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Projeto: FS008491 – Integrações com Protheus

Nome do cliente: FIEC

Objetivo
O objetivo dessa documentação é detalhar a integração do SGE com Protheus.

Público Alvo

Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC).

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title	Parâmetros da Customização

Pré Requisitos

O menu da customização deverá ser liberado nas permissões do perfil dos usuários para que esteja disponível para as devidas parametrizações. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.

Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional | Customização.

Detalhamento do processo

A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração Protheus| Parâmetros

Ao ser acessada, o usuário poderá preencher os seguintes campos:

Web Service Token: Endereço de acesso ao Webservice para autenticação das operações no Protheus.
Web Service Operações: Endereço de acesso ao Webservice disponibilizado pelo Protheus para efetuar as operações de inserção de clientes, pedidos, títulos, baixas, etc.
Client Secret Key: Informe a secret key utilizada pela API.
Client ID: Informe o identificador do cliente na API.
Número tentativas de reenvio: Campo texto para informar o número máximo de tentativas que a customização deverá tentar realizar a integração com Protheus dos registros com status de erro.
Situação de matrícula: deverão ser informadas neste campo todas as situações de matrícula que caracterizam cancelamento do contrato do aluno e que deverá verificar se há aplicação de multa e/ou crédito do aluno. OBS: As situações de matrícula são por Coligada/Nível de Ensino.
Modalidades curso Técnico SENAI: deverão ser informadas as modalidades de curso técnico no SENAI. Estas modalidades serão utilizadas na identificação das regras para cálculo de multa rescisória e crédito de aluno. Atualmente na base SGE existem 2 modalidades que correspondem ao curso técnico: Modalidades 31 (Habilitação Técnica de Ensino Médio) e 32 (Habilitação Técnica de Ensino Médio – Itinerário V Ens Médio).
Cód. REDECARD no Protheus: Deverá ser informado o código do cliente REDECARD cadastrado no Protheus.
Cód. GETNET no Protheus: Deverá ser informado o código do cliente GETNET no cadastrado Protheus.
Dias limites para retroagir o cancelamento do contrato: deverá ser informada a quantidade de dias que pode ser retroagido o cancelamento do contrato, a contar da data atual. Por exemplo, se neste campo for informado 5, se o cancelamento estiver ocorrendo no dia 12 o usuário poderá informar que a data do cancelamento ocorreu no máximo no dia 7 do mesmo mês. Se tentar colocar data anterior a esta, a customização não irá permitir e irá bloquear o processo de cancelamento do contrato, emitindo uma mensagem em tela para o usuário. Caso a FIEC não queira permitir o cancelamento retroativo, deverá informar 0 neste campo.
Perfil para retroagir cancelamento do contrato sem limite de data: deverá ser informado neste campo o perfil de usuário que poderá cancelar o contrato com qualquer data anterior a data atual, sem fazer consistência de quantidade de dias limites informados no parâmetro anterior. O perfil do usuário deverá ser criado de forma padrão no sistema e os usuários com esta permissão deverão estar devidamente associados a ele. Este parâmetro é global e o mesmo valor definido valerá para as duas coligadas.
Meio de Pagamento - Baixa de lançamentos do Protheus: meio de pagamento que deverá ser utilizado para efetivar as baixas no RM, enviadas pelo Protheus através da API de baixa de lançamentos.

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title	Atualização de Clientes

Pré-requisitos

O cadastro do cliente deverá existir no SGE e no Protheus.
Somente alterações no cadastro do cliente realizadas no SGE serão enviadas para atualização do cadastro no Protheus.

Aviso

title	Atenção

Um novo cliente sempre será cadastrado pelo Sales Force e enviado tanto para o SGE quanto para o Protheus neste momento.

Portanto, a integração entre SGE x Protheus se dará somente na atualização de dados de um cliente já cadastrado anteriormente.

Detalhamento do Processo

Ao realizar alteração das informações listadas abaixo no cadastro do cliente, o cadastro do Protheus será atualizado.

CPF ou CNPJ
Sexo do cliente (para PF)
Nome
Nome Fantasia
Endereço (rua e número), estado, município, bairro, CEP, complemento, país
DDD, telefone, fax
Email
Identidade
Data de nascimento

O acesso ao cadastro de clientes será pelo menu padrão do SGE, disponível em: TOTVS | Backoffice | Gestão Financeira | Cadastros | Clientes-Fornecedores

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title	Centro de Custos - Anexo Filial

Pré-requisitos

O cadastro de centro de custos será feito manualmente no SGE e no Protheus, não havendo integração deste cadastro entre os dois sistemas.

Detalhamento do Processo

Cada Filial deverá ter o seu Centro de Custo (UO) associado ao seu cadastro. Para fazer esta associação, o usuário deverá acessar o cadastro da Filial através do Menu Executar, disponível ao lado direito da tela, conforme demonstrado na figura abaixo:

Dica

title	Dica

Ao clicar na opção "Executar", digite a palavra "Filial" e esolha a opção dentro do menu Fiscal.

Após acessar o cadastro das Filiais, selecione a filial desejada e acesse Anexos | Centro de Custo

Ao abrir a tela, informe o centro de custo correspondente à Filial

Aviso

title	Atenção

Só será permitida a associação de um único Centro de Custo por Filial.

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title	Item Contábil

Pré-requisitos

O cadastro e/ou alteração de item contábil será realizado no Protheus e integrado ao SGE.
Os itens contábeis disponíveis no SGE deverão ser associados as Matrizes Aplicadas

Detalhamento do Processo

A visão dos itens contábeis já cadastrados poderá ser acessada através do menu Educacional | Customização | Integração Protheus | Cadastros | Item Contábil

Para associar o item contábil a uma matriz aplicada acesse Educacional | Curriculo e Oferta | Matrizes Curriculares | Anexo | Matriz Aplicada.

Edite a matriz aplicada desejada e acesse Anexos | Item Contábil

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title	Pedido de Vendas

Pré Requisitos

Os contratos educacionais originados de vendas de cursos serão gerados no SGE a partir da integração com SalesForce. Nenhum contrato que tenha valor financeiro será incluído diretamente no SGE.

Aviso

title	Gratuidade Regimental

Os contratos com Gratuidade Regimental serão incluídos diretamente no SGE, mas não terão parcelas financeiras, portanto não haverá geração de Pedido de Vendas para estes contratos.

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title	Inclusão do Pedido de Vendas

Detalhamento do Processo

Os contratos educacionais originados do SalesForce serão gravados no SGE com suas devidas parcelas do contrato (sem gerar títulos a receber).

No momento em que houver esta inclusão do contrato no SGE, serão enviados automaticamente para o Protheus:

Pedidos de Vendas Gerenciais: 1 pedido de vendas gerencial para cada parcela (mensalidade) do contrato educacional.
Pedido de Vendas Fiscal: 1 pedido de vendas fiscal com o valor total do contrato.

Os contratos educacionais poderão ser visualizados no SGE, acessando o seguinte caminho:

TOTVS Educacional | Educacional | Financeiro - Contábil | Contratos

Dica

title	Dica

Os contratos são visualizados conforme Filial/Nível de Ensino selecionados no contexto do módulo. Para selecionar o contexto, clique no ícone "Contexto Educacional" localizado na parte superior - esquerda da tela:

Visualização dos contratos:

Dica

title	Dica

Selecione um contrato e acesse Anexos | Parcela para visualizar as parcelas desse contrato.

Para cada parcela será gerado um Pedido de Vendas Gerencial no Protheus.

O total de parcelas corresponde ao valor total do Pedido de Vendas Fiscal gerado no Protheus

Dados complementares do contrato:

Selecione o contrato e acesse Anexo | Dados Complementares do Contrato para visualizar informações importantes referente a venda do curso e Pedido de Vendas relacionados.

