FAQ

1. Libro Digital, Registro Contable Digital, Registro Contable en forma electrónica o Sped Contable

Son sinónimos. El Departamento Nacional de Registro del Comercio - DNRC adopta la terminología “Libro Digital”, el Fisco Federal de Brasil - RFB utiliza “Registro Contable Digital”, el Consejo Federal de Contabilidad - CFC “Registro Contable en Forma Electrónica”. Sped Contable es, digamos, un sobrenombre.

2. Libros abarcados por el Registro Contable Digital - ECD

Se pueden incluir todos los libros del registro contable, en sus diversas formas. Los libros diario y mayor son, para el Sped Contable, un libro digital único(consulte la Resolución CFC 1020/05). Corresponde al PVA mostrarlos en el formato seleccionado por el usuario. Están previstas las siguientes formas de registro:

• G - Diario general.
• R - Diario con registro resumido (vinculado al libro auxiliar).
• A - Diario auxiliar.
• Z - Mayor auxiliar.
• B - Libro de balances parciales diarios y de balances.

Estas formas de registro resultan de disposiciones del código civil:

Art. 1.180. Además de los otros libros exigidos por ley, es indispensable el Libro Diario, que se puede sustituir por fichas en el caso de registro mecanizado o electrónico.

Art. 1.183. El registro se realizará en idioma y moneda actual nacionales y en forma contable, por orden cronológica del día, mes y año, sin intervalos en blanco, ni asteriscos, borrones, rasuras, enmiendas o transportes para las márgenes.

De esta manera, todas las empresas deben utilizar el libro Diario considerando todos los hechos contables. Este libro se clasifica, en el Sped, como G - Libro Diario (completo, sin registro auxiliar). Este libro Diario no depende de cualquier otro libro. Este no puede coexistir, con relación a un mismo período, con cualquiera de los otros libros (R, A, Z o B).

El código civil trae, también, dos excepciones. La primera de estas se refiere a la utilización de asientos, en el Diario, por totales:

Art. 1.184. En el Libro Diario se registrarán, con individualidad, claridad y caracterización del documento respectivo, día a día, mediante escritura directa o reproducción, todas las operaciones relacionadas al ejercicio de la empresa.

]§ 1^o Se admite el registro resumido del Diario, con totales que no excedan el período de treinta días, relativamente a cuentas cuyas operaciones sean numerosas o realizadas fuera de la sede del establecimiento, siempre y cuando se utilicen libros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, y se conserven los documentos que permitan su perfecta verificación.

De esta manera, tenemos más tres tipos de libros:

• R - Libro diario con registro resumido (con registro auxiliar)
  
  

Es el libro diario que contiene registro resumido, en los términos del § 1º del art. 1.184 transcrito anteriormente. Este obliga a la existencia de libros auxiliares (A o Z) y no debe coexistir, con relación a un mismo período, con los libros G y B.

• A - Libro diario auxiliar para el Diario con registro resumido
  
  

Es el libro auxiliar previsto en los términos del § 1º del art. 1.184 mencionado anteriormente, conteniendo los asientos individualizados de las operaciones registradas en el libro diario con registro resumido

• Z - Libro mayor auxiliar (Libro contable auxiliar de acuerdo con el layout definido por el titular del registro)
  
  

El art. 1.183 determina que el registro se realizará en modo contable. Las formas contables son: libro mayor y diario. Este es un libro auxiliar que se utilizará cuando el layout del libro diario auxiliar no sea adecuado. Es una “tabla” donde el titular del registro define cada columna y su contenido.

El Art. 1.185 dispone: “El empresario o sociedad empresaria que adopte el sistema de fichas de registros podrá sustituir el libro Diario por el libro Balances Parciales Diarios y Balances, después de observar las mismas formalidades extrínsecas exigidas para este.” De esta manera, se tiene la segunda excepción:

• B - Libro Balances parciales diarios y Balances
  
  

Solamente el Banco Central reguló la utilización de este libro y, prácticamente, solo se encuentra en instituciones financieras. La legislación no obsta la utilización concomitante del libro “Balances Parciales Diarios y Balances” y de libros auxiliares.
Existe controversia sobre la obligatoriedad de autenticación, por parte de las empresas no reguladas por el Banco Central, de las fichas de registro, ya que el Código Civil determina:
Art. 1.181. Salvo disposición especial de ley, los libros obligatorios y, si fuera el caso, las fichas, antes de ponerlos en uso, se deben autenticar en el Registro Público de Empresas Mercantiles.

Para más aclaraciones, consulte el layout:
http://www.receita.fazenda.gov.br/publico/Legislacao/Ins/2007/AnexoUnicoINRFB787.doc

3. Impresión de los libros

Son formas alternativas de registro: en papel, en fichas, en microfichas o digital. Así, estas no deben coexistir con relación al mismo período. Es decir, no deben existir, al mismo tiempo, dos libros diarios con relación al mismo período, independiente del medio en que se “imprimieron”. Para más aclaraciones, consulte la legislación del Departamento Nacional de Registro de Comercio http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf.

