ATIVIDADES
Essa funcionalidade permite criar, atribuir e acompanhar tarefas com precisão e velocidade. As tarefas são ações de acompanhamento de leads e clientes (contas) do Totvs CRM, como reuniões, ligação, e-mail, visita e outros. Além disso, essa ferramenta organiza as ações realizadas pela equipe e proporciona ao gestor uma melhor administração.
TELA PRINCIPAL
Na tela principal de Atividades do Totvs CRM você terá uma visibilidade de todas as atividades que você possui acesso e poderá executar algumas funcionalidades, que são:
Filtrar: Para filtrar suas atividades, podendo salvar esse filtro clique no ícone FILTRAR no canto direito da tela. Para criar um filtro nas suas atividades, basta configurar a(s) condição(ões), podendo também adicionar ordenações. Caso esse filtro não seja utilizado novamente basta clicar no botão filtrar e as atividades que obedecem as condições selecionadas serão apresentadas na listagem.
Em casos deste filtro ser utilizado de maneira recorrente, você poderá salvar este filtro clicando no botão SALVAR. Adicione uma descrição e defina a visibilidade, podendo este filtro salvo ser visível para "somente eu" ou "global" (essa visibilidade será disponível para todos que todos os usuários possam utilizar este filtro).
Em caso de alteração de um filtro salvo você poderá subscrever um filtro já existente, basta selecionar o filtro já salvo, fazer as alterações necessárias e clicar em salvar. Bem como, criar um novo a partir de um filtro existente, selecionando um filtro salvo, realizando as modificações necessárias, clique na flecha ao lado do botão salvar e clique em SALVAR COMO.
No campo filtros salvos, serão exibidos os filtros que você terá visibilidade, sendo eles criado por você ou criado por outros usuários e que tenham definido visibilidade global. No caso de filtros globais, será exibido um ícone de globo ao lado do filtro.
Na tela de listagem de atividades haverá uma caixa de seleção na qual você poderá selecionar algum filtro salvo de maneira rápida na tela.
Para tornar um filtro padrão, ou seja que o filtro seja aplicado automaticamente ao entrar no módulo, basta selecionar o filtro desejado no campo "filtros salvos" e clicar no ícone "Marcar filtro como padrão".
Habilitar Compartilhamento: Ao lado direito da caixa de seleção de filtro, temos o ícone "Habilitar Compartilhamento", ao seleciona-lo será filtrado na listagem de atividades apenas as atividades em que o usuário logado possuí a ação de compartilhamento. Após selecionar, você poderá marcar os checkbox ao lado esquerdo da tela nas atividades em que você deseja realizar o compartilhamento, podendo ser uma ou mais atividades.
Após selecionar as atividades, clique no botão COMPARTILHAR, a tela "compartilhar atividade" será exibida e você poderá realizar o compartilhamento. Na primeira aba, você selecionará com quem será compartilhado, podendo ser usuários, grupos de usuários e papéis. Após a seleção, clique em PRÓXIMO e defina as permissões (ações) que serão concedidas aos usuários selecionados anteriormente e clique em CONFIRMAR.
Edição em Massa: Para editar determinadas informações em massa nas atividades, basta clicar nos checkbox das atividades escolhidas para edição e clicar no botão EDIÇÃO EM MASSA. A tela "Edição em massa de atividades" será exibida e você poderá inserir as informações que deseja editar.
Deletar: Para realizar deleção de atividades há duas maneiras a serem feitas, sendo em massa ou individualmente.
Para deletar em massa você deve selecionar os checkbox ao lado esquerdo da tela, nas atividades que serão deletadas. Após selecionar clique no botão deletar. Será apresentado uma mensagem de confirmação, caso deseja continuar, clique em DELETAR.
Caso queira deletar em um único registro você também tem a opção de deletar pelo ícone de lixeira, apresentado ao lado direito da listagem.
Clonar: Caso queira clonar o registro, clique no ícone "clonar" localizado ao lado do ícone de "lápis", com isso as informações desta atividade serão replicadas a uma nova atividade. Além disso, você pode fazer as alterações necessárias e salvar o novo registro.
Concluir: Para concluir uma atividade, clique no botão "concluir" localizado ao lado do botão "clonar". A tela "Concluir Atividade?" será aberta e você poderá definir se a atividade será "concluída com sucesso" ou "concluída sem sucesso", poderá também adicionar uma observação de conclusão e definir se será somente "concluída" ou "concluída e clonada".
Como adicionar atividades?
⒈ Entre no módulo de Atividades e clique em ADICIONAR.
2. O Campo tipo de atividade é para determinar o tipo de atividade que será trabalhada;
OBSERVAÇÃO: Para ter opções de tipos de atividade para selecionar neste campo do cadastro é necessário ter Tipos de atividade cadastradas no TOTVS CRM. Esse cadastro é realizado no módulo de Configurações das Atividades e no menu Tipos de Atividades.
3. Preencha os outros campos "descrição", "responsável", "Tipo de Conta", "Cliente/Lead" e "Contatos" com as informações necessárias.
4. Em caso do Cliente ou Lead não ter cadastro é possível ADICIONAR, no campo "Cliente/Lead", clicando na opção e clicando em "ADICIONAR CLIENTE/LEAD".
5. No campo prioridade, é possível definir em qual a ordem de prioridade da atividade: BAIXA, MÉDIA, ALTA e URGENTE.
6. Nas informações de data preencha com as informações de acordo com os campos correspondentes.
7. A seção informações de local, o campo local possuí duas opções distintas que será definida nas configurações.
A primeira opção é permitir inserir o local manualmente. Neste caso, poderá ser inserido um endereço que consta no cadastro do cliente/lead ou outro endereço no qual essa atividade será realizada.
A segunda opção é restringir a inserção do endereço pelo GPS, clicando no botão Check-in o usuário poderá usar sua localização atual para preencher esse campo. Para utilizar este campo é necessário permitir que o TOTVS CRM tenha acesso a sua localização;
8. Nas informações adicionais, no campo Plano de ação, se tiver, indique um plano de ação para a atividade. Caso essa atividade tenha surgido de um outro registro, os campos "tipos de origem" e "origem" serão preenchidos automaticamente.
9. Selecione Salvar, para que as informações preenchidas sejam salvas;
10. Após a Atividade ser SALVA, são aberto mais duas abas, a aba RESUMO e aba ANEXOS;
ABA RESUMO
Nesta aba você encontra as principais informações da atividade. Nesta aba é possível acompanhar todas as informações disponíveis e significativas sobre a atividade, além disso é possível realizar o compartilhamento, cancelamento, conclusão, adição de oportunidade e ordem de venda e inserir comentários no histórico.
ABA ANEXOS
A partir desta aba é possível adicionar anexos relacionados a atividade, por exemplo, caso durante uma visita um cliente assinou um novo contrato, esse contrato pode ser vinculado à atividade. Os anexos podem ter tamanho máximo de 10MB e ser dos seguintes tipos: .csv, .doc, .docx, .eml, .gif, .jpeg, .jpg, .mp3, .mp4, .mpeg, .mpga, .msg, .ogg, .opus, .pdf, .png, .ppt, .pptx, .txt, .xls ou .xlsx.
Importante
O Totvs CRM possuí uma extensão no navegador Chrome do WhatsApp, em que você poderá importar uma conversa, sendo áudio, vídeo, imagem e texto como anexo da atividade.
Neste artigo
Responsáveis pelo conteúdo
Autor | Product Owner |
|---|---|
| Daniely Paz/Quezia | Bruna Charnovski |
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