CONTEÚDO
- Visão Geral
- Configuração de Fornecedor
- Configuração de Usuário aprovador
- Criando um Pedido de Compra
- Alteração de status Manual do Pedido
- Alteração única
- Alteração em Massa
- Impressão do Pedido de Compra
- Impressão única
- Impressão em blocos
01. VISÃO GERAL
Na aba de suprimentos, temos funcionalidades que permitem a sua análise de vendas passadas (histórico de vendas) para planejar de forma mais eficiente o que será
vendido em um período futuro (projeção). Contudo, sabemos que somente esta análise de projeção futura não é suficiente.
Por isto é importante fazer a Gestão de Compras nas lojas, que significa fazer um conjunto de ações que envolve todo o esforço gerencial em obter os produtos certos, nas quantidades mais adequadas, considerando os melhores prazos de entrega, a disponibilidade financeira e obter o melhor nível de estoque. O TOTVS TOTVS Varejo Franquias e Redes disponibiliza a funcionalidade de Pedido de Compras para que você efetue o gerenciamento de estoque de suas lojas.
Para utilizar a rotina de Pedido de Compras, utilize o passo a passo abaixo.
02. CONFIGURAÇÃO DE FORNECEDOR
Efetue o cadastro de todos os Fornecedores da sua Rede através deste passo a passo:
Caminho: TOTVS Varejo Franquias e Redes > Global >Fornecedor
1) Preencha a capa do cadastro com as informações necessárias de acordo com a Gestão da sua Rede.
Dados obrigatórios:
Campo | Descrição |
|---|---|
| Tipo de Fornecedor | Tipo de Fornecedor (Física, Jurídica ou Informal) |
| CNPJ/CPF | Número de CPF ou CNPJ do Fornecedor |
| Razão Social | Informação do nome da Razão social do Fornecedor |
2) Efetue o preenchimento da aba: Endereços
Dados obrigatórios:
Campo | Descrição |
|---|---|
| Tipo Endereço | Informação referente ao tipo de Endereço: Principal, Comercial, Residencial |
| Logradouro | Dados do nome do endereço do Fornecedor |
| Número | Número do endereço do Fornecedor |
Bairro | Bairro do Fornecedor |
| CEP | CEP (Necessário informar CEP válido) |
| Estado | Estado |
| Cidade | Nome da Cidade |
3) Efetue o preenchimento da aba: Parâmetros
Dados obrigatórios:
Campo | Descrição |
|---|---|
| Tipo de Integração com Fornecedor | Informe a opção: integração com Central |
| Requer confirmação do Pedido de Compra com Fornecedor | Deixar opção marcada |
| Operação Fiscal Padrão Pedido de Compras | Informe uma operação fiscal de Compras |
| Atenção: As demais opções podem ser utilizadas de acordo com a gestão de sua Rede. |
Após o preenchimentos dos dados necessários, clique em Salvar.
03. CONFIGURAÇÃO DE USUÁRIO APROVADOR
Para que os Pedidos de Compra criados pelo usuário ou pela sugestão de compras, sejam enviados para o Fornecedor, eles precisam ser enviados para aprovação. Essa é uma aprovação interna, ou seja, é enviada para um usuário da franquia que é cadastrado como Usuário Aprovador. Somente o usuário cadastrado como Aprovador pode enviar Pedidos de Compra ao fornecedor (indústria) e cancelar pendências de pedidos.
O cadastro de Usuário Aprovador é feito na Aba Suprimentos.
Caminho: TOTVS Varejo Franquias e Redes > Suprimentos > Cadastros> Usuário aprovador
Para cadastrar um Usuário Aprovador é necessário que a rotina de cadastro de usuários aprovadores esteja liberada em seu perfil de usuário.
Na tela de Consulta de Usuários Aprovadores, clique no botão Novo para inserir um novo Usuário Aprovador.
Na nova tela, clique no botão [...], conforme destacado na tela anterior.
Clique em Filtrar.
Todos os usuários cadastrados estarão disponíveis para seleção e poderão ser definidos como Usuários Aprovadores.