En resumen, no es necesario imprimir los libros digitales.

4. Cantidad de libros por archivo

Cada libro es un archivo distinto. Así, un archivo no debe contener más de un libro.
Para más aclaraciones, consulte la legislación del Departamento Nacional de Registro de Comercio. http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf.

5. Límites de tamaño y período de los libros

Como regla general, el libro es mensual. PUEDE CONTENER MÁS DE UN MES SI NO SOBREPASA 1 GB.
Es decir, considerando un único mes, no existe límite de tamaño.
Solamente para una evaluación, se estima que en 1GB se puedan incluir hasta 11.000.000 registros de la ECD.

Existen otros límites:

• todos los meses deben estar contenidos en el mismo año.
• no debe contener fracción de mes (excepto en los casos de apertura, escisión, fusión, incorporación o extinción).
• si hubiera más de un mes, no debe haber "salto" en la secuencia de meses.

Según determina la IN DNRC 107/07, cuando existen libros auxiliares, los períodos de registro del libro principal (Diario o Libro de Balances Parciales Diarios y Balances) y los auxiliares (Diario Auxiliar y/o Libro Mayor Auxiliar) deben ser los mismos.

En los casos de incorporación, escisión o fusión, se deben generar dos conjuntos de libros: uno para el período hasta la fecha del evento y el otro para el período remanente. Se debe tomar mucho cuidado para evitar que períodos sobrepuestos se informen (aunque sea de un día), porque la transmisión se rechazará

CÁLCULO TRIMESTRAL DEL IRPJ. Respetando los límites descritos anteriormente, aunque el cálculo del IRPJ sea trimestral, el libro puede ser anual. La legislación del IRPJ obliga a elaborar y transcribir los estados de resultados en la fecha del hecho generador del tributo. Nada impide que, en el mismo libro, existan 4 conjuntos de estados de cuentas trimestrales y el anual.

CAMBIO DE CONTADOR EN MEDIO DEL PERÍODO. Respetando los límites anteriores, el período del registro se puede fraccionar para que cada contador firme el período por el que es responsable técnico.

6. Términos de Apertura y Cierre

NUM_ORD: número de orden del instrumento de registro.
Es el número del libro. La numeración de los libros es en secuencia, por tipo de libro, independiente de su forma (en papel, fichas, microfichas o digital). De este modo, si el libro anterior, en papel, es el 50, el próximo (digital o no) es el 51.

Los libros Diarios (G y M) deben tener la misma secuencia numérica.

Los Diarios Auxiliares deben tener numeración propia, de secuencia, por clase. Así, si se utilizaron "Diario Auxiliar de proveedores" y "Diario Auxiliar de Clientes", cada uno tendrá una secuencia distinta.
Este mismo se aplica a Libro Mayor Auxiliar.
Para más aclaraciones, consulte la legislación del Departamento Nacional de Registro de Comercio. http://www.dnrc.gov.br/Legislacao/MinutaIN107maio2008.pdf.

NAT_LIVR: origen del libro, finalidad a que se destina el instrumento de registro es el nombre, la denominación del libro.
Por lo general, los libros G y M reciben el mismo nombre, en que los más comunes son: Diario y Diario General.
Los nombres más comunes de libros auxiliares son: “Diario Auxiliar de .....”. “Libro Mayor Auxiliar de .....”. “Libro Caja”. “Libro de inventario”.

NOMBRE: nombre empresarial
Asegúrese de que el nombre esté escrito exactamente como en los actos constitutivos da empresa. Pequeñas divergencias en el nombre pueden llevar el libro a que se coloque en exigencia.

DT_ARQ: fecha en que archivan los actos constitutivos.
Es la fecha en que se archiva el acto de constitución de la empresa. Las fechas de modificaciones contractuales no se deben considerar. En términos prácticos, es la fecha del NIRE.

DT_ARQ_CONV: fecha en que se archiva el acto de conversión de sociedad simple en empresaria.
Con el nuevo código civil, parte de las antiguas sociedades civiles pasó a clasificarse como sociedad empresaria. Con esto, dejaron de tener registro en notaria y pasaron a las Registros Comerciales Públicos. Es la fecha en que el Registro Comercial Público archivó el documento que formaliza la conversión. En términos prácticos, es la fecha del NIRE.

7. Firma digital del libro

Son, como mínimo, dos firmantes: la persona física que, según los documentos archivados en el Registro Comercial Público, tuviera poderes para la práctica de dicho acto, y el contador. Así, se deben utilizar solamente certificados digitales e-PF o e-CPF, con seguridad mínima tipo A3. No existe límite para la cantidad de firmantes y los contadores deben firmar al último.
ASÍ, EL Programa Validador y Firmador - PVA SOLO PERMITE QUE EL CONTADOR FIRME DESPUÉS DE LA FIRMA DE TODOS LOS REPRESENTANTES DE LA EMPRESA LISTADOS EN LOS REGISTROS J930.

