DT Proceso de Reembolsos usando Caja chica

01. VISIÓN GENERAL

Describir el proceso para realizar el anticipo y el reembolso por gastos de viaje  

02. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

A través del uso de Caja chica, se puede cubrir el proceso de reembolsos por gastos menores o por viáticos.

La caja chica consiste en un fondo que las empresas reservan para los gastos imprevistos o de menor cuantía, cuyo pago es más cómodo efectuarlo en efectivo, evitando cheques o transferencias electrónicas.

El objetivo de la caja chica es dotar a la empresa de un dinero disponible de fácil uso.

1. Abrir una Caja chica solo para el funcionario que viajará (cuando el mismo funcionario vuelva a solicitar viáticos, reabrir esta misma caja. No es necesario crear una caja por cada viaje, solo por cada funcionario).
   1. Incluir una Caja Chica  (fina550) en la opción Actualizaciones/Caja Chica/Mantenimiento con los datos:
      1. Código
      2. Descripción
      3. Valor, Tipo de reposición=Por límite,
      4. Valor de reposición, Banco (a sugerir)
      5. Modalidad.
   2. Al grabar la caja, aceptar hacer la reposición. En ese momento se hace el movimiento bancario, Inmediato,  con alguna transferencia (TF)  del Banco a la Caja. De ese modo se está realizando el anticipo para el funcionario.
2. Para la presentación de gastos, registrar las  Facturas de Entrada (mata101n), considerando todos los datos fiscales y  los siguientes datos:
   1. Usar una  Condición de pago  de tipo Baja automática,.
   2. En la pestaña de Caja chica, seleccionar el código de la caja del funcionario (la que se  abrió en el punto 1),  poner el valor a comprobar para la caja, y los datos:  Beneficiario, Historial. Guardar.
   3. Al guardar la factura, la caja chica ya reduce su saldo.
3. Ya registradas todas las facturas, cerrar la caja chica. El saldo que quede en la caja chica, se devolverá al banco de donde se hizo la reposición.
4. Para comprobar la devolución, generar el informe Extracto bancario (finr470).
5. Para comprobar los movimientos que tuvo la caja chica del funcionario, generar el informe de Movimientos de caja chica (finr560) , ahí se reflejarán todos los comprobantes de la reposición.