Indemnización e incapacidades formulación estándar COL

ÍNDICE

01. VISIÓN GENERAL

Realizar los ajustes necesarios para que el sistema sea capaz de calcular de manera correcta las incapacidades, cuando estas abarcan varios meses, de igual manera cuando estas cubren un me completo, ya sea de 28, 29 o 31 días.

02. REGLA DE NEGOCIO 

Para cumplir correctamente con lo que indica la legislación, se realizaron ajustes en las rutinas de Mnemónicos (GPEA300), Mantenimiento de Tablas (GPEA320), Conceptos (GPEA040), Conceptos por Proceso (GPEA161) y Fórmulas (GPEA290).

Soporte Legal

Incapacidad por Enfermedad Común o no profesional

• • La incapacidad laboral común tiene su origen en una enfermado o accidente que no tiene relación con la actividad laboral desempeñada por el trabajador.
  • En caso de incapacidad comprobada para desempeñar sus labores, ocasionada por enfermedad no profesional, el trabajador tiene derecho a que el patrono le pague un auxilio monetario hasta por ciento ochenta (180) días, así:
    • Las dos terceras (2/3) partes del salario durante los primeros noventa (90) días,
    • Y la mitad del salario por el tiempo restante.
  • Esta es una prestación a cargo de la entidad promotora de salud (EPS), o la Administradora de Fondos de Pensión (AFP) dependiendo de los días. No obstante, el pago de los 2 primeros días de incapacidad está a cargo del trabajador (opcional).

  • El porcentaje de liquidación de las incapacidades laborales depende de la duración de la incapacidad.

    De Días	A Días	%	Entidad
    1	2	100%	Trabajador
    3	90	66.67%	EPS
    91	180	50%	AFP
    181	541	De 0 a 50%	EPS/AFP
    541	9999	0%

• • La empresa liquida al trabajador la parte de la empresa y la del EPS y después cobra a la EPS su parte.
  • Para el IBC durante la incapacidad (cálculo de los conceptos de EPS, AFP, FSP, ARL y Parafiscales), se tomará el valor de la incapacidad.
  • Las incapacidades laborales se liquidan (SBC) sobre el salario cotizado, es decir, se toma como referencia el salario sobre que el trabajador utilizó para pagar las cotizaciones a seguridad social, o ingreso base de cotización (IBC).
  • El valor que se pague por concepto de incapacidad no puede ser inferior al SMMLV.

Para mayor información se recomienda revisar la sección 07. INFORMACIÓN ADICIONAL

Incapacidad por Maternidad (Ley 1822 del 4 de enero de 2017).

• • Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de 18 semanas en la época del parto, remunerada con el salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso.
  • Si se tratare de un salario que no sea fijo como en el caso del trabajo a destajo o por tarea, se tomará en cuenta el salario promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicio, o en todo el tiempo si fuere menor.
  • Todas las provisiones y garantías establecidas en la Ley 1822 del 4 ene 2017 para la madre biológica, se hacen extensivas en los mismos términos y en cuanto fuere procedente a la madre adoptante, o al padre que quede a cargo del recién nacido sin apoyo de la madre, sea por enfermedad o muerte, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere custodia justo después del nacimiento. En ese sentido, la licencia materna se extiende al padre en caso de 1 fallecimiento o enfermedad de la madre, el empleador del padre del niño le concederá una licencia de duración equivalente al tiempo que falta para expirar el periodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre.
  • La licencia de maternidad para madres de niños prematuros, tendrá en cuenta la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término, las cuáles serán sumadas a las dieciocho semanas que se establecen en la presente ley. Cuando se trate de madres con parto múltiple, la licencia se ampliará en dos semanas más.
  • La trabajadora que haga uso de la licencia en la época del parto tomará las dieciocho semanas de licencia a las que tiene derecho, de la siguiente manera: a) Licencia de maternidad preparto, Esta será de una semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de las dos semanas, con dieciséis posparto. Si en caso diferente, por razón médica no puede tomarla semana previa al parto, podrá disfrutarlas dieciocho semanas en el posparto inmediato. b) Licencia de maternidad posparto. Esta licencia tendrá una duración normal de diecisiete semanas contadas desde la fecha del parto, o de dieciséis o dieciocho semanas por decisión médica, de acuerdo a lo previsto anteriormente.
  • De las dieciocho semanas de licencia remunerada, la semana anterior al probable parto será de obligatorio goce en caso de que el médico tratante prescriba algo diferente. La licencia remunerada de la que habla este artículo, es incompatible con la licencia de calamidad doméstica y en caso de haberse solicitado esta última por el nacimiento de un hijo, estos días serán descontados de la misma.
  • Esta es una prestación a cargo de la entidad promotora de salud (EPS). No obstante, en caso de incumplimiento del patrono en las obligaciones de afiliación y/o pago de las contribuciones a la seguridad social, estará a cargo del trabajador.
  • Para el SBC durante la incapacidad, se tomará el valor de la incapacidad.
  • Durante la incapacidad no se debe cotizar a Riesgos Laborales (ARL), ni a Parafiscales (Caja – ICBF – SENA).

