São pré-requisitos para a utilização da cópia controlada:

• A opção de impressão de cópia controlada tem como pré-requisito que no Fluig exista pelo menos uma área cadastrada para a empresa. Para isso acesse 'Painel de Controle > Guia  Documentos > Área' e cadastre a área que será utilizada na impressão.

• Para atualizar as propriedades do arquivo é necessário marcar o atributo "Atualiza Propriedades Cópia Controlada?" localizado na aba Informações Gerais da publicação avançada de documento, conforme imagem a seguir.

Controle de Cópias

Caso você desejar controlar o número de cópias através do Fluig também é necessário habilitar os applets para impressão de cópia controlada, a partir da opção 'Habilitar Applet' em Parâmetros no Painel de Controle.

Arquivos PDF

Ao utilizar arquivos PDF, podem ocorrer situações onde a cópia controlada não é impressa, quando envolve servidor Linux® e cliente Windows®. Isto pode ocorrer devido ao mapeamento de IP's. Para detectar esta situação, recomendamos simular a situação da seguinte maneira:

(a) Abrir o console do Java™ e copiar a URL do arquivo localizada logo após a String printDocument;

(b) Colar a URL no navegador e verificar se o arquivo é aberto normalmente.

Caso o Console Java não esteja ativado, pode-se ativá-lo no Painel de controle Java.

Variáveis para utilização em Cópia Controlada

Propriedades que atualizam quando o documento é visualizado:

Propriedades que atualizam quando o documento protocolo é impresso:

Criando Elementos de Formulário em um Documento EXCEL

A criação de elementos de formulário é a adição de campos de controle em um documento.

A tarefa de criar elementos de formulário possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (Word ou Excel).

Para documentos do tipo EXCEL, os elementos de formulário devem ser previamente criados no documento.

O exemplo a seguir apresenta a criação de elementos de formulário em um documento EXCEL modelo para protocolo de impressão de cópia controlada.

Para criar elementos de formulário em documentos EXCEL que terão a impressão controlada, o procedimento é praticamente o mesmo, conforme as atividades listadas a seguir:

1) Prepare-se para efetuar a atividade de criação de elementos de formulário.

Analise o documento a ser editado.

Verifique quais elementos você pretende criar.

Lembre-se de que existem campos diferentes a serem utilizados em protocolos ou documentos de cópia controlada.

2) Execute o editor de arquivos EXCEL e abra o arquivo a ser editado.

Essa operação deve ser efetuada em um computador que possua o Microsoft Office instalado.

A tela a seguir é um exemplo de uma edição de arquivo EXCEL.

3) Prepare o arquivo para criação de elementos de formulário.

Insira colunas e prepare na coluna "A" uma área para criação dos elementos, conforme exemplo apresentado a seguir:

4) Crie os elementos a serem utilizados.

Na tabela criada na coluna "A", crie os elementos a serem utilizados.

Os elementos devem ser criados na "Caixa de Nomes" das células, conforme exemplo apresentado na tela a seguir.

Dessa forma, a identificação das células passam de A2, A3, A4, por exemplo, para o nome da propriedade.

5) Verifique os elementos criados.

Verifique se os elementos foram criados corretamente.

Note que é possível descrever na célula um conteúdo diferente do nome da propriedade, porém é importante verificar que na caixa de nomes está apresentando a descrição da propriedade, conforme exemplo a seguir:

6) Defina os campos a serem preenchidos no documento.

Em cada campo que deve ser preenchido no documento, é necessário relacionar a propriedade criada. Essa atividade é efetuada posicionando o cursor no campo a ser preenchido e informando o comando "=" e posicionando o cursor na célula que representa a propriedade, conforme exemplo apresentado na tela a seguir:

7) Repita a operação para cada campo a ser preenchido no documento.

Note, na figura a seguir, que diversos campos foram definidos para preenchimento, sempre direcionando para uma das propriedades criadas.

8) Oculte as colunas de propriedades.

Para que a coluna com as informações das propriedades não seja impressa, oculte as colunas, conforme exemplo a seguir:

9) Efetue a publicação do documento.

Salve o arquivo em que foram criados os elementos e efetue a publicação do mesmo no fluig.

Criando Elementos de Formulário em um Documento Microsoft Word

A criação de elementos de formulário é a adição de campos de controle em um documento.

A tarefa de criar elementos de formulário possui características diferentes, dependendo do tipo de documento (Word, Excel).

Para documentos do tipo WORD, os elementos de formulário devem ser previamente criados no documento.

O exemplo a seguir apresenta a criação de elementos de formulário em um documento WORD modelo para protocolo de impressão de cópia controlada.

Para criar elementos de formulário em documentos WORD que terão a impressão controlada, o procedimento é praticamente o mesmo, conforme as atividades listadas a seguir:

1) Prepare-se para efetuar a atividade de criação de elementos de formulário.

Analise o documento a ser editado.

Verifique quais elementos você pretende criar.

Lembre-se de que existem campos diferentes a serem utilizados em protocolos ou documentos de cópia controlada.

2) Execute o editor de arquivos WORD e abra o arquivo a ser editado.

Essa operação deve ser efetuada em um computador que possua o Microsoft Office instalado.

A tela a seguir é um exemplo de uma edição de arquivo WORD.

3) Para criar os elementos de formulário, Acione a opção inserir após pressione o botão "partes rápidas" em seguida “campo, destacado na figura a seguir.

O acionamento desse botão habilita a criação de elementos de formulário.

4) Insira o nome para o elemento que está sendo criado.

Nesta tela é necessário Escolher a propriedade DocProperty e editar o nome do elemento, sendo que esse nome deve representar uma propriedade válida para o fluig.(As propriedades válidas estão listadas ao final deste documento).

5) Confirme a criação do elemento

Para confirmar a criação do elemento é necessário acionar o botão "OK".

Veja na tela a seguir como o elemento é apresentado no documento.

Confira se o texto inserido está conforme a propriedade desejada e, caso necessário, ajuste melhor a posição do elemento na tela.

6) Repita as atividades anteriores para criar os demais elementos.

Após a criação de todos os elementos desejados, o documento WORD deve ser salvo. Veja na imagem a seguir um exemplo de documento a ser utilizado como protocolo, com os elementos criados.

7) Publique o documento WORD.

Após a criação dos elementos de formulário o documento já pode ser publicado no ECM. Sempre que for solicitada a impressão da cópia controlada do documento, o ECM irá preencher automaticamente as informações nos elementos criados. Importante marcar a flag “Atualiza propriedades da cópia controlada” dos metadados do documento.