Los certificados de persona jurídica (e-CNPJ o e-PJ) no se deben utilizar.

De acuerdo con la Resolución Normativa DNRC 107/08, el libro digital se debe firmar con certificado digital de seguridad mínima tipo A3, emitido por entidad acreditada por la Infraestructura de Claves Públicas  (ICP-Brasil).

El libro se puede firmar por medio de un poder, siempre y cuando este se archive en el Registro Público Comercial. El Sped no realiza ninguna verificación de la firma ni de los apoderados. Esta verificación lo realiza el Registro Público Comercial.

No se debe utilizar el poder electrónico del fisco federal.

PROBLEMAS RELATADOS:
1. CONFIRMADOS
1.1. Se identificó incompatibilidad con certificados emitidos por Serasa cuando, en la instalación, se acepta la sugerencia del driver realizada por el Windows. Retire el driver e instale solamente aquel suministrado por Serasa.

2. NO CONFIRMADOS (Aunque no hayamos logrado reproducir el problema en nuestro entorno, existen varios relatos de usuarios. Creemos que este ocurre cuando se junta con otro factor)
2.1 incompatibilidad con Internet Explorer 8.0 (y 7.0).
2.2 demora excesiva al identificar el certificado, evidentemente cuando existen muchos certificados instalados en el mismo equipamiento.
2.3 restricciones de antivirus.

8. Requerimiento de autenticación

Son dos tipos de requerimiento:

• Autenticación de libro (incluso en los casos de extravío, deterioración o destrucción)
• Sustitución del libro colocado en exigencia por el Registro Público Comercial.

Número del formulario de pago: consulte el Registro Público Comercial de su jurisdicción para obtener la información. El Registro Público General de Minas Gerais dispensa la cumplimentación del campo. Cuando la información no esté disponible, complete con "NO EXISTE". La cumplimentación incorrecta del campo puede generar atraso en la autenticación del libro.

Los requerimientos de extravío, deterioración o destrucción no se aceptarán cuando el libro “original” se haya enviado al Sped e incluso esté en su base de datos. En este caso y mientras no esté disponible la descarga del libro para su titular, solicite una copia a uno de los miembros del Sped que pueda tener acceso al registro.

Para poder autenticar el libro con requisito exigido, cuando se haya realizado alguna modificación en su contenido, es indispensable el envío del nuevo libro, con requerimiento de "sustitución del libro con requisito exigido por el Registro Público Comercial".

Cuando el saneamiento del requisito no dependa de la modificación del libro, es solo comunicar al Registro Público Comercial que se tomaron las medidas necesarias para que esta vuelva al análisis del libro. Consulte al Registro Público Comercial de su Est/Prov/Reg sobre los procedimientos específicos para comunicar que se cumplió el requisito exigido.

9. Rectificación del libro digital

DESPUÉS DE LA AUTENTICACIÓN, EL LIBRO NO SE DEBE SUSTITUIR.

Si el libro ya se envió al Sped y hubiera la necesidad de sustitución, verifique el progreso de los trabajos de autenticación. Utilice, en el programa de validación y firma (PVA), el menú "Consulta situación",

El libro se puede sustituir mediante la generación de requerimiento específico de sustitución utilizando la funcionalidad de administrar el requerimiento del PVA, excepto cuando esté en uno de los siguientes estatus: en análisis (por el Registro Público Comercial), autenticado o sustituido.

Si el libro está "en análisis", diríjase, con urgencia, al organismo de registro de comercio y solicite que el libro se coloque con requisito de exigencia. Por el Oficio Circular nº 118/2009/SCS/DNRC/GAB, el Departamento Nacional de Registro de Comercio recomienda que el requerimiento para colocar el libro con situación de exigencia, debe contener: la identificación del libro, su número, período al que se refiere el registro y la debida justificación.

Los libros G, R y B son equivalentes. De este modo, la sustitución entre estos tipos es libre. Por ejemplo: un libro R puede sustituir un libro G, e viceversa.

Tras autenticar el libro, las rectificaciones de registros realizados con error, están disciplinadas en el art. 5º de la Resolución Normativa DNRC 107/08 (existen normas del CFC en el mismo sentido):
"Art. 5º La rectificación del registro realizado con error, en un libro ya autenticado por el Registro Público Comercial, se debe realizar en los libros de registro del ejercicio en que se constató su ocurrencia, tras observar las normas brasileñas de contabilidad, y que el libro autenticado no se puede sustituir por otro de igual número o no, que contenga el registro rectificado.