Para mayor información se recomienda revisar la sección 07. INFORMACIÓN ADICIONAL

Incapacidad por Enfermedad Profesional o Accidente de Trabajo

• • Enfermedad profesional es todo estado patológico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar, bien sea determinado por agentes físicos, químicos o biológicos.
  • Es todo suceso imprevisto y repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca al trabajador una lesión orgánica o perturbación funcional permanente o pasajera, y que no haya sido provocado deliberadamente o por culpa grave de la víctima.
  • Cuando un trabajador se accidenta y este sucedió en la empresa o en mientras estaba laborando, el médico tratante le prescribe una incapacidad médica por Accidente de Trabajo, durante la cual el trabajador queda incapacitado para trabajar tiempo por el cual recibe un auxilio económico.
  • Es una prestación económicas a cargo del sistema de riesgos laborales (ARL) desde el día siguiente al accidente, y hasta que el trabajador se rehabilite o se cure.
  • Durante los días de la incapacidad no se debe cotizar a Riesgos Laborales (ARL), ni a Parafiscales (Caja – ICBF – SENA).
  • La base para liquidar la incapacidad laboral (SBC) es el salario sobre el cual se hayan realizados los aportes a seguridad social (IBC). Estas se liquidan y pagan con el 100% del Ingreso Base de Cotización (IBC) según el artículo 3 de la ley 776 del 2002.
  • Tiene Prestaciones asistenciales
  • Durante la incapacidad no se debe cotizar a Riesgos Laborales (ARL), ni a Parafiscales (Caja – ICBF – SENA).

Para mayor información se recomienda revisar la sección 07. INFORMACIÓN ADICIONAL

03. PASOS PREVIOS

1. Ejecutar la rutina “Consultas | Archivos | Genéricos” y Exportar a Excel la información (Opción Exp. CSV”), de las tablas:
   • RC2 Encabezado Fórmulas.
   • RC3 Detalle Fórmulas.
   • RCA Mnemónicos.
   • RCB Definición de Tablas.
   • RCC Contenido de Tablas.
   • RCM Tipos de Ausencia.
   • RG5 Encabezado de Estándar de Periodos.
   • RG6 Detalla de Estándar de Periodos.
   • RG9 Criterios de Acumulación Anual
   • SRV Conceptos,
   • SRY Procedimientos de Cálculo,
   • RGA Encabezado de Conceptos por Proceso,
   • SRM Detalle Conceptos por Proceso.
2. Respaldo:
   1. Abrir las tablas RC2, RC3, RCA, RCB, RCC, RCM, RG5, RG6, RG9, SRV, SRY, RGA y SRM.
   2. Respaldar la Encabezado Fórmulas (RC2):
      • Respaldar el contenido de la tabla RC2.
        • RC2 Cliente: registros con origen 'U_' (RC2_ORIGEM='U_').
        • RC2 Sistema: registros con origen  'S_' (RC2_ORIGEM='S_').
      • Borrar los registros de la RC2.
   3. Respaldar la Detalle Fórmulas (RC3):
      • Respaldar el contenido de la tabla RC3.
        • RC3 Cliente: registros con origen 'U_' (RC3_ORIGEM='U').
        • RC2 Sistema: registros con origen 'S_' (RC2_ORIGEM='S').
      • Borrar los registros de la RC3.
   4. Respaldar la Mnemónicos (RCA):
      • Respaldar el contenido de la tabla RCA.
        • RCA Cliente: mnemónicos que inicien con 'M_'  (SUBSTRING(RCA_MNEMÓN,1,2)='M').
        • RCA Sistema: mnemónicos que NO inicien con 'M_'  (SUBSTRING(RCA_MNEMÓN,1,2)<>'M_').
      • Borrar los registros de la RCA.
   5. Respaldar la Definición de Tablas (RCB):
      • Respaldar el contenido de la tabla RCA.
        • RCB Cliente: Los registros en que el código inicie con U (SUBSTRING(RCB_CODIGO,1,1)='U')..
        • RCB Sistema: Los registros en que el código inicie con S (SUBSTRING(RCB_CODIGO,1,1)='S').
      • Borrar: todas las tablas (ZAP).
   6. Respaldar el Contenido de Tablas (RCC):
      • Respaldar el contenido de la tabla RCC.
        • RCC Cliente: Los registros en que el código inicie con U (SUBSTRING(RCC_CODIGO,1,1)='U')..
        • RCC Sistema: Los registros en que el código inicie con S (SUBSTRING(RCC_CODIGO,1,1)='S').
      • Borrar: todas las tablas (ZAP).
   7. Respaldar la Tipos de Ausencia (RCM):
      • Respaldar el contenido de la tabla RCM.
        • RCM Sistema: Los registros que contengan los códigos (RCM_TIPO):

