Inventário

Conceito

Os Inventários são fundamentais para conciliar a posição dos estoques físicos com a posição contábil da empresa. Eles permitem a correção de eventuais divergências, aumentam a segurança dos controles e garantem a correta apuração dos resultados.
Mesmo que você tenha todo o seu processo automatizado, desde o recebimento até a frente da filial, o inventário continua sendo uma peça fundamental do seu controle. É através dele que poderá detectar quebras, erros nos controles, e até mesmo desvios de mercadorias.
A frequência com que você deve executar seus inventários está diretamente ligada ao seu grau de automação e à confiabilidade do seu processo de controle sobre o estoque. Quanto mais automatizado, integrado e confiável for seu processo, menor a frequência com que você deve fazer seu inventário.

Siga as orientações descritas neste manual para obter os melhores benefícios do seu inventário.

Parametrização

Parâmetros SEMCO

Caso seja utilizado o Coletor SEMCO:

• Primeiro passo:

Para importar no layout SEMCO, consulte:
tab_codigo = 45
tab_acesso = 0000COLCON (onde 0000 é a filial sem dígito)
tab_conteudo = 20 .
Ex.: Filial 981
Tab_acesso = 0098COLCON

Layout SEMCO

Layout dos arquivos

Input Layout
Ixxaaaaddmm.zip contendo Issaaaaddmm.txt
Onde xx=Loja; aaaa=ano; dd=dia; mm=mês

OBSERVAÇÃO:
Os preços não devem conter cifras (R$) nem separadores de decimal , ;. Registros com preços zerados serão ignorados pelo sistema.
Output Layout.
Ixxaaaaddmm.dat
Onde xx=Loja; aaaa=ano; dd=dia; mm=mês

Tabelas

Integração com outros Módulos

O Módulo de Inventário está Intimamente ligado com todos os módulos do Sistema que atualizam o estoque de produtos e com a Contabilidade.

Cadastro e Preços

Este Módulo é a base do sistema e apoia o Módulo de Inventário com o Cadastro de Produtos, Tabelas e Parâmetros do Sistema.

Recebimento

Registra todas as entradas de produtos em estoque. Para uma correta avaliação do Inventário é necessário que todas as notas fiscais de entrada tenham sido processadas.

Faturamento

Gera as saídas de produtos de estoque. Para uma correta avaliação do Inventário é necessário que todas as notas fiscais de saída tenham sido processadas.

Compras

O Inventário, por meio da função de folhas de contagem, pode ser utilizado como uma forma de detectar as necessidades de compras.

Contabilidade

O resultado da apuração do Inventário tem integração com a Contabilidade para o registro do valor do estoque no período.

Livros Fiscais

Você pode integrar o Inventário com os Livros Fiscais, fazendo com que acertos de inventário apareçam no livro.

Recomendações Úteis para o Inventário

Cuidados com os Cadastros

O Cadastro de Fornecedores e de Produtos deve estar compatível com a Linha de Comercialização da Filial que será inventariada.
A Classificação Mercadológica de cada produto deve estar correta.
O Layout da Filial pode estar definido por seção.
As pontas de gôndola e os pontos de promoção devem receber uma numeração própria e individual, ao final da sequência.
Cada lote pode conter produtos de uma mesma seção, independente de grupo e subgrupo.
Durante a execução do Inventário poderão existir fichas de inventário para as quais não haja produto (estoque esgotado). A situação inversa, produto sem ficha de inventário, não pode ocorrer, pois o Cadastro deve ser atualizado antes do Inventário.

Painel de Controle

No painel de controle são cadastrados os parâmetros que definem a forma que o sistema deve trabalhar no módulo de inventário. Devem ser cadastradas as agendas de quebra e sobra de inventário, se permite à digitação de lotes antes do congelamento, se utiliza coletor etc.


Figura 1 Painel de Controle -Geral

Figura 2 Painel de Controle Loja

Sugestões Operacionais

A Prévia do Inventário deve ser realizada com 10 a 15 dias de antecedência da data do Inventário. Não é recomendável executar a Prévia durante o expediente, para não prejudicar o atendimento na filial e, também, para não dificultar a contagem dos produtos.
Você deve desenhar o layout da filial prevendo todas as prateleiras e gôndolas. Defina cada prateleira como sendo um lote. Atribua números sequenciais crescentes às prateleiras, partindo da frente de filial. Considere ao final da numeração as gôndolas e os pontos de promoção.
Após emitir as fichas de inventário para a "Prévia" faça a contagem de uma seção, por grupo e subgrupo, seguindo o layout. Para isto, convoque a equipe que fará a contagem, distribuindo as fichas por grupo e subgrupo; posicione o funcionário responsável em frente à respectiva prateleira e coloque as fichas sob os respectivos produtos.
Identifique os produtos que não possuem ficha, registrando a ocorrência. Separe esses produtos e envie-os ao coordenador para identificar a causa do problema. Após identificar a causa o coordenador deve emitir uma ficha manual encaminhando-a, junto com o produto, para a sua prateleira.
Registre na primeira ficha do lote, localizada na prateleira superior, a sequência numérica inicial e final do lote.
Proceda a contagem dos produtos, registrando as quantidades nas fichas. Após o registro recoloque a ficha sob o respectivo produto.
Uma vez concluída a contagem, recolha as fichas seguindo a seqüência.
Prepare as capas de lote.
 Lembre-se:

• Se a digitação for normal, você pode ter no máximo 150 fichas por capa de lote.
• Se a digitação for com Batida de Lote, o número de fichas por capa de lote é de 26 fichas.

