Generación de AFD

ÍNDICE

01. VISIÓN GENERAL

El Archivo AFD (Archivo de fuente de datos) se trata de un documento que reúne todas las informaciones sobre el registro de reloj registrador de sus colaboradores que deben generarse a partir del layout puesto a disposición por el Gobierno.

El AFD es utilizado por el Ministerio de trabajo para auditar las rutinas de jornada de trabajo en las empresas. Cabe recordar que no es posible modificar las informaciones de este documento, ya que este cuenta con los datos brutos relacionados a la jornada del colaborador.

Esta documentación tiene como objetivo orientar sobre el proceso de generación del AFD, observando la regla de la Resolución 671 a partir de la versión de Backoffice 12.1.22100000 que está disponible desde el 31/10/2022.

Principales cambios:

• Los registros impresos en el archivo son los registros de acuerdo con la documentación del layout puesto a disposición por el Gobierno: 
  • 1 - Encabezado,
  • 3 - Registros y
  • 9 - Trailer
• La nomenclatura del archivo cambió a REP-A para contener la siguiente unión "AFD" + RCPJ/RCPF del empleador + "REP_A" + código del dispositivo + ".txt"

02. PROCESO PARA FIRMA DIGITAL DEL ARCHIVO AFD

Conforme se determinó por la Resolución no 671/2021 el archivo AFD debe ser firmado digitalmente por la empresa fabricante/desarrolladora del REP, utilizando su certificado digital válido y emitido en el entorno de ICP-Brasil. Las firmas electrónicas pueden verificarse siempre que surjan dudas con relación a la autenticidad e integridad de los archivos generados, por ejemplo, para fines de utilización en fiscalización o procesos judiciales. (ítem 32 y 33 - Preguntas y respuestas - Resolución nº 671/2021)

Para el archivo AFD, las firmas electrónicas generadas por REP-A deben ser en el estándar CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) y deben almacenarse en un archivo en el formato p7s destacado (detached). Completar el registro (última línea del archivo) referente a la firma digital con el texto literal “FIRMA_DIGITAL_EN_ARCHIVO_P7S” y espacios a la derecha para complementar los 100 caracteres. Además, el archivo p7s debe nombrarse con el nombre del archivo AFD incluyendo la extensión “.p7s”. Por ejemplo, el archivo AFD “00000000000000REP_A.txt” debe tener archivo de firma p7s nombrado como “00000000000000REP_A.txt.p7s”. (ítem 28 - Preguntas y respuestas - Resolución nº 671/2021) .

Para permitir hacer efectiva la firma digital utilizando el certificado de TOTVS, se puso a disposición un proceso que permitirá que los clientes efectúen firma digital cuando sea solicitada por el Ministerio de trabajo. A continuación se muestra el procedimiento para Firma digital del archivo AFD:

Para firmar digitalmente el archivo AFD (Archivo de fuente de datos) debe seguir el siguiente procedimiento:

1. Abra el ticket en el CST o entre en contacto con los canales de atención de TOTVS, por medio de la Central de atención TOTVS, opción CST - Central de servicios TOTVS, o teléfono 011 4003 0015, opción 4, subopción 9. Si no tuviera acceso a nuestros canales de atención, entre en contacto por el teléfono 11 4003 0015, opción 7.
2. Debe utilizar el siguiente template para apertura del ticket:
   
   • Asunto: Firma digital de los archivos fiscales del Registro 671
   • Descripción: 
     • Producto: TOTVS RRHH Clockin 
     • Fecha de extracción: 18/01/23
     • Solicitud: Firma digital del(de los) archivo(s) AFD111111_A_02.pdf
   • Adjuntar los archivos AFD generados por el ERP TOTVS en formato PDF.
   • Adjuntar el término de responsabilidad siguiente, garantizando que el archivo generado no tiene ninguna modificación con relación a lo que fue extraído por el ERP TOTVS

03. CONFIGURACIÓN EN EL SETTINGS 

Para que sea posible efectuar la generación del AFD es necesario efectuar configuraciones en el Settings del entorno del Backoffice. Para ello, acceda a la Plataforma, después al Menú lateral de la plataforma pulsar la opción Carol Apps, seleccione la opción "Carol App Backoffice" y finalmente seleccione la Solapa Settings. Campos que deben informarse para la generación del AFD:

• AFD - Código Acuerdo colectivo: help del campo está ubicado en el grupo AFD del Settings
• AFD - RCPJ del desarrollador: help de campo está ubicado en el grupo AFD del Settings
• AFD - Fecha final de generación del AFD:  help campo está ubicada en el grupo AFD del Settings
• AFD - Fecha inicial de generación del AFD: help de campo está ubicado en el grupo AFD del Settings
• AFD - lista de RCPJ: help de campo está ubicado en el grupo AFD del Settings
• AFD - Versión del Layout: help de campo está ubicado en el grupo AFD del Settings

Para generación de archivo AFD con filtro, el archivo puesto a disposición en "Storage" de la Plataforma se sobrepondrá, para generar la información completa, el archivo debe generarse nuevamente sin los filtros en el Settings.

