Projeto: FS008491 – Integrações com Protheus
Nome do cliente: FIEC
Objetivo
O objetivo dessa documentação é detalhar a integração do SGE com Protheus.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave da área Educacional do SESI e SENAI (DR-FIEC).
Pré Requisitos
O menu da customização deverá ser liberado nas permissões do perfil dos usuários para que esteja disponível para as devidas parametrizações. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção Liberando Acesso aos Menus.
Após serem liberados nas permissões de perfil dos usuários teremos acesso as customizações no módulo Educacional através do caminho: Módulo Educacional | Educacional | Customização| Integração Protheus | Cadastros | Parâmetros
Detalhamento do processo
A interface customizada estará disponível em: TOTVS Educacional | Customizações | Integração Protheus| Cadastros |Parâmetros
Aba Parâmetros Gerais:
Ao ser acessada, o usuário poderá preencher os seguintes campos:
Aba Webservices:
Ao ser acessada, o usuário poderá preencher os seguintes campos:
Aba Multas e Cancelamento
===Técnico EAD ou Presencial
Ao ser acessada, o usuário poderá preencher os seguintes campos:
===Não Técnico EAD
Ao ser acessada, o usuário poderá preencher os seguintes campos:
===Não Técnico Presencial
Ao ser acessada, o usuário poderá preencher os seguintes campos:
===Cursos Sesi
Ao ser acessada, o usuário poderá preencher os seguintes campos:
Pré-requisitos
Atenção
Um novo cliente sempre será cadastrado pelo Sales Force e enviado tanto para o SGE quanto para o Protheus neste momento.
Portanto, a integração entre SGE x Protheus se dará somente na atualização de dados de um cliente já cadastrado anteriormente.
Detalhamento do Processo
Ao realizar alteração das informações listadas abaixo no cadastro do cliente, o cadastro do Protheus será atualizado.
O acesso ao cadastro de clientes será pelo menu padrão do SGE, disponível em: TOTVS | Backoffice | Gestão Financeira | Cadastros | Clientes-Fornecedores
Pré-requisitos
Detalhamento do Processo
Cada Filial deverá ter o seu Centro de Custo (UO) associado ao seu cadastro. Para fazer esta associação, o usuário deverá acessar o cadastro da Filial através do Menu Executar, disponível ao lado direito da tela, conforme demonstrado na figura abaixo:
Dica
Ao clicar na opção "Executar", digite a palavra "Filial" e esolha a opção dentro do menu Fiscal.
Após acessar o cadastro das Filiais, selecione a filial desejada e acesse Anexos | Centro de Custo
Ao abrir a tela, informe o centro de custo correspondente à Filial
Atenção
Só será permitida a associação de um único Centro de Custo por Filial.
Atenção
O cadastro do centro de custos deverá ser realizado manualmente no SGE. O Código do centro de custos correspondente ao código do Protheus deverá ser informado no campo "Código Reduzido".
Pré-requisitos
Detalhamento do Processo
A visão dos itens contábeis já cadastrados poderá ser acessada através do menu Educacional | Customização | Integração Protheus | Cadastros | Item Contábil
Para associar o item contábil a uma matriz curricular acesse Educacional | Currículo e Oferta | Matrizes Curriculares | Anexo | Dados Adicionais do Curso.
A associação do Item contábil está disponível dentro do Campo Serviço/Produto | Serviço CRM | Campo Id. Item Contábil.
Pré Requisitos
Os contratos educacionais originados de vendas de cursos serão gerados no SGE a partir da integração com SalesForce. Nenhum contrato que tenha valor financeiro será incluído diretamente no SGE.
Gratuidade Regimental
Os contratos com Gratuidade Regimental serão incluídos diretamente no SGE, mas não terão parcelas financeiras, portanto não haverá geração de Pedido de Vendas para estes contratos.
Detalhamento do Processo
Os contratos educacionais originados do SalesForce serão gravados no SGE com suas devidas parcelas do contrato (sem gerar títulos a receber).
