Propiedades heredadas
Cuando está marcada la opción que figura en esta columna, determina que el campo correspondiente es una propiedad heredad de la carpeta principal, o sea, que no se habilitará para edición. La opción que figura en esta columna no está habilita cuando la carpeta está creada en la carpeta raíz, porque la raíz será la carpeta principal que va a determinar las propiedades para las subcarpetas que están por debajo de ella. Si la carpeta fuere una subcarpeta de una carpeta existente en la raíz, esta opción estará marcada por defecto y las propiedades heredadas de la carpeta principal, pudiendo modificar las mismas, si lo desea. Tipo de documento
Tipo de documento al que pertenece la carpeta. Asunto
Asunto al que pertenece la carpeta. Puede obtener información adicional en Asunto. ¿Notificar?
Cuando está marcada, determina que se enviará una notificación por e-mail cuando los documentos se publiquen dentro de esa carpeta para los usuarios que tienen el asunto de la carpeta como un tema de interés. Crear versión/revisión inalterable
Cuando está marcado, determina que solo se pueden hacer modificaciones en esta carpeta mediante la creación de una nueva versión o revisión de la misma, ya que la versión actual es inmodificable. Versión/revisión
Forma de control de versión aplicada a la carpeta. Las opciones disponibles son: - Nueva si se selecciona, determina que - al ser seleccionada, las modificaciones
realizadas generaron - efectuadas generarán una revisión de la versión actual
de la carpeta- del documento. Normalmente se
usa cuando la carpeta tiene - utiliza cuando el documento ha sufrido una pequeña modificación.
- Nueva versión: cuando se selecciona, determina que las modificaciones efectuadas generarán una nueva versión de la carpeta. Normalmente se usa cuando la carpeta sufre grandes modificaciones.
- Mantener versión: cuando se selecciona, se determina que se mantendrá la versión actual de la carpeta. Se usa cuando la carpeta actual ya no es válida y es necesario cambiar la versión actual por una nueva actualizada. Si la carpeta necesita aprobación, el contenido anterior seguirá mostrándose hasta que se aprueben los cambios- Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva revisión
- Nueva versión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas determinarán una nueva versión del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una modificación importante de contenido. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión
- Mantener versión: al ser seleccionada, se mantendrá la versión actual del documento. Se utiliza cuando el documento actual ya no es válido y es necesario cambiar todo el contenido por uno nuevo y actualizado. En caso de que el documento necesite de aprobación, el contenido anterior continuará mostrándose hasta que la nueva versión/revisión sea aprobada. Al seleccionar la opción «Mantener revisión», el contenido del documento podrá ser modificado y se mantendrá la fecha de creación de la versión original, sin crearse una nueva versión del documento.
¿Permite download e impresión?
Cuando está marcado, determina que la carpeta permite que los usuarios con permiso, descarguen e impriman su contenido, o sea, la opción Download e impresión localizada en la pestaña Seguridad de la carpeta está marcada para el usuario o para un grupo al cual pertenece. ¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcado, determina que se actualizarán las propiedades necesarias para imprimir la copia controlada. El recurso de impresión de copia controlada permite determinar el área destino de la copia que se está imprimiendo y también permite la emisión automática del protocolo de entrega, evitando que se modifique o se copie el contenido de documentos controlados sin autorización. ¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcado, determina que los documentos aparecerán en el visualizador interno de la plataforma. Por defecto, los documentos se muestran a través del visualizador interno. |