04. INFORMAR ACUERDO COLECTIVO AL DISPOSTIVO

Con la resolución 671 también se puso a disposición dos formas de informar el Acuerdo colectivo para que se genere en el AFD:

• Campo AFD - Código Acuerdo colectivo en el Settings: informe el código aquí cuando exista solamente un acuerdo colectivo utilizado para todas o la mayoría de las empresas del grupo. Al informar este campo a medida que los registros se integran al Backoffice Clockin, si no existiera acuerdo colectivo informado al dispositivo entonces el acuerdo colectivo informado en este campo se considera para el registro. Para informar este campo acceda a la Plataforma Carol > Seleccione el Menú lateral opción Carol Apps, Selecciona la aplicación Backoffice y seleccione la solapa Settings en la interfaz.
• Campo Acuerdo colectivo en el Registro de dispositivo del Backoffice Clockin: informe el código del acuerdo colectivo aquí si este existe para un grupo de empleados del mismo dispositivo. Este campo sirve para cuando es necesario separar los empleados por grupos de sindicatos con convenciones específicas, observando que los empleados deben estar en el mismo dispositivo. Si los registros de este dispositivo fuera integrada con el Backoffice, aunque se haya informado el campo AFD - Código Acuerdo colectivo en el Settings el código del acuerdo considerado será el informado en el dispositivo del registro. Para informar el campo es necesario acceder al registro de dispositivo, editar el dispositivo que va a informar el código del Acuerdo colectivo, informe el campo y grabe el registro.

05. PROCESO DE GENERACIÓN DEL AFD

El proceso de generación de AFD del Clockin efectúa la generación de todos los registros encontrados en el período de generación sin ningún filtro especificado, excepto el filtro informado en el Settings.  Para efetuar a geração do AFD, deverá ser acessada a Plataforma e através do Menu Lateral selecionar "Carol Apps", selecionar a opção Backoffice e na interface selecionar a aba "Process". El proceso que genera el archivo de AFD es el "clockin_export_data". Este proceso podrá ejecutarse puntualmente por medio de la opción "Run Now" o efectuando una programación en agenda por medio de la opción "Edit", para generarse de tiempos en tiempos. A continuación se muestra la imagen que presenta el proceso y las opciones que deben pulsarse:

Después de efectuar la parametrización o la generación del archivo, este se genera en la solapa "Storage" cuyo proceso está descrito en el ítem 06 de esta documentación.

06. ARCHIVOS EN EL STORAGE

Actualmente podemos tener dos archivos AFD con nomenclatura diferente generándose en el Storage con la implantación del AFD: 

• En el formato del Layout de la Resolución 1510  (pantalla siguiente destacada en color rojo), el nombre de este archivo se genera con la palabra clockin más el código del dispositivo. Este formato se genera si el campo AFD - Versión dl Layout del AFD del Settings estuviera seleccionado como 1 - Layout Resolución 1510.
• En el formato del nuevo Layout de la Resolución 671 (pantalla siguiente destacada en color verde), el nombre de este archivo tiene la palabra “AFD” más el RCPJ/RCPF, más la palabra "REP_A" más el código del dispositivo.  Este formato se genera si el campo AFD - ersión del layout del AFD del Settings estuviera seleccionado como 2 - Layout Resolución 671.

07. DESCARGAR ARCHIVOS AFD EN EL BACKOFFICE  

Como facilitador también tenemos opciones en el propio Backoffice del Clockin para descargar los archivos. Para eso puede accederse a la opción Monitor del Menú lateral del Backoffice, en esta interfaz el usuario encontrará una caja de selección bien a la derecha del título de la consulta de los dispositivos, donde es posible seleccionar la forma de exportar los archivos AFD de los dispositivos:

• Exportar a todos los archivos - esta opción permite el "download" de un archivo compactado (zip) con todos los archivos generados en el "Storage" (vea el ítem 05 y 06 de esta documentación)
• Exportar archivos seleccionados - esta opción permite el "download" de un archivo compactado (zip) con los AFD de los dispositivos seleccionados en la pantalla y que se encuentran generados en el "Storage" (vea el ítem 05 y 06 de esta documentación). 

08. PROBLEMAS Y SOLUCIONES

Al ocurrir un posible problema en un proceso de generación del AFD, se sugiere la verificación del log de generación. Para acceder al log de generación del proceso, acceda al menú lateral de la Plataforma Carol, seleccione la opción Carol App y seleccione la aplicación Backoffice, en la pantalla seleccione la solapa "Process". En el proceso "clockin_export_data" el estatus de la última generación del proceso y verificar. Al hacer clic en el estatus que se está mostrando es posible efectuar la consulta del log de generación.

• Si fuera "Failed" indica que el proceso no efectuó la generación debido a una falla interna de la aplicación. En este caso se sugiere la apertura de ticket para que sea evaluado.
• Si fuera "Complete" indica que el proceso efectuó la generación con los parámetros informados en el Settings con éxito. En caso de no haber generado las informaciones o haber generado de forma incompleta es necesario observar los parámetros informados en el Settings. 
  • 'taxidsExportAFD' set using default value '' - este campo indica qué RCPJ se utilizan para la generación del NSR. Este campo puede informarse en el Settings. En este ejemplo no se informaron los RCPJ entonces de esta forma se están generando todos los RCPJ del entorno.
  • ordinanceVersionExportAFD' set to '2 - Layout Resolución 671'. Este campo indica cuál fue el layout definido en el settings

  • 'developerTaxidExportAFD' set to '53113791000122'. - esta descripción indica qué RCPJ se está generando (puede tener más de uno)

  • 'collectiveAgreementExportAFD' set using default value '99999999999'. - este campo indica qué acuerdo colectivo se está utilizando, en este caso se está utilizando el "default" porque no se informó ni en el settings ni en el registro del dispositivo

  • 'finalDateExportAFD' set to '2023-01-30'. - este log indica cuál es la fecha final que se está considerando para la generación

  • 'initialDateExportAFD' set to '2023-01-02'- este log indica cuál es la fecha inicial que se está considerando para la generación.

A continuación se presenta una pantalla mostrando dónde es posible visualizar las informaciones del log de generación: