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Hablando de permisos...
Este recurso permite gestionar permisos de acceso a determinados recursos de la plataforma. Se pueden atribuir permisos a determinados usuarios, papeles y grupos, a excepción del usuario administrador. El usuario administrador siempre cuanta con acceso total al contenido de la empresa, esos permisos no se aplican a él.
¡Novedad! A partir de la actualización Crystal Lake (1.7.1), se pueden conceder permisos de acceso a recursos específicos del Panel de control para usuarios que no son administradores.
Las opciones de permiso varían según el tipo de recursos del sistema, que pueden ser de visualización, modificación, eliminación, entre otras.
Recursos y opciones de permiso
Verifique las opciones de permisos existentes para cada recurso en:
Recursos sociales y de comunidades
Recursos de permiso en documentos
Plataforma ❙ Recursos de permiso en procesos
Recursos de aprendizaje y evaluaciones
Plataforma ❙ Recursos de permiso en APIs, datasets y webservices
Recurso de permiso para personificación
Acceder a los permisos de recursos
01. En el menú principal, activar Panel de control y a continuación verificar el agrupador Personas y activarlo.
02. Localizar la categoría que desea definir los permisos y activar el botón 
para expandir los recursos.
03. Localizar el recurso deseado y activar el botón 
para acceder a las opciones de permiso.
En la pantalla de permisos del recurso, se puede agregar un nuevo permiso, administrar o eliminar permisos existentes.
Agregar permiso
01. Acceder a la pantalla como se muestra en el ítem Acceder a permisos del recurso.
02. Activar Agregar permiso.
03. En el campo Buscar, localizar el registro (usuario, grupo o rol) que debe recibir el permiso.
Preste atención al tipo de búsqueda que se realiza seleccionando Usuarios, Grupos o Papeles.
04. En el registro seleccionado, marcar las opciones de permisos que se deben aplicar.
05. Activar la opción Agregar.
Los permisos incluidos se presentan en la lista de permisos. Cuando se marca, significa que se liberará el permiso.
¡Atención! Después de modificar algún permiso, la modificación puede tardar un tiempo (hasta 1 minuto) para entrar en vigor.
Administrar permisos
01. Acceder a la pantalla como se muestra en el ítem Acceder a permisos del recurso.
02. Seleccionar la pestaña correspondiente para administrar los permisos: Usuarios, Grupos o Papeles.
En cada pestaña se presentan los grupos, papeles y usuarios que tienen permiso para el recurso, así como sus permisos actuales.
¡Sugerencia! Utilice el campo de búsqueda para encontrar más rápidamente el usuario, papel o grupo si la lista de permisos es muy larga.
03. Marcar las opciones de permisos que desee en las columnas, referente al usuario, grupo o papel de la lista.
Las opciones de permisos que se presentan en las columnas varían en función del tipo de recurso. Cuando se marca, significa que se liberará el permiso.
¡Atención! Después de modificar algún permiso, la modificación puede tardar un tiempo (hasta 1 minuto) para entrar en vigor.
Borrar permisos
01. Acceder a la pantalla como se muestra en el ítem Acceder a permisos del recurso.
02. Seleccionar la pestaña correspondiente para borrar permisos: Usuarios, Grupos o Papeles.
En cada pestaña se presentan los grupos, papeles y usuarios que tienen permiso para el recurso, así como sus permisos actuales.
¡Sugerencia! Utilice el campo de búsqueda para encontrar más rápidamente el usuario, papel o grupo si la lista de permisos es muy larga.
03. Activar el botón 
referente al usuario, grupo o papel al que se debe quitar los permisos.
04. En el mensaje de confirmación, activar Borrar.
Con esto, el usuario, papel o grupo que tuvo los permisos borrados ya no tiene acceso al recurso.
¡Atención! Después de modificar algún permiso, la modificación puede tardar un tiempo (hasta 1 minuto) para entrar en vigor.
Buscar recurso
01. En la pantalla de permisos principal, informar el nombre del recurso en el campo Buscar.
Dado que la opción Todos está seleccionada de forma estándar, se presentan todos los recursos que contienen el texto informado, independientemente de la categoría. Pero se puede seleccionar la categoría específica para una búsqueda más precisa.
Filtrar recurso
01. En la pantalla principal de permisos, activar el campo Filtrar por y seleccionar las categorías de recurso deseadas.
Las categorías de recurso disponibles son: API, Central de tareas, Comunidades, Documentos, Favoritos, Papelera, Panel de control, Procesos, Social y Soluciones.
Después de aplicar el filtro, cada categoría seleccionada se presenta como una tag en la parte superior del listado. Para eliminar un filtro, simplemente active la X en su respectiva tag.
Emitir informe de permisos
Esta opción solo se permite si la carpeta “Mis documentos” está habilitada para los usuarios de la plataforma. Obtenga más información en la documentación de Parámetros.
01. En el menú principal, activar Panel de control y a continuación verificar el agrupador Personas y activar Permisos.
02. Activar el botón 
, ubicado en la esquina superior derecha.
03. En la pantalla Generar informe, seleccionar las opciones deseadas.
Se puede definir el formato del archivo deseado y el tipo de informe que se va a generar.
Formato del archivo
El informe se puede generar en PDF o CSV.
Tipo de informe
Categorías de recursos que se deben presentar en el informe. Solo se pueden seleccionar una o varias categorías. Si no se selecciona ninguna categoría, se generará el informe con todas las categorías disponibles.
04. Activar la opción Generar.
Después de la confirmación, la plataforma iniciará el proceso de exportación de los datos. Una vez creado el archivo, está disponible en la carpeta Mis documentos del usuario que solicitó el informe.
Restaurar estándar de los permisos del recursos
01. Acceder a la pantalla como se muestra en el ítem Acceder a permisos del recurso.
02. Activar el botón Restaurar estándar, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
03. En el mensaje de confirmación, activar Restaurar.
Al confirmar la acción, los permisos para este recurso se restaurarán al valor estándar original. Esto significa que los permisos de todos los usuarios, papeles y grupos configurados específicamente para este recurso se quitarán, solo aquellos que recibieron los permisos automáticamente en la creación de la empresa seguirán teniendo los permisos.
Restaurar estándar de todos los permisos
01. En la pantalla principal de permisos, activar el botón Restaurar estándar, ubicado en la esquina superior derecha de la pantalla.
02. En el mensaje de confirmación, marcar el campo Confirmo la restauración de todos los permisos.
03. Activar Restaurar.
Al confirmar la acción, los permisos para todos los recursos de la plataforma se restaurarán al estándar original. Esto significa que los permisos de todos los usuarios, papeles y grupos se quitarán, solo aquellos que recibieron los permisos automáticamente en la creación de la empresa seguirán teniendo los permisos.
Este proceso tardará unos segundos en completarse, debido a la cantidad de recursos existentes.
¡Atención!
Esta documentación está válida a partir de la actualización 1.7.1 - Crystal Lake. Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma.
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