" No confunda rectificación (o sustitución del libro) con recomposición del registro. El mismo acto normativo disciplina la recomposición del registro en los casos de extravío, destrucción o deterioración:
"Art. 26. Si ocurre extravío, deterioración o destrucción de cualquiera de los instrumentos de registro, el empresario o la sociedad empresaria hará publicar, en un diario de gran circulación del lugar de su establecimiento, un aviso concerniente al hecho y hará de este una minuciosa información, dentro de cuarenta y ocho horas al Registro Público Comercial de su jurisdicción.
§ 1º Después de recomponer el registro, el nuevo instrumento recibirá el mismo número de orden del sustituido, donde el término de autenticación debe reservar, expresamente, la ocurrencia comunicada.
§ 2º La autenticación del nuevo instrumento de registro solo se procederá después del cumplimiento de lo dispuesto en el capítulo de este artículo.
§ 3º En el caso del libro digital, mientras se mantenga una copia del instrumento objeto de extravío, deterioración, o destrucción en el Sped, el Registro Público Comercial no autenticará el libro sustitutivo, en este caso el empresario o sociedad deben obtener la reproducción del instrumento en la administradora de dicho sistema.”

Atención: el sistema identifica el registro por la clave [NIRE] + [HASH] del archivo. El hash es, también, el número del recibo. De este modo, si la atención del requisito de exigencia depende de la modificación del NIRE, utilice el requerimiento normal (primera opción en la parte superior del formulario) y no el de sustitución. Al intentar enviar con requerimiento de sustitución, volverá un mensaje informando que el registro que se sustituirá no existe. Guarde una copia del término del requisito de exigencia y de los recibos de transmisión para eventual comprobación.

Procedimiento práctico:

Corrija las informaciones en el archivo (libro digital), - si el archivo es el que se firmó, borre la firma. La firma es un conjunto de caracteres "extraños" que queda después del registro 9999. Simplemente borre todo lo que queda después de dicho registro.

Valide el libro.

Firme.

Genere el requerimiento de sustitución (la opción está en la parte superior del formulario) - el hash del libro que se sustituirá es también el número del recibo de entrega. La información se debe informar utilizando solamente los alguarismos y letras mayúsculas de A a F.

Firme el requerimiento, y,

Transmita.

10. Obligatoriedad de la presentación del registro contable digital

El Fisco Federal estableció, para fines fiscales y de previsión, la obligatoriedad por el art. 3º de la Resolución Normativa nº 787/07 (http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm)?

I - con relación a los hechos contables ocurridos a partir del 1º de enero del 2008, las sociedades empresarias sujetas a seguimiento económico-tributario diferenciado, en los términos de la Resolución RFB nº 11.211, del 7 de noviembre del 2007, y sujetas a la tributación del Impuesto a la Renta con base en la Ganancia Real. (Redacción dada por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo del 2009)

II - Con relación a los hechos contables ocurridos a partir del 1º de enero de 2009, las demás sociedades empresariales quedan sujetas a la tributación del impuesto a la renta con base en la ganancia real. (Redacción dada por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo de 2009)

Con esta nueva redacción, la obligatoriedad de la presentación de la ECD (Registro Contable Digital) solo afecta a las SOCIEDADES EMPRESARIALES y, por el Código Civil, están obligadas a registrarse en los registros públicos comerciales.

De esta manera, están obligadas a presentar, en 2009, las personas jurídicas que, de manera acumulativa: sean sociedades empresariales  (+) efectúen el cálculo del IRPJ (año calendario de 2008) por la ganancia real (+) que estuvieran en 2008, sujetas a seguimiento diferenciado. Las dos condiciones son de pleno conocimiento de la empresa. Referente a la última, si hubiera dudas, el representante de la empresa se debe dirigir a la unidad fiscal federal RFB de jurisdicción del contribuyente para obtener la información. Esta tiene protección por sigilo fiscal y no se debe enviar por e-mail. Para evitar ser enviado al "Hable con nosotros" del sitio del Sped, diga solamente desea saber si en 2008 la empresa estaba sujeta a seguimiento diferenciado (no mencione el Sped).

Cooperativas y demás personas jurídicas obligadas a incluirse en el Registro Público Comercial. Por la Resolución Normativa RFB nº 787/07 (con la redacción dada por la IN RFB nº 926/09), la utilización facultativa de la ECD (Registro Contable Digital) quedó restringida a las sociedades empresariales. Mientras tanto, como la Normativa DNRC nº 107/08 no trae la misma restricción, el Sped está preparado y recibirá normalmente los registros contables digitales de cualesquiera personas jurídicas registradas en los Registros Públicos Comerciales. Otras personas jurídicas como la Resolución Normativa RFB nº 787/07 restringió la obligatoriedad a las SOCIEDADES EMPRESARIALES, a las demás personas jurídicas (como las sociedades simples y las equiparadas) no están obligadas a presentación.

SOCIEDADES EMPRESARIALES SIN MOVIMIENTO. Las reglas de obligatoriedad no toman en consideración dicho aspecto. Sin movimiento, no quiere decir sin hecho contable. Normalmente ocurren eventos como depreciación, incidencia de tributos, costo con el cumplimiento de obligaciones adicionales (como presentación de DCTF y DIPJ).

Es importante no confundir el PLAZO DE PRESENTACIÓN (art. 5º) con la obligatoriedad (art. 3º).

