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  • Manual - Assinatura Eletrônica - Exclusivo Loja Nacional

Objetivo
Este documento foi elaborado para informar aos usuários-chave da área Educacional do SENAI DN (Template Digital) sobre as funcionalidades que possibilitarão que o  aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via de certificado solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento, após a finalização das assinaturas dos responsáveis.

Para isso, serão apresentados os requisitos referentes à customização da integração já existente FS008375 (AAAKH4) - Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica. Será apresentada uma visão prática do processo e cadastros educacionais, explorando os conceitos utilizados e as funcionalidades do sistema. O material orienta a execução das atividades para garantir que todo o processo educacional mapeado durante o projeto seja contemplado.


Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.


Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do processo customizado da área Educacional através da customização existente – FS008375 (AAAKH4) - Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica. A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional. Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhes.


Este manual detalha as tratativas customizadas durante as solicitações de documentos feitos pelos alunos através do Portal Educacional, para possibilitar que o aluno receba por e-mail a declaração de matrícula e segunda via dos documentos solicitados por atendimento através do módulo TOTVS Aprovações e Atendimento,  após a finalização das assinaturas dos responsáveis.


A customização identificará os atendimentos de solicitação de documentos que estejam parametrizados e disponíveis na fila do módulo TOTVS Aprovações e Atendimentos com o status igual a 'Em andamento' e analisará:

  • Se aquele documento já foi solicitado em algum momento pelo aluno e encontra- se assinado no TOTVS Assinatura Eletrônica: Para documentos já assinados e dentro do prazo de validade, será feito o download do PDF e enviado para o e-mail do aluno.
  • Se aquele documento nunca foi solicitado e/ou está fora da data de validade: Será identificado o responsável pela unidade (filial), o documento será enviado para assinaturas e após estar 100% assinado, será feito o download do PDF e enviado para o e-mail do aluno.


  1. Customização instalada e todos os scripts gerados com sucesso;

  2. Devem ser liberadas nas permissões de perfil dos usuários, os menus do TOTVS Assinatura Eletrônica. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.

    Para liberar o acesso aos menus do TAE acesse o módulo Serviços Globais | Perfil em perfil selecione o sistema Educacional acesse o perfil que deseja realizar a liberação, na aba Acesso a Menus expanda os seguintes itens: Sistema Industria | Mais | TAE:

  3.  

    Para acessar os Parâmetros Gerais siga o caminho módulo Educacional | Sistema Indústria | Parâmetros Gerais;


    Devem ser parametrizadas as seguintes informações:

      • Token Basic Auth

        Token necessário para validar acesso aos Web Services da TOTVS nas customizações disponibilizadas pelo Departamento Nacional. Este Token é a informação de algum Usuário do SGE e sua senha criptografados de acordo com o modelo de autenticação disponível.

        O código criptografado deve ser enviado toda vez que for acionado algum Web Service disponibilizado pela TOTVS para as Customizações do Departamento Nacional. A customização será capaz de descriptografar o código enviado para então realizar uma tentativa de login no SGE com o Usuário e Senha utilizados para a criptografia.

        Para gerar o Token é necessário executar o processo "Gerar Token" acessível pela opção "Processos" da tela de Parâmetros.


        Na primeira tela do processo o usuário visualiza as opções de autenticação disponíveis (até o momento é somente BasicAuth).


        Na segunda etapa o usuário deve definir qual usuário e senha serão criptografados mediante o modelo de autenticação.


        Em seguida o usuário deve clicar em Executar.


        Por fim, é apresentado o log de execução do processo.


        O Token gerado pode ser visualizado no parâmetro "Token Basic Auth".


      • Coligada SENAI
        Usuário deve determinar entre as Coligadas existentes na base de dados qual dela corresponde à Coligada SENAI.
         
    •  
      • Coligada IEL (Exclusivo para  a FIEP - Até o momento)

                       Usuário deve determinar entre as Coligadas existentes na base de dados qual dela corresponde à Coligada IEL.

                       

                        As customizações só funcionaram para coligada IEL, caso o Regional tenha implementado a coligada no sistema. 


      • Coligada SESI
        Usuário deve determinar entre as Coligadas existentes na base de dados qual dela corresponde à Coligada SENAI.