Os produtos que apresentam avarias devem ser separados por seção, relacionados numa lista à parte, com informações de filial, seção, quantidade, preço de venda, data do inventário, descrição do produto, preço de custo e totais de custo e venda.
Se você tem produtos destinados à troca, emita a documentação referente à devolução antes da data do Inventário para que eles sejam retirados do local antes do início do Inventário. caso ela não ocorra em tempo, trate-os como produtos avariados.

Distribuição das Fichas

Distribua as fichas de inventário na filial ou depósito na noite anterior ao inventário, colocando-as sob os respectivos produtos. Percorra todas as prateleiras e locais de armazenagem e registre qualquer ausência de ficha. Caso ocorra, providencie a emissão manual da mesma.
IMPORTANTE:
Quando não existir a mercadoria, deve-se registrar "zero" na ficha de contagem.
Após a primeira contagem é recomendável fazer-se uma segunda. Esta poderá ser completa ou por amostragem, dependendo do histórico de confiabilidade de seus inventários anteriores.

Atualização dos Movimentos

Atualize todas as Notas Fiscais e Conhecimentos de Frete recebidos no depósito e/ou Filial até a data. Se sua filial possui integração com PDV, processe todas as baixas de vendas.

Habilitação dos Usuários

Verifique se todos os usuários envolvidos com o Inventário estão habilitados no sistema. Os programas que requerem liberação, pela VITUTRAN são: VGIGPAIN e VGIMCNTR.

Moeda para cálculo do Custo Médio

Verifique se a Moeda para cálculo do Custo Médio está cadastrada para a data de execução do Inventário.

Sugestão - Definir a seção ou os produtos a serem inventariados

Sugerimos que as seções a serem inventariadas estejam relacionadas em um cronograma, definido mensalmente para os inventários rotativos, sendo este planejado pelos responsáveis na filial. Mensalmente este cronograma poderá ser apresentado aos setores envolvidos, incluindo o Administrativo e o pessoal de informática da filial.
Convém lembrar que esta fase preparatória é de vital importância, pois a cada Inventário realizado devem-se corrigir as possíveis falhas ocorridas no Inventário anterior. Por mais que alguns venham a contestar este argumento, a simples verificação é a garantia do sucesso do trabalho a ser realizado. Portanto, dê nome e funções aos participantes, procure informá-los da importância do trabalho a ser realizado, assim como ouvir e dar sugestões.

Verificar as atualizações das notas fiscais do setor/ produtos em contagem

Neste procedimento o gerente do Recebimento fica responsável para que não haja notas pendentes do setor a ser inventariado.
Todas as notas devem estar atualizadas pois o sistema necessita das informações nelas contidas, como o estoque e o custo.
Caso existam notas pendentes o sistema não permitirá o congelamento do inventário.
É possível verificar a existência de notas fiscais pendentes através do relatório "Situação das Agendas". O relatório encontra-se em:

• Recebimento/ Relatórios/ Situação das Agendas.
• Informar a data início (dd/ mm/ aa).
• Digitar o código da filial sem dígito.
• Agenda: Geral/ Situação : 2 - Não atualizadas.
• Seção: Geral.
• Movimento: Geral.
• Sistema: Geral.
• Tipo de erro: Geral.

O sistema irá emitir um relatório com todas as notas fiscais pendentes no sistema, é de responsabilidade do gerente tomar a decisão em relação às mesmas.
Este procedimento deve ser executado um dia antes ao congelamento do inventário, por exemplo se o inventário se a data da contagem é dia 01/10/06 todos os lançamentos referentes a controle de estoque devem estar atualizados até 30/09/06.

Verificar se foram capturadas as vendas do PDV

Este processo deve ser realizado antes do congelamento, para que o sistema possa dar baixa no estoque dos produtos que tiveram saída na filial.

Preparar os coletores para coletar a localização dos produtos

Os coletores deverão ser disponibilizados conforme cronograma previamente montado, o processo de coleta de dados deve ser executado com a maior atenção, pois uma carga incorreta em um setor errado pode ocasionar grandes transtornos. Vale lembrar que os coletores deverão estar com as baterias carregadas e sem dados.

Coletar a localização física dos produtos nas gôndolas

Este procedimento ficará por conta dos gerenciadores dos setores que serão inventariados, onde todos os produtos deverão ser coletados, informando a gôndola, lado e sequência em que estão localizados.

Importar os dados dos coletores para a emissão das fichas

Descarregar os dados do coletor, na área do usuário, que vai emitir as fichas ou mapas de contagem.
Se possuir muitos arquivos da mesma seção juntar todos em apenas um arquivo utilizando o comando:
TYPE [ nome do arquivo do coletor ]>> [ nome do arquivo a ser agrupado ];
EX: TYPE COLETOR1>> INVENTA
TYPE COLETOR2>> INVENTA
Os dados dos arquivos coletor1 e coletor2 após o comando estão no arquivo INVENTA.
Verificar se o arquivo esta no diretório C:\ TMP O;, para que possa ser importado pelo sistema, conforme os procedimentos abaixo:
O procedimento de importação (em breve) será automático, sendo portanto desnecessário este passo.

Congelando o inventário

O congelamento do inventário nada mais é do que um processo para guardar a posição do estoque e os custos em uma data determinada.

Efetuar a contagem física dos produtos com as fichas

Este processo será realizado no mesmo dia que for feito o congelamento do custo e estoque, os gerenciadores responsáveis pela contagem deverão entregar as fichas para o responsável.

Analisar critica de inventário, apontando a solução adequada

Ao emitir o relatório de crítica serão apresentados alguns erros, que se dividem em erros atualizáveis e não atualizáveis, conforme tabela.

