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Manual Operacional da Customização - Integração VTEX
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: Informações Financeiras
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SENAI
Objetivo
Este documento foi elaborado para orientar aos usuários-chave SENAI DN sobre os requisitos e funcionalidades da Integração TOTVS Educacional (SGE) e a Plataforma VTEX, que possibilita a integração de vendas das ofertas de cursos, compreendendo o processo de matrícula e a geração da baixa de lançamento financeiro, de acordo com as informações da venda e pagamento.
Público Alvo
Este manual é destinado aos colaboradores selecionados como usuários-chave para o Template Digital, SENAI DN.
Metodologia
Este material tem como base a visão prática e completa do Processo Customizado, da área Educacional através da Customização existente - FS008537 (AACPD0) - Integração VTEX - Informações Financeiras.
A metodologia utilizada tem como ponto de partida o mapeamento completo do respectivo processo, relacionado com as interfaces no Sistema TOTVS Educacional (SGE). Sempre que houver alguma atividade a ser realizada no Sistema, as suas funcionalidades e rotinas serão explicadas com detalhe.
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title | Permissas |
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Premissas
1 - Liberação dos anexos customizados na árvore de perfil:
Os anexos da customização - Integração VTEX devem ser liberados nas permissões de perfil dos usuários para aparecerem nos seus respectivos lugares. Para mais detalhes de como liberar no perfil dos usuários acesse o Manual de Instalação de Customizações na seção: Liberando Acesso aos Menus.
Parâmetros da Customização
A parametrização da customização: Integração VTEX deverá ser realizada de modo que sejam configurados os parâmetros da interface da Integração VTEX x TOTVS Educacional, disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Parâmetros Integração VTEX | Dados Financeiros l E-mail.
Na interface, os parâmetros serão armazenados por contexto (Coligada, Filial e Nível de Ensino), para os quais o usuário deverá efetuar as seguintes parametrizações:
Parâmetros Gerais Integração VTEX: Neste item deverão ser definidos os códigos das formas de pagamento utilizadas no processo de baixa de lançamentos financeiros no TOTVS Educacional (SGE).
Desta forma, nos campos a seguir deverão ser informados os parâmetros correspondentes às formas de pagamento:
Desta forma, nos campos a seguir deverão ser informados os parâmetros:
Wiki Markup |
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*\[RA\]:* Registro Acadêmico do aluno;
*\[NOMEALUNO\]:* Nome do aluno;
*\[NOMECURSO\]:* Nome do curso de matrícula do aluno;
*\[NOMEHABILITACAO\]:* Nome da habilitação de matrícula do aluno;
*\[CODPERLET\]:* Código do período letivo de matrícula do aluno;
*\[NOMEFILIAL\]:* Nome da filial de matrícula do aluno;
*\[CODTURMA\]:* Código da Turma de matrícula do aluno;
*\[IDPEDIDO\]:* ID de pedido enviado pela VTEX na URL de matrícula do aluno; |
2 - Processo para Consulta de Pagamentos VTEX
O processo de consulta de pagamentos VTEX realiza a verificação de dados associados aos pagamentos relacionados às vendas (realizadas/canceladas), disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração VTEX.
Este processo poderá ser executado manualmente ou automaticamente, onde serão acionadas as API's.
3. Monitor de Vendas - Pagamentos VTEX
O processo de monitoramento de vendas pagamentos VTEX realiza o armazenamento de dados associados aos pagamentos provenientes de inscrições/vendas efetuadas na plataforma VTEX. A visualização da relação de pagamentos está disponível em: TOTVS Educacional | Sistema Indústria | Integração VTEX l Monitor de Vendas.
A tela do Monitor de Vendas, reúne as seguintes informações:
Aba Identificação: Nesta aba estão relacionados os dados relacionados ao pedido, tais como:
Aba Dados Cliente: Nesta aba estão relacionados os dados relacionados ao responsável financeiro vinculado ao pedido, tais como:
Anexos - Pagamentos (Aba Identificação): Neste anexo estão relacionados os dados vinculados ao pagamento do pedido, tais como:
Âncora | ||
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Âncora | ||
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5.Matrículas Pendentes - TOTVS Educacional (SGE)
O processo de monitoramento de vendas pagamentos VTEX também realiza o armazenamento de dados/status associados às inscrições/vendas que não possuem vínculo de matrículas registrados no TOTVS Educacional (SGE).
Ao finalizar o processo de inscrição, quando verificada a baixa de pagamento, a plataforma VTEX processará a matrícula no TOTVS Educacional (SGE).
Quando houver pendência para o processamento de matrícula por falta de vagas na turma, a customização irá disparar um e-mail com mensagem de notificação para o responsável pelo curso.
Porém caso seja apresentado erro para o processamento da matrícula e que o erro não esteja relacionado ao número de vagas já preenchidas na turma de oferta, a customização irá gravar uma mensagem de erro no anexo de matrículas pendentes, localizado no monitor de vendas Itens do pedido.