  4. Solicitação de documentos do aluno feito através do Portal Educacional

    O usuário deverá realizar a solicitação de documentos através da abertura de atendimentos via Portal do Aluno, de forma nativa. Não haverá interferência customizada neste processo.

    Dica

    Para mais informações sobre o processo, clique aqui

Será necessário informar alguns dados para possibilitar as execução das funcionalidades da Assinatura Eletrônica. Para isso, foram acrescentados parâmetros customizados na interface já existente da Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica (FS008375 - AAAKH4).

A interface estará disponível em: disponível em: TOTVS Educacional | TOTVS Assinatura Eletrônica | Parâmetros | Parâmetros Educacionais | Modalidades | Anexos | Solicitações.

Na interface de Parâmetros o usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações:

  • Tipos de atendimentos: Neste item o usuário deverá informar quais tipos de atendimentos serão considerados para integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Será possível informar ‘N’ tipos de atendimentos.
  • Relatório: Neste parâmetro o usuário deverá informar qual o relatório referente ao tipo de atendimento informado para ser utilizado na integração com o TOTVS Assinatura Eletrônica. Será possível informar apenas uma opção no parâmetro.
  • Tipo de relatório: Neste parâmetro o usuário deverá informar qual o tipo do relatório informado acima, para a customização identificar a tabela master na geração do relatório.  Será possível informar apenas uma opção. Parâmetro do tipo combobox que irá listar as opções: Matrícula e Certificado.


Dica

Mais informações sobre parâmetros

Dentro da interface personalizada de Parâmetros Educacionais, será possível efetuar a integração dos relatórios de acordo com a modalidade do curso.

Para essa finalidade, foi desenvolvida uma configuração que engloba Modalidade, Relatórios e Assinaturas, permitindo que o usuário estabeleça os valores essenciais para a realização da integração.

Você pode acessar os Parâmetros Educacionais por meio do seguinte caminho:

TOTVS Educacional | Sistema Industria | TAE | Parâmetros Educacionais


A interface exibirá seis abas para serem configurados: Modalidade, Parâmetros da Filial, Relatórios, Situação de Matrícula, Resp. Assinatura e E-mail. 

Será necessário informar todas as modalidades que farão parte da integração TAE.

Além de informar a modalidade, o usuário deverá informar qual o tipo de relatório de certificado que será utilizado em cada modalidade.

Esses parâmetros serão gravados por FILIAL Novo!.


  • Modalidade: Campo utilizado para informação da modalidade a ser utilizada. Apenas as modalidades informadas terão seus relatórios enviados para assinatura no TAE. Preenchimento obrigatório. 

Certificados:

  • Relatório de Certificado: Campo utilizado para informação do relatório de certificado da modalidade. Essa informação será buscada da tabela de relatórios do RM (RptReports). 
  • Tipo de Certificado Padrão: Parâmetro do tipo lookup que irá retornar a lista da tabela STIPOCERTIFICADO. Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o tipo de certificado será considerado como padrão para o processo de geração e assinaturas. O Tipo de Certificado deverá ser parametrizado por modalidade.
  • Novo! Solicita assinatura do secretário: Esse campo determina se o relatório de certificado deve ou não ser enviado para assinatura do(s) secretário(s). Por padrão, o campo  virá desmarcado.
  • Relatório de Saída Intermediária: Parâmetro do tipo lookup que irá retornar a lista de relatórios existentes no RM Reports. Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o relatório será considerado para geração caso o tipo do mesmo seja o definido no parâmetro acima ‘Tipo de Certificado Saídas Intermediárias’. O Certificado deverá ser parametrizado por modalidade.
  • Tipo de Certificado Saídas Intermediárias: Parâmetro do tipo lookup que irá retornar a lista da tabela STIPOCERTIFICADO. Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o tipo de certificado será  considerado como Saída Intermediária para o processo de geração e assinaturas. O Tipo de Certificado deverá ser parametrizado por modalidade.

Contrato de matrícula:

  • Relatório de Contrato: Campo utilizado para informação do relatório de contrato da modalidade. Essa informação será retornada da tabela de relatórios do RM (RptReports). 
  • Responsável pela assinatura do Contrato de Matrícula: Campo para seleção do Responsável pelo Contrato de Matrícula na Unidade Operacional (Filial), de onde serão buscados o e-mail, nome e CPF. Campo de preenchimento obrigatório e indica que o usuário correspondente será utilizado como aprovador/validador do Contrato de Matrícula.
  • Novo! Utiliza envio automático: Esse campo determina se o relatório de contrato deve ou não utilizar a integração automática. Por padrão, o campo  virá marcado.