Relatório de Localização

Para conferência do cadastro de localização existem dois relatórios. Para ter acesso aos relatórios escolha no menu principal:
Cadastro / Localização Física / Relatórios de Localização.
Nesta tela você terá duas opções:
Conferência - Este relatório você utilizará para dar a manutenção no cadastro de localização para colocar os produtos que estão em ruptura na filial.
Entrada - Este relatório você utilizará para dar a manutenção no cadastro de localização para colocar os produtos que estão em nova localização e que estão em ruptura na filial.

Atualização dos Movimentos

Atualize todas as Notas Fiscais e Conhecimentos de Frete recebidos no depósito e/ ou Filial até a data. Se sua filial possui integração com PDV, processe todas as baixas de vendas.

Executando o Módulo de Inventário

Tela de Acesso

Quando você inicia o Sistema RMS, aparece uma tela de "Acesso ao Sistema".
Esta tela, solicita que você se identifique como usuário do sistema.


Figura 3

Digite o seu código de usuário e sua senha nos campos indicados e tecle <ENTER>. Isso o levará à Tela do Menu de Abertura, ou Menu Principal do Sistema RMS.
O seu código de usuário e sua senha podem ter no máximo 10 (dez) dígitos. O sistema tem duas medidas de segurança: Sua senha, quando digitada, não é visível na tela; se, após três tentativas, você não acertar sua senha, o sistema se desativa automaticamente.

Figura 4 Menu Módulo de Inventário

Menu Principal do Sistema

Após executar o processo de acesso normal, aparece o Menu principal do Sistema RMS, apresentando todos os módulos instalados a que você tem acesso.
Caso o Módulo de Inventário não apareça, solicite ao Administrador do Sistema, na sua instalação, para providenciar o Perfil adequado a seu código de usuário.
Selecione a opção "Inventário" clicando com o mouse. Isso fará com que o sistema passe para a tela do Menu Principal de Inventários.

Menu Principal de Inventários

Pronto. Seja bem-vindo ao Módulo de Inventário.

Figura 5 Menu de Inventário

Nos próximos capítulos passaremos a detalhar o conteúdo de cada uma das opções apresentadas no menu principal e a melhor forma de utilizá-las. Por enquanto basta que você saiba que:
Todo o processamento do Inventário, desde a impressão de fichas até a atualização dos estoques é feita na Opção Realização/ Abertura.

A emissão dos relatórios referentes aos Inventários é feita pela Opção Relatórios.

Preparar os coletores para coletar a localização dos Itens

Os coletores deverão ser disponibilizados conforme cronograma previamente montado.
O processo de coleta de dados deve ser executado com a maior atenção, pois uma carga incorreta em um setor errado pode ocasionar grandes transtornos.
Vale lembrar que os coletores deverão estar com as baterias carregadas e sem dados.

Coletar a localização física dos produtos nas gôndolas

Este procedimento ficará por conta dos gerenciadores dos setores que serão inventariados, onde todos os produtos deverão ser coletados, informando a gôndola, lado e sequência em que estão localizados.

Sequência de Execução

O módulo de inventário é dividido em etapas, cada uma com suas devidas funções e finalidades. Estaremos explicando resumidamente cada uma delas.

Cadastro da Localização Física

Selecionada a opção de localização física, traz o programa com as funções:

• F3 = Fim.
• F2 = Alterar.
• F6 = Incluir.
• F9 = Consultar.
• F10 = Excluir.
• ShF6 = ImpColetor.
• ShF7 = Cons.Cad.

Figura 6 – Localização Física

Abertura do Inventário

Ao selecionar no menu a opção de Abertura, será exibida a tela principal do inventário:

Figura 7 Tela Principal do Inventário

Para o início de um novo inventário, deverá ser incluído através da opção Abrir.
O sistema disponibilizará a seguinte tela:

Figura 8 – Abertura de novo inventário
Para este processo, o usuário já deverá saber quando efetuará o inventário (contagens físicas), que produtos ou seções serão contados, o nome do inventário para esta respectiva operação, sendo neste momento o usuário obrigado a informar o tipo de inventário, que poderá ser:

• Geral.

Será efetuada a contagem de todos os produtos existentes na filial.

• Parcial.

O usuário poderá selecionar seções e fornecedores.

• Item (Produtos).

O usuário poderá fazer todas as seleções disponíveis no inventário parcial, podendo chegar ao detalhamento de produto a produto.

• Contábil.

Este tipo de inventário possibilita ao usuário efetuar o congelamento, sem passar pelas demais etapas do inventário. Consiste em criar um arquivo de inventário, assumindo as quantidades do sistema como oficiais. Neste inventário não existe o processo de contagem/ digitação, é criado apenas para efeitos contábeis.

• Trocas.

Este tipo de inventário possibilita ao usuário efetuar o inventário dos produtos existentes no Depósito de Trocas.

Na abertura do inventário o usuário também definirá se o sistema deverá criticar erros de custos ou preço de venda zerado, isso para os produtos digitados (com estoque) e os não digitados (estoque zero).
Na tela de abertura o usuário poderá visualizar os números dos inventários em curso ou encerrados, seus títulos, o tipo (parcial, geral, etc) e suas respectivas situações, as quais são indicadas por letras, sendo:

Seleção (Operação sem coletor)

Onde o usuário deverá selecionar a filial, o fornecedor, ou os produtos que farão parte do inventário, isso tudo para inventário do tipo parcial ou por produtos, pois no inventário geral, não será necessário fazer seleção, todos os produtos são previamente selecionados, devendo apenas ser selecionada a loja.
Quando utilizada localização física, seja ela digitada (cadastro de localização) ou importada via coletor de dados, é neste momento que o sistema importará esta informação, para posterior emissão do relatório de contagem por localização.
Após a abertura do inventário, mesmo que para data futura, já será possível efetuar a emissão prévia das fichas. Selecionar o inventário em curso e a opção Ficha.