001    Enfermedad Común                                                           
002    Accidente Común                                                            
003    Accidente Trabajo                                                          
004    Enfermedad Profesional                                                     
005    Maternidad (126 días)                                                      
006    Paternidad por Fallecimiento Madre  (126 días)                             
007    Descanso Remunerado x Aborto (2-4 semanas)                                 
008    Licencia Paternidad (8 días)                                               
009    Licencia no Remunerada                                                     
010    Sanción                                                                    
011    Ausencia no Justificada                                                    
012    Licencia Remunerada                                                        
013    Licencia por Luto (5 días)                                                 
014    Permiso Remunerado                                                         
015    Permiso Calamidad Doméstica (3 días)                                       
016    Permiso por Matrimonio (3 días)                                            
017    Suspensión Temporal del Contrato                                           
018    Vacaciones                                                                 

• 1. • • RCM Cliente: Los registros que no sean los anteriores (RCM_TIPO).
     • Borrar los registros de la RCM.
  2. Respaldar la Encabezado de Estándar de Periodos (RG5):
     • Respaldar el contenido de la tabla RG5.
       • RG5 Sistema: los registros que contengan los códigos (RG5_PDPERI):

ANT    ANTICIPO DE SUELDO            
ASM    AUMENTO SALARIO MINIMO        
ASP    AUMENTO SALARIO POR PORCENTAJE
CES    CESANTIA                      
FIN    CALCULO FINIQUITOS            
IR2    % RETE FTE PROCEDIMIENTO 2    
MES    MENSUAL                       
PRI    PRIMA DE SERVICIOS            
QNA    QUINCENAL                     
SEM    SEMANAL                       

• • • • RG5 Usuario: los registros que NO contengan los códigos anteriores ((RG5_PDPERI).

• 1. • Borrar los registros de la RG5.
  2. Respaldar la Detalla de Estándar de Periodos (RG6):
     • Respaldar el contenido de la tabla RG6.
       • RG6 Sistema: los registros que contengan los códigos indicados en el encabezado de Estándar de Periodos.
       • RG6 Cliente: los registros que NO contengan los códigos indicados en el encabezado de Estándar de Periodos.

1. 1. Respaldar la Criterios de Acumulación Anual (RG9):
      • Respaldar el contenido de la tabla RG9.
        • RG9 Sistema: el registro del código 01 Fiscal (RG9_CODCRI).
        • RG9 Cliente: registros con código diferente de 01.
      • Borrar los registros de la RG9.
   2. Respaldar la Procedimientos de Cálculo (SRY):
      • Respaldar el contenido de la tabla SRY.

