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Para organizar melhor os documentos dentro da plataforma de modo que nada seja perdido e facilite a busca, vamos utilizar o conceito acima. Siga os passos a seguir:
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Primeiro é preciso separar os documentos em assuntos macros, por exemplo, Matriculas 2016 - Matriculas 2017. Unidade SP - Unidade MG, como na imagem, algum setor da empresa, Turmas, ano etc...
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Apos separá-los por unidades, por anoexemplo, será necessário separar os mesmos por mesesanos. No exemplo abaixo publicamos as matrículas em uma pasta Matrículas 2016 e dentro desta pastaunidades de uma empresa em pastas Unidade SP e Unidade MG e dentro destas pastas, publicamos subpastas separadas por meses contendo as matrículas correspondentes.assuntos como Admissão e Desligamento, por exemplo.
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Após separar estes documentos por meses assuntos em subpastas, ainda poderá ser separado por turmasanos. Como exemplo abaixo, onde criamos uma pasta por ano, dentro desta pasta separamos em subpasta por meses e dentro destas subpastas publicamos as matrículas por turmas.separamos os anos em subpastas com os meses do ano de Janeiro a Dezembro.
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Dentro de cada mês do ano, existe outra subpasta com as áreas da empresa como por exemplo, operacional, administrativo, marketing, financeiro etc. Como na imagem abaixo.
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Por fim, dentro de cada área existem subpastas com os respectivos funcionários de cada área. Exemplo: na área operacional existe a Amanda da Silva e o Bruno Souza. E dentro de cada subpasta com o nome do funcionário será depositado seus documentos como: pedidos de férias, desligamento, admissão, afastamentos entre outros...
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Dessa forma, conseguimos organizar melhor os documentos para que sejam facilmente encontrados nas buscas e assim evitamos a perda dos documentos também. Para conferir este exemplo completo de taxonomia baixe o arquivo aqui.
| Nota |
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Estruturas de taxonomia servem para qualquer tipo de documento em grande quantidade, independe do segmento é possivel montar uma estrutura de taxonomia para organização dos seus documentos. |
| Aviso |
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Recomendamos que na estrutura da pastas existam no máximo 1000 itens diretamente abaixo de uma pasta. Acima deste valor não há como garantir um desempenho satisfatório na navegação de documentos, o que em muitos casos pode até mesmo inviabilizar a navegação. |