Figura 9 – Emissão de fichas

É aberta a tela onde deverá ser selecionada a opção Seleção.
Neste momento serão habilitadas as pastas conforme tipo do inventário:

• Filial.
• Seção.
• Fornecedor.
• Produto.

O sistema disponibilizará a seguinte tela:

Figura 10 – Seleção do inventário
Na pasta FILIAL deve-se selecionar a(s) filial(ais) que participarão do inventário, movendo a mesma para o lado direito da tela, bastando, para isso, dar um duplo clique na filial desejada.
Selecionada a FILIAL, deve-se selecionar a função ShF7 "Grupo de Produtos" que disponibiliza a pasta PRODUTOS para informar quais itens que serão inventariados.

 OBSERVAÇÃO IMPORTANTE:
Cadastrar a TABELA 83 com os grupos e seus nomes.
 

Exemplo 1:
ACESSO = GRP1.
CONTEUDO = GRUPO DE PRODUTOS PARA GRUPO 1.

Exemplo 2:
 ACESSO - DESCRICAOGRP15 - GRUPO 15 DE PRODUTOS
GRP10 - GRUPO 10 DE PRODUTOS

Relacionar os produtos aos grupos criados através do programa VGIMGINV – Seleção de grupo de produtos.

Cadastrar os itens nos grupos previamente cadastrados na tabela 83. Informe o grupo, selecione o filtro, efetue o filtro de acordo com o critério desejado.Selecione os itens no filtro.Conclua a operação do filtro   Salve a seleção de grupo. 





Na seleção do inventario por item, ao selecionar um determinado grupo, os produtos deste grupo irão aparecer como selecionados para o inventario.

Programa de seleção de fichas VGIGFICT selecione o botão "ShF7 - Grupo de produtos". Pesquise o grupo desejado e selecione-o.  A tela de seleção de itens deverá ser preenchida com essa informação.  Salve.

Na pasta de PRODUTOS podem ser informados os itens que serão inventariados, sendo:
Ou através da digitação do código do produto:

Informando a Seção, Grupo e Subgrupo + o botão (gravar).



Utilizando a função ShF2 Filtro.






Figura 11 – Seleção de produtos

Geração (Operação sem coletor)

Após a seleção da filial e dos produtos, efetuar a geração das fichas de contagem através da função Geração. Ao selecionar esta função, o sistema passará à seguinte tela:

Figura 12 – Geração de Fichas

Neste momento, dentre a seleção efetuada pelo usuário, o sistema efetuará algumas perguntas as quais tem como objetivo desprezar ou não os produtos que se encontram fora de linha, sem estoque, ou os com data de entrada maior que uma data informada.
Também permite ao usuário selecionar entre várias opções o modelo de ficha ou relatório que será utilizado para contagem física dos produtos, bem como a ordem de impressão, descrição, por seção, etc.

Impressão (Operação sem coletor)

Neste momento o sistema irá imprimir a ficha ou relatório selecionado pelo usuário, juntamente com os produtos pertencentes à seleção/ geração, podendo o usuário selecionar quebras de relatórios (dependendo do modelo selecionado), os dados a serem impressos, sendo:

• Impressão a partir de um número de ficha.
• Impressão de fichas extras.
• Impressão de fichas em branco.
• Quantidade.
• EAN.
• Etc.

Figura 13 – Impressão de fichas

SEMCO

• Exportar Arquivo

Neste caso, precisa-se gerar a ficha. Somente serão exportados os itens da ficha.

Importar os dados dos coletores para a emissão das fichas

Operação com Coletor

Descarregar os dados do coletor, na área do usuário, que vai emitir as fichas ou mapas de contagem.
Se possuir muitos arquivos da mesma seção, juntar todos em apenas um arquivo utilizando o comando:
TYPE [ nome do arquivo do coletor ]>> [ nome do arquivo a ser agrupado ]
EX: TYPE COLETOR1>> INVENTA
TYPE COLETOR2>> INVENTA
Os dados dos arquivos coletor 1 e coletor 2 após o comando estão no arquivo INVENTA.
Verificar se o arquivo está no diretório DBW (área do usuário), para que possa ser importado pelo sistema, conforme os procedimentos abaixo:
O procedimento de importação (em breve) será automático, sendo portanto desnecessário este passo.

Importação do arquivo do coletor

Operação com coletor

Para importação da seleção do inventário através de arquivo gerado pelo coletor, utilizar a opção de SELEÇÃO do inventário e a função Imp. Coletor. Será apresentada a tela a seguir:

Figura 14 – Importação coletor

Informar a filial, a seção e o nome do arquivo dos coletores. (No caso o arquivo que foi gerado, para agrupamento das seções, este nome não é fixo no sistema).

Capa de Lotes (Operação com coletor)

Utilizado ao efetuar inventário com coletores, onde o sistema irá imprimir as capas de lotes que serão utilizadas para batida de lotes no momento da digitação dos mesmos.
Com esses processos será possível liberar com antecedência a data da contagem os relatórios para contagem dos produtos.

Arquivo de Controle

Alteração do Arquivo de Controle de Inventário

Com esta opção se pode alterar os dados do Arquivo de Controle. Para utilizar essa função você deve selecionar o inventário na tela principal e digitar Mais. Pressione o botão Liberação. Será apresentada a tela a seguir:

Figura 15 Controles do inventário

Antes do congelamento, alterar o Status de Congelamento para Recebimento, Faturamento e Vendas p/ PDV, selecionando as 3 opções.
Importante!
As opções de Status Atual são alteradas pelo automaticamente pelo sistema de acordo com o andamento do inventário, não devendo ser modificado pelo usuário.

Congelamento de Inventário

Antes de efetuar o congelamento de inventário, certifique-se que todas as notas fiscais, sejam elas de compras, transferências, vendas, simples remessa, bonificações, etc., estejam devidamente atualizadas até a data do congelamento, e que não tenha nenhuma nota fiscal pendente para atualização, cuja mercadoria já se encontra no interior do deposito ou na área de venda, bem como se a integrações das vendas dos PDV já foram efetuadas no sistema.
Isso garantirá que ao efetuarmos o processo de congelamento, todas as operações de entradas e saídas até o dia, tenham sidos integradas ao sistema, o que evitará divergências entre os estoques lógicos e os estoques físicos, causados por problemas ou falta de atualizações de movimentos.
Antes de executar este processo, o sistema obrigará o usuário a dar nos Controles de Inventário, onde o usuário deverá informar ao sistema que todas as notas fiscais do recebimento, faturamento e integração com o PDV já foram efetuadas, e só assim se dará inicio ao processo de congelamento.
Este processo consiste em criar arquivos com os produtos e estoques congelados na data da contagem do inventário, que servirão de parâmetros para as análises das divergências entre o estoque físico e lógico, bem como informações de relatórios.

 NOTA IMPORTANTE
No momento de acionar o botão de CONGELAMENTO o sistema irá analisar um parâmetro antes de seguir com o processo:

GERANDO A TELA ABAIXO.
A liberação da tecla para seguir será de acordo com o parâmetro acima

Para o congelamento basta selecionar a função Congelar na tela principal do inventário. Terminado o processo de congelamento será gravada a flag 'C' - Congelado.

Digitação das Quantidades (Sem coletor)

Após a contagem das mercadorias na filial e no depósito, sejam elas via fichas, relatórios ou coletores, o usuário deverá informar essas quantidades ao sistema, efetuando a digitação ou a importação das quantidades via coletor.
Acessar a digitação do inventário selecionando o inventário na tela principal e a função Digitar.
Será apresentada a tela a seguir:

Figura 16 Digitação do inventário
Este processo divide-se em:

• Inclusão

Neste momento o usuário deverá informar a filial, se a quantidade corresponde a filial ou depósito, o número do lote, a quantidade de produtos e o total em quantidade, e seus respectivos produtos.
Para os lotes de LOJA será habilitado somente o campo para digitação em unidades. Para lotes de depósito, poderá ser feita a digitação por EMBALAGEM, UNIDADES ou AMBOS.
Caso esteja selecionada a opção para gerar lotes a partir da seleção no painel de controle, os lotes serão criados automaticamente, devendo ser alterada a quantidade em embalagem, unidade ou ambos na capa do lote, e a quantidade de cada produto.
Os campos Pallet, Localização Física e Validade deverão ser informados somente quando se utilize a localização física do estoque (endereçamento). Caso contrário, os campos não serão habilitados para digitação.

• Alteração

Permite ao usuário efetuar alterações em capas e detalhes de lotes já digitados;

• Exclusão

Permite o usuário excluir lotes ou produtos constantes em um determinado lote;

• SEMCO

Importar Arquivo – Formato SEMCO

Digitação das Quantidade (Coletor)

Na tela de digitação, com a função Coletor, pode importar o arquivo de quantidades do coletor. Selecionada esta função, será apresentada a tela seguinte:



Figura 17 Importação das quantidades do coletor

Importação, permite ao usuário efetuar a importação das quantidades efetuadas via coletores de dados.
No programa de importação do coletor pode-se consultar os layout's de arquivos que já são tratados pelo sistema RMS, através da opção Layout.
Para a importação deverá ser selecionado o layout de acordo com o arquivo gerado pelo coletor.
Após a importação dos dados do coletor os lotes serão gerados automaticamente com as quantidades, e será gravada a Flag 'D' – Inventário em processo de digitação.

Crítica dos Lotes

Após o processo de digitação, seja manual ou por coletor, deverá ser feita à crítica dos lotes, através da função Criticar, na tela principal do inventário:

Figura 18 Crítica de lotes

Selecionar emissão, informar lote inicial, final e a seção, podendo ser utilizada a opção GERAL para estes campos. A formatação da crítica fica a critério do usuário.
Neste processo o sistema irá criticar os lotes digitados e seus respectivos produtos, mostrando aos usuários erros por exemplo:

• Preço de Venda igual a zero.

• Custo da última entrada iguala a zero.

• Produto não cadastrado no estoque Inventário.

• Produto fora da seção, entre outros.

Alguns desses erros permitem que o inventário seja atualizado e outros não. Neste processo também é efetuada a batida dos lotes, consiste o valor e quantidade informada na capa dos lotes x produtos e quantidades digitadas, informando aos usuários os lotes com divergências.
Para melhor entendimento dos erros, em havendo necessidade, consultar os relatórios que seguem:

Relatório de Divergências

Este relatório permite ao usuário uma análise das quantidades congeladas x digitadas, isso ainda no processo de digitação do inventário, o que possibilita a tomada de decisões e análise das diferenças, podendo ser o produto contado novamente, em se tratando de uma diferença muito alta, que poderia ser causada por uma contagem errada ou a falta de integração de alguma nota fiscal, etc...
Para emissão do relatório deve-se selecionar a função Divergência na tela principal do inventário.
O relatório poderá ser emitido com as quantidades (congelado X contado), para análise de diferenças, ou sem quantidade, saindo somente os itens que tiveram diferença para recontagem. A opção sem quantidades traz um campo em branco para que seja informado a quantidade.