11. Plazos para presentación de los Libros digitales

No hubo cambio en los plazos normales para la presentación de los libros. Para el Fisco Federal, el plazo se fijó por el art. 5º de la Resolución Normativa nº 787/07 http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm:

Art. 5º El ECD (Registro Contable Digital) se transmitirá anualmente al Sped, hasta el último día hábil del mes de junio del año siguiente al año calendario a que se refiere el registro.
§ 1º En los casos de extinción, escisión parcial, escisión total, fusión o incorporación, el ECD (Registro Contable Digital) debe ser entregada por las personas jurídicas extintas, escindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras hasta el último día hábil del mes subsiguiente al del evento.
§ 2º El servicio de recepción del ECD se cerrará a las 20 horas - horario de Brasília - de la fecha final fijada para la entrega.
§ 3º Excepcionalmente, con relación a los hechos ocurridos entre el 1º de enero del 2008 y 31 de mayo del 2009, el plazo de que trata el § 1º será hasta el último día hábil del mes de junio del 2009. (Redacción dada por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo del 2009)

§ 4º Excepcionalmente, con relación a los hechos contables ocurridos entre el 1º de enero del 2009 y 30 de junio de 2010, el plazo de que trata el capítulo y el § 1º será hasta el día 30 de julio del 2010." (Redacción dada por la Resolución Normativa RFB nº 1.056, del 13 de julio del 2010)

Estos plazos solo se aplican a las personas obligadas en la forma del art. 3º.
El §3º no trata de la obligatoriedad, trae solamente una excepción a los plazos de presentación para los casos de extinción, escisión, fusión o incorporación que ocurran en el período.

Es importante no confundir la OBLIGATORIEDAD (art. 3º) con el plazo de presentación.

ATENCIÓN: EL PLAZO MENCIONADO ES PARA FINES FISCALES Y DE PREVISIONES. NADA IMPIDE
QUE OTROS ORGANISMOS DEFINAN UN PLAZO DIFERENTE (COMO HIZO LA SUSEP).

12. Errores y advertencias en la validación

Errores impiden la continuidad de los trabajos. Las advertencias, no. Si hubiera advertencia, corresponde al usuario evaluar si esta es un error o no.

Las validaciones se ejecutan en tres bloques. El segundo bloque solo se realiza si no se encuentran errores al ejecutar el primer bloque. Las del tercero, solo si el archivo pasa al segundo. De esta manera, después de corregir los errores identificados en el primer conjunto de reglas, pueden aparecer errores que no se listaron en la primera validación.

13. Otras inscripciones de registro (registro 0007)

Informe, en este registro, las inscripciones de registro en entes relacionados en la tabla divulgada por el Acto Declaratorio Cofis 36/07 (disponible en el menú Sped Contable > Legislación). En el caso de secretarías estatales de hacienda, informe la “inscripción estatal” del ICMS.

El código de la empresa en el Banco Central corresponde al ID_Bacen, según se registró en el Unicad, compuesto por 8 dígitos e iniciados con la letra "Z".

14. Registro de participante (registro 0150)

Es un conjunto de informaciones para identificar a las personas físicas y jurídicas con las que la empresa tiene algunos tipos de relaciones específicos. Solamente se deben informar a los participantes con los que la empresa tenga uno de las siguientes relaciones (tabla adjunta al Acto Declaratorio Cofis nº 36/07):

La gran mayoría de los clientes y proveedores de las empresas no cumple con los requisitos para que sea incluida en los registros 0150.

15. Hash del libro

Al leer el archivo para la validación, el programa de validación y firma calcula el hash del archivo. Si el libro digital se valida, el hash del archivo se puede obtener utilizando el menú "Visualización > Datos del registro". Ignore los separadores y el dígito de verificación para transcribir el hash en cualquier campo del archivo.
El algoritmo utilizado es el SHA1.

16. Plan de cuentas de la empresa

El ECD (Registro Contable Digital) es la contabilidad comercial de las empresas y, por lo tanto, basada en el plan de cuentas que la empresa utiliza para el registro habitual de los hechos contables. De este modo, los códigos de las cuentas analíticas del plan de la empresa, son los que se deben informar en los siguientes registros:

• I015: Identificación de las cuentas del registro resumido al que se refiere el registro auxiliar
• I050: Plan de cuentas.
• I155: Detalle de los saldos periódicos.
• I250: Partidas del asiento.
• I310: Detalles del balance parcial diario.
• I355: Detalles de los saldos de las cuentas de resultado antes del cierre.

17. Plan de cuentas referencial

Según las reglas de validación (adjunto al Acto Declaratorio Cofis nº 36/07), el registro I051 no es obligatorio.

Es un plan de cuentas, elaborado con base en la DIPJ.
Tiene como finalidad establecer una relación (un DE-A) entre las cuentas analíticas del plan de cuentas de la empresa y un estándar, que permite la eliminación de fichas de la DIPJ. El e-Lalur (Libro Electrónico de Cálculo de la Ganancia Real, uno de los proyectos del Sped) importará datos del registro contable digital y elaborará un borrador correspondiente a varias de las fichas hoy existentes en la DIPJ.
De esta manera, mientras más precisa sea su indicación de los códigos de las cuentas de referencia en el registro I051, menor será el trabajo de cumplimentación del  e-Lalur. Cualquier equivocación al indicar el plan de cuentas de referencia, se podrán corregir en el e-Lalur.

Las empresas en general deben utilizar el plan de referencia divulgado por el Fisco Federal por el Acto Declaratorio Cofis nº 20/09 (observe que los códigos del plan anterior forman parte del nuevo y, considerando que hubo modificación, la fecha de fin de validez está informada). En el registro del año de 2008, ambos planes se aceptan. Las financieras utilizan el Cosif y las aseguradoras no necesitan informar el registro I051.

CUENTAS DE COSTOS. La indicación de la cuentas del plan de referencia para las cuentas, depende del flujo contable adoptado. Si los costos se forman en cuentas propias, transferidos al stock y, a partir de ahí, a costo de los productos vendidos (o de los servicios vendidos), indique solamente las cuentas de referencia del grupo 5 para las cuentas determinadoras de costos. Si se registran directamente en cuentas/subcuentas de costo de los productos vendidos (CPV o CSV) y el stock se transfiere al activo por medio de una cuenta reductora (o procedimiento similar), informe dos cuentas de referencia (registros I051) para cada cuenta contable (I050): el propio CPV (grupo 3) y la cuenta del grupo 5.

CUENTAS DE COMPENSACIÓN Y CUENTAS TRANSITORIAS. El plan de cuentas de referencia no tiene cuentas de compensación ni las transitorias (como la del cierre del resultado). De este modo, no informe el registro I051 a estas. Preferencialmente, en el campo Modalidad de la cuenta del registro I050, informe el código 09 (otras) para las cuentas transitorias. Esto facilitará la migración de la información al FCont.

18. Estados de resultados contables:

OBLIGATORIEDAD
Según el Código Civil, el Balance y el Estado de Resultado Económico se deben elaborar en el cierre del ejercicio social que se transcribirán en el Libro Diario. Otras normas establecen plazos diferentes. El Banco Central, por ejemplo, establece que los estados de resultados son semestrales.

Como el registro contable digital puede ser mensual, puede ocurrir que la empresa no haya elaborado los estados de resultados en dicho mes. Además, el Sped no tiene como saber la fecha del cierre del ejercicio social. Estos aspectos no permiten establecer, en el programa de validación y firma, la obligatoriedad de dichos registros.

De este modo, los estados de resultados son obligatorios, pero pueden no estar en el libro, cuando este no contenga la fecha a que se refieren.

CÁLCULO TRIMESTRAL DEL IRPJ
La legislación del impuesto a la renta determina que los estados de resultados se deban elaborar (y transcribir en el registro) en la fecha de la ocurrencia del hecho generador. Así, si el cálculo es trimestral, estas también serán trimestrales.

Tras respetar los límites descritos en la 5a pregunta, el mismo libro puede contener varios estados de resultados, siempre y cuando el período sea distinto. De esta manera, un mismo libro puede contener 4 estados de resultados trimestrales, 2 semestrales y uno anual.

VALIDACIONES
1. Saldos vs. Estados de Resultados
Por los registros I052 (no obligatorios) se hace una correlación entre las líneas de los estados de resultados contables (J100 e J150) con las cuentas analíticas del Plan de Cuentas (I050).

El programa de validación y firma - PVA del Sped Contable totaliza los registros de saldos periódicos (I155), en la fecha del balance, con base en el código de agrupación. El valor obtenido de esta manera, se confronta con las informaciones que constan en el balance (J100). El mismo procedimiento se adopta para verificar los valores registrados en el Estado de Resultado del Ejercicio (J150), pero valores totalizados se obtienen de los registros de "saldo de las cuentas de resultado antes del cierre" (I355). Si hubiera divergencia, se emite una advertencia. Corresponde al titular del registro verificar si la advertencia corresponde a un error y si debe hacer alguna corrección en el ECD (Registro Contable Digital).

2.Totales y subtotales
¿El PVA Intenta? Verifique el cálculo de totales y subtotales. Estructuras de estados de resultados donde las totalizaciones se hacen tanto hacia arriba o hacia abajo, o donde las líneas analíticas tienen niveles variados, y pueden generar advertencia. Cabe al usuario verificar si las advertencias representan o no un error.

FORMA
Los estados de resultados contables, se mostrarán en la misma orden en que las líneas se incluyeron en el archivo.

ESTADOS DE RESULTADOS CONSOLIDADOS
Son los estados de resultados de empresas distintas pero que, por fuerza de la legislación, se deben presentar de manera consolidada. No se confunda con la consolidación de resultados de sucursales, cuando se adopte el registro descentralizado.

19. Obligaciones adicionales dispensadas

Existe una dispensa implícita: de la impresión de los libros.

La RFB dispensó a los usuarios de la ECD(Registro Contable Digital) de las siguientes obligaciones adicionales (Resolución Normativa nº 787/07 http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2007/in7872007.htm):
Art. 6º La presentación de los libros digitales, en los términos de esta Resolución Normativa y con relación a los períodos posteriores al 31 de diciembre del 2007, suple: (Redacción dada por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo del 2009)

I - Con relación a las mismas informaciones, el requisito exigido en la Resolución Normativa SRF nº 86, del 22 de octubre del 2001, y en la Resolución Normativa MPS/SRP nº 12, del 20 de junio del 2006. (Incluido por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo del 2009)
II - la obligatoriedad de registrar el Libro Mayor o fichas utilizadas para resumir y totalizar, por cuenta o subcuenta, los registros efectuados en el libro Diario (Ley nº 8.218, de 1991, art.14, y Ley nº 8.383, de 1991, art. 62). (Incluido por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo de 2009)
III - la obligatoriedad de transcribir en el Libro Diario o Balance Parcial o Balance de Suspensión o Reducción del impuesto de que trata el art. 35 de la Ley nº 8.981, de 1991 (Resolución Normativa SRF nº 93, de 1997, art. 12, inciso 5, apartado b). (Incluido por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo del 2009)
Párrafo único. La adopción del Registro Fiscal Digital, en los términos del Convenio ICMS nº 143, del 15 de diciembre del 2006, suple: (Incluido por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo del 2009)
I - la elaboración, registro y autenticación de libros para registro de inventario y registro de entradas, con relación al mismo período. (Ley nº 154, de 1947, arts. 2º, capit y § 7º, y 3º, y Ley nº 3.470, de 1958, art. 71 y Ley nº 8.383, de 1991, art. 48). (Incluido por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo de 2009)
II - con relación a las mismas informaciones, del requisito exigido contenido en la Resolución Normativa SRF nº 86, del 22 de octubre del 2001, y en la Resolución Normativa MPS/SRP nº 12, del 20 de junio del 2006. (Incluido por la Resolución Normativa RFB nº 926, del 11 de marzo del 2009)

20. Partidas dobles - obligatoriedad

Extraído del dictamen CT/CFC nº 12/03 (Relatora: Contadora Verônica Cunha de Souto Maior):
"De esta manera, se puede deducir que el método de las partidas dobles, de uso universal, es un principio fundamental del registro en Contabilidad y, por lo tanto, en el actual nivel de evolución de las Ciencias Contables, no existe la posibilidad del uso de otro método que no refleje, o tenga como premisa, el equilibrio patrimonial entre el origen y aplicación de recursos de un mismo hecho contable ." (subrayamos)

El mismo entendimiento se aplica a la utilización de una cuenta única que recibe a todas las contrapartidas del asiento. Esta no es, efectivamente, ni el origen ni la aplicación de recursos.

21. Receitanet (Sped) - Configuraciones de "firewall" y "proxy"

El Receitanet utiliza, en la transmisión, el puerto 3456 y la dirección IP 200.198.239.21. Para verificar si la conexión está sin problemas, ejecute el comando "telnet 200.198.239.21 3456"

22. Validaciones en la transmisión

Se realizan solamente las siguientes verificaciones:

1. Validez de los certificados digitales utilizados en las firmas del libro y del requerimiento.
2. Superposición del período con relación al otro ECD (Registro Contable Digital) ya enviado.
3. Integridad de la transmisión.

23. "Consulta Situación" del PVA - Configuraciones

Para consultar la situación, el PVA utiliza el IP 200.198.239.22 y el puerto 80.

Si aparece el mensaje de error "Error al consultar situación. Falla en la conexión con el servidor", se debe adoptar el siguiente procedimiento:

1. En el Windows, seleccione: Iniciar => Ejecutar.
2. Digite "cmd" (para abrir el prompt de comando) y haga clic en "ok".
3. En la ventaja abierta, digite: "telnet 200.198.239.22 80";
4. Si la tecla queda toda oscura, es porque existe conectividad.
5. Si aparece el mensaje "Conectándose a 200.198.239.22. No se pudo abrir la conexión con el host en el puerto 80: la conexión falló", la red utilizada por el usuario para acceso está sin conexión con la Internet o algún activo de red (firewall) está bloqueando el acceso.

24. Libros en papel ya autenticados

No deben existir dos registros relacionados al mismo período. Además, la RECOMPOSICIÓN del registro solo se admite en casos de extravío, destrucción o deterioración.
Algunas empresas, en la misma situación, están generando dos conjuntos de libros digitales: un del período ya autenticado en papel y otro para el remanente.
En el primer conjunto, intentan mantener la misma numeración de los libros en papel. Cuando esto no se puede, porque existe más de un libro en papel en el período del libro digital, informan en el campo "número del libro" el primer número de la secuencia y, después el nombre del libro (Campo NAT_LIVR), informan que "este libro corresponde a los libros ...... a ..... en papel".
El primer conjunto tendrá su autenticación rechazada por el Registro Comercial Público, pero el objetivo es evitar la imposición de penalidad por parte del Fisco Federal.

