas tabelas no TOTVS Educacional pelo FLUIG ( via integração )

11º ) Permitir acesso ao perfil do usuário RM as novas funcionalidades

Módulo Serviços Globais | Segurança | Perfis | Sistema Educacional | Acesso a Menus | Educacional [03] Atividades acadêmicas | [03.01] Acadêmico | [03.01.21] Inovação , Pesquisa e Extensão

12º ) Parametros do sistema  para configurar o módulo extensão , disponibilizado no menu “ Módulo educacional | Configurações | Parâmetros | 15- Educacional | 15.08 – Pesquisa e Extensão “

Pesquisa e Extensão 1/4 : Inserir o motive de arquivamento para que os projetos que não obtiverem uma nota suficiente para aprovação sejam arquivados automaticamente pelo sistema

Pesquisa e Extensão 2/4 : Informar o texto que deseja ser exibido aos coordenadores de projetos de extensão .. Para que eles possam ler e concordar com veracidade dos dados fornecidos na proposta de projeto.

13º ) Acessar os arquivos de configuração do RM.Host .exe.config ou RM.host.Service.exe.config e incluir as tags abaixo caso não existam

<add key="DEFAULTDB" value="CORPORERM"/>

 <add key="HTTPPort" value="8051"/>

14º) Acessar o Fluig com usuário administrador da empresa para configurar um agendador de avanço automático de tarefas. Este cadastro está disponibilizado na opção..

Fluig | Painel de controle | Aba Gerais | Agendador de Tarefas

Adicionar uma nova configuração de agendamento , caso não exista conforme o tipo ‘fluxo automático’ descrito abaixo:
Descrição – Inserir uma descrição para o agendamento automático – Exemplo : Avanço automático de tarefas

Tipo – Fluxo automático

Executar somente após as – 00:00

Frequência – A cada 1 minuto

Com esse agendamento criado no servidor fluig , todas atividades que estiverem atrasadas serão processadas e encaminhadas para a próxima atividade . Essa configuração será necessária , pois no workflow de projeto de extensão , o presidente de comissão do edital irá definir um prazo para que os avaliadores possam realizar a tarefa , e caso este prazo não seja comprido , a tarefa será retornada para o presidente de comissão definir um novo prazo de avaliação.

15º ) Procedimento para utilização :

Depois que todos os passos acima forem configurados, o workflow do projeto de extensão deverá estar disponível no FLUIG, conforme descrição abaixo:

 Proposta de projeto de extensão disponível em: “Fluig | Processos | Iniciar Solicitações | Processos disponíveis | Educacional | Inovação, Pesquisa e Extensão | Extensão | Proposta de projeto de extensão”

Para facilitar o entendimento do workflow, descrevemos os passos de acordo com o desenho do fluxo:

Assim que o usuário com papel de “Pesquisador” (que esteja cadastrado no TOTVS Educacional como pesquisador/extensionista ativo e coordenador) acessar o processo “Proposta de projeto de extensão”, ele poderá cadastrar sua proposta de projeto de extensão informando os dados do formulário. Quando o usuário informar todos campos obrigatórios do formulário e aceitar os termos para submissão de proposta de extensão, o fluxo poderá seguir dois caminhos a saber:

Caso seja uma proposta de edital externo (sem avaliação, ou seja, proposta de projeto autônomo), a solicitação será encaminhado para a atividade “Avaliar projeto autônomo”, pois projetos autônomos são avaliados por usuários que possuem o papel de “Reitoria”, que irá definir se será aprovado ou arquivado, mas em ambos os casos será cadastrado na base de dados da linha RM.

Caso seja uma proposta de edital de avaliação (edital não externo), a solicitação será encaminhada para a atividade “Distribuir avaliação” de responsabilidade do presidente de comissão do edital informado na proposta do projeto. Ou seja, quando o usuário da secretaria do TOTVS Educacional realizar o cadastro do edital de projetos de extensão (TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação, pesquisa e extensão | Edital), ele deverá definir quem será o presidente de comissão de avaliação do edital (TOTVS Educacional | Atividades acadêmicas | Inovação, pesquisa e extensão | Edital | Anexo Comissão de avaliação). Assim, todos projetos submetidos para um edital não externo, serão encaminhados diretamente para o pesquisador/extensionista cadastrado na comissão do edital como “presidente”.