Campos do relatório

Emissão de Lotes Consistidos

Este relatório permite ao usuário uma análise das quantidades digitadas e seus respectivos valores, ou seja como ficaria o resultado do estoque na filial, considerando as informações que estão sendo digitadas nos lotes.
 Erros que NÃO Atualizam o inventário:

 Erros que ATUALIZAM o inventário:

Corrigir os eventuais erros de contagem / digitação.
Erros 01, 02, 03, 04, 05, 06 e 17 Erro de Preço.
São os erros referentes as ausências de custos. Proceder ao acerto conforme as normas já existentes na Empresa.
Para corrigir os erros referentes ao custo, consulte a ficha técnica dos produtos que estão com problema verificando qual o custo que a ele será aplicado, após esta verificação, selecionar a opção Mais e em seguida "Alt. Item". Será apresentada a tela a seguir:

Figura 19 Acerto de dados do inventário
Após informar a filial e o produto, o sistema habilita os campos de valores para que possam ser informados, devendo o usuário informar o valor no campo de acordo com o erro apresentado na crítica.
Erro 07 Consistência de Verificação.
Caso na emissão da crítica tenha sido respondido "S" para a pergunta: Deseja consistência de verificação ?, o sistema mostrará em todos os lotes da crítica o erro 07. Caso a resposta à pergunta tenha sido "sim" por engano, deve-se então reprocessar a emissão e responder "N" (Não) quando o sistema perguntar se deseja fazer a consistência de verificação.
Erro 08 – Quantidade igual a zero.
Este erro é atualizável, porém é necessário verificar se não houve erro na digitação, para que o produto não fique com estoque zerado ocasionando problemas na movimentação deste produto na empresa.
Erro 09 – Quantidade alterada.
Quando a quantidade digitada na crítica está divergente da quantidade da digitação, neste caso o processo de digitação do lote deve ser refeito.
Erro 10 – Produto não cadastrado no cadastro.
Neste caso o produto não está no cadastro da filial, porém é permitido que este produto seja inventariado.
Erro 12 e 13 – Produto não cadastrado no estoque do inventário e no inventário.
Os itens que não foram congelados não poderão ser digitados, pois o congelamento é efetuado uma única vez e nesta etapa é salvo as informações dos itens, como por exemplo, as quantidades que estavam disponíveis em estoque, juntamente com a data e a hora. Onde o inventário terá todas as informações dos itens no dia e horário que foram congelados. Portanto, não será possível digitar itens que não foram congelados.
Erro 14 – Localização física não cadastrada.
No cadastro de localização física este produto não foi incluído.
Erro 15 – Tipo de produto não digitado.
Tipo de produto não é digitado. Verificar se o produto digitado não é tipo 9 (produto temporário):
Erro 16 – Produto fora da seção.
Este erro indica que o produto está em um lote de uma seção a que não pertence, porém o produto terá a sua atualização de estoque normalmente. Quando efetuado por coletor, todos os lotes apresentarão este erro, pois será gravada da seção 998 para baixo.
Erro 18 – Receita sem componentes.
Significa dizer que o produto é produzido, ou seja, tipo 3 e não existem componentes desta receita.
Erro 19 – Produto não coletado e não digitado.
Quando o produto é incluído no inventário manualmente, sem passar pelos processos do coletor.
Erro 20 – Receita com custo de componente zerado.
Receita possui um dos componentes com custo zero.
Erro 21 – Número do pallet zerado.
Não foi informado número do pallet (endereçamento).
Erro 22 – Localização física redundante nos lotes.
Existe mais de um produto com mesmo endereço (endereçamento)
Erro 23 – Número do pallet redundante.
Mesmo número de pallet informado para mais de uma localização (endereçamento)
Erro 24 – Picking já existe ou pertence a outro item.
Endereço informado cadastrado para outro item (endereçamento)
Erro 25 – Zona de armazenagem divergente.
Endereço informado para o item não pertence à mesma zona do produto (endereçamento).
Erro 26 – Peso/Volu./Empil. Superior ao endereço.
De acordo com os dados cadastrados no produto (dimensões) e quantidade, excede capacidade do endereço (endereçamento).
Erro 27 – Quantidade superior ao endereço.
Quantidade informada para o endereço excede capacidade do endereço (endereçamento).
Erro 28 – Tipo de armazenagem divergente.
Tipo de armazenagem do produto divergente do tipo de armazenagem do endereço (endereçamento).
Erro 29 – Cadastro incorreto dimensões/embalagem.
Cadastro incorreto de dimensões/embalagem no produto (endereçamento).
Erro Lote não batido divergência nas quantidades.
Verificar se a quantidade de produtos e a quantidade de estoque informada na capa do lote está de acordo com a quantidade de itens no lote e a quantidade total de estoque dos produtos.
Os relatórios são de vital importância, o mesmo deve ser utilizado e analisado com muito critério pois na ausência deste procedimento, pode gerar problemas no relatório final pós-atualização e que cujas conseqüências serão desfavoráveis.
Os lotes que não foram criticados ficam com a situação Não crit., os que possuem erros são gravados com a situação com erro e os lotes sem erros tem a situação OK.
Enquanto haja lotes com erros o status do inventário fica com 'E' (Erro) até que sejam validados todos os lotes.
Após a verificação de todos os lotes, sem nenhum lote com erro, é gravada a situação 'V' no inventário, o que significa que todos os lotes estão verificados e sem erros.
O passo seguinte para continuidade do processo de inventário é a geração de fichas dos produtos não digitados.