Observações

A tela de Parâmetros de Modalidade necessita que pelo menos um relatório seja parametrizado, ou seja, deve ser informado o Relatório de Certificado, o Relatório de Contrato ou ambos.

Aviso

O relatório de certificado, que não possuir filtro ou parâmetro SCERTIFICADO, não será enviado.

O relatório de contrato, que não possuir filtro ou parâmetro SCONTRATO, não será enviado.

Será necessário informar o Responsável pela Unidade Operacional. Essa parametrização é por filial.

  • Responsável pela Unidade Operacional: Campo para seleção do Responsável pela Unidade Operacional (cadastro de Pessoa), de onde serão buscados o e-mail, nome e CPF.  Indica que o usuário correspondente será enviado como aprovador/validador do Certificado, que no TAE tem o poder de veto do documento. Ele não precisará assinar o documento;
  • Integra Contrato de Rematrícula: Campo para informar se os contratos de rematrícula serão integrados ao TAE;
  • Protocolo de Assinatura Simplificado: Permite usar assinatura simplificada, além do protocolo completo nativo de assinaturas. Isso permite que as informações sejam inseridas na última página do certificado e não em uma pagina a parte;


Atualizado recentemente

A aba Parâmetro da Filial, recebeu um novo parâmetro, que quando marcado, gera um protocolo de assinatura simplificado ao certificado.

Maiores informações descritas no Manual Protocolo de assinatura Certificado.

Nesta aba será necessário informar quais relatórios de Diário de Classe que serão utilizados. Os relatórios serão parametrizados por coligada.

  • Relatório de Diário de Classe - Frequência: Campo utilizado para informação do relatório de diário de classe de frequência. Essa informação será buscada da tabela de relatórios do RM (RptReports).
  • Relatório de Diário de Classe - Nota: Campo utilizado para informação do relatório de diário de classe de notas. Essa informação será buscada da tabela de relatórios do RM (RptReports).

Nesta aba será necessário informar quais Status de Matrícula a customização deverá considerar para realizar a integração do Relatório do Contrato de Matrícula com o TAE.


Importante!

  • Não serão criados parâmetros customizados para informar os assinadores. Esses dados serão obtidos no Cadastro da Filial | Anexos | Dados Educacionais | Anexos | Instituição do MEC | Anexos | Diretores por Instituição. A customização identificará os assinadores pelas campos Diretor, Secretário 1 e Secretário 2.
  • A permissão de acesso ao menu será feita através de configuração de controle de perfil de usuário (nativa).
  • Para o envio do e-mail para os responsáveis, todos os dados deverão ser parametrizados corretamente.

Na Aba Responsável Assinatura, será informado o responsável pela assinatura, por Estado. Essa parametrização será utilizada no certificado que esteja vinculado ao Template digital.
A interface fará o vínculo do responsável pela assinatura daquele Estado, como o Estado informado no cadastro do Aluno.



  • Estado: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o estado da pessoa responsável por assinar os certificados de cursos concluídos no Template Digital. Esse parâmetro utiliza a lista de Estados;
  • Nome: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual pessoa será responsável por assinar os certificados de cursos concluídos no Template Digital de alunos que residem no seu estado responsável. Esse parâmetro utiliza a tabela PPESSOA;


Importante

  1. Somente será possível informar uma pessoa responsável por estado.
  2. Este parâmetro será armazenado por Coligada e somente para o Template Digital.

Nessa Aba, o usuário informará os dados do E-mail que será enviado ao aluno, junto ao Certificado. 

