A interface do cadastro de atividades permite a criação e a relação das atividades com outras entidades do módulo e não somente com as entidades prospects e clientes. É possível acessar tanto pelo menu Atividades, quanto pela visualização do histórico, de acordo com a entidade selecionada.
A interface permite a criação das atividades para o Outlook® ou do Outlook® para o Protheus® por meio da integração com o Exchange.
O objetivo do cadastro de atividades do CRM é auxiliar na realização das tarefas diárias para acompanhamento dos clientes e das vendas. As atividades cadastradas podem ser classificadas como tarefas, compromissos ou e-mails.
Sempre que uma nova atividade for cadastrada, será feita a sicronização automática com o Exchange e qualquer alteração realizada, tanto no Microsoft Outlook®, como no Microsiga Protheus CRM®, é replicada por meio da sincronização. É possível consultar o status da sincronização no menu.
Uma vez que a atividade é criada, pode ser editada, desde que seja indicado o status em que se encontra. Ao ser cancelada ou concluída, é apresentada como registro inabilitado.
Tarefas
As tarefas são utilizadas para cadastrar atividades diárias e auxiliam no acompanhamento de contas, vendas, ações de marketing, registro de ligações etc.
Compromissos
Os compromissos são utilizados para cadastrar agendamentos de reuniões, apresentações, visitas à clientes etc. Quando sincronizados com o Outlook®, os compromissos cadastrados compõem o calendário.
A atividade do tipo e-mail permite o registro de todos os e-mails enviados pelos usuários do CRM. Eles contêm informações de remetente, destinatário, assunto, mensagem, entidade relacionada ao e-mail e anexos, se houver.
Procedimentos
Para utilizar a funcionalidade, é necessário possuir integração com o Exchange, possuir cadastro de tarefas no Outlook, possuir cadastro de agendamentos no Outlook e possuir cadastro de usuário no CRM.
Configure os parâmetros do Exchange:
- MV_EXGAUT = 1
- MV_EWS2010/ MV_EWS2007 - informe a URL do servidor Exchange.
- MV_VEREXCH = informe a versão do Exchange que está sendo utilizada.
Módulo Configurador:
- 1. Em Ambiente / E-mail Proxy / Configurar, informe os parâmetros necessários para o envio de relatórios e clique em Avançar.
- 2. Preencha as configurações de E-mail e Proxy e clique em Avançar.
- 3. Preencha as informações para a configuração do Proxy e clique em Finalizar.
Para fazer a Integração com o Exchange:
- Em Cadastro de Usuário do CRM, preencha todos os campos da pasta Integração Exchange, conforme o Help de campo.
Para incluir uma Atividade:
- Em Atualizações / Vendas / Atividades / Atividades, clique em Incluir.
- Selecione a opção tarefa, compromisso ou e-mail.
- Em seguida, o Sistema apresenta os campos que devem ser preenchidos.
- Aguarde a sincronização com o Exchange. Para conferir se a sincronização ocorreu com sucesso, verifique o painel Dados da última sincronização.
- Acesse o Outlook e confira se as atividades cadastradas aparecem na lista de tarefas e no calendário.
- Na opção Alterar, é possível informar as alterações no registro que estiver posicionado no grid.
- Se quiser excluir atividades cadastradas, clique na opção Excluir.
- Quando as atividades forem cadastradas no Outlook, a sincronização é automática e elas poderão ser visualizadas no Protheus.
Para visualizar os registros de Check-in e Check-out no Protheus:
- Para confirmar se as informações foram integradas com o Protheus, no .CRM, acesse Atualizações \ Vendas \ Atividades.
- Clique em Alterar.
- Em Outras Ações, selecione a opção Check-in/ Check-out. Para cada agendamento há duas linhas: uma do tipo check-in e outra do tipo check-out.
- Em Outras Ações, selecione a opção Mapa. O Sistema apresenta um browse que carrega a localização do registro no Google Maps.
Importante: Para que essa opção funcione no ini do Smartclient, dentro da cláusula [config] deve estar habilitada a opção BrowserEnabled=1. |
Lei n° 13.709 - Lei Geral de Proteção de Dados
Para adequar o Sistema Protheus® à Lei Geral de Proteção de Dados foi necessária a adaptação da apresentação dos dados desta rotina, de modo a realizar o tratamento dos dados sensíveis e/ou pessoais, com a utilização dos processos de Controle de Acesso e Log de Auditoria.
- Controle de Acesso
Define se o usuário ou um grupo de usuários possui a permissão de acessar/visualizar os dados sensíveis e/ou pessoais disponíveis nas telas das rotinas e/ou relatórios, quando for o caso.
O Administrador do Sistema é o responsável por estabelecer se as regras de controle das informações serão aplicadas a um único usuário ou a um grupo de usuários. A configuração desse acesso dos usuários e/ou grupo de usuários aos dados sensíveis e pessoais está disponível no módulo Configurador (SIGACFG) através dos acessos 192 e 193 (Relação de Acessos x Rotina).
Para maiores detalhes sobre a Política de Segurança, clique aqui.
- Log de Auditoria
Permite auditar as atualizações do Dicionário de Dados e do Cadastro de Usuário, as autenticações de acesso às rotinas que possuem campos sensíveis e/ou pessoais, bem como as possíveis rejeições de acesso a tais dados.
Para maiores detalhes, consulte o capítulo Regras de Auditoria na Política de Segurança.
O Sistema Protheus® disponibiliza algumas rotinas para a geração do Log de Auditoria. Os procedimentos para a configuração e geração desses relatórios podem ser obtidos através das Rotinas de Log e Auditoria.