Pasta Identificação:

Informações relacionadas a compra do curso, originadas do SalesForce

ID Oportunidade Venda: ID da oportunidade de venda gerado pelo SalesForce
Data Compra: data da realização da compra
Pedido Fiscal: Número do Pedido Fiscal gerado no Protheus
Recebe boleto por e-mail: indica se o aluno irá receber o boleto por email. Este campo poderá ser alterado manualmente pelo usuário, diretamente no SGE.
Código XNUMPRO: código de rastreamento do contrato. SGE + código da coligada (2) + número do contrato (67)
Forma de pagto da Primeira parcela: indica a forma de pagamento da primeira parcela
Forma de pagto das demais parcelas: indica a forma de pagamento das demais parcelas
Dados da baixa com cartão: grava as informações do pagamento com cartão de crédito no momento da venda e-commerce. OBS: Durante a compra por E-Commerce só é possível pagar com um cartão. Caso o aluno queira pagar com mais de um cartão, a baixa será realizada diretamente no Protheus.
E- Commerce: indica se a compra foi realizada pelo E-Commerce

Pasta Pedido de Vendas

Informações relacionadas aos Pedidos de Vendas gerados no Protheus, referentes ao contrato

Visualização dos Pedidos de Vendas

Os pedidos de vendas poderão ser visualizados no Protheus | Faturamento | Atualizações | Pedidos | Pedidos de Venda

Inclusão de parcela extra no contrato - outras receitas

Caso haja alguma inclusão de parcela no Contrato Educacional posteriormente (taxas de solicitação de serviços por exemplo), será gerado um novo Pedido de Vendas correspondente a esta parcela (somente Gerencial, não gera Pedido Fiscal).

O XNUMPRO deste pedido tem o seguinte formato: SGE-codcoligada-nºcontrato-id parcela

MONITOR DE LOG: CONTRATO | ANEXO | MONITOR DE LOG = INCLUIR PRINT E DESCRIÇÃO

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title	Atualização do Pedido de Vendas

Detalhamento do Processo

Após a integração dos Pedidos de Vendas ao Protheus, poderão ocorrer algumas alterações no SGE que precisarão ser enviadas para atualização destes Pedidos.

As alterações permitidas são:

Data de Entrega Pedido Fiscal: ocorrerá quando houver alteração da maior data final da turma/disciplina em que o aluno está matriculado. Esta alteração será feita acessando a turma | anexo | turmas disciplinas

Data da Previsão de Faturamento (SENAI): ocorrerá quando houver alteração da menor data inicial da turma/disciplina, desde que esta alteração seja para mês posterior. Caso a alteração da data seja dentro do mesmo mês, não haverá alteração da data de previsão do faturamento.

Exemplo:

Início da turma/disciplina: 10/01/2021

Datas de vencimento:

- 1º Pedido: 10/01/2021
- 2º Pedido: 15/02/2021
- 3º Pedido: 15/03/2021

Data de previsão de faturamento:

- 1ª pedido: vazio
- 2º pedido: 16/01/2021
- 3º pedido: 16/02/201
- etc.
Alteração do Início da turma/disciplina: 20/01/2021 => não altera data de previsão de faturamento, pois não alterou o mês inicial.
Alteração do Início da turma/disciplina: 01/02/2021 => mudou para 1 mês subsequente.

Datas de vencimento:

- 1º Pedido: 10/01/2021
- 2º Pedido: 15/03/2021
- 3º Pedido: 15/04/2021

Data de previsão de faturamento: alterar 1 mês subsequente

- - - 1ª pedido: vazio
    - 2º pedido: 16/02/2021
    - 3º pedido: 16/03/201
    - etc

Atualização do campo “Envia boleto por email": ocorrerá quando houver alteração da informação existente no Contrato | Anexo | Dados complementares do Contrato

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title	Reenvio do Pedido de Vendas = PENDENTE

PENDENTE

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title	Eliminação por Resíduo

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title	Cancelamento do Contrato

Detalhamento do Processo

Ao cancelar o Contrato Educacional no SGE, os Pedidos de Vendas Gerenciais que não estão faturados no Protheus deverão ser cancelados (eliminados por resíduo).