No momento em que houver esta inclusão do contrato no SGE, serão enviados automaticamente para o Protheus:
Os contratos educacionais poderão ser visualizados no SGE, acessando o seguinte caminho:
TOTVS Educacional | Educacional | Financeiro - Contábil | Contratos
Dica
Os contratos são visualizados conforme Filial/Nível de Ensino selecionados no contexto do módulo. Para selecionar o contexto, clique no ícone "Contexto Educacional" localizado na parte superior - esquerda da tela:
Visualização dos contratos:
Dica
Selecione um contrato e acesse Anexos | Parcela para visualizar as parcelas desse contrato.
Para cada parcela será gerado um Pedido de Vendas Gerencial no Protheus.
O total de parcelas corresponde ao valor total do Pedido de Vendas Fiscal gerado no Protheus
Dados complementares do contrato:
Selecione o contrato e acesse Anexo | Dados Complementares do Contrato para visualizar informações importantes referente a venda do curso e Pedido de Vendas relacionados.
Pasta Identificação:
Informações relacionadas a compra do curso, originadas do SalesForce
Pasta Multa Rescisória
Grava informações relacionadas ao cálculo da multa rescisória, quando ocorrer o cancelamento do contrato
Pasta Crédito
Grava informações relacionadas ao cálculo do crédito (NCC), quando ocorrer o cancelamento do contrato.
Pasta Pedido de Vendas
Informações relacionadas aos Pedidos de Vendas gerados no Protheus, referentes ao contrato
Visualização dos Pedidos de Vendas
Os pedidos de vendas poderão ser visualizados no Protheus | Faturamento | Atualizações | Pedidos | Pedidos de Venda
Inclusão de parcela extra no contrato - outras receitas
Caso haja alguma inclusão de parcela no Contrato Educacional posteriormente (taxas de solicitação de serviços por exemplo), será gerado um novo Pedido de Vendas correspondente a esta parcela (somente Gerencial, não gera Pedido Fiscal).
O XNUMPRO deste pedido tem o seguinte formato: SGE-codcoligada-nºcontrato-id parcela
Monitor de LOG: TOTVS Educacional | Educacional | Financeiro Contábil | Contrato | Anexo | Monitor de Log
Os contratos integrados ao Protheus (Pedido de vendas) terão o log da integração registrados no Monitor de Log
A partir das informações gravadas no monitor de log é possível verificar qual funcionalidade foi integrada, o status dessa integração, dentre outras informações.
Detalhamento do Processo
Após a integração dos Pedidos de Vendas ao Protheus, poderão ocorrer algumas alterações no SGE que precisarão ser enviadas para atualização destes Pedidos.
As alterações permitidas são:
Exemplo:
Datas de vencimento:
Data de previsão de faturamento:
Datas de vencimento:
Data de previsão de faturamento: alterar 1 mês subsequente
Quando houver a integração do contrato educacional (SGE) com o Pedido de Vendas (Protheus), será gravado o log do processo no monitor de log.
Esse monitor de log pode ser acessado em TOTVS Educacional | Educacional | Financeiro Contábil | Contratos | Anexo | Monitor de Log.
Na tela apresentada poderão ser visualizados dados da integração entre SGE x Protheus, como: Funcionalidade integrada, status da integração, etc.
Caso o status de uma integração seja = erro é possível verificar a mensagem gravada no log para identificar a causa do erro, possibilitando sua correção.
Para visualizar a mensagem de erro basta editar o id log com status = erro:
Após analisar a causa do erro e realizar a correção, será possível realizar o Reenvio do Pedido de Vendas manualmente.
Para isto, selecione o IDLog com status = erro, acesse Processos | Reenvio Integração Protheus e execute o processo.
Detalhamento do Processo
Ao cancelar o Contrato Educacional no SGE, os Pedidos de Vendas Gerenciais que não estão faturados no Protheus deverão ser cancelados (eliminados por resíduo).
Os Pedidos de Vendas Gerenciais já faturados só serão eliminados por resíduo se o serviço ainda não tiver sido prestado e se o título a receber correspondente a este pedido ainda estiver em aberto.
Em resumo, o Pedido de Vendas Gerencial deverá ser eliminado por resíduo quando:
ou
No mesmo instante em que os Pedidos Gerenciais referentes ao contrato cancelado são eliminados por resíduo, haverá uma atualização do valor do Pedido Fiscal, para que este fique correspondente aos valores faturados (que não foram cancelados).
