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Integração entre CRM e Outlook

Visão Geral da Função

Esta função é habilitada por intermédio do plugin do CRM para o Microsoft Outlook, e tem como objetivo principal permitir que sejam registrados no CRM os relacionamentos realizados com os clientes a partir do Microsoft Outlook.

Importante:

Este manual detalha as funcionalidades que ficam disponíveis no Microsoft Outlook após a instalação do plugin do CRM.

Para instalar o plugin, confira em Cross Segmentos - Linha Datasul - CRMOUT - Como realizar a instalação do Plugin Outlook no CRM? e as informações de compatibilidade abaixo:

WindowsOutlookRelease
102016 (365) - (32/64 bits)12.1.19 ou superior.
102013 (32/64 bits)12.1.19 ou superior.
72016 (365) - (32/64 bits)12.1.19 ou superior.
72013 (32/64 bits)12.1.19 ou superior.

O Plugin possui duas versões para atender os ambientes TOTVS que possuem disponível o Datasul For THF (versão 2.0 do Plugin) e ambientes que não possuem esta arquitetura (versão 1.0 do Plugin).

Versão PluginRelease
2.0 (32/64 bits)12.1.27 ou superior.Ambientes com o Datasul For THF e utiliza comunicação REST, necessário ter o ambiente disponível com autenticação Basic Authentication.
1.0 (32/64 bits)12.1.19 ou superior.Ambientes JBoss sem o Datasul For THF e utiliza comunicação SOAP. 

Importante:

Vale ressaltar que há dois instaladores do plugin, um para o ambiente Microsoft 32 bits e outro para 64 bits. É importante verificar a versão correta para a instalação, conforme detalhado em Cross Segmentos - Linha Datasul - CRMOUT - Como realizar a instalação do Plugin Outlook no CRM?.

Acesse aqui para mais detalhes de como utilizar o Datasul For THF.

Pasta Página Inicial / Tela de Mensagem > Pasta Mensagem

Objetivo da tela:

Registrar o e-mail selecionado ou registrar o remetente do e-mail selecionado como um lead no CRM.


Principais Campos e Parâmetros:

Campo:

Descrição:

Registrar E-mailQuando acionado permite salvar o e-mail no CRM em formato de histórico de ação para uma conta específica, a ser selecionada. É possível selecionar contas cujo o e-mail é um contato no CRM, bem como contas que não são contatos e foram sincronizadas pelo usuário no plugin.

Registrar e Enviar

Quando acionado permite enviar a mensagem para os destinatários selecionados e a salva no CRM em formato de histórico de relacionamento, para a conta que possui o endereço de e-mail informado no destinatário.

Registrar Lead

Quando acionado permite que o remetente selecionado seja registrado no CRM como um lead.

Pasta TOTVS CRM

Objetivo da tela:

Configurar a integração do complemento 'TOTVS CRM Outlook' com o servidor de aplicação que possui o CRM.


Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:

Descrição:

Sincronizar

Quando acionado possibilita sincronizar os relacionamentos de duas formas:

  • Parcial: Executa a sincronização apenas dos dados que estão pendentes de envio, tanto no sentido Outlook > CRM quanto no sentido CRM > Outlook;
  • Total: Executa a sincronização de dados como sendo a primeira sincronização, eliminando os dados existentes e realizando a carga completa de dados do servidor.

Configurar

Quando acionado exibe a tela Configuração - Totvs CRM, para que sejam definidas as preferências de recebimento no Outlook.

Painel CRM

Quando acionado exibe/oculta o Painel CRM.

Configuração - TOTVS CRM

Objetivo da tela:

Definir o usuário de integração, servidor e demais preferências que indicarão quais dados serão recebidos no Outlook.


Outras Ações/Ações Relacionadas:

Ação:

Descrição:

Testar

Quando acionado executa um teste de conexão, utilizando os dados de servidor, usuário e senha informados.


Principais Campos e Parâmetros

Campo:

Descrição:

Conexão

Inserir as informações de conexão com o servidor que possui o CRM, para que seja possível receber os dados do usuário informado nos parâmetros dessa tela e retorná-los ao CRM quando for executada alguma ação no Outlook. Exemplo:

  • Servidor: servidor:porta;
  • Usuário: login_do_usuario;
  • Senha: senha_do_usuario.

