Fluxo de Aprovação de Lançamentos Manuais

Conteúdo

01. Sobre

Um fluxo de aprovação para a inclusão de lançamentos contábeis manuais é essencial para garantir a integridade, precisão e conformidade dos registros contábeis, além de fortalecer os controles internos e a governança corporativa como um todo.

Através deste recurso garantimos:

• Controle de qualidade: como uma camada adicional de controle de qualidade sobre os lançamentos contábeis manuais, visando garantir que os lançamentos sejam revisados por partes independentes e competentes antes de serem registrados nos livros contábeis.
• Prevenção de erros: permitindo que os lançamentos sejam revisados quanto à precisão e conformidade com as políticas contábeis da organização, reduzindo significativamente a probabilidade de erros ou omissões nos registros contábeis.
• Mitigação de fraudes: garantida pela revisão e aprovação dificultando que os dados sejam manipulados indevidamente, promovendo dessa forma, a transparência e a prestação de contas dentro da organização.
• Conformidade regulatória: com o atendimento à regulamentações específicas que exigem controles rigorosos sobre os registros contábeis, ajudando a demonstrar a conformidade com essas regulamentações em caso de auditorias externas ou revisões regulatórias.
• Auditoria interna eficaz: facilitando o trabalho da equipe de auditoria interna ao fornecer um rastro claro de quem revisou e aprovou os lançamentos contábeis, simplificando o processo de revisão durante as auditorias internas e permitindo uma identificação rápida de quaisquer problemas ou discrepâncias.

02. Configuração

Para habilitar os Processos de Aprovação de Lançamentos Manuais é preciso habilitar o parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" disponível na Etapa 1 - Manutenção dos Lotes Contábeis.

03. Funcionamento

Lote Zero

• Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" marcado:
  • O sistema impede o usuário de realizar a inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos manuais no Lote Zero.
  • Os processos abaixo não são afetados pela utilização do parâmetro:
    • Transferência de Grupos Contábeis;
    • Estorno de partidas no Lote Zero por outros módulos;
    • Equivalência Patrimonial;
    • Ajuste de Conversão de Multimoeda.
• Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" desmarcado:
  • O sistema permite o usuário de realizar a inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos manuais no Lote Zero.

Lote N

• Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" marcado
  • No cadastro de Lotes N, os lotes Contábeis apresentarão os campos de Status e Usuário Solicitante.
  • Quando o lote for criado o Status padrão será "Em Edição".
  • O Status de aprovação só poderá ser alterado via processos.
  • Lotes N com Status: "Aguardando aprovação" ou "Aprovado", não permitem inclusão, alteração ou exclusão de lançamentos. 
• Parâmetro "Desabilitar lançamentos no Lote Zero" desmarcado:
  • Cadastro de Lotes não exibirá os campos de Status de Aprovação
  • Manutenção dos lançamentos dos lotes funcionará normalmente sem nenhuma nova regra.

04. Status

Possibilidades de Status de Aprovação dos Lotes.

Em Edição

• É permitido efetuar inclusão/alteração ou exclusão de Lançamentos
• Não pode ser integrado ao Lote Zero

Aguardando Aprovação

• Não é permitido efetuar nenhuma inclusão/alteração ou exclusão de Lançamentos
• Não pode ser integrado ao Lote Zero

Aprovado

• Enquanto o Lote estiver neste Status, poderá ser Integrado ao Lote Zero
• Não é permitido efetuar nenhuma inclusão/alteração ou exclusão de Lançamentos

05. Processos

Solicitar Aprovação

• Para Solicitar Aprovação o usuário precisa ter permissão de Solicitador
• Só pode ser feito em lotes do módulo Contábil
• O processo de Solicitação alterará o Status de Aprovação do Lote de "Em Edição" para "Aguardando Aprovação"
• Um e-mail será encaminhado para todos os usuários com permissão de Aprovador
• Para todos os lotes processados com sucesso, sera enviado um e-mail com as informações dos lotes aos "Usuário aprovador" responsáveis.

Aprovação

• Para aprovar qualquer solicitação de Lote o usuário precisa de permissão de Aprovador
• O Processo altera o Status de Aprovação de "Aguardando Aprovação" para "Aprovado"
• Usuários que incluíram ou alteraram algum lançamento não poderão aprovar a Solicitação.

Retornar para "Em Edição"

• Para retornar o lote para "Em Edição", o usuário precisa de permissão de Retornar Lote para "Em Edição"
• O retorno do Lote para "Em Edição" poderá ocorrer somente em lotes que estejam com Status "Aguardando Aprovação" ou "Aprovado"
• O Processo retornará o Status de Aprovação do lote para "Em Edição"
• Ao final do processo, as informações de "Usuário solicitante", "Usuário aprovador" e "Data de aprovação" serão removidas 
• Para todos os lotes processados com sucesso, sera enviado um e-mail com as informações dos lotes aos "Usuário aprovador" responsáveis.

Integração Lote Zero

• Só pode integrar ao Lote Zero lotes com Status de Aprovação "Aprovado"
• Após integrar ao Lote Zero, todos os lançamentos do Lote N serão migrados para o Lote Zero, o Status de Aprovação do Lote N retornará para "Em Edição" ou o Lote será excluído, dependendo da parametrização

Observações

• Somente Lotes com Status de Aprovação "Aprovado" podem ser integrados ao Lote zero
• Somente poderá incluir/alterar ou excluir lançamentos que estiverem em Lote com Status de Aprovação "Em Edição"
• Para configurar o envio de e-mail: Configurar envio de e-mail RM

06. Materiais de Apoio