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Hablando de carpeta...
Las carpetas se utilizan para organizar los documentos publicados en diversos niveles y dar acceso solamente a determinados usuarios.
Para crear carpetas en la navegación de documentos, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido. El administrador puede crear carpetas independientemente de la seguridad definida.
Por defecto, las propiedades de las carpetas creadas son heredadas de la carpeta principal. Sin embargo, es posible definir qué características no deben ser heredadas de la carpeta principal mediante la pestaña Propiedades Heredadas. Para carpetas creadas en la Raíz, sólo se pueden definir las propiedades, y no es posible definir cuáles serán heredadas, ya que no existe una carpeta principal de la cual heredar.
La carpeta Mis documentos es personal, por eso no se puede configurar seguridad o aprobación, solo se puede hacer en las otras carpetas publicadas en la raíz de documentos.
Las carpetas creadas por la opción simplificada o por la opción drag and drop heredan la seguridad, la aprobación y las propiedades de la carpeta principal.
Por medio de recurso arrastrar y soltar (drag and drop) también se puede crear una estructura de carpetas basándose en un archivo comprimido (.zip). Para ello, basta con arrastrar y soltar el archivo en el recuadro Suelte un archivo .zip para crear una estructura de archivos y carpetas. La estructura que contiene el archivo comprimido se creará en la navegación de documentos y heredará seguridad, aprobación y propiedades de la carpeta principal.
Acceder a la carpeta
01. En el menú principal, activar Documentos.
02. Localice y active el nombre de la carpeta a la cual desea acceder.
03. Visualice su contenido.
Una carpeta puede contener otras carpetas o los más diversos tipos de documentos, tales como, videos, imágenes, documentos externos, formularios, artículos, entre otros.
Incluir carpeta
Siempre que el usuario tenga perfil de grabación en el lugar elegido.
01. En el lugar en donde desea crear la carpeta, active Nuevo y seleccione la opción Carpeta.
Se incluirá una nueva línea en el listado, que le permitirá introducir la descripción de la carpeta.
02. Introducir una descripción para la carpeta.
La descripción de la carpeta está limitada a 300 caracteres.
03. Presione la tecla Enter en el teclado.
Al presionar Enter, se crea y se publica la carpeta en la navegación de documentos.
Por defecto, las carpetas creadas mediante la forma simplificada son configuradas para que sus documentos permitan que el usuario haga download e impresión, y utilicen el visualizador interno de la plataforma, es decir, sus campos tienen marcado "¿Permite Download e Impresión?" y "¿Utiliza Visualizador Interno?", ubicados en la pestaña Propiedades Heredadas.
Para anular la creación de la carpeta, basta con presionar la tecla Esc en vez de Enter.
Incluir carpeta – drag and drop
Siempre que el usuario posea al menos perfil de grabación. La opción de creación de carpetas arrastrar y soltar (drag and drop) puede verse limitada por el navegador utilizado. Puede obtener información sobre los recursos soportados por cada navegador en Compatibilidad de navegadores para Drag and Drop de archivos.
01. En el lugar deseado para la creación de la nueva carpeta, arrastrar la carpeta deseada desde el lugar donde se encuentra y soltarla en el cuadro Suelte los archivos aquí, el cual se presenta en la navegación de documentos al efectuar la acción de arrastrar y soltar (drag and drop).
Al soltar la carpeta en el lugar indicado, se inicia el proceso de upload y publicación de la carpeta y su contenido. La carpeta creada hereda seguridad, aprobación y propiedades de la carpeta principal.
En la parte inferior de la ventana, se puede seguir el progreso de la publicación. La opción Anular todos permite abortar la creación de la nueva carpeta. Para visualizar los detalles del proceso, active la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.
Si surgen inconsistencias durante el upload, puede activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.
Incluir carpeta - avanzado
Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido.
01. En el lugar en donde desea crear la carpeta, active Nuevo, localizada en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Active Carpeta avanzada.
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir una carpeta en el modo avanzado, o sea, que permite definir las propiedades de la carpeta. Puede obtener más información en Carpeta avanzada.
03. Activar Confirmar.
Renombrar la carpeta
Es necesario tener permiso de modificación en la carpeta para renombrarla.
01. Localice la carpeta que desea renombrar.
02. Active 
Más opciones, ubicada a la derecha del nombre de la carpeta.