  • E-mail de Remetente: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o endereço de e-mail que será utilizado como remetente no envio do certificado assinado para o aluno;
  • Assunto do e-mail: Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o assunto do e-mail que será utilizado no envio do certificado assinado para o aluno;
  • Tipo de E-mail: Parâmetro do tipo checkbox. Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o formato de e-mail que será utilizado no envio do certificado assinado para o aluno, sendo 'HTML' ou 'TXT';
  • Tags Disponíveis: Será possível que o usuário defina o texto padrão de envio do e-mail utilizando algumas tags.
    • Ao selecionar o campo, serão apresentadas as seguintes tags;
      [RA]: Registro Acadêmico do aluno;
      [NOMEALUNO]: Nome do aluno;
      [NOMECURSO]: Nome do curso de matrícula do aluno;
      [NOMEHABILITACAO]: Nome da habilitação de matrícula do aluno;
      [CODPERLET]: Código do período letivo de matrícula do aluno;
  • Texto do E-mail: Parâmetro do tipo texto. Neste parâmetro, o usuário deverá informar qual o texto do e-mail que será utilizado no envio do certificado assinado para o aluno. O texto será definido pelo usuário, desde que utilize as tags listadas acima.


Atualizado recentemente

A aba Parâmetro da Filial, recebeu um novo parâmetro, que quando marcado, gera um protocolo de assinatura simplificado ao certificado. Maiores informações descritas no Manual Protocolo de assinatura Certificado.

Importante

  1. Estes parâmetros são armazenados por Filial;
  2. Demais informações necessárias nestes Parâmetros, seguirão as regras, já existentes no Projeto Integração TOTVS Educacional x TOTVS Assinatura Eletrônica.

O Processo para envio de documentos para Assinaturas estará disponível para acesso no módulo: TOTVS Aprovações e Atendimentos | Sistema Indústria | TAE | Processo para envio de documentos para Assinaturas.

O processo poderá ser executado de forma manual e/ou agendado.

 


Toda vez que o processo for executado, a customização fará as seguintes ações:

  1. Identificar atendimentos em andamento: A customização irá identificar se possui algum registro de atendimento dos tipos definidos nos Parâmetros, cujo status do atendimento esteja igual a ‘Em Andamento’.


  2. Verificar data de validade da assinatura: A customização irá validar no monitor de relatórios, se existe algum registro de documento assinado, que sejam dos tipos identificados no item acima e estejam dentro do prazo de validade informado nos parâmetros Validade do document


    A coluna STATUS do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado para assinaturas.


  3. Documento já assinado e dentro do prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está vigente. Sendo assim, o documento não será enviado novamente para assinaturas.

  4. Documento assinado no monitor de relatórios: O processo customizado irá identificar o registro de documento assinado no monitor de relatórios e irá enviar o PDF do documento para o e-mail do aluno.

    Importante

    1. O texto do e-mail enviado ao aluno, será formatado nos Parâmetro Educacionais na aba E-mail;
    2. NÃO será criado um novo registro de documento para assinaturas no monitor de LOG. Permanecerá o registro anterior com status Assinado e E-mail enviado;

    Exemplo de e-mail, enviado ao aluno:


    A coluna STATUS  e-mail do Monitor, informa a situação do documento que foi enviado por e-mail.


  5. Documento já assinado e FORA prazo de validade: O processo customizado irá identificar o atendimento aberto; validar que já existe um registro de solicitação e  documento no monitor de relatórios e que prazo de assinaturas do mesmo está FORA da validade. Sendo assim, o documento será enviado novamente para assinaturas.  Para identificar o responsável pela assinaturas, será verificado o estado de endereço do aluno e a pessoa responsável pela unidade (filial) informada no parâmetro 'Responsável assinaturas'(Descrito no item 'Premissas').
    Após o envio para assinatura, chegará um e-mail para os responsáveis realizarem a assinatura do documento através da plataforma do TOTVS Assinatura Eletrônica.

    O Responsável deverá entrar na plataforma para realizar a assinatura do documento.

Através do Monitor de Relatórios será possível realizar o acompanhamento dos status de assinatura dos relatórios enviados para assinatura. 

A Interface Monitor de Relatórios está disponível em: TOTVS Educacional | TAE | Monitor de Relatórios.


Atenção

O Monitor de Relatórios não é um menu customizado, suas permissões e configurações seguem o definido pelo produto padrão. Para informações sobre sua utilização acesse o link abaixo:
https://tdn.totvs.com/x/xxg3J


A conclusão do atendimento será tratado pela área de serviços TOTVS e para o correto funcionamento da customização, todos os dados deverão ser parametrizados conforme orientação descrita no documento Assinatura Eletrônica - MIT043 - Plano de Configuração.