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Hablando de hacer lista de tareas...

Este recurso le permite administrar, mediante subprocesos Ad Hoc, un conjunto de actividades no estructuradas, en donde no siempre se puede prever ni predefinir estas actividades en un modelo estructurado tradicional dentro de las organizaciones.

El Proceso de Hacer lista de tareas consiste en agrupar una serie de actividades que no se pueden predefinir. En estos procesos se puede definir qué y cuándo se llevará a cabo dicha actividad, como también se pueden delegar estas tareas a otros usuarios.

Ejemplo de aplicación

Suponiendo que un comité está analizando un problema dentro de una organización. En la segunda tarea del proceso de "Hacer lista de tareas" tiene que resumir la discusión de este problema. Después de la discusión sobre el problema que se llevó al comité, se toma una decisión. Si la solución al problema es obvia, el flujo del proceso se encamina directamente a la tarea "Aplicación de solución", poniendo fin a todo el proceso de inmediato.

Sin embargo, en algunos casos, se necesitan estudios más detallados, en los que es necesario buscar información que no estaba disponible en el momento de la reunión del comité. Por lo tanto, se deben crear varias actividades nuevas, donde varios miembros del comité realizarán diferentes tareas indispensables para obtener la solución del problema. Estas tareas generan nuevas solicitudes workflows dentro del subproceso interno de ejecución de tareas Ad Hoc.

Una vez que todas estas tareas hayan finalizado, el organizador de las tareas recibe una notificación y verifica entonces si en ese momento es posible encontrar una solución. Si al finalizar las actividades del proceso de "Hacer lista de tareas" se encuentra la solución, esta se aplica al problema, poniéndole fin al proceso. De lo contrario, se pueden crear nuevas actividades para continuar con la búsqueda de una solución al problema.




Hacer lista de tareas

01. En el menú principal, activar Procesos.

02. Activar Hacer lista de tareas.

03. Introducir la información requerida sobre el asunto que se analizará mediante un proceso Ad Hoc. 

Asunto
Asunto que se analizará mediante el proceso Ad Hoc, es decir, para el que se crearán tareas que se realizarán para resolver algún caso/problema.

Detalles
Descripción del asunto que se analizará mediante el proceso Ad Hoc.

Fecha
Fecha de inicio del proceso Ad Hoc.

Fecha de conclusión
Fecha prevista para la finalización del proceso Ad Hoc, es decir, fecha en la que deben finalizar todas las actividades creadas para dicho proceso.

04. Activar Agregar tarea.

Se puede iniciar el proceso de Ad Hoc sin crear tareas adicionales para el mismo. Este tipo de proceso se puede utilizar en situaciones en las que ya se conoce la solución para un determinado problema y solo debe aplicarse. En este caso, el proceso pasará directamente a la actividad Aplicar la solución, siendo necesario definir un usuario para ejecutarla antes de enviarla.

05. Ingresar la información requerida sobre la tarea que se incluirá en el proceso Ad Hoc.

Acción
Acción que se debe realizar en esta tarea para cumplir, junto con otras, el objetivo principal del proceso Ad Hoc.

Plazo/finalización
Fecha límite para la finalización de la tarea que se relaciona con el proceso Ad Hoc. Una vez finalizada la tarea, este campo muestra la fecha en la que finalizó.

Responsable
Usuario responsable de realizar las acciones pertinentes para esta tarea.

Para borrar una tarea del proceso, es necesario activar el botón de borrar que se encuentra en el lado izquierdo del campo Acción de la tarea.

06. Activar la pestaña Detalles para ver el diagrama del proceso Ad Hoc, si lo desea.

07. Activar la pestaña Complementos e ingresar los puntos relevantes para el proceso que se iniciará.

08. Para incluir adjuntos al proceso, activar la pestaña Adjuntos.

09. Activar Cargar archivos o Buscar en el ECM, según la ubicación del adjunto que se incluirá en el proceso.

10. Seleccionar el adjunto deseado y confirmar su inclusión en el proceso.

11. Activar Enviar para mover el proceso a la creación de tareas adicionales o a la próxima tarea automática.

Al enviar el proceso hacia adelante, si hay tareas adicionales relacionadas con el mismo, estas se crearán y estarán disponibles en la Central de Tareas de sus respectivos usuarios responsables.

Si hay una tarea adicional, cuando se mueva el proceso se solicitará un usuario responsable para ejecutar la siguiente tarea automática, a la que se lo enviará, es decir, la tarea Aplicar la solución.

Además de iniciar el proceso - activando Enviar - únicamente se puede guardar la información introducida - activando Guardar -  o desecharla activando Desechar.




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