03. Active Renombrar.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede renombrar el carpeta.
04. Introduzca un nuevo nombre o descripción.
05. Activar Renombrar.
Editar propiedades de la carpeta
01. Localice la carpeta de que desea editar las propiedades.
02. Active Más opciones, ubicada a la derecha del nombre de la carpeta.
03. Active Propiedades.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden editar las propiedades de una carpeta. Puede obtener más información en Carpeta avanzada.
Copiar carpeta
Para permitir la copia de una carpeta, la carpeta de destino no puede tener la aprobación configurada. El usuario debe tener permiso de grabación en la carpeta de origen y en la carpeta de destino.
01. Localice y seleccione la carpeta que desea copiar en otro lugar.
02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Acceda a la carpeta de destino que desea para publicar la copia.
04. En la carpeta destino, active Pegar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Aparecerá un mensaje informando que la carpeta o documento fue publicado con éxito. Puede obtener más información sobre cómo finalizar esta acción en Copiar y pegar carpeta o documento.
Recortar carpeta
Para que se pueda mover una carpeta, la carpeta de destino no puede tener la aprobación configurada. El usuario debe tener permiso de grabación en la carpeta de origen y en la carpeta de destino.
01. Localice y seleccione la carpeta que desea recortar en otro lugar.
02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Acceda a la carpeta de destino que desea mover.
04. En el lugar en donde va a mover el documento o la carpeta, active Pegar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Al activar Pegar, la carpeta o el documento se mueve físicamente para el lugar de destino y aparece un mensaje confirmando la publicación. Puede encontrar más información sobre cómo finalizar esta acción en Recortar y pegar carpeta o documento.
Efectuar acción social para carpeta
Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de lectura en el lugar elegido.
01. Localice la carpeta en donde desea efectuar una acción social.
02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre de la carpeta.
Para visualizar la información social existente en una carpeta, active el ícono Comentar, localizado en el área de acciones sociales a la derecha del nombre. Para activar este icono aparece la ventana en donde se pueden visualizar los comentarios y apoyos que la carpeta recibió y los lugares en los cuales se compartió.
Se puede obtener más información a cerca de las acciones sociales que se pueden efectuar para una carpeta en la navegación de documentos en Apoyar carpeta o documento, Comentar en carpeta o en documento y Compartir carpeta o documento.
Definir carpeta como favorita
Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de lectura en el lugar elegido.
01. Localice la carpeta que desea definir como favorita.
02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre de la carpeta.
Puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Definir carpeta o documento como favorito.
Definir prioridad para carpeta
Para realizar esta acción, es necesario que se esté mostrando la columna Prioridad. Si no es así, verifique el ítem Ver prioridad del contenido de la carpeta.
01. Localice la carpeta a la que desea definir prioridad.
02. En la columna Prioridad, haga clic sobre el espacio correspondiente a la prioridad.
03. Introduzca una prioridad numérica para la carpeta o para el documento e presione la tecla Enter en el teclado.
La priorización de carpetas o de documentos se utiliza exclusivamente para ordenarlos por prioridad en la navegación de documentos. Se puede definir prioridad para todos los tipos de documentos que permiten ser publicados.
Para visualizar el contenido de una carpeta, ordenado por su prioridad, solo haga clic sobre la columna Prioridad.
Efectúe download de la carpeta
No se permite esta acción para una carpeta localizada en la carpeta raíz de la navegación de documentos.
01. Localice la carpeta que desea efectuar download.
02. Active Más opciones, ubicada a la derecha del nombre de la carpeta.
03. Active Download.
La opción Download también está disponible en Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje de confirmación con respecto al download. Puede obtener más información sobre el download y dónde se encuentra la carpeta descargada en Realizar download de carpeta o documento.
Solicitar permiso adicional en carpeta
Esta opción solo se presenta a los usuarios que no son administradores.
01. Localice la carpeta para la cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicione el mouse sobre el nombre de la carpeta.
03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general de la carpeta.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en la cual se puede solicitar permisos adicionales en la carpeta. Puede obtener más información en Solicitar permiso en carpeta o en documento.
Modificar documentos de la carpeta en bloque
Esta acción no está disponible en la carpeta raíz de la navegación de documentos, ya que no está permitida para carpetas y formularios.
01. Localice y acceda a la carpeta en donde están publicados los documentos que desea cambiar por única vez.
02. Seleccione los documentos que se cambiarán por única vez.
03. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
04. Active Modificación en bloque.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden modificar las propiedades comunes de varios documentos, por única vez. Puede obtener más información en Modificar documentos en bloque.
