Plataforma ❙ Documentos

El ítem Documentos permite ver y navegar a través de la interfaz organizada por carpetas y documentos. Esta interfaz se llama Navegación de Documentos. Además de la vista, se puede manipular el entorno de navegación, agregando documentos, formularios y otros tipos de archivos, definiendo permisos de seguridad y reglas de aprobación. Recuerde que el usuario accede solo a los documentos a los que tiene permiso.

El entorno de Documento dispone de recursos tales como:

• Incluir nueva carpeta: recurso utilizado para organizar los archivos publicados en la navegación de documentos;

• Incluir nuevo documento: recurso para la publicación de documentos que se realiza, por ejemplo, a través del botón Cargar archivos de la Navegación de Documentos o arrastrando y soltando el archivo en la ventana del navegador;

• Incluir nuevo formulario: opción para publicar formularios HTML utilizados para completar la información estandarizada. Los formularios publicados pueden estar vinculados a procesos;

• Acciones: recursos comunes para manipular documentos, como copiar, cortar, pegar, eliminar, etc.;

• Acciones sociales: opciones para socializar los documentos en la plataforma, como comentar, apoyar y compartir;

• Visualización de documentos: permite ver el contenido de los documentos publicados en la navegación de documentos. Requiere la instalación y configuración de Fluig Viewer por el administrador;

• Connect: aplicación para Windows que permite el acceso a las carpetas y documentos de la Navegación de Documentos y a la central de notificaciones directamente desde el escritorio del sistema operativo.

Navegación de documentos

En la navegación de documentos, la carpeta principal (raíz) almacena las carpetas creadas automáticamente durante la instalación o configuración de la plataforma, tales como Mis documentos y Formularios Fluig, y también las carpetas creadas por los usuarios, respetando las definiciones de seguridad para mostrarlas.

El número de elementos exhibidos por página de la navegación de documentos se puede definir seleccionado la opción deseada en el campo localizado en la esquina superior derecha de la ventana, así como también navegar entre las páginas a partir de las fechas existentes en el mismo lugar.

Además de las otras carpetas, el único tipo de documento que se permite incluir directamente en la carpeta raíz de la navegación de documentos es el formulario. Ningún otro tipo puede incluirse directamente en la carpeta raíz, solamente dentro de las carpetas.

Todas las acciones que se pueden hacer en la carpeta raíz de la navegación de documentos, también se pueden realizar en una carpeta hija, excepto incluir documentos que no son formularios y deldownloadde una carpeta. Puede obtener más información sobre las acciones en Carpeta.

Información sobre formularios, que se pueden publicar en la carpeta raíz de la navegación de documentos, se puede obtener en Formulario.

Otros recursos

Control de versión y aprobaciones
Todas las modificaciones del documento generan una nueva revisión o una nueva versión, y es posible restaurar la versión si es necesario. Además, se puede configurar un flujo de aprobaciones para que el documento deba ser evaluado por personas clave antes de que se publique.

Lista principal
La lista principal es una relación de todos los documentos que contiene la carpeta. Se puede consultar fácilmente el nombre, la última revisión, el usuario que lo publicó y, finalmente, los datos relacionados con el documento publicado. Esto es especialmente importante para las empresas con certificación de calidad como la norma ISO 9001, la cual exige evidencia del control de documentos aplicado en la empresa.

Control de caducidad
Todos los documentos pueden tener una fecha de caducidad, a fin de que se revisen y actualicen. Por eso, existe el control de caducidad con una indicación de cuándo caducará el documento junto con la configuración de los correos electrónicos que se activarán como notificación para los involucrados.

Copia controlada
Es importante llevar un registro de las informaciones de cada impresión del documento, a fin de poder rastrear las copias y evitar que el contenido se copie o modifique de forma no autorizada. También es muy común utilizar marcas de agua en la impresión de los documentos, como por ejemplo en los documentos confidenciales de la empresa.

Acciones sociales
Si el documento se creó y se autorizaron los permisos de acceso, es probable que otras personas accedan a él y lo lean. Para ampliar su divulgación, es posible divulgar este documento y permitir a los usuarios realicen acciones sociales tales como comentar, apoyar y compartir. Cada visualización realizada por el usuario quedará registrada en las propiedades del documento.