• • • • SRY Sistema: registros que contengan los códigos (RY_CALCULO):

ANT    Anticipo de Salario           
APL    Aplicación de Liquidación de Contratos
APS    Anticipo de Prima de Servicios
ASM    Aumento Salario Mínimo        
ASP    Aumento Salario x Porcentaje  
CES    Cesantia                      
CON    Consolidacion / Provisiones   
FIN    Liquidacion de Contratos      
IR2    Ret en la Fte Proc 2          
LIQ    Nomina de Liquidacion         
MFN    Movimientos Fuera de Nomina   
PON    Reloj Registrador             
PRI    Prima de Servicios            
VAC    Vacaciones                    

1. 1. • • SRY Cliente: registros que NO contengan los códigos anteriores (RY_CALCULO):
      • Borrar los registros de la SRY.
   2. Respaldar los Conceptos (SRV):
      • Respaldar el contenido de la tabla SRV.
        • SRV Sistema: del código 000 al 033, del 101 al 149, del 201 al 258, del 300 al 543, del 601 al 630 y del 900 al 908.
        • SRV Usuario:  todos los conceptos que no esté dentro del estándar.
      • Borrar: todos los conceptos (ZAP).
   3. Respaldar Conceptos por Proceso (RGA / SRM):
      • Respaldar el contenido de la tabla SRM.
        • SRM del Cliente: registros con procedimientos de cálculo (RM_CALCULO) que no correspondan a los indicados en la SRY.
      • Respaldar el contenido de la tabla RGA.
        • RGA del Cliente: registros con procedimientos de cálculo (RGA_CALCUL) que no correspondan a los indicados en la SRY.
      • Borrar los registros de la SRM.
      • Borrar los registros de la RGA.
      • NOTA: Conceptos por proceso generalmente está actualizada con conceptos del cliente, y/o fórmulas del cliente, por lo que, aunque sean procedimientos estándar, es muy complicado identificar cuales registros corresponden al cliente y cuales al estándar.
2. Cargar tablas de formulación estándar:
   1. Ingresar a la rutina de Mnemónicos, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Mnemónicos" (GPEA300); para cargar el contenido estándar (RCA).
   2. Ingresar a la rutina de Fórmulas, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Fórmulas"; para cargar el contenido estándar (RC2 y RC3).
   3. Ingresar a la rutina de Definición de Tablas, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Definición Tabla" (GPEA310); para cargar el contenido estándar (RCB).
   4. Ingresar a la rutina de Mantenimiento de Tablas, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Mtto Tabla" (GPEA320); para cargar el contenido estándar (RCC).
   5. Ingresar a la rutina de Conceptos, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Conceptos" (GPEA040); para cargar el contenido estándar (SRV y RCM).
   6. Ingresar a la rutina de Conceptos por Proceso, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Conceptos por Proceso" (GPEA161); para cargar el contenido estándar (SRY, RG5, RG6, RG9, RGA, SRM).
3. Cargar tablas de formulación de usuario
   1. Abrir las tablas RC2, RC3, RCA, RCB, RCC, RG9, RG5, RG6, RG9, SRY, RGA, SRM.
   2. Recuperar las Fórmulas (RC2/RC3) del Cliente:
      • Appendar el respaldo de la RC2 del Cliente.
      • Appendar el respaldo de la RC3 del Cliente. 
   3. Recuperar los Mnemónicos (RCA) del Cliente:
      • Appendar el respaldo de la RCA del Cliente. 
   4. Recuperar las Tablas Alfanuméricas (RCB/RCC) del cliente:
      • Appendar el respaldo de la RCB del Cliente.
      • Appendar el respaldo de la RCC del Cliente.
   5. Recuperar Conceptos por Proceso (RGA/SRM/RG9/RG5/RG6/SRY) del Cliente:
      • Appendar el respaldo de la RGA del Cliente.
      • Appendar el respaldo de la SRM del Cliente.
      • Appendar el respaldo de la RG9 del Cliente.
      • Appendar el respaldo de la RG5 del Cliente.
      • Appendar el respaldo de la RG6 del Cliente.
      • Appendar el respaldo de la SRY del Cliente.
   6. Recuperar los Conceptos (SRV/RCM):
      • Appendar el respaldo de la SRV del Cliente.
      • Appendar el respaldo de la RCM del Cliente.
4. Ejecutar la rutina “Consultas | Archivos | Genéricos” y Exportar a Excel la información (Opcion Exp. CSV”), de las tablas SRV, RGA y SRM.
   1. Guardar los archivos de Excel generados (después del cambio).
   2. Comparar los archivos Excel generados en el punto 1 contra los generados en el punto 5, para determinar las diferencias de configuración realizadas por el cliente.
   3. Ingresar a la rutina de Conceptos, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Conceptos" (GPEA040) para realizar los ajustes realizados en la configuración para el cliente.
   4. Ingresar a la rutina de Conceptos por Proceso, ubicada en "Actualizaciones | Definic. Cálculo | Conceptos por Proceso" (GPEA161) para realizar los ajustes realizados en la configuración para el cliente.
5. En caso de ya tener registros con los conceptos anteriores, se deberán realizar lo siguiente:
   1. Históricos
      1. Se debe tener información en todos los meses del último año calculado, en la tabla del Histórico de Movimientos (SRD), validada con Contabilidad.
      2. Se debe tener información en todos los meses del último año calculado, en la tabla del Histórico de Acumulados (RG7).
      3. Copiar los registros de los conceptos 002, 006, 008 a 031, 032 y 033 respectivamente, de las tablas SRD y RG7, para que al consultar recibos de meses anteriores, se pueda visualizar bien la información.
   2. Periodos
      1. Ingresar a la rutina Periodos, ubicado en "Actualizaciones | Archivos | Periodos (GPEA400) y dar de alta un periodo en diciembre del último año calculado, de MFN Movimientos Fuera de Nómina, para capturar los ajustes a los acumulados, en caso necesario.

