TOTVS Segurança e Saúde Ocupacional - Totvs Assinatura Eletrônica

Importante: As funcionalidades abaixo estão disponíveis nas versões 12.1.29; 12.1.31 e 12.1.32 expedidas a partir do dia 07/05/2021.

Parametrização Global

Para habilitar a integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica é necessário informar as URLs de acesso. Para isso deve-se acessar o Totvs Segurança e Saúde Ocupacional | Ambiente | Parâmetros | Parâmetros Globais e acessar a aba Totvs Assinatura Eletrônica.

Mais informações sobre a aba, clique aqui.

Liberação de Acesso

Para liberar o acesso as funcionalidades do Totvs Assinatura Eletrônica deve-se acessar a tela Cadastro de Perfis, existente no Totvs Serviços Globais | Segurança | Perfis. Deve ser selecionado o sistema Segurança e Saúde Ocupacional.

Após a seleção do sistema serão exibidos os perfis existente para o mesmo, deve-se editar o perfil que terá acesso as funcionalidades do Totvs Assinatura Eletrônica e conceder a permissão de acesso.

Enviando Documento para o Totvs Assinatura Eletrônica

Abaixo será demonstrado, um exemplo, de como é realizado o envio do documento/relatório para o Totvs Assinatura Eletrônica.

É premissa que o documento/relatório que será enviado para o Totvs Assinatura Eletrônica esteja salvo em PDF.

No exemplo abaixo será gerado o relatório PGR em PDF:

Após a geração do relatório em PDF, deve-se clicar no menu  para abrir a tela do Totvs Assinatura Eletrônica

Ao clicar à primeira vez no menu  será exibida a tela de login do Totvs Assinatura Eletrônica

Após logar será exibida a tela de monitoramento como anexo:

As funcionalidades disponíveis na tela Monitor Integração Totvs Assinatura Eletrônica são:

• Atualização de status de documentos integrados

Ao ser executado esse processo o sistema verificará se o documento Pendente de assinatura ou Assinado parcialmente teve alguma alteração de status no portal TOTVS Assinatura
Eletrônica e atualizará a informação no registro de monitoramento.

Essa opção de monitoramento será executada automaticamente para os registros pendentes caso o parâmetro global de atualização de status ao abri tela de visão esteja marcado.

Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento.

• Aprovação de documentos para assinatura

Os documentos gerados com a opção de validação/aprovação não serão integrados automaticamente com o sistema de assinaturas. Eles serão integrados apenas após a execução desse processo, onde serão enviados os dados para assinatura caso o relatório tenha sido gerado corretamente.

Caso o usuário esteja associado ao documento como um dos destinatários ele poderá realizar a assinatura do documento através desse processo ao marcar a opção "Assinar documentos onde meu usuário esteja associado como assinador". Com isso o ser enviado o documento para o TOTVS Assinatura Eletrônica será enviado também sua assinatura. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.

• Assinar documentos

Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.

• Exclusão de documentos integrados

Através desse processo será possível excluir registros não integrados, integrados com erro ou não finalizados. No caso dos registros integrados e não finalizados (não assinados por todos) o sistema excluirá o documento do portal TOTVS Assinatura Eletrônica e da tela de monitoramento. Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento.

A exclusão do documento no portal de assinaturas dependerá do nível de acesso do usuário no documento.

• Envio de documento para assinatura

Esse processo permite o envio de documentos. O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso.

No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:

Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado.

Exemplo:

jose@integração.com - prioridade 0

[email protected] - prioridade 1

A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.

Exemplo do envio do relatório PGR:

Ao clicar em Executar o destinatário receberá  um e-mail informando que existe um documento para assinar.

Após clicar no link "Acessar Totvs Assinatura Eletrônica" o usuário será direcionado à plataforma:

Quando o documento for assinado o mesmo pode ser visualizado pela tela de monitoramento:

Exibição do relatório

É possível acessar a tela de Monitoramento através do menu de Relatórios, sem precisar acessar um relatório específico:

Colunas

-        Descrição: Nesta coluna será exibida a descrição do relatório no monitoramento.

-        Status: Exibirá o status do documento/relatório.  Os registros de monitoramento poderão estar com um dos seguintes status:

-        Job relatório: Número do Job de execução do relatório.

-        Id. Arquivo assinatura: Identificador do arquivo na Api de assinatura.

-        Remetente: Usuário responsável pelo processo principal.

-        Mensagem: Mensagem de erro ou informação retornada pelo processo ou Api.

-        Nome do arquivo: Nesta coluna será exibido o nome do arquivo gerado.

-        Campos chave: Campos que compõem a chave para geração do relatório.

-        Valores chave: Valores que compõem o campo chave.

-        Job Principal: Identificador do Job responsável por disparar a geração dos relatórios (Diário de Classe ou Certificado) caso seja relacionado a um processo principal.

-        Criado por: Usuário de criação do processo.

-        Criado em: Data de criação do processo.

-        Modificado por: Usuário de modificação (alteração de status) do registro.

-        Modificado em: Data de modificação (alteração de status) do registro.