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Hablando de documento externo...
Un documento externo es la publicación de un link de acceso externo a la plataforma, con las mismas propiedades que un documento común, pero se necesita informar una URL de acceso externo.
Cuando se utiliza el protocolo de transferencia HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure), solamente es posible incluir documentos externos que direccionen hacia un lugar que también utilice ese protocolo.
Crear documento externo
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Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido.
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| Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento. |
07. Active la pestaña Seguridad y defina los criterios para la seguridad del documento externo, si así lo desea.
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| Se puede obtener más información a cerca del procedimiento en Plataforma ❙ Definir criterios de seguridad para carpeta o para documento. |
08. Active Guardar.
Visualizar documento externo
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01. Localice y active el nombre del documento externo que desea visualizar.
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| Cuando se visualiza el documento externo se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Se puede obtener más información en Visualización del documento. |
Solicitar permiso adicional en documento externo
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Esta opción solo se presenta a los usuarios que no son administradores.
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| Al activar esta opción aparece la ventana en donde se puede solicitar permisos adicionales para el documento externo. Puede obtener más información en Solicitar permiso adicional en la carpeta o en documento. |
Definir prioridad para documento externo
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Para realizar esta acción, es necesario que se esté mostrando la columna Prioridad. Si no es así, verifique el ítem Ver prioridad del contenido de la carpeta.
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La priorización de carpetas o de documentos se utiliza exclusivamente para ordenarlos por prioridad en la navegación de documentos. Se puede definir prioridad para todos los tipos de documentos que permiten ser publicados. Para visualizar el contenido de una carpeta, ordenado por su prioridad, solo haga clic sobre la columna Prioridad. |
Efectuar acción social para documento externo
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Para realizar esta acción, el usuario debe tener permiso de lectura en el lugar elegido.
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| Se puede obtener más información a cerca de las acciones sociales que se pueden efectuar para un documento en la navegación de documentos en Plataforma ❙ Apoyar carpeta o documento, Plataforma ❙ Comentar en carpeta o en documento y Plataforma ❙ Compartir carpeta o documento. |
Hacer el seguimiento de documento externo
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01. Localice el documento externo que desea seguir.
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| Puede obtener más información sobre el recurso Seguir en Plataforma ❙ Seguir documento. |
Definir documento externo como Favorito
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01. Localice el documento externo que desea definir como favorito.
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| Puede obtener más información sobre el recurso Favoritos en Plataforma ❙ Definir carpeta o documento como favorito. |
Renombrar documento externo
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01. Localice el documento que desea renombrar.
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03. Introduzca un nuevo nombre o descripción y active Renombrar.
Editar documento externo
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01. Localice el documento externo que desea editar.
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Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede editar el documento externo. Puede obtener más información en Documento Crear documento externo. |
05. Active Confirmar.
Restaurar versión del documento externo
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01. Localice el documento externo del que desea restaurar una versión antigua.
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| Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede restaurar una versión antigua del documento externo. Puede obtener más información en Restaurar versión de documento. |
Copiar documento externo
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01. Localice y seleccione el documento externo que desea copiar en otro lugar.
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| Puede obtener más información sobre cómo finalizar esta acción en Plataforma ❙ Copiar y pegar carpeta o documento. |
Recortar documento externo
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01. Localice y seleccione el documento externo que desea recortar en otro lugar.
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| Puede encontrar más información sobre cómo finalizar esta acción en Plataforma ❙ Recortar y pegar carpeta o documento. |
Reflejar documento externo
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01. Localice y seleccione el documento externo del cual desea crear un documento replicado.
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| Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede concluir la creación de un documento replicado del documento externo. Puede obtener más información en Plataforma ❙ Reflejar documento. |
Eliminar documento externo
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01. Localice y seleccione el documento externo que desea eliminar.
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