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Primeiro é preciso separar os documentos em assuntos macros, por exemplo, Matriculas 2016 - Matriculas 2017. 

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Depois será necessário separar todos os documentos por assuntos menores, ou seja, separar todos os documentos de Matriculas de 2016 e 2017 e separá-los por meses. Por exemplo:

• Matriculas 2016
  • Janeiro - 2016
  • Fevereiro - 2016
  • Março - 2016

Após separar todos os meses repita o processo com os documentos de Matriculas de 2017. Conforme a imagem abaixo:Image Removed

Após será necessário pegar a pilha de documentos de contas a pagar separados por meses e ainda separar estes por assuntos menores como por assunto: contas a pagar> janeiro> luz / contas a pagar> fevereiro> água como no exemplo abaixo:

Contas a pagar > Janeiro > Luz

Contas a pagar > Janeiro > Internet

Contas a pagar > Janeiro > Água

Contas a pagar > Fevereiro > Luz

Contas a pagar > Fevereiro > Internet

Contas a pagar > Fevereiro > Água

Contas pagas > Janeiro > Luz

Contas pagas > Janeiro > Internet

Contas pagas > Janeiro > Água

Contas pagas > Fevereiro > Luz

Contas pagas > Fevereiro > Internet

Contas pagas > Fevereiro > Água