Configurações iniciais
Após importar os artefatos (Processo, Formulários e Widgets), ser será necessário realizar as seguintes configurações para o correto funcionamento do processo.
Grupos de usuários
Autenticado com um usuário com perfil de administrador, criar os grupos de usuário abaixo associando a cada um deles os respectivos usuários.
| Grupo | Descrição |
|---|---|
| Reembolso Assistencial - Gestores | Grupo de usuários gestores do processo de reembolso assistencial. |
| Reembolso Assistencial - Comitê | Grupo de usuários participantes do comitê de avaliação dos reembolsos. |
| Reembolso Assistencial - Setor | Grupo de usuários de operadores do setor de Reembolso Assistencial. |
- Acessar o painel de controle
- Grupos
- Adicionar novo grupo
Processos agendados
Caso deseje notificar os usuários responsáveis e/ou gestores quando uma tarefa estiver em atraso, também será necessário configurar um agendamento
- Acessar o Agendador de Tarefas no painel de controle
- Adicionar novo agendamento
- Selecionar o tipo "Tarefas atrasadas", definindo uma descrição e periodicidade das verificações.
Importante
Independente da periodicidade selecionada para verificação de tarefas atrasadas, as notificações nunca serão reenviadas em um intervalo menor do que 4 horas úteis (considerando o expediente "default")
Workflow
- Início
- Atividade inicial onde o usuário preenche os dados de solicitação do reembolso.
- Validação automática de anexos
- Atividade automática onde o sistema realiza uma verificação para garantir que todos os anexos obrigatórios para cada tipo de reembolso tenham sido enviados na solicitação.
- Analisar anexos
- Atividade realizada por usuários do grupo Reembolso Assistencial - Setor
- A partir da análise o usuário poderá:
- Solicitar mais informações ou envio de dados adicionais para o cliente.
- Encaminhar a solicitação para o comitê.
- Cancelar a solicitação informando um motivo de cancelamento.
- Aguardar retorno do Cliente
- Atividade para solicitar informações adicionais do cliente.
- O processo deverá ficar parado nessa atividade até o retorno do cliente.
- Essa atividade tem um tempo limite de 24 horas úteis conforme do Expediente "default" parametrizado no Fluig.
- Passadas 24 horas do processo nessa atividade o responsável e o gestor serão notificados de que a tarefa está atrasada.
- Nessa atividade é possível cancelar a solicitação de reembolso, sendo que pra isso é obrigatório informar o motivo em campo descritivo.
Formulário
O formulário de solicitação de reembolso assistencial pode ser dividido em 4 seções principais:
- Dados do formulário
- Detalhes
- Complementos
- Anexos
Dados do Formulário
Nesta seção são informados os dados da solicitação. Se a carteirinha do beneficiário for encontrada, o sistema automaticamente preencherá os campos: Telefone, E-mail, Data de Nascimento e Endereço. Caso a carteirinha não seja identificada, o sistema permitirá que os dados sejam preenchidos manualmente.
Confira os dados da solicitação, detalhados abaixo:
Dados do Beneficiário
- Carteirinha (obrigatório)
- Nome do Beneficiário (obrigatório)
- CPF
- RG
- Telefone
- Data de Nascimento
- Endereço
Dados Bancários
Dados bancários para depósito do valor de reembolso caso a solicitação seja deferida.
Somente são permitidas contas-corrente de pessoas físicas.
- Nome do Favorecido (obrigatório)
- CPF (obrigatório)
- Banco (obrigatório)
- Agência (obrigatório)
- Conta com dígito (obrigatório)
Dados do Reembolso
- Data do atendimento (obrigatório)
- Data em que foi realizado o procedimento para o qual está sendo solicitado reembolso.
- Documento (obrigatório)
- Número do Recibo ou Nota Fiscal emitido pelo prestador.
- Valor do reembolso (obrigatório)
- Motivo do pedido de reembolso (obrigatório)
- Descrever em detalhes o motivo da solicitação de reembolso.
- Tipo de reembolso (obrigatório)
De acordo com o tipo de reembolso solicitado diferentes tipos de anexo serão obrigatórios
A lista de anexos obrigatórios pode ser consultada neste link.
Anexos
De acordo com o tipo de reembolso selecionado serão exibidos botões para upload dos anexos requeridos por cada um, conforme a tabela de anexos por tipo de reembolso.
Detalhes
Na aba Detalhes é possível visualizar o workflow completo do processo.
Algumas informações que podem ser obtidas nessa aba:
- Atividade do processo em que a tarefa se encontra
- Versão do processo utilizada na abertura dessa solicitação
- Versão do formulário utilizada nessa solicitação
- Visão geral do workflow
Complementos
Exibe o histórico de movimentação da tarefa através do workflow.
Cada mudança de atividade gera um registro na aba complementos. Além disso, é possível incluir comentários manualmente nessa aba de forma a gerar uma espécie de "diário de bordo".
- Escrever um complemento
- Apenas comentários de usuários
Suprime todos os complementos gerados automaticamente pelo FLUIG, mantendo apenas os complementos adicionados manualmente.
Anexos
Nessa aba é possível consultar os anexos enviados a partir do formulário.
Também é possível remover anexos enviados incorretamente bem como enviar anexos adicionais não solicitados no formulário principal.
Importante
Os anexos obrigatórios deverão ser enviados pela tela principal do formulário. A aba anexo não deve ser utilizada para enviar ou reenviar anexos que são solicitados na tela principal.
Impressão de Formulário
É possível imprimir uma cópia física do formulário preenchido. Para isso, após o cadastro e envio dos dados clique em Acessar Solicitação #N°, feche as abas superiores se necessário (Detalhes, Complementos, Anexos), clique em Imprimir e em seguida no ícone de impressora ou pressione Ctrl+P e selecione a impressora de sua preferência.
Confira o processo no exemplo abaixo:
Cadastro do Tipo de Reembolso Assistencial
Neste cadastro o usuário pode informar os tipos de reembolso que poderão ser escolhidos na solicitação do Reembolso Assistencial.
Pode ser acessado através do menu Documentos, em Reembolso Assistencial na pasta form_reembolso_assistencial_tipo.
Observação: a estrutura de pastas poderá ser diferente conforme a sua instalação do Fluig.
Cadastro do Tipo de Anexo
Neste cadastro o usuário pode informar os tipos de anexo que poderão ser escolhidos na solicitação do Reembolso Assistencial.
Pode ser acessado através do menu Documentos, em Reembolso Assistencial na pasta form_reembolso_assistencial_anexo.
Observação: a estrutura de pastas poderá ser diferente conforme a sua instalação do Fluig.
Cadastro do Tipo de Reembolso Assistencial x Anexo
Neste cadastro o usuário pode associar Tipos de Reembolso com Tipos de Anexo.
Pode ser acessado através do menu Documentos, em Reembolso Assistencial na pasta form_reembolso_assistencial_tipo_x_anexo.
Observação: a estrutura de pastas poderá ser diferente conforme a sua instalação do Fluig.
Visão Geral
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Conteúdo das Ferramentas
Tarefas