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Primeiro é preciso separar os documentos em assuntos macros, por exemplo, Contas a pagar - Contas pagas. 

Depois será necessário separar todos os documentos por assuntos menores, ou seja, separar todos os documentos de contas a pagar por meses e todos os documentos de contas pagas da mesma forma.

Após será necessário pegar a pilha de documentos de contas a pagar separados por meses e ainda separar estes por assuntos menores como por assunto: contas a pagar> janeiro> luz / contas a pagar> fevereiro> água como no exemplo abaixo:

Contas a pagar > Janeiro > Luz

Contas a pagar > Janeiro > Internet

Contas a pagar > Janeiro > Água

Contas a pagar > Fevereiro > Luz

Contas a pagar > Fevereiro > Internet

Contas a pagar > Fevereiro > Água

Contas pagas > Janeiro > Luz

Contas pagas > Janeiro > Internet

Contas pagas > Janeiro > Água

Contas pagas > Fevereiro > Luz

Contas pagas > Fevereiro > Internet

Contas pagas > Fevereiro > Água