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Produto:

Datasul

Ocorrência:

Principais dúvidas sobre a conversão da Aprovação Eletrônica para o MLA

Passo a passo:

1 - Quais as vantagens de migrar para o MLA?

2 - É possível manter os dois módulos funcionando em paralelo (por exemplo, cada empresa/estabelecimentos utilizando um módulo)?
  • Não, a partir do momento que é feita a conversão para o MLA, e o mesmo se encontrar habilitado, todas as pendências de aprovação para as empresas e estabelecimentos da base de dados convertida serão geradas para o MLA. Isso ocorre pois o Aprovação Eletrônica não possuí o controle de parametrizações por empresa e estabelecimento.


3 - Qual o escopo previsto pela conversão disponibiliza no facilitador de implantação do MLA?

  • O escopo da conversão disponibilizada pelo Facilitador de Implantação de Configuração do MLA é deixar o módulo do MLA pronto para realizar aprovação de documentos da mesma forma como era feito no Aprovação Eletrônica. Ou seja, os mesmos documentos, mesmos tipos de aprovação e aprovadores.
  • Pendências que ainda não tenham sido aprovadas ou estejam rejeitadas também são convertidas. Obs.: Se houverem pendências no meio do processo de aprovação, por exemplo, com o segundo aprovador de uma hierarquia, o processo de aprovação no MLA será gerado desde o início (para o primeiro aprovador).
  • São 26 etapas realizadas pelo conversor, que podem ser verificadas em detalhes no tópico "Migração baseada na Aprovação Eletrônica" da documentação "Facilitador de Implantação e Configuração do MLA - MLA0303".
  • Fora do escopo:
    • Configuração de funcionalidades específicas do MLA.
    • Conversão de customizações.
    • Histórico de aprovações (pendências já aprovadas, deverão ser consultadas pelo Aprovação Eletrônica).


4 - Com o facilitador para migração, o que é feito de forma automática? Existe algum cadastro manual?

  • Praticamente todas as etapas são feitas de forma automática pelo conversor. Durante o processo será preciso apenas:
    • Informar as empresas e estabelecimentos para as quais deve-se replicar as configurações do Aprovação Eletrônica.
    • Criar um único usuário no MLA para que ele seja utilizado como base (para cópia) das informações que são específicas do MLA, as que existem no Aprovação Eletrônica serão buscadas de lá.
    • Definir a forma que os aprovadores receberão permissões de aprovação nas lotações (Em todas, somente na sua lotação própria ou definido manualmente).
    • Caso existam limites de aprovação definidos em moeda diferente da corrente (0), informar a data a ser utilizada para conversão dos limites.


5 - Já utilizo o MLA para aprovação de outros documentos que não são de compras. Consigo utilizar o facilitador de migração para converter os documentos de compras?

  • Sim, o facilitador atua na conversão específica dos documentos que existem na Aprovação Eletrônica, e desconsidera configurações já existentes de outros documentos (sem alterá-las).


6 - Como executo a conversão?**


7 - Como validar a conversão feita pelo sistema?


8 - É preciso parar o sistema para realizar a conversão?

  • Durante o processo de conversão, primeiramente o facilitador habilita o módulo do MLA e então começa a criar as configurações necessárias para o funcionamento do módulo. Dessa forma, durante este período é importante que não hajam usuários gerando pendências de aprovação. Caso sejam geradas pendências durante a conversão, não serão mais geradas para o Aprovação Eletrônica, pois o MLA já estará habilitado e possivelmente não serão geradas corretamente pois as configurações do MLA ainda estão em processo de criação.


9 - Por que o usuário passa a ter limites de aprovação em todas as empresas e estabelecimentos ou em mais documentos?

  • Estabelecimentos e Empresas: Ao comparar o programa CD1701 com o MLA0104 percebe-se que as permissões existentes no Aprovação Eletrônica são replicadas para todas as empresas e estabelecimentos selecionados na conversão. Isso ocorre pois as permissões cadastradas no Aprovação Eletrônica eram válidas para todas as empresas e estabelecimentos. Como no MLA existe esta flexibilidade de configurações por empresa e estabelecimento, elas são replicadas inicialmente para todos, equalizando com as permissões do Aprovação Eletrônica. Se houver necessidade, posteriormente pode-se alterar as configurações conforme a necessidade.
  • Documentos (por item e por total): Ao comparar o programa CD1701 com o MLA0104 percebe-se que as permissões existentes no Aprovação Eletrônica para os documentos que possuem configuração por total e por item são duplicadas. Isso ocorre pois as permissões cadastradas no Aprovação Eletrônica serviam para a configuração por total e também por item (se fosse alterado no CD1750 a configuração de total para item, por exemplo, não era necessário mudar as permissões no CD1701). Como no MLA existe esta diferenciação de documentos por item e total, elas são replicadas inicialmente para todos, equalizando com as permissões do Aprovação Eletrônica. Se houver necessidade, posteriormente pode-se alterar as configurações conforme a necessidade.
  • Importante: As configurações que serão utilizadas serão a do documento que estiver marcado para aprovação no MLA0101, os outros não serão utilizados (e menos que as configurações sejam alteradas).


10 - Por que as hierarquias de aprovação aparecem com aprovadores diferenciados no MLA?

  • As hierarquias de aprovação definidas no Aprovação Eletrônica (CD1710) são válidas para todos os tipos de documentos. Somente no momento de gerar a pendência para determinado documento, caso algum aprovador desta hierarquia não tenha permissão para aprovador o mesmo (CD1701), ele será desconsiderado (como se não tivesse na hierarquia). Para o MLA, como as hierarquias são definidas por documento (MLA0113), no momento da conversão, essas hierarquias já são geradas somente com os aprovadores que possuem permissão em cada documento (ou seja, aqueles que efetivamente irão aprová-los).


11 - Como são convertidos os limites de aprovação que estão em moeda diferente de zero?

  • No MLA os limites de aprovação dos aprovadores devem ser definidos sempre na moeda corrente (0). Como no Aprovação eletrônica os limites de aprovação eram definidos na moeda do aprovador, temos uma diferença de conceitos. Dessa forma, no processo de conversão é solicitada a data para realizar esta conversão. Com base nesta data, o sistema converte o valor limite da moeda do aprovador para a moeda corrente (0). Lembrando que o aprovador pode continuar visualizando as pendências na sua moeda de aprovação.


12 - Posso executar a conversão mais de uma vez?

  • Sim, se necessário é possível executar a conversão mais de uma vez. No início do processo de conversão, caso identifique configurações no MLA, o sistema questiona se deseja eliminar para executar a conversão. O único cuidado que deve-se tomar é que o conversor não irá eliminar as configurações caso já hajam pendências de aprovação geradas, ou seja, caso tenha convertido as pendências para o MLA, ele não eliminará as configurações cadastrais por entender que já existe movimentação. Neste caso, se essas pendências foram geradas somente no processo de conversão, pode-se eliminá-las manualmente (tabela mla-doc-pend-aprov) para depois executar a conversão novamente.

13 - Existe um log que armazena o processo de conversão para o MLA?

  • Sim, é possível armazenar o conteúdo apresentado no MLA0303 durante o processo, para isso, utilizar o botão "Gravar Histórico" assim que finalizada a migração para geração do arquivo.
  • Também é gerado um log mais técnico, no diretório temporário da seção, com o nome de "Log_MigracaoMLA.txt".



Observações:

** Necessário estar na versão 12.1.22 do produto.