Os Pedidos de Vendas Gerenciais já faturados só serão eliminados por resíduo se o serviço ainda não tiver sido prestado e se o título a receber correspondente a este pedido ainda estiver em aberto.

Em resumo, o Pedido de Vendas Gerencial deverá ser eliminado por resíduo quando:

Não foi faturado

ou

Foi faturado E o serviço ainda não foi prestado E o título a receber está em aberto.

No mesmo instante em que os Pedidos Gerenciais referentes ao contrato cancelado são eliminados por resíduo, haverá uma atualização do valor do Pedido Fiscal, para que este fique correspondente aos valores faturados (que não foram cancelados).

O cancelamento do contrato educacional no SGE poderá ocorrer mediante os seguintes processos:

Manualmente: através do processo “Cancelar Contrato” disponível no menu Educacional | Financeiro-Contábil | Contratos | Processo | Cancelar Contrato.

Automaticamente: mediante alteração de situação de matrícula do aluno que indique cancelamento do contrato em sua parametrização. A alteração de situação de matrícula pode ser realizada através do processo: Educacional | Matrícula e Avaliação | Matrícula | Processo | Alterar situação de Matrícula.

Aviso

title	Atenção

O Contrato cancelado ficará com a flag "cancelado" marcada

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title	Cancelamento do contrato - data retroativa

Detalhamento do Processo

Na tela de cancelamento do contrato é possível informar a data de cancelamento diferente à data atual.

Existem algumas regras para a informação desta data, que são:

Não será permitido informar maior que a data atual.
Todo usuário poderá infomar uma data retroativa que atenda o limite de dias informado nos parâmetros da customização (ver figura 1).
Somente usuários associados ao perfil informado nos parâmetros poderá informar uma data retroativa sem limite de dias (ver figura 2).

Figura 1: Parâmetro que informa o limite de dias para retroagir a data de cancelamento. Menu Educacional | Customização | Parâmetros

OBS: Se tiver 0 ou em branco, a data não poderá ser diferente que a data atual do cancelamento

.Figura 2: Parâmetro para associar o perfil que permite retroagir a data de cancelamento do contrato sem limite.

Erro que será apresentado se tentar colocar data de cancelamento maior que a data atual:

Erro que será apresentado se tentar colocar data de cancelamento maior que a permitida nos parâmetros e o usuário não está associado ao perfil que permite.

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title	Parâmetros para cálculo de multa e crédito (NCC) = PENDENTE

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title	Multa Rescisória = PENDENTE

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title	NCC = PENDENTE

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title	Títulos a receber

Os títulos a receber serão gerados pelo Protheus através do faturamento do Pedido de Vendas e serão enviados automaticamente para o SGE.

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title	Inclusão dos títulos a receber

Descrição do Processo:

Os Pedidos de Vendas Gerenciais serão faturados no Protheus e esse processo irá incluir os títulos a receber e enviar os lançamentos financeiros correspondentes para o SGE.

Visualização dos títulos a receber no Protheus:

Módulo Financeiro | Atualizações | Contas a Receber

Visualização dos lançamentos financeiros no SGE:

TOTVS Educacional | Financeiro - Contábil | Contratos | Anexo | Parcelas

Os lançamentos financeiros podem ser acessados através do contrato educacional.

Aviso

title	Atenção

Somente as parcelas com o símbolo possuem títulos a receber gerados.

Para acessar o lançamento financeiro gerado no SGE, edite a parcela (clique duas vezes) e acesse a aba "Lançamentos/Boletos da Parcela"

Clique duas vezes sobre este lançamento, para ver todas as informações gravadas.

Dica

title	Dica

O XNUMPRO será gravado no campo "Segundo Número".

