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Primeiro é preciso separar os documentos em assuntos macros, por exemplo, Contas a pagar - Contas pagas - Educação. 

Depois será necessário separar todos os documentos com os por assuntos relacionados, ou seja, separar todos os documentos de contas a pagar, todos os documentos de contas pagas, e todos os documentos de educação.

Após será necessário pegar a pilha de documentos de contas a pagar e separar estes por meses por exemplo: contas a pagar janeiro / contas a pagar fevereiro e depois de separar estes documentos por assuntos por exemplo:

Contas a pagar > Janeiro > Luz

Contas a pagar > Janeiro > Internet

Contas a pagar > Janeiro > Água

Contas a pagar > Fevereiro > Luz

Contas a pagar > Fevereiro > Internet

Contas a pagar > Fevereiro > Água