Processo de Regra de Times
Visão Geral do Programa
Esse processo auxilia a Empresa na administração da segurança das informações das Carteiras de Contas dos usuários. A funcionalidade de Regra de Times, permite ao usuário efetuar o cadastro da árvore hierárquica para os times de trabalho da empresa. Cada hierarquia de time pode ter usuários ou regiões associadas a ela. Os usuários de uma hierarquia de time compõem o time.
Trabalhando com a hierarquia definida pela empresa os processos do CRM, bloqueiam ou liberam os acessos as informações das contas conforme nível hierárquico do usuário.
Nessa funcionalidade, é permitido definir um líder para cada time. Essa definição é opcional, exceto para times com indicador de centralização. O usuário tem a opção de definir quais times são centralizadores. Todo time centralizador deve possuir um usuário líder, pois quando uma nova conta (cliente) ou oportunidade é cadastrada ela é direcionada para o usuário líder do time centralizador.
O usuário só pode estar associado a um nível da hierarquias e cada hierarquia de time pode ter usuários e regiões associadas à ela.
As regiões definem a área de atuação dos times, pois um time somente pode tratar clientes de suas regiões.
O indicador de todas as regiões permite que o time tenha acesso a todas às regiões, sem que o usuário tenha que fazer a seleção de cada região. Se esse indicador estiver selecionado, ao incluir uma nova região no sistema o time terá automaticamente acesso à ela.
Na função Hierarquia de Times, o usuário tem a opção de suspender a hierarquia. Basta assinalar a opção Suspender.
O processo de Regra de Times trabalha com 3 conceitos:
- Regra: A Regra define quem terá acesso as informações da Conta, considerando o Responsável da conta e seu nível na hierarquia para liberar ou Bloquear acesso. Desta forma quanto mais alto o nível do usuário na hierarquia mais acessos este terá, pois possuirá acesso a todas as contas sobre sua responsabilidade e também as contas dos usuário dos níveis inferiores na hierarquia.
- Exceção Conta: Quando uma conta possuir vários representantes, o principal fica como responsável pela conta e os demais podem ser adicionados como exceção para conta, desta forma estes passam a ter acesso a conta pela exceção.
- Exceção Carteira do Usuário: Usado para compartilhar a Carteira de Contas do usuário, exemplo: João está saindo de férias, então podemos incluir a Maria como Exceção da Carteira do João. Desta forma a Maria conseguirá atender todas as Contas da Carteira do João sem problemas.
Para ativar a Regra de Times é necessário:
- Marcar o Parâmetro de Regra de Times "Usar Regra de Times?". Este parâmetro está no Menu > Foundation > Regra de Times > Cadastros > Manutenção Parâmetros Regra de Times.
- Definir o Tipo de Hierarquia: Por usuários, Região ou Canal de Vendas.
- Cadastrar e ativar a Hierarquia.
- Parametrizar os usuários que devem ter acesso restrito, definindo o nível de acesso como específico.
- Parametrizar os usuários para cada nível da hierarquia, somente usuários com acesso específico podem ser parametrizados na hierarquia.
- Parametrizar as contas que devem ter acesso restrito, definindo o nível de acesso da conta como específico.
- Definir os responsáveis de cada conta, separando assim as carteiras de contas do usuário.
Importante
Diferença entre Portal CRM e CRM Metadados na validação da Regra de Times:
O CRM Metadados valida as permissões em tempo de execução, onde, para cada processo executado no CRM para liberar ou bloquear o acesso as informações, o CRM Metadados consulta e executa todo o processo de validação de regras e exceções.
O Portal CRM valida as permissões dos usuários com base em uma tabela de permissões, onde, as validações e regras já estão calculadas e armazenadas, basta consultar essa tabela para validar o acesso do usuário a conta.
Para manter essa tabela atualizada é executado um processo RPW periodicamente que refaz o cálculo e atualiza as permissões. Desta forma temos uma performance muito melhor em relação ao metadados.
Objetivo da tela: | Organizar, controlar e liberar as informações corretamente aos usuários, auxiliando e agilizando o dia a dia da Empresa. |
Onde é usado Regra de Times no CRM:
Ação: | Descrição: |
Tarefa | Ao criar uma Nova Tarefa para o usuário o parâmetro "Valida regras de time na inclusão da tarefa?" Quando marcado Indica que o campo de usuário responsável é filtrado pela regra de times, desta forma ao selecionar uma conta o CRM só permitirá que os usuário que possuam acesso a ação da campanha e acesso a conta pela Regra de Times possa ficar como responsável pela Tarefa. Somente será possível detalhar, editar e executar uma tarefa para a qual o usuário tenha acesso pela Regra de Times. |
Ação | O Portal CRM não aplica Regra de Times na inclusão do Registro de ação. Somente será possível detalhar um histórico de ação para o qual o usuário tenha acesso pela Regra de Times. |
| Oportunidade | Ao criar Nova Oportunidade de Venda o CRM valida a Regra de Times e caso exista um usuário centralizador da hierarquia, o mesmo será colocado como responsável da oportunidade, caso não exista um usuário centralizador, então o responsável será o usuário default para cadastro de oportunidades, com base no que foi parametrizado no CRM, se não houver essa parametrização, então o responsável será o mesmo da conta. Somente será possível detalhar, editar, excluir e suspender uma oportunidade para a qual o usuário tenha acesso pela Regra de Times. |
| Ocorrência | Ao criar Nova Ocorrência o CRM valida a Regra de Times deixando salvar a ocorrência somente para usuários que possuam acesso a Conta selecionada e que satisfaçam as regras e exceções do fluxo da ocorrência. Somente será possível detalhar, editar, duplicar e imprimir relatório de uma ocorrência para a qual o usuário tenha acesso pela Regra de Times. |
| Lead/Prospect | No cadastro do Lead a Regra de Times é aplicada após salvar. Nesse caso, qualquer usuário pode cadastrar porém após salvar o CRM vai executar a Regra de Times. Somente será possível detalhar e editar um Lead/Prospect para a qual o usuário tenha acesso pela Regra de Times. |
| Clientes PJ/PF | No cadastro de Cliente a Regra de Times é aplicada após salva. Nesse caso, qualquer usuário pode cadastrar porém após salvar o CRM vai executar a Regra de Times. Somente será possível detalhar e editar um Cliente para a qual o usuário tenha acesso pela Regra de Times. |
| Contatos PJ/PF | No cadastro do Contato a Regra de Times é aplicada após salvar. Nesse caso, qualquer usuário pode cadastrar porém após salvar o CRM vai executar a Regra de Times. Somente será possível detalhar e editar um Contato para a qual o usuário tenha acesso pela Regra de Times. |
Importante
Quando uma nova conta é adicionada e a regra de time está ativa, é adicionado na tabela permissões temporárias ao usuário responsável da conta e ao usuário de cadastro. Os demais usuários terão acesso assim que a regra de times for recalculada pelo processo RPW.
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