Filtrar contenido de la carpeta
01. Localice y acceda a la carpeta de la que desea filtrar el contenido.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Filtrar.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden definir los datos a través de los cuales se filtran el contenido de la carpeta. Puede encontrar más información en Filtrar contenido de la carpeta.
Obtener lista principal de la carpeta
01. Localice y seleccione la carpeta de la que desea obtener la lista principal
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Lista principal.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden definir los datos que deben figurar en la lista principal de la carpeta. Puede encontrar más información en Lista principal de la carpeta.
Acceder al área de transferencia
01. Localice y acceda a la carpeta en la que desea incluir carpetas o documentos arrastrando y soltando (drag and drop).
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Área de transferencia.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede arrastrar el contenido a publicar. Puede obtener más información en Acceso al área de transferencia de la carpeta.
Visualizar prioridad del contenido de la carpeta
01. Localice y acceda a la carpeta de la que desea visualizar la prioridad del contenido.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Mostrar prioridad.
Cuando se activa esta opción, aparece la columna Prioridad, al lado de la columna Código, a través de la cual se puede visualizar y definir una prioridad numérica para carpetas y documentos y, también, visualizarlos ordenados por prioridad. Para esto, solo se necesita hacer un clic sobre la columna para ordenar el contenido
Ocultar prioridad del contenido de la carpeta
01. Localice y acceda a la carpeta de la que desea ocultar la prioridad del contenido.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Ocultar prioridad.
Cuando se activa esta opción, la columna Prioridad deja de aparecer para el contenido de la carpeta.
Incluir documento en la carpeta
Esta acción no está permitida en la carpeta raíz de la navegación de documentos. Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido.
01. Localice y acceda a la carpeta en la cual desea incluir un documento.
02. Active Cargar archivos, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Busque y seleccione el documento a incluir en la carpeta.
Puede encontrar más información a cerca de todas las acciones disponibles para los documentos en una carpeta en Documento.
Incluir documento externo en la carpeta
Esta acción no está permitida en la carpeta raíz de la navegación de documentos.
01. Localice y acceda a la carpeta en la cual desea incluir un documento externo.
02. Active Nuevo, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Documento externo.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede crear un documento externo. Puede obtener más información sobre las acciones disponibles en Documento externo.
Incluir publicación múltiple en la carpeta
Esta acción no está permitida en la carpeta raíz de la navegación de documentos.
01. Localice y acceda a la carpeta en la cual desea incluir una publicación múltiple de documentos.
02. Active Nuevo, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Publicación múltiple.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede crear una publicación múltiple. Puede obtener más información sobre las acciones disponibles en Publicación múltiple.
Incluir artículo en la carpeta
Esta acción no está permitida en la carpeta raíz de la navegación de documentos.
01. Busque y acceda a la carpeta en la que desea incluir un artículo.
02. Active Nuevo, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Artículo.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede crear un artículo. Puede obtener más información sobre las acciones disponibles en Artículo.
Incluir formulario en la carpeta
01. Busque y acceda a la carpeta en la que desea incluir un formulario.
02. Active Nuevo, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Formulario.
En la carpeta raíz esta opción también puede encontrarse directamente en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede publicar un formulario previamente creado. Puede obtener más información sobre las acciones disponibles en Formulario.
Incluir informe en la carpeta
Esta acción no está permitida en la carpeta raíz de la navegación de documentos.
01. Localice y acceda a la carpeta en la cual desea incluir un informe.
02. Active Nuevo, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Informe.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede publicar un informe previamente creado. Puede obtener más información sobre las acciones disponibles en Informe.
Incluir aplicación en la carpeta
Esta acción no está permitida en la carpeta raíz de la navegación de documentos.
01. Busque y acceda a la carpeta en la que desea incluir un aplicativo.
02. Active Nuevo, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Aplicación.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede crear un documento del tipo aplicación. Puede obtener más información sobre las acciones disponibles en Aplicación.
Eliminar carpeta
Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de modificación en el lugar elegido.
01. Localice y seleccione la carpeta que desea eliminar.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Eliminar.
Cuando se activa esta opción, aparece un mensaje informando que se ha eliminado la carpeta. Sin embargo, ella solo se elimina de la estructura de la navegación de documentos, pero permanece en la Papelera de reciclaje. Cuando el Control de cuotas está activo, el espacio ocupado por esa carpeta en la carpeta principal, se liberará solo cuando se elimine de la papelera de reciclaje. Puede encontrar más información sobre cómo restaurar o eliminar definitivamente una carpeta de la plataforma en Papelera.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida desde la actualización 1.7.0 – Lake. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
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