04. EJEMPLO DE UTILIZACIÓN

Ejemplo con los conceptos actualizados:

Periodo 202201 Pago 01 Procedimiento LIQ

Se tienen las siguientes incapacidades por Enfermedad General:

Empleado 000003

Para el empleado 000003 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 5 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 170,000 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 5 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario.

Empleado 000004

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 8 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 290,000 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 8 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario.

Periodo 202201 Pago 02 Procedimiento LIQ

Se tienen las siguientes incapacidades por Enfermedad General:

Empleado 000004

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 16 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 533,333 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 15 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario, quedando en cero.-

Empleado 000006

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 16 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 1,095,600 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 8 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario.

Periodo 202202 Pago 01 Procedimiento LIQ

Se tienen las siguientes incapacidades por Enfermedad General:

Empleado 000004

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 15 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 500,000 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 15 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario, quedando en cero.

Periodo 202202 Pago 02 Procedimiento LIQ

Se tienen las siguientes incapacidades por Enfermedad General:

Empleado 000004

Para el empleado 000004 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 13 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 433,334 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 15 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario, quedando en cero.

Empleado 000005

Para el empleado 000005 se observa en el cálculo de la fórmula 002LIQ:

• 16 días en UNIDADES (campo de Días concepto 002).
• 1,095,600 en IMPORTE (campo de Valor de los conceptos 002 y 031).
• 8 días en DIASLICIGE para PILA (campo de Días para el concepto 031).

Y en el concepto 031 Incapacidad Enfermedad General para PILA se reportan los datos arriba mencionados y se disminuyen los días de salario.

05. DICCIONARIO DE DATOS

Mnemónicos (RCA)

Conceptos (SRV)

Conceptos de enfermedad general

Conceptos de riesgo laboral

Conceptos por maternidad

06. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Documento Técnico de Indemnización e incapacidades formulación estándar COL:

DNOMI-140 DT Indemnización e incapacidades formulación estándar COL

Documento de Referencia de la Localización de Colombia:

DT Localización Colombia (SIGAGPE) - Protheus 12

07. INFORMACIÓN ADICIONAL

Incapacidad Por Enfermedad Común o no Profesional.

https://www.minsalud.gov.co/Lists/FAQ/DispForm.aspx?ID=21

https://www.gerencie.com/como-se-liquidan-los-dias-de-incapacidad-por-enfermedad-general.html

Incapacidad por Maternidad (Ley 1822 del 4 de enero de 2017).

https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/LEY%201822%20DEL%204%20DE%20ENERO%20DE%202017.pdf

Incapacidad por Enfermedad Profesional o Accidente de Trabajo

https://www.gerencie.com/incapacidad-laboral.html

08. TABLAS UTILIZADAS

• RC2 - Encabezado Fórmulas
• RC3 - Detalle Fórmulas
• RCA - Menomincos.
• RCB - Definición de Tablas
• RCC - Contenido de Tablas
• RCM - Tipos de Ausencia
• RG5 - Encabezado de Estándar de Periodos
• RG6 - Detalla de Estándar de Periodos
• RG9 - Criterios de Acumulación Anual
• SRV - Conceptos
• SRY - Procedimientos de Cálculo.
• RGA - Encabezado de Conceptos por Proceso,
• SRM - Detalle Conceptos por Proceso.