Geração dos não digitados

Este processo verifica os produtos que foram congelados e não tiveram digitação em nenhum dos lotes. O sistema gera automaticamente, lotes contendo esses produtos os quais serão assumidos com quantidade igual a zero.
Para efetuar a geração dos produtos não digitados, na tela principal do inventário selecionar a função Digitar, e em seguida Gerar Não Dig.
Terminado o processo será gravada a situação 'G' no inventário, o que significa que já foram geradas as fichas de produtos não digitados, e que o inventário está pronto para sua atualização.
O processo de geração dos não digitados deverá ser o último passo antes da atualização do inventário. Qualquer alteração nos lotes, irá tirar a situação 'G' do inventário, devendo ser feita novamente à geração dos não digitados e posterior atualização.

Atualização do Inventário

Este processo poderá ser executado quando o inventário não possuir nenhum tipo de erro não atualizável na crítica de lotes, e após as conclusões das digitações de lotes e geração dos lotes não digitados.
Durante o processo de atualização, nenhum outro usuário poderá estar executando tarefas que modifiquem o estoque (atualização de notas, importação de vendas, etc), sendo recomendável que não haja usuários utilizando o sistema RMS. Esta rotina fará com que as informações digitadas no inventário sejam integradas aos produtos, estoques, recebimento, livros fiscais, pois o mesmo irá criar agendas com as sobras e quebras provenientes das digitações.
Acrescentado emissão de Nota Fiscal no momento da geração das Agendas de Quebra e Sobra (conforme parametrização Tabela Contábil).
Para executar a atualização do inventário, selecionar o inventário na tela principal e a função Atualizar.
Ao término do processo de atualização será gravada a situação 'A' informado que o inventário já foi atualizado.
IMPORTANTE:
Os estoques de produtos "filhos" fora de linha não são atualizados, o estoque contado é gravado no código "pai", este mesmo tratamento é dado aos produtos tipo 3 (receitas), cujos estoques digitados serão acrescidos aos seus componentes, proporcionalmente à receita cadastrada.

Fechamento de Inventário

Com esta função você conclui as operações do inventário. Ao processar esta função, o Registro de Abertura do Inventário não aparecerá mais na tela principal do Módulo de Inventário.
Isto não significa que o inventário e seus registros tenham sido excluídos do sistema. Se você, no futuro, necessitar operar alguma alteração num inventário já fechado, utilize a função Retorno de Fechamento, descrita a seguir.

Retorno de Fechamento

Utilize esta função sempre que necessitar a abertura de algum inventário já fechado. Ao teclar a função RetornaFech, o sistema mostrará todos os inventários já fechados. Selecione o inventário que se deseja reabrir, seguido da função Abrir. O sistema apresentará a tela de abertura do referido inventário.

Rotinas Extras

Exportação do estoque do Inventário

Com esta função você exporta os Dados do Inventário da Filial para a Matriz. Para utilizar esta função selecione o inventário que deseja exportar seguido da função Exportar.
O sistema apresentará a tela de Exportação do estoque de Inventário. Informar a loja e confirmar. Caso seja vontade do usuário, poderá ser alterado o nome do arquivo que será exportado através da função Alterar arquivo.

Importante: Só se pode exportar arquivos de Inventários que já tenham sido atualizados.
O processo de exportação gera um arquivo com a seguinte estrutura:
DBW =>Diretório onde será gravado o arquivo;
Ifffddmm=>Nome do arquivo gravado, onde;
fff =>Número da Filial no Cadastro;
dd => Dia do Inventário;
mm =>Mês do Inventário.
Este arquivo contem dados de todas as filiais que tiveram contagem de estoque.

Importação de Estoques de Inventário

Com esta função você faz a importação, na Matriz, dos arquivos de inventário exportados pelas Filiais. O arquivo a ser importado deve ter a mesma estrutura do exportado, ou seja, Ifffddmm e estar no diretório DBW do usuário que fará a importação.
Para fazer a importação de um inventário para a Matriz é necessário que você faça a Abertura deste Inventário, a seleção das filiais, fornecedores e seções que compõe o Congelamento. Estas operações devem ser feitas, na Matriz, nas mesmas datas em que são feitas nas Filiais.
Para executar este processo selecione o inventário na tela principal, seguido da função Importar.
Selecione o arquivo na tela e a função Confirmar.
Os resultados dos inventários apurados nas Filiais serão gravados nos arquivos congelados da Matriz, possibilitando a emissão de Relatórios Consolidados.

Exclusão de Inventário Atualizado

Esta função serve para apagar um inventário atualizado, removendo, também, seu Registro de Abertura da tela principal do inventário.
Para a exclusão de um inventário, selecioná-lo na tela e a função Excluir.

Coletores

A utilização do coletor em inventários consiste em coletar os códigos de barras dos produtos, na ordem de exposição na prateleira, separadamente por gôndola e área de venda ou de depósito. Desta forma, será possível.

• Gerar listagem ou fichas de inventário na ordem do Layout da filial.

• Gerar automaticamente a seleção dos produtos dentro do módulo de inventário, após apenas a efetivação de sua abertura com o número correspondente.

• Permitir a digitação direta da quantidade, dentro do lote, sem a necessidade de ser digitado o código do produto no lote correspondente.