Assim que a solicitação estiver com o presidente de comissão do edital, ele poderá convidar novos pesquisadores a fazerem parte da equipe de avaliação do edital, bastando selecionar um pesquisador como possível avaliador e encaminhando a solicitação para a atividade “Convite de comissão”. Esse convite será direcionado para o avaliador, que deverá acessar sua central de tarefas no FLUIG, para aceitar ou não sua participação na comissão de avaliação do edital. Depois que o possível “convidado” responder, a solicitação será direcionada novamente para o presidente de comissão do edital, permitindo que o presidente possa realizar vários convites até selecionar os avaliadores da proposta.

De posse da solicitação novamente, o presidente de comissão deverá selecionar os avaliadores da proposta de extensão. Ele deverá selecionar um e no máximo três avaliadores, informando a data limite e hora para realizar a avaliação da proposta e enviar a solicitação para a atividade “Avaliar”. Caso o avaliador selecionado perca o prazo estipulado, a solicitação será redirecionada para a atividade “Replanejamento X”, onde “X” será o número do avaliador selecionado, e que o presidente de comissão deverá definir um novo prazo para avaliação e/ou informar um outro avaliador na lista de avaliadores do edital. Assim que todos avaliadores realizarem a avaliação da proposta, a atividade será encaminhada para a atividade “Avaliar proponente”. Essa atividade será direcionada para o presidente de comissão, que deverá conceder uma nota para o coordenador do projeto (o pesquisador que submeteu a proposta de projeto de extensão). Depois que o presidente de comissão enviar a solicitação para a atividade “Processar notas”, o sistema irá calcular a nota do projeto (obtida pela média de notas dos avaliadores e multiplicada pelo peso definido no edital) e verificar se está abaixo do mínimo exigido no edital para aprovação. Caso a nota seja abaixo do mínimo exigido no edital, o projeto será arquivoado automaticamente e o fluxo será encerrado com o projeto arquivado por insuficiência de nota.

Caso o projeto obtenha uma nota superior ao mínimo exigido no edital, a solicitação será encaminhada para a atividade “Avaliação Final”, que será de responsabilidade do papel de “Reitoria”, que deverá realizar a aprovação/reprovação final do projeto. Ou seja, mesmo que o projeto obtenha nota superior ao exigido no edital, o usuário que possuir papel de “Reitoria” poderá reprovar estes projetos. Caso o projeto seja aprovado pelo pela reitoria, ele será classificado com a situação “Em Execução”, permitindo ao coordenador do projeto solicitar outras atividades, tais como: “Cadastrar bolsistas” e “Acompanhar projeto de extensão”.

Cadastro de Proposta de edital Externo

Proposta de Projeto de Extensão

Edital Interno – Parâmetro Desmarcado

Gerando Proposta

Obs: O Proponente tem que ser Pesquisador / extensionista ( Coordenador ) e não pode estar incluído no Edital

Confirmar veracidade

Movimentar a Proposta..

Lembrando que o Usuário não pode estar no Edital

Logando no Fluig com Presidente de comissão do Edital

Central de Tarefas | Selecionar a Tarefa com usuário Reitor ( Presidente do Edital ) para dar seguimento no Processo .

Movimentar

Avaliar

Antes de prosseguir, inserir um avaliador na proposta de projeto extensão.

Obs: Avaliador não pode estar cadastrado na equipe do projeto e não pode ser o coordenador.

Cadastrar um Pesquisador / Extensionista e logo depois inserir na comissão do edital

Lembrando que o mesmo tem que ter usuário cadastrado no FLUIG com o mesmo e-mail cadastrado .

Movimentada a Proposta de Projeto de Extensão

Logando com o Avaliador do Projeto

Selecionar – Central de Tarefas

Localizar a Proposta do Projeto

Avaliador movimenta o Projeto

Logando com Presidente da Comissão após movimentação do Avaliador

Localizar a Proposta do Projeto

Nesta etapa é inserida a nota para o Proponente do Projeto  ( PROFESSOR ADRIANO ASTONI )

Nota 10 que está acima da nota mínima inserida no cadastro do Edital  RM.exe

Movimentação executada com sucesso

Assumindo tarefa ( Reitor )

Caso Reitor reprove , deve inserir o motivo de arquivamento .. Caso contrario.. não é necessária essa informação e basta movimentar o processo.