Para verificar o resultado do filtro, clique na guia Resultado. Selecione um dos usuários filtrados, clique no botão Selecionar e depois em Salvar.
| Atenção: Para que o TOTVS Varejo Franquias e Redes associe o privilégio de Usuário Aprovador ao novo aprovador, é necessário que, logo após ser cadastrado, ele feche o sistema e acesse novamente. |
4. CRIANDO UM PEDIDO DE COMPRA
Dentro da rotina de Suprimentos, é possível criar pedidos de Compras de duas formas: Manualmente ou via Sugestão de Compras.
Quando você tem poucos itens para pedir é recomendado fazer um pedido manual. Veja como fazer:
Caminho: TOTVS Varejo Franquias e Redes > Suprimentos> Pedidos de Compra.
Para iniciar, clique no botão Novo.
Preencha o cabeçalho do Pedido e os Dados complementares com as informações necessárias de acordo com a Gestão da sua Rede.
Dados obrigatórios:
Campo | Descrição |
|---|---|
| Unidade de Negócio | Unidade de Negócio da loja em que o pedido esta sendo criado |
| Série | Série fiscal para entrada da Nota Fiscal |
| Fornecedor | Fornecedor do Pedido de Compra |
| Tipo de Documento | Tipo de documento que será utilizado na Nota Fiscal |
Na sequência preencha a aba com os itens correspondentes do seu Pedido com as quantidades necessárias para ser enviado ao Fornecedor.
Não é permitido incluir produto com a quantidade zero. Portanto, sempre que digitar um código de produto, atribua também uma quantidade para ele.
Finalize este processo clicando em Salvar, para armazenar o pedido elaborado.
Após a criação do seu Pedido de Compra, utilize a Consulta para visualizar a lista de todos os seus pedidos criados:
Filtro:
Resultado:
5. ALTERAÇÃO DE STATUS MANUAL DO PEDIDO
Dentro do TOTVS TOTVS Varejo Franquias e Redes é possível movimentar os status do seu pedido de compras de forma manual sem necessitar de uma integração com um sistema externo para efetuar o gerenciamento dos Pedidos de Compra. Esta rotina facilita a sua operação para que você possa acompanhar em qual etapa os pedidos da sua loja ou da sua central estão.
Temos os seguintes status disponíveis no sistema:
1. Em aberto – Esta situação é a inicial, quando é criado um pedido. Pode ser alterado normalmente com a inclusão e/ou exclusão de itens neste pedido, ou ainda ser enviado para aprovação e/ou enviar pedido ao fornecedor. |
Após o processo de criação de um Pedido de Compra, utilize o Menu: Opções > Alterar Status.
Esse menu é responsável em exibir o próximo status do pedido de compra, concedendo a possibilidade do mesmo ser alterado de forma manual.
Nesta tela não aparecerá todos os status que existem no produto, somente aquele(s) status disponíveis para o próximo procedimento de acordo com o Fluxo de status do Pedido de Compra. Veja abaixo o fluxo:
Fluxo de status do Pedido de Compra - Manual:
Quando for realizada a entrada e integração da Nota Fiscal vinculando os itens do Pedido de Compra pendentes, o Pedido de Compras é alterado para o status: Encerrado.
Eventualmente se algum produto tiver a sua baixa parcial, o status do item dentro do Pedido será: Atendido Parcial e o status do pedido continua como: Aguardando Nota Fiscal. |
O próximo passo é enviar o Pedido para aprovação e ir alterando o status no decorrer dos fluxos seguintes.
Existe a possibilidade de alterar o status de um único pedido de cada vez ou de realizar a alteração de status em massa. Veja abaixo o demonstrativo das duas opções.
a. ALTERAÇÃO ÚNICA
Esta disponível na tela alguns campos para facilitar o dia a dia com a Gestão dos Pedidos cadastrados.
1. Todos, Nenhum e Inverter. Esses botões são responsáveis em fazer a seleção em massa dos pedidos de compra para alteração de status.
2. Contador de Pedidos: Esta é uma opção informativa para que você consiga visualizar quantos pedidos já foram selecionados nas "Caixas de Seleção".
3. Caixas de Seleção: A caixa de seleção dá a possibilidade de selecionar um ou mais pedidos para alteração do seu status.
