17 - Workflow

O termo workflow significa “fluxo de trabalho”, é a sequência de passos necessários para se automatizar processos de negócio, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo que sejam transmitidas de uma pessoa para outra.

O módulo workflow no Totvs CRM, é responsável por programar algumas automações de processos internos dentro do Totvs CRM, permitindo com que usuários possam ganhar mais tempo em operações, que muitas vezes se tornam morosas no dia a dia.

Ele ajuda com que alguns processos que são manuais e consequentemente geram muito tempo, sejam automatizados e com isso que sejam mais eficientes.

Por exemplo: mandar um e-mail automático ao Cliente e Lead, caso uma oportunidade for aprovada. Ou encaminhar uma notificação para o responsável da conta se a oportunidade de determinado cliente for cancelada.

Diferente de outros módulos do Totvs CRM, o módulo de Workflow não tem configurações e nem opções, ele basicamente é só a opção de Workflow.

Após concluir esta unidade, você está apto a:

◉ Gerar automação de workflow.

⒈ Clique no módulo de Workflow;

2. Para adicionar uma automação, clique em ADICIONAR;

3. Nome: elenque o nome da sua automação, do que ela se trata;

4. Observação: campo para o usuário fazer alguma observação necessária.  

⒈ Selecionar gatilho necessário e clicar em CONFIRMAR:

⒈ Clique em + Selecionar ação;

2. Após disparado o gatilho, tem que ser analisada qual ação será tomada;

3. Na aba - Escolher uma ação, você deverá escolher uma ação;

4. Após selecionada uma ação, clique em PRÓXIMO.

Nessa aba é necessário configurar a ação, para cada ação as configurações são diferentes.

Criar atividade, são as seguintes configurações:

⒈ Descrição: no valor você vai colocar a descrição da sua atividade. Ex: Encaminhar e-mail ao cliente;

2. Tipo de atividade: no campo valor, selecione a atividade a ser desenvolvida;

3. Data inicial: você poderá selecionar qual a data inicial da sua atividade, quanto tempo ela vai durar. A escolha da data pode ser em dias, minutos, horas ou semanas;

4. Data final: você poderá selecionar qual a data final da sua atividade. A escolha da data final, poderá ser em dias, minutos, horas ou semanas;

5. Dia todo: habilitando o campo, sua atividade será o dia todo;

6. Prioridade: você tem a possibilidade de não inserir prioridade ou inserir. Poderá ser baixa, média, alta ou urgente;

Enviar e-mail, são as seguintes configurações:

⒈ Destinatários: selecione os destinatários se serão para os responsáveis da conta ou para o Cliente. Em caso de outros destinatários, insira os endereços de e-mail separados por vírgula. Ex: [email protected],[email protected].  

Enviar notificação, são as seguintes configurações:

⒈ Título: no campo valor, insira o título da notificação. Ex: Oportunidade Cancelada;  

2. Mensagem: no campo valor, insira a mensagem a ser enviada no campo da notificação. Ex: sua oportunidade foi cancelada pelo cliente.  

3. Usuários destinatários: no campo enviar para selecionar o campo “responsável”.

4. Clique em CONFIRMAR e sua ação estará salva.  

Em caso de você querer seu workflow mais genérico, apenas o preenchimento das duas primeiras etapas são necessários, mas em casos de você querer elencar algumas condições para a automatização é necessário realizar a terceira etapa.

⒈ Para adicionar condições, clique em ADICIONAR CONDIÇÕES;  

2. Selecione se o gatilho deve atender a: qualquer uma das condições abaixo ou todas as condições abaixo;  

3. Escolha o campo desejado, bem como o operador;

4. Em caso de mais condições clique em ADICIONAR CONDIÇÃO;  

5. Após preenchida as condições clique em CONFIRMAR;  

6. Após o preenchimento de todas as informações, clique em SALVAR e sua automatização será salva.  

Aqui vamos trazer um caso concreto para demonstrar uma automação e facilitar no aprendizado desse módulo: Aqui no exemplo nós queremos que seja automatizado quando um Lead Criado já seja automaticamente criada uma atividade para responsável da conta. Nome: Lead Criado

Primeira Etapa:

Na seleção do gatilho, vou selecionar Lead e a opção de Lead criado.

Segunda Etapa:

Aqui vamos definir ações, ou seja, a atividade que vai ser criada. Nas configurações, ficará da seguinte maneira:

⒈ Descrição: Lead Novo;  

2. Tipo de atividade: Ligação;

3. Data inicial: 1 hora;

4. Data final: 1 hora;

5. Prioridade: Alta;

Terceira Etapa:

Aqui vamos definir algumas condições para a aplicabilidade da automação: