01. VISIÓN GENERAL
El Data Model Usuario (User) es responsable por la creación de usuarios en la Plataforma Carol, los registros creados por medio de este DM automáticamente tendrán sus usuarios creados en Carol.
En este documento, abordaremos cómo es posible crear estos usuarios de forma automática, a partir de los datos de los empleados.
02. PIPELINE USER
Es imprescindible que el entorno esté migrado, teniendo la ejecución de la pipeline de usuarios ejecutándose de forma recurrente.
Este es el procesamiento que hace viable la creación automática de los usuarios.
03. SETTINGS
En settings se pusieron a disposición algunas configuraciones para la creación automática de usuarios, con el propósito de facilitar y personalizar los accesos de acuerdo con la necesidad de cada cliente.
Siendo las siguientes:
- Grupo DAL de Administradores del entorno¹ - Grupo(s) de DAL donde solamente los usuarios TENANT ADMIN serán vinculados.
- Grupo estándar DAL (Data Access Level)¹ - Grupo(s) de DAL donde se vinculará todos los usuarios BUSINESS USERS.
- Administradores del entorno² - Email, Matrícula o RCPF de los usuarios que deben considerarse como Administradores del sistema, TENANT ADMIN.
- Regla Login - Formato que debe utilizarse para crear los usuarios automáticamente. Esta opción debe seleccionarse ANTES de habilitar la creación automática de los usuarios. En caso contrario, puede causar duplicidad de registros, inconsistencia de registro.
- Prefijo del Login - Información que se incluirá al inicio del email estipulado por medio de la Regla Login, debe ser un valor válido para e-mail. Por ejemplo, si el e-mail utilizado para Regla Login fuera "teste@totvs.com" y yo prefiriera el prefijo "clockin_", el usuario creado será "clockin_teste@totvs.com". (Release 12.1.23090007)
- Máscara Contraseña - Formato que debe utilizarse para generar la contraseña de los usuarios, al crearse de forma automática.
- Dominio estándar E-mail Usuarios³ - Permite informar dominios diferentes por empresa para crear nuevos usuarios.
- Habilita creación automática de usuario - Al habilitarse genera nuevos usuarios para los empleados registrados.
- Enviar E-mail de bienvenida - Al habilitarse, envía email de bienvenida a nuevos usuarios.
¹ ¡Preste atención a la cumplimentación de este campo! Los grupos deben seguir el formato ["grupo1"] o, si fuera más de uno, ["grupo1", "grupo2"].
² ¡Preste atención a la cumplimentación de este campo! Para informar un E-mail, utilice la propiedad mdmemailaddress, para RCPF, utilice mdmpersonid y, para matrícula, utilice employeecode. No es necesario informar todos los campos para indicar una única persona, solamente una de las informaciones es suficiente.
Ejemplo: [{"mdmemailaddress":"fulano@dominio.com.br"},{"mdmpersonid":"12345678910"},{"employeecode":"000025"}]
³ ¡Preste atención a la cumplimentación de este campo! Para que todos los usuarios reciban el mismo dominio de email, solamente informe el dominio, sin el código de la empresa. Para que empleados de empresas diferentes tengan dominios diferentes, basta informarlas en conjunto con el dominio.
Ejemplo 1: [{"emaildomain":"dominio1.com","mdmtaxid":""}] - Todos los empleados tendrán su acceso informado en conjunto con este dominio "12345678910@dominio1.com".
Ejemplo 2: [{"emaildomain":"dominio2.com","mdmtaxid":"001"},{"emaildomain":"dominio3.com","mdmtaxid":"003"}] - Los empleados vinculados a las empresas 001 y 003 tendrán su acceso informado en conjunto con los dominios informados. Otros empleados no tendrán su acceso creado.
.
Una vez configurado, se crearán los usuarios con base en las informaciones de los empleados.
En la opción Regla Login debe informarse el formato del email que se utilizará para login, entre las opciones:
- Email employee
- Matrícula + TaxId + Dominio
- Matrícula + Dominio
- Email o Teléfono + Dominio
- Teléfono + Dominio
- RCPF + Dominio
- TaxId + Guión + Matrícula + Dominio (Release 12.1.23090008)
- e + Taxid + c + Código del empleado + Dominio (Release 12.1.23090012)
Estas opciones son definidas previamente por el equipo TOTVS, que hace un largo estudio para hacer viable y considerar diferentes formatos, para atender las necesidades de cada cliente. ¡No se permitirá utilizar una estrategia diferente de las opciones puestas a disposición!
04. MANTENIMIENTO DE USUARIOS
En el Backoffice se puso a disposición una nueva interfaz para consulta, inclusión y edición de los usuarios. Todos los usuarios creados de forma automática pueden modificarse, de acuerdo con la necesidad, por medio de este menú.
No se recomienda la inclusión/modificación de informaciones por la opción "New Record" o "Edit" en el Explore de los "Data Model" referente al Clockin en la Plataforma Carol. Si se realizara la modificación de la información no se copiará dentro de las capas de la Plataforma Carol y de esta manera no será posible visualizar la información en el Backoffice y también en los procesos que necesitan de la información no la tendrán actualizada en las capas
05. VÍNCULO CON REGISTRO DEL EMPLEADO
Después de crearse el usuario, estos registros tendrán un vínculo con el registro de empleados, es decir, cuando las informaciones de los empleados se modificaran, automáticamente se modificarán en el registro de usuarios.
Campos compartidos:
- Nombre
- RCPF (Registro de Contribuyente Persona Física)
- Matrícula
- Email (solamente si el acceso fuera por medio de este email)
- Teléfono (solamente si el login fuera habilitado por SMS)
- Estado/Prov/Reg
- País
- Código de la empresa
- Centro de costo
- Código de la función
- Código de la sección
- Grupo de sección
- Fecha de ingreso
- Geofence nivel empleado
- Estatus (Activo/Despedido)
Observación:
Si la información utilizada para crear el email de acceso en la plataforma fuera modificada en el registro del empleado (email/ teléfono/ matrícula / RCPF), se generará un nuevo usuario, con el dato actualizado. En este caso es importante que realice la desactivación del antiguo usuario de forma manual, por medio del Backoffice.
06. PUNTOS IMPORTANTES
- Si el registro del empleado no tenga el dato indicado por la regla de login, el usuario de este empleado no se creará.
- Empleados despedidos tendrán su acceso desactivado.
- En casos de login por SMS, no se permite más de un usuario con el mismo teléfono, en este caso, los usuarios serán rechazados por la plataforma.
- Atención al formato del teléfono en el registro del empleado, el login por SMS solamente es posible con el teléfono en el formato +5511999999999.
- Usuarios modificados por medio del Backoffice pierden el vínculo con el registro de empleados, es decir, la pipeline no actualizará estos datos automáticamente. Si fuera necesario, la modificación también debe realizarse por medio del Backoffice.
- Usuarios creados con un email no real (Ej: RCPF+Dominio), no podrán tener la contraseña modificada vía enlace "Olvidó su contraseña". En este caso, es necesario modificar la contraseña del usuario en las configuraciones del Tenant.
- Campos como geofence nivel empresa, geofence nivel ubicación y lenguaje se completarán con la configuración default del entorno. Para geofence, será el mismo configurado en el settings y para lenguaje será la misma configurada en el tenant.
- Modificaciones de usuario efectuadas directamente en la plataforma (con excepción de la contraseña), se sobrepondrán durante la ejecución de la pipeline. Solamente utilice el registro de usuario en el Backoffice para modificaciones.
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