Importante:

Devido a política de segurança, as senhas do produto TOTVS devem ser alteradas periodicamente. Quando a senha é alterada, ocorre a rejeição do servidor por motivo de senha inválida e a sincronização do plugin Outlook do CRM deixa de funcionar. Neste caso o plugin exibe uma tela de login para que a senha seja atualizada, não sendo necessário alterá-la na tela de configuração.


Contas

Assinalar os tipos de contas a serem sincronizadas.

PúblicoQuando assinalado o parâmetro 'Deve integrar os públicos do CRM?', indica que devem ser recebidos os públicos do CRM que estão habilitados para o Outlook.
Geral

Quando assinalado o parâmetro 'Ativar a integração com o TOTVS CRM' , indica que deve ser efetivado o envio e o recebimento de dados com o CRM.

Importante:

Este campo deve ser assinalado para possibilitar o uso das funcionalidades do plugin.

InstalaçãoExibe a identificação da instalação e a versão do plugin TOTVS CRM, facilitando a visualização das informações para o suporte ao produto.

Nota:

São recebidas no Outlook apenas as contas habilitadas para integrar com o Outlook, o mesmo vale para as contas que estão disponíveis no público.

As contas são habilitadas por meio do programa Manutenção de Contas, tela 'Detalhamento', pasta 'Complemento', parâmetro 'Integra Outlook'.

Painel TOTVS CRM - Pasta Contas

Objetivo da tela:

Listar todas as contas que o usuário configurado para sincronização de dados possui acesso.


Principais Campos e Parâmetros

Campo:

Descrição:

Nome

Inserir o nome da conta a ser localizada.

Contas

Exibe a razão social da conta que foi integrada com o TOTVS CRM.

Nota:

Ao executar a ação de duplo clique sobre o nome da conta, é aberta a tela de novo e-mail, com o destinatário preenchido.

Detalhes

Exibe os detalhes da conta selecionada.

Nota:

Os dados apresentados são enviados pelo CRM e não podem ser alterados no Outlook.

Painel TOTVS CRM - Pasta Tarefas

Objetivo da tela:

Visualizar e executar as tarefas que são de responsabilidade do usuário e que foram habilitadas para integrar com o Outlook.

Nota:

A tarefa deve ser habilitada para a integração com o Outlook no momento de sua criação/edição, por meio do parâmetro 'Integra com Outlook' .



Principais Campos e Parâmetros:

Campo:

Descrição:

Futuras
Atrasadas
Hoje
Todas

Assinalar os filtros que permitem limitar os dados a serem visualizados:

  • Futuras: Lista as tarefas que possuem a data início maior que a data atual;
  • Hoje: Lista as tarefas que possuem a data início igual a hoje;
  • Atrasadas: Lista as tarefas que possuem a data inicial menor que a data atual;
  • Todas: Lista toda as tarefas disponíveis.

Tarefas

Exibe uma lista de tarefas baseada no filtro aplicado.

Nota:

  • Ao executar a ação de duplo clique sobre o nome da tarefa, é aberta a tela para executar a tarefa.
  • Esta lista possui apenas as tarefas que ainda não foram executadas.
DescriçãoExibe o texto informado no momento de criação da tarefa.
Detalhes

Exibe os detalhes da tarefa, como ID do CRM, a conta a qual a tarefa está relacionada, a campanha e os demais dados.

Nota:

Estas informações não podem ser alteradas no Outlook.

Painel TOTVS CRM - Pasta Públicos

Objetivo da tela:

Visualizar todos os públicos habilitados para integração com o Outlook.


Principais Campos e Parâmetros:

Campo:

Descrição:

Público

Inserir o nome do público a ser localizado.

Públicos 

Exibe uma lista dos públicos habilitados para serem enviados ao Outlook.

Nota:

  • A data e a hora de criação ficam localizadas ao lado do nome do público correspondente;
  • Ao selecionar um público, a tabela de contas lista todas as contas referentes ao público;
  • Ao clicar duas vezes sobre o nome do público, é aberta a tela de novo e-mail com o público posicionado.
Contas

Exibe uma lista de todas as contas que estão presentes no público selecionado.

Nota:

São exibidas apenas as contas que estão habilitadas a serem integradas ao Outlook.


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Manutenção de Contas

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