O cancelamento do contrato educacional no SGE poderá ocorrer mediante os seguintes processos:
Atenção
O Contrato cancelado ficará com a flag "cancelado" marcada
Detalhamento do Processo
Na tela de cancelamento do contrato é possível informar a data de cancelamento diferente à data atual.
Existem algumas regras para a informação desta data, que são:
Figura 1: Parâmetro que informa o limite de dias para retroagir a data de cancelamento. Menu Educacional | Customização | Parâmetros
OBS: Se tiver 0 ou em branco, a data não poderá ser diferente que a data atual do cancelamento
.Figura 2: Parâmetro para associar o perfil que permite retroagir a data de cancelamento do contrato sem limite.
Erro que será apresentado se tentar colocar data de cancelamento maior que a data atual:
Erro que será apresentado se tentar colocar data de cancelamento maior que a permitida nos parâmetros e o usuário não está associado ao perfil que permite.
Durante o cancelamento do contrato, o sistema irá verificar os parâmetros e regras para o cálculo de multa rescisória.
As informações do cálculo de multa ficarão registradas no Anexo | Dados complementares do Contrato | Aba Multa Rescisória
Atenção
O valor da multa será enviado ao Protheus juntamente com a eliminação do Pedido para a devida cobrança do aluno.
O Valor da multa deverá ser gerenciado diretamente no Protheus, pelo módulo Financeiro.
As regras para o cálculo da multa estão descritas no Detalhamento Funcional da Customização.
Durante o cancelamento do contrato, o sistema irá verificar os parâmetros e regras para o cálculo de crédito (NCC).
As informações do cálculo do crédito ficarão registradas no Anexo | Dados complementares do Contrato | Aba Crédito
Atenção
O valor do crédito (NCC) será enviado ao Protheus juntamente com a eliminação do Pedido.
O Valor do NCC deverá ser gerenciado diretamente no Protheus, pelo módulo Financeiro.
As regras para o cálculo do NCC estão descritas no Detalhamento Funcional da Customização.
Os títulos a receber serão gerados pelo Protheus através do faturamento do Pedido de Vendas e serão enviados automaticamente para o SGE.
Descrição do Processo:
Os Pedidos de Vendas Gerenciais serão faturados no Protheus e esse processo irá incluir os títulos a receber e enviar os lançamentos financeiros correspondentes para o SGE.
Visualização dos títulos a receber no Protheus:
Visualização dos lançamentos financeiros no SGE:
Os lançamentos financeiros podem ser acessados através do contrato educacional.
Atenção
Somente as parcelas com o símbolo possuem títulos a receber gerados.
Para acessar o lançamento financeiro gerado no SGE, edite a parcela (clique duas vezes) e acesse a aba "Lançamentos/Boletos da Parcela"
Clique duas vezes sobre este lançamento, para ver todas as informações gravadas.
Dica
O XNUMPRO será gravado no campo "Segundo Número".
Os lançamentos financeiros podem ser acessados através do módulo Gestão Financeira. Nesta tela é possível fazer filtros para visualizar os lançamentos conforme a necessidade (por aluno, por data, por status, etc).
Descrição do Processo:
Os boletos podem ser impressos no SGE através dos seguintes caminhos:
A partir da versão 12.1.2402
A impressão de boletos nativa do TOTVS BackOffice > Gestão Financeira > Contas a Pagar-Receber > Boletos > processo deve ser desativada nos perfils de usuario porque a mesma não realiza a validação do preenchimento do nosso numero do boleto.
Para bloquear a impressão nativa acesse:
Serviços Globais > Segurança > Perfis > Sistema Gestão Financeira > Abra o cadastro do perfil desejado e vá nas opções: Gestão Financeira > Contas a Pagar / Receber > Operações Financeiras > Boleto > Impressão de Boleto
Opção disponibilizada para o Aluno.
Atenção
Não será permitida a impressão de boletos cujo título a receber não tenha o "nosso número" gerado.
Descrição do Processo:
Os títulos a receber serão baixados no Protheus e essa baixa será enviada para o SGE.
Os títulos baixados poderão ser visualizados no SGE da seguinte forma:
Dica: Passe o mouse sobre o símbolo
Uma outra opção pelo contrato do aluno é clicar duas vezes sobre a parcela, acessar a aba "lançamentos/boletos da parcela".