Para iniciar, selecione um pedido que esteja criado com todos os itens necessários para efetuar o pedido de compra ao Fornecedor e que esteja com o status: "Em aberto", clique em Opções > Alterar Status e na sequência: "Enviar Pedido para aprovação".
O sistema retornará à tela de resultado de filtro, porém com a atualização da situação do pedido para: Pendente de Aprovação, Observe na imagem:
Após esta etapa somente um usuário cadastrado como "Aprovador" poderá seguir com a aprovação do pedido e alteração manual de todos os possíveis status do Pedido de Compra, até o status: Aguardando Nota Fiscal.
Se você for Usuário Aprovador, acesse Suprimentos / Pedidos de compra.
Encontre o pedido através dos filtros e clique em Opções> Alterar status e depois, clique em "Enviar Pedido para o Fornecedor".
b. ALTERAÇÃO EM MASSA
A funcionalidade de alteração de status em massa de Pedido de compra possui algumas regras de negócio para sua utilização.
Confira a seguir o detalhamento destas regras
1- Ao selecionar mais de um pedido para alteração de status, o sistema aplica a seguinte regra.:
O Status será alterado somente se a situação de cada pedido selecionado for igual.
Exemplo:
Na demonstração acima, os dois pedidos selecionados possuem o mesmo status: "Em aberto", desta forma ao clicar em alterar status irá aparecer a opção seguinte de status para este pedido, seguindo o modelo de fluxos de status de Pedido de Compra.
2- Caso o status dos pedidos selecionados não sejam iguais, será exibido a seguinte mensagem:
3- Não é possível fazer a edição em massa de Pedido de Compra, apenas alteração de status em massa. Caso seja selecionado vários Pedidos e utilize a opção: "Editar", será apresentada a mensagem abaixo:
6. IMPRESSÃO DO PEDIDO DE COMPRA
Depois de um Pedido de Compra criado e salvo é possível fazer a impressão do mesmo ou ter a opção de exportar os dados cadastrados para uma planilha em Excel.
A rotina disponibiliza esta flexibilidade para que, ao imprimir um Pedido de compra o mesmo possa ser enviado por e-mail para Fornecedores ou Equipe Administrativas, e, no caso de exportar para Excel seja possível fazer uma conferência ou utilizar a planilha para controles internos da operação.
Estas opções estão disponíveis em:
Caminho: TOTVS Varejo Franquias e Redes > Suprimentos> Pedidos de Compra > Filtrar > Opções
a. IMPRESSÃO ÚNICA
Se ao desejar fazer a impressão de um único Pedido de Compra, você pode optar pelas duas opções de impressão que a Rotina disponibiliza: Imprimir Pedido a Pedido e Imprimir todos os Pedidos.
Para o caso de imprimir apenas um pedido, não possui diferença de Layout, ele imprimirá apenas o pedido selecionado.
Ao utilizar esta função dentro do TOTVS Varejo Franquias e Redes, selecione o pedido desejado e clique em: Opções > Imprimir Pedido a Pedido ou Opções > Imprimir todos os Pedidos.
Layout da Impressão:
b. IMPRESSÃO EM BLOCOS
Na tela de Consulta Pedido de Compras temos a possibilidade de selecionar mais de um registro através de uma caixa de seleção para cada linha da grade.
Caso uma ou mais linhas sejam selecionadas ficam disponíveis duas opções de impressão no menu: Imprimir Pedido a Pedido e Imprimir todos os Pedidos.
- Imprimir Pedido a Pedido
Nesta opção, todos os pedidos selecionados na grade serão impressos porém cada pedido sairá em uma página diferente, essa opção pode ser utilizada nas situações onde o usuário tenha pedidos de fornecedores diferentes selecionados, tendo assim uma divisão em sua impressão de Pedido de Compra.
- Imprimir todos os Pedidos
Nesta opção, todos os pedidos selecionados na grade serão impressos na sequencia podendo sair mais de uma pedido na mesma página, essa opção pode ser utilizada nas situações onde o usuário tenha todos os pedidos selecionados de um mesmo fornecedor.
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