As informações referente aos documentos integrados com TOTVS Assinatura Eletrônica.
Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.
Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônica clique aqui.
Esta tela contempa apenas os documentos do tipo de documento aluno ou diário de classe que foram integrados utilizando o cadastro de documento. Para saber mais acesse Documento
É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.
Usuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica
O parâmetro de usuário de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica, que é responsável pela publicação e administração dos documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica, deve ser configurado em: Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica".
Esta configuração é realizada por contexto, então, é necessário a configuração para cada contexo desejado.
Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.
Ao executar algum processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação para a visualização de documentos.
Usuário de acesso
Nesta tela deverá ser informado o usuário e senha de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica
Após a autenticação o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será exibido.
- A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada novamente.
- Para ambientes três camadas é possível agendar o JOB do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para ser executado posteriormente, neste cenário é importante destacar que quando o usuário realizar a autenticação o RM guarda o token que será utilizado na execução do JOB, esse token tem uma validade de 12h a partir do horário da sua geração, portanto o processo deve ser agendado para ser executado até 12h a contar a partir da autenticação.
Caso o usuário do RM não possua acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica o mesmo deverá realizar o cadastro clicando em "Cadastre-se aqui!".
Ao realizar o cadastro de um novo usuário é importante que seja selecionada uma empresa, caso o cadastro do usuário no TAE seja efetuado sem informar identificar a empresa, posteriormente ao enviar um documento do RM para o TAE poderá ser apresentado o erro abaixo:
Motivo: Erro ao consumir API. Código do erro: Forbidden
O sistema possui as seguintes colunas:
- Descrição: Nesta coluna será exibida a descrição do relatório no monitoramento.
Status: Exibirá o status do documento/relatório.
- Job relatório: Número do Job de execução do relatório.
- Id. Arquivo assinatura: Identificador do arquivo na Api de assinatura.
- Remetente: Usuário responsável pelo processo principal.
- Mensagem: Mensagem de erro ou informação retornada pelo processo ou Api.
- Nome do arquivo: Nesta coluna será exibido o nome do arquivo gerado.
- Campos chave: Campos que compõem a chave para geração do relatório.
- Valores chave: Valores que compõem o campo chave.
- Job Principal: Identificador do Job responsável por disparar a geração dos relatórios, caso seja relacionado a um processo principal.
- Criado por: Usuário de criação do processo.
- Criado em: Data de criação do processo.
- Modificado por: Usuário de modificação (alteração de status) do registro.
- Modificado em: Data de modificação (alteração de status) do registro.
Os registros de monitoramento poderão estar com um dos seguintes status
Caso o parâmetro "Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão" esteja marcado, o sistema irá atualizar todos os status de todos os documento que forem aberto na visão inicial. Para acessar em Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.
Ao visualizar ou editar um registro o usuário poderá visualizar as informações detalhadamente e ter algumas informações a mais como:
Destinatários
Serão exibidos os destinatários associados ao documento, a ação esperada do usuário e o status do usuário no documento. Será possível incluir e excluir destinatários caso o usuário tenha permissão de acesso ao documento e o documento não esteja finalizado. Na tela de inclusão de destinatários é possível realizar a seleção via digitação de e-mail, seleção de cliente/fornecedor ou pessoa.
Assinatura do documento através do login com usuário e senha no TOTVS Assinatura Eletrônica
Todos os tipos de destinatários disponíveis nesta funcionalidade, utiliza a assinatura do documento através do realizar login com usuário e senha no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, Para acessar o documento o destinatário precisará se cadastrar no TOTVS Assinatura Eletrônica, e após realizar o login, poderá acessar o documento e assinar. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Adicionando destinatário
Prazo de assinatura
Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data limite para validação/assinatura do documento. Ao ser executado o processo de "Atualizar os status dos documento integrados", o documento terá o status alterado para "Fora do prazo de assinatura".
Data limite para validação/assinatura do documento
Documento fora do prazo de assinatura
Os documentos com status de "Fora do prazo de assinatura", não terá mais as atualizações do status das assinaturas dos destinatários.
Download do arquivo
Através dessa opção o usuário poderá ter acesso ao arquivo PDF do documento já integrado com o TOTVS Assinatura eletrônica. O download da última versão do documento no sistema de assinaturas. Caso ele já possua alguma assinatura realizada será exibido o documento de manifesto com as informações da assinatura.
O sistema disponibiliza os seguintes processo relacionados aos documentos
Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.
Através desse processo será possível excluir os documentos integrados pendentes e finalizados com erro.
Não será possível excluir o documento assinado
Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento
Exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível
A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento
- A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele. Desta forma o documento no TOTVS Assinatura Eletrônica terá o seu status alterado para "Cancelado".
- A exclusão do documento no Educacional é realizada com sucesso.
Reverter o vínculo
Após este processo não será possível reverter este vinculo.
Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.
Através desse processo será possível excluir o vínculo entre o documento do diário de classe e o TOTVS Assinatura Eletrônica que já foi assinados. Apenas os documento do tipo de "Diário de Classe" e que já está com o status de "Finalizado", ou seja todos os destinatário assinaram, pode ser possível a remoção do vínculo
Exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível
A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento
- A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele. Desta forma o documento no TOTVS Assinatura Eletrônica terá o seu status alterado para "Cancelado".
- A exclusão do documento no Educacional é realizada com sucesso.
Reverter o vínculo.
Após este processo não será possível reverter este vinculo.
Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.
Esse processo permite o envio de documentos que não são integrados através do processo de integração de relatórios (Processo de integração). O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso.
No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:
Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado. Exemplo:
jose@integração.com - prioridade 0
[email protected] - prioridade 1
A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.
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