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Primeiro é preciso - Lembrando da ordem do maior para o mais específico, o primeiro passo a seguir, é separar os documentos em assuntos macros
, por exemplo, - como separamos no exemplo em Unidade SP
- , como na imagem, algum setor - . Pode ser ainda, setores da empresa,
Turmas, ano
Figura 01 - Taxonomia unidades |
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Apos separá-los por unidades, por exemplo, será necessário separar os mesmos por anos. No exemplo abaixo publicamos as unidades de uma empresa em pastas Unidade SP e Unidade MG e dentro destas pastas, publicamos subpastas separadas por assuntos como Admissão e Desligamento, por exemplo.- No segundo passo é necessário separar os documentos em assuntos menores como no exemplo que separamos em assuntos como: Admissão e Desligamento.
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Figura 02 - Taxonomia em assuntos |
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estes documentos por assuntos em subpastas, ainda poderá ser separado por anos. Como exemplo abaixo, onde separamos os anos em subpastas com os meses do ano de Janeiro a Dezembro. Image Removed Image Removed- os documentos em assuntos como admissão e desligamento, será necessário refiná-los novamente, no exemplo fizemos este refinamento separando os assuntos admissão e desligamento em anos, como 2017 e 2016.
Image Added Figura 03 - Taxonomia em anos |
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- Dentro dos níveis de pasta 2017 e 2016 será necessário refinar estes documentos, desta vez em meses. No exemplo, criamos subpastas das pastas 2017 e 2016 e separamos todos os meses do ano.
 Image AddedFigura 04 - Taxonomia em meses
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de cada mês do ano, existe outra subpasta - nos níveis de pasta dos meses de Janeiro a Dezembro, será necessário criar subpastas com as áreas da empresa como
por - no exemplo onde criamos as subpastas Operacional,
operacional administrativo, marketing, financeiro etc. Como na imagem abaixo. Image Removed
 Image Added
Figura 05 - Taxonomia em áreas da empresa |
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área existem - subpasta com as áreas da empresa, será necessário criar mais um nível de subpastas com os
respectivos - nomes dos funcionários de cada área correspondente.
Exemplo: na área operacional existe a Amanda da Silva e o Bruno Souza. E dentro de cada subpasta com o nome do funcionário será depositado seus documentos como: pedidos de férias, desligamento, admissão, afastamentos entre outros...
 Image Added
Figura 06 - Taxonomia funcionários da empresa |
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- E finalmente, dentro das subpastas de cada funcionário ficará depositado todos seus documentos como admissão, desligamento, pedido de férias etc... Veja a imagem abaixo:
 Image AddedFigura 07 - Documentos ordenados por taxonomia
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Dessa forma, conseguimos organizar melhor os documentos para que sejam facilmente encontrados nas buscas e assim evitamos a perda dos documentos também. Para conferir este exemplo completo de taxonomia baixe o arquivo aqui.
| Nota |
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Estruturas de taxonomia servem para qualquer tipo de documento em grande quantidade, independe do segmento é possivel montar uma estrutura de taxonomia para organização dos seus documentos. Para conferir este exemplo completo de taxonomia baixe o arquivo aqui. |
| Aviso |
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Recomendamos que na estrutura da pastas existam no máximo 1000 itens diretamente abaixo de uma pasta. Acima deste valor não há como garantir um desempenho satisfatório na navegação de documentos, o que em muitos casos pode até mesmo inviabilizar a navegação. |