Para isso é importante que se mantenha uma padronização na coleta de seus produtos, pois o processo divide a filial em gôndolas e as gôndolas em prateleiras.
Filial ou depósito vistos por cima;
(Dividido em gôndolas ou corredores)

001 002 003 004 005

Gôndola / Corredores vistos de frente;
(Divididos em prateleiras)

Coleta de Dados

Descrição dos Campos:
Local : (1) Filial ou (2) Depósito;
Gôndola : Número da Gôndola (001 a 999);
Prateleira: Número da prateleira (001 a 999);
Produto : Código EAN do produto.
Para iniciar o processo da coleta de dados, é necessário que as gôndolas e prateleiras da filial/depósito estejam identificadas. O campo "local" deve ser preenchido apenas 1 vez, sendo que define qual o local que vai ser feito o inventário sendo "1" para área de venda ou "2" para área do depósito. No campo "gôndola", digitar o número da gôndola ou corredor que vai ser feito à coleta; e no campo "prateleira" o número da prateleira correspondente. Após o preenchimento dos mesmos, iniciar coleta dos códigos EAN de cada produto. Quando mudar de gôndola ou prateleira, pressionar F10 (Corresponde às teclas FNC+0) até voltar o campo que deseja alterar. Digitar o novo código da gôndola ou prateleira e reiniciar a coleta dos produtos.

Envio de dados do coletor para o Sistema RMS

Após a Coleta, é necessário o envio dos arquivos gerados pelo coletor para ser importado no sistema RMS. Para isso existe um programa utilitário "TFA3000" que faz a troca de dados entre um coletor e um PC.
O arquivo importado do Coletor deve ser enviado para a área de DBW do usuário que irá fazer a listagem e geração do mapa de contagem.
Se houver mais de um arquivo de coleta (o que é normal quando se possui mais de um coletor) é necessário que seja efetivado um "APPEND" de todos os arquivos para que as informações estejam em apenas um arquivo.

Emissão do mapa de contagem para digitação de quantidade

Para possibilitar este processo, deve-se primeiramente, realizar a abertura do inventário, como é feito hoje, sem nenhuma alteração de procedimentos.
Após este processo deve-se executar o programa que listará os lotes coletados pelo coletor, que pedirá as seguintes informações: Código da filial sem dígito, número do inventário que está sendo realizado e o nome do arquivo gerado pelo coletor, que se encontra na área DBW do usuário; apresentado na tela, na ordem em que foram copiados através de scaner do produtos, para melhor execução da contagem.
O mapa apresentará os seguintes campos:
SEQ: seqüência que foram coletados dos produtos;
DESCRIÇÃO: descrição do produto;
REFERÊNCIA: referência do produto;
EAN: código EAN do produto;
CÓDIGO: código RMS do produto;
UNID: quantidade em unidades que deverá ser informada na contagem;
EMB: embalagem de fornecedor do produto;
CAIXA: quantidade em caixas que deverá ser informada na contagem.

Geração do Mapa de Contagem

A geração dos lotes do coletor deverá ser realizada em seguida, pois neste processo serão "incluídos" no inventário, já aberto anteriormente, os produtos coletados na mesma ordem do mapa de contagem, para facilitar a digitação das quantidades contadas. A exemplo da listagem do mapa de contagem, este programa solicitará as mesmas informações para sua geração. Como, ocasionalmente, pode-se coletar um EAN não cadastrado, neste programa serão colocadas duas opções de geração:
"I" – Importação, para gravar na DBF todos os produtos coletados, sem gravar ainda no inventário, porém permitindo a identificação dos produtos não cadastrados;
"G" – Geração dos lotes no inventário, para ser executada somente após o cadastramento ou exclusão dos produtos não cadastrados e após importação de todos os lotes coletados. Nesta opção, serão criados os lotes no inventário, sendo incluída a flag de "F" no número de controle. Portanto, não devem ser executadas as funções de seleção para este tipo de inventário.
Após a conclusão destes processos deverá ser executado o congelamento do inventário, que será feito para toda a filial selecionada, se o inventário for "Geral" ou "Parcial" . Quando for "produtos", será feito o congelamento para todos os produtos importados do coletor.
Neste momento aparecerão na tela os produtos coletados para a digitação, ou em unidades se for uma filial "L", ou em caixas se for um depósito "D".

Relatórios de Inventário

Concluída a atualização você poderá emitir os relatórios necessários à análise e registro de seu Inventário. O Módulo de Inventário possui os seguintes relatórios:

Relatório Divergências de Inventário - VGIRDIVQ

Apresenta as divergências de inventário para análise. Este relatório pode ser emitido por filial ou por depósito.
Este relatório permite ao usuário uma análise das quantidades congeladas x digitadas, isso ainda no processo de digitação do inventário, o que possibilita a tomada de decisões e análise das diferenças, podendo ser o produto contado novamente, em se tratando de uma diferença muito alta, que poderia ser causada por uma contagem errada ou a falta de integração de alguma nota fiscal, etc..
Para emissão do relatório deve-se selecionar a função Divergência na tela principal do inventário.
O relatório poderá ser emitido com as quantidades (congelado X contado), para análise de diferenças, ou sem quantidade, saindo somente os itens que tiveram diferença para recontagem. A opção sem quantidades traz um campo em branco para que seja informado a quantidade.

Relatório Divergências Entre Inventários – VGIRDIV2

Apresenta as divergências entre inventários para análise.



Campos de tela

 Tecle em F4 - Processar

O programa disponibiliza as pastas apresentadas abaixo para análise e comparação.

 Filial




 Fornecedor




 Seção




 Produtos

Relatório ou Consulta de Extrato de Itens - VGIREXTR

Imprime a movimentação dos produtos. Digite o código da Filial, a data do Inventário e o código do produto.
Apresenta a movimentação dos produtos no período selecionado. Pode ser geral ou por produto e filial.

Campos de tela

Preencha os campos e tecle enter após cada informação.

Confirme.

Função IMPRIMIR.

Relatório de Análise de Movimentação - VGIMAMOV.

Imprime a movimentação dos produtos de acordo com o período e agendas selecionadas como parâmetro.

Campos de tela

 Função F4 - Processar

 Função F6 - Imprimir

 Função F7 – Parâmetros