25. Versiones del programa de validación y firma

Se pueden transmitir los registros validados en cualesquiera de las versiones.

26. Enlaces para orientación sobre documentos de recaudación para autenticación de los libros

Junta Comercial do Estado de Mato Grosso do Sul

Junta Comercial do Estado de Minas Gerais

27. Página del Libro Diario donde están los estados de resultados y número de la autenticación para informar en la DIPJ

En el ECD(Registro Contable Digital) no existe número de página. Esto no permite completar dicho campo en la DIPJ.

Si el ECD ya se entregó, pero aún está pendiente de autenticación por parte del Registro Comercial Público, no se puede completar el campo en la DIPJ. Guarde el recibo de entrega del ECD para eventual comprobación.

El Fisco Federal (RFB) tiene acceso a las informaciones del Sped que comprueban el hecho.

28. Multa por atraso en la entrega

La legislación prevé multa de R$ 5.000,00, por mes de atraso o fracción de mes.

Así, como el plazo terminó el día 30.06, si el libro se entrega el día 01.07, la multa es de R$ 5.000,00. El valor se mantiene hasta el último día de julio. Tras iniciar el mes de agosto, la multa pasa a R$ 10.000,00. Y así sucesivamente.

La notificación NO es automática. Es decir, el contribuyente debe esperar la emisión de la notificación del Fisco Federal. Existe la posibilidad de reducción del valor, en los casos de pago dentro del plazo previsto en la notificación.

29. Libro digital extraviado o corrupto.

Mientras el libre esté en el entorno del Sped, el contribuyente podrá efectuar la descarga.

Para descargar el archivo, se exige certificado digital (A1 o A3) de la persona jurídica, del representante legal o del apoderado (poder electrónico del Fisco Federal de Brasil, servicio del e-CAC).

Utilice la aplicación ReceitanetBX para hacer la descarga.

Cualquier término (de Autenticación, Rechazo o Requisito Exigido) elaborado por el registro comercial público, también será descargado en el mismo acto.

Después de descargar, importe (valide) el libro digital en el programa de validación y firma. Como el libro ya se firmó, el programa pregunta si existe término de autenticación. La indicación del término de autenticación hace que la validación sea más rápida.

30. ¿El ECD (Registro Contable Digital) se utiliza en cualquier base de datos?

El ECD se utiliza solamente con TOPConnect a partir de la versión 4.0.

31. ¿Dónde puedo saber sobre las actualizaciones que ocurren en el producto SPED?

Esta información queda descrita en el portal del cliente o del analista. Si hubiera dificultad en encontrar esta información, entre en contacto con el equipo de soporte TOTVS

32. ¿Cuál es la diferencia entre los libros del registro (A, B, G, R y Z)?

Cada layout del SPED Contable tiene una finalidad específica, por este motivo el Fisco Federal desarrolló cinco (5) layouts para cumplir con toda la legislación. Las diferencias se pueden encontrar en el siguiente cuadro:

Leyenda:

O = REGISTRO OBLIGATORIO

F = REGISTRO FACULTATIVO

N = NO SE APLICA AL REGISTRO

COMPOSICIÓN DE LOS LIBROS:

33. ¿Tengo que vincular la cuenta sintética del plan de cuentas del Protheus con el plan de cuentas de referencia?

No, el vínculo debe ocurrir solamente para las cuentas analíticas. Vea la siguiente resolución del Fisco Federal (RFB) sobre este asunto:

Tiene como finalidad establecer una relación (un DE-A) entre las cuentas analíticas del plan de cuentas de la empresa y un estándar, que permite la eliminación de fichas de la DIPJ. El e-Lalur (Libro Electrónico de Cálculo de la Ganancia Real, uno de los proyectos del Sped) importará datos del ECD (registro contable digital) y elaborará un borrador correspondiente a varias de las fichas hoy existentes en la DIPJ

34. ¿Es obligatorio informar el plan de cuentas de referencia?

No, el plan de cuentas de referencia es un dato opcional. Esta información será utilizada por el e-Lalur, si el dato estuviera correcto, menor será el trabajo del contribuyente.

35. ¿Qué es el código de HASH?

Es el código de Verificación/Validación del archivo generado. Este código será puesto a disposición por el PVA y posteriormente vinculado en los libros del tipo R y B. Esta información deberá estar disponible solamente si existieran libros auxiliares.

36 ¿Dónde encuentro informaciones sobre el SPED Contable?

Actualmente está disponible:
- El Manual del SPED Contable (TOTVS Protheus).
- El Sitio del SPED en la RFB (www.receita.fazenda.gov.br/sped).
- El Sitio del SPED en TOTVS (www.totvs.com/web/sped).

37. ¿Cómo realizo la contabilización del registro Z?

Por tratarse de un layout parametrizado, se entiende que el contribuyente pueda elegir el layout y las informaciones que se generarán. Por este motivo, personalización.