TOTVS Backoffice| Gestão Financeira | Contas a Pagar-Receber | Lançamentos

Os lançamentos financeiros podem ser acessados através do módulo Gestão Financeira. Nesta tela é possível fazer filtros para visualizar os lançamentos conforme a necessidade (por aluno, por data, por status, etc).

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title	Impressão de Boletos

Descrição do Processo:

Os boletos podem ser impressos no SGE através dos seguintes caminhos:

TOTVS Educacional > Financeiro - Contábil > Boletos > Processo > Imprimir boleto

TOTVS Educacional > Financeiro - Contábil > Contratos > Processo > Imprimir boleto

TOTVS Backoffice > Gestão Financeira > Contas a Pagar-Receber > Boletos > Processo > Impressão de Boletos

Portal do Aluno > Financeiro > Clicar na opção boleto

Opção disponibilizada para o Aluno.

Aviso

title	Atenção

Não será permitida a impressão de boletos cujo título a receber não tenha o "nosso número" gerado.

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title	Baixa dos títulos a receber

Descrição do Processo:

Os títulos a receber serão baixados no Protheus e essa baixa será enviada para o SGE.

Os títulos baixados poderão ser visualizados no SGE da seguinte forma:

Contrato do Aluno: TOTVS Educacional | Financeiro - Contábil | Contratos | Anexo | Parcelas

Dica: Passe o mouse sobre o símbolo

Uma outra opção pelo contrato do aluno é clicar duas vezes sobre a parcela, acessar a aba "lançamentos/boletos da parcela".

O símbolo indica que o lançamento está baixado no sistema

O símbolo indica que o lançamento está baixado parcialmente no sistema.

Tela de lançamentos financeiros: TOTVS Backoffice| Gestão Financeira | Contas a Pagar Receber | Lançamentos

Dica

title	Dica

Podem ser utilizados filtros para visualizar lançamentos específicos.

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title	Cancelamento da baixa

Descrição do Processo:

O cancelamento da baixa será realizada no Protheus. Quando este processo ocorrer, o título que estava baixado volta a ficar em aberto e esta informação é enviada para o SGE.

Os títulos em aberto poderão ser visualizados no SGE da seguinte forma:

Contrato do Aluno: TOTVS Educacional | Financeiro - Contábil | Contratos | Anexo | Parcelas

Dica: Passe o mouse sobre o símbolo

Tela de lançamentos financeiros: TOTVS Backoffice| Gestão Financeira | Contas a Pagar Receber | Lançamentos

O símbolo indica que o lançamento está em aberto com vencimento na data de hoje.

O símbolo indica que o lançamento está em aberto e já está vencido.

Quando não tem nenhum símbolo, indica que o lançamento está em aberto e a vencer.

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title	Cancelamento do Título a Receber

Descrição do Processo

No Protheus poderão ocorrer baixas que caracterizem o cancelamento do título, como por exemplo Baixa por Cancelamento ou Dação. O cancelamento de um título é caracterizado pela “eliminação” do título, entendendo que o seu valor nunca será recebido.

Além destes tipos de baixa, existem também o cancelamento do título pela eliminação do Pedido de Vendas.

Em qualquer uma destas situações que ocorrer no Protheus, no SGE o lançamento financeiro ficará com o status = cancelado.

Os títulos cancelados poderão ser visualizados no SGE da seguinte forma:

Contrato do Aluno: TOTVS Educacional | Financeiro - Contábil | Contratos | Anexo | Parcelas

Dica: Passe o mouse sobre o símbolo

Tela de lançamentos financeiros: TOTVS Backoffice| Gestão Financeira | Contas a Pagar Receber | Lançamentos

O símboloindica que o lançamento está cancelado no sistema.

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title	Pagamento com Cartão - Portal do Aluno = PENDENTE

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title	Negociação - Acordos = PENDENTE

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title	Simulador de Cancelamento de Contrato = PENDENTE

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