O símbolo indica que o lançamento está baixado no sistema
O símbolo indica que o lançamento está baixado parcialmente no sistema.
Dica
Podem ser utilizados filtros para visualizar lançamentos específicos.
Baixa por CAN ou DAÇÃO
A baixa por CAN (Cancelamento) ou DAÇÂO serão realizadas no Protheus e serão espelhadas no SGE como baixados na conta caixa CAN.
ATENÇÃO: Quando houver uma baixa por Cancelamento em um lançamento com Juros/multa, esses valores não deverão ser zerados manualmente no Protheus, pois isso impactará em baixa parcial no SGE. A forma correta é: Baixar por CAN o valor original e baixar por Dação o restante referente aos juros/multa.
Descrição do Processo:
O cancelamento da baixa será realizada no Protheus. Quando este processo ocorrer, o título que estava baixado volta a ficar em aberto e esta informação é enviada para o SGE.
Os títulos em aberto poderão ser visualizados no SGE da seguinte forma:
Dica: Passe o mouse sobre o símbolo
O símbolo indica que o lançamento está em aberto com vencimento na data de hoje.
O símbolo indica que o lançamento está em aberto e já está vencido.
Quando não tem nenhum símbolo, indica que o lançamento está em aberto e a vencer.
É possível visualizar se a baixa foi cancelada acessando o TOTVS Backoffice | Gestão Financeira | Contas a pagar receber | lançamentos | anexo | baixas do lançamento
Descrição do Processo
No Protheus poderá ocorrer cancelamento do título pela eliminação do Pedido de Vendas.
No SGE o lançamento financeiro será cancelado e eliminado da visão do contrato do aluno.
Dica: Quando o lançamento é cancelado, não aparece o símbolo que indica a sua geração no financeiro.
O símboloindica que o lançamento está cancelado no sistema.
O aluno poderá realizar o pagamento de uma mensalidade pelo Portal do Aluno, através de cartão de crédito, desde que tenha feito a opção desta forma de pagamento no momento da compra e a mensalidade não tenha sido paga no E-Commerce.
O parcelamento com a operadora irá obedecer algumas regras parametrizadas no sistema para atender à demanda da FIEC.
No cadastro do curso (TOTVS Educacional | Educacional | Curriculo e Oferta | Cursos | Anexo | Dados Adicionais do Curso, haverá informação se o parcelamento será:
Ao acessar o Portal e escolher o pagamento por cartão, serão apresentadas a quantidade de parcelas conforme definição das regras.
As negociações financeiras realizadas no Protheus através do Módulo de Cobrança serão enviadas para o SGE e ficarão registradas em TOTVS Backoffice | Gestão Financeira | Contas a Pagar Receber | Acordo | Gerenciar Acordo
Serão visualizados todos os acordos realizados
É possível visualizar os lançamentos que originaram os acordos e os novos lançamentos gerados por acordo, acessando as opções em Anexos | Lançamentos do Acordo ou Anexos | Lançamentos Gerados por Acordo
Lançamentos do Acordo:
Lançamentos Gerados por Acordo:
Também é possível acessar um acordo a partir da visão de lançamentos financeiros - TOTVS Backoffice | Gestão Financeira | Contas a Pagar Receber | Lançamentos
Selecione o lançamento que deseja consultar e acesse Anexos | Acordo
Dica
O laçamento que originou o acordo ficará com status = Baixado por Acordo e poderá ser facilmente identificado pelo símbolo
Antes de realizar o cancelamento de um contrato, é possível fazer uma simulação em qualquer data, para verificar valores de Multa e Crédito a serem calculados.
Para realizar a simulação acesse TOTVS Educacional | Educacional | Financeiro Contábil | Contratos | Processos | Simulador de Cancelamento de Contrato.
Informe a data do possível cancelamento e clique em simular:
Serão demonstrados na tela os valores calculados para multa e crédito e no campo "Dados do Cálculo" poderá ser visualizada toda a memória de cálculo realizada, conforme os parâmetros e dados do contrato.
Dica
Ao fechar a tela, as informações não ficarão gravadas, sendo necessário fazer nova simulação para visualizar os valores.
As informações desta tela poderão ser impressas em PDF. Para isto basta clicar na opção "Imprimir".