Assim, o usuário poderá acessar/consultar os dados do candidato através dos Anexos: Itens do Pedido para realização das matrículas de forma manual, e ainda, se necessário associar o status dos registros: Matrícula já efetivada pelo usuário.
Anexos - Itens do Pedido (Aba: Identificação):
Anexos - Itens do Pedido (Aba: Matrículas Pendentes):
Após a conferência de dados e realizada a matrícula pelo usuário, para permitir a gestão e controle interno do usuário, serão automaticamente preenchidos os campos:
6. Finalização de Inscrição/Matrículas - TOTVS Educacional (SGE)
O processo de finalização de inscrição/matrículas valida as informações referentes à compra/pagamento na plataforma VTEX como: disponibilidade de vagas, seleção do parâmetro Gerar Lançamento na Área de Interesse ofertada do processo seletivo (venda online), geração de lançamentos financeiros, baixas e vinculação do responsável financeiro.
Observação: Quando aplicado o recurso de envio de documentos para o cadastro do aluno, seja para as matrículas realizadas via web ou presencial (secretaria escolar), o TOTVS Educacional (SGE) manterá as rotinas padrões do produto (sem interferência de customização), que são:
Ao executar a venda, são realizadas as verificações relacionadas às ofertas disponíveis na plataforma VTEX, considerando:
Observação: As vagas disponíveis na turma podem ser verificadas no cadastro da Turma, através dos campos: Número máximo de alunos e Alunos matriculados.
Para as situações em que seja utilizado o boleto bancário como meio de pagamento, somente após a confirmação de pagamento, o candidato/inscrito será redirecionado para a etapa de matrícula.
Ao avançar para a etapa de matrícula após a confirmação de pagamento, a customização irá validar/contabilizar o número de vagas da turma de oferta com o número de matrículas já realizadas.
Havendo disponibilidade de vagas, a matrícula será efetivada/concluída no TOTVS Educacional (SGE).
Porém, se já atingido o número de candidatos/inscritos às vagas ofertadas (uma vez que podem ser realizadas matrículas presenciais via secretaria escolar), será apresentada uma mensagem de alerta para que o candidato/inscrito aguarde o contato da secretaria escolar, como apresentamos no cenário a seguir.
Exemplo:
Turma: APP.CPI.001.I (Aperfeiçoamento Profissional em Costureiro Industrial do Vestuário).
Vagas: 03
Relação de Candidatos/Inscritos:
Diante o cenário, o candidato/inscrito 01 aguarda a confirmação de pagamento para que possa prosseguir à sua matrícula.
Já os demais candidatos/inscritos 02 e 03 tiveram as matrículas efetivadas no TOTVS Educacional (RM) por terem realizado pagamento via cartão de crédito.
Assim, o candidato 04 que compareceu a secretaria escolar, teve também a sua matrícula efetivada no TOTVS Educacional (RM), uma vez que no momento do seu comparecimento, o candidato/inscrito 01 ainda não prosseguiu à efetivação da matrícula devido ao período de confirmação/compensação do pagamento realizado via boleto bancário.
Considerando que as vagas da turma foram assim preenchidas, após o período de confirmação/compensação do pagamento do boleto bancário, ao prosseguir à finalização de sua matrícula, será apresentada ao candidato/inscrito 01 a mensagem (padrão) de alerta:
"Aguarde o contato da instituição para finalização da sua matrícula".
Desta forma, a customização armazenará através do Monitor de Vendas, os dados cadastrais do aluno, bem como os dados e status de matrícula, pagamentos e responsável financeiro.
Já o responsável pelo curso será notificado via e-mail que proceda à verificação da pendência de matrícula para este candidato/inscrito.
Realizada uma venda via plataforma VTEX relacionada a oferta de turma cujas vagas já tenham sido preenchidas no TOTVS Educacional (SGE), será disparado um e-mail de notificação ao o endereço definido na parametrização de e-mail da customização.
A partir do recebimento do e-mail de notificação, o responsável deverá entrar em proceder à conclusão da matrícula no TOTVS Educacional (SGE), considerando que o aluno já efetuou o pagamento correspondente à oferta do curso.
Ao realizar a venda de um curso através da plataforma VTEX, a customização irá realizar os seguintes processos:
Geração e Vínculo do Responsável Financeiro ao Contrato Gerado: Para os processos seletivos cujas ofertas configurem que o responsável financeiro não seja o próprio aluno, o cadastro do responsável financeiro será realizado a partir dos dados do responsável financeiro informados no momento de compra na plataforma VTEX e vinculado ao contrato gerado. Este cadastro considera a verificação, validação e unicidade do CPF//CNPJ, validando a existência de um cadastro cliente/fornecedor e, caso não exista, processando a criação do mesmo.
O cadastro do responsável financeiro será realizado considerando as seguintes informações:
Observações: Para que o responsável financeiro seja o próprio aluno (ALUNO.CODCFO) o parâmetro (SPSPARAMETROSAREAOFERTADA.CADASTRAALUNOCOMORESPFINANC) deverá estar marcado na aba financeiro da área de interesse ofertada do processo seletivo.
A página do processo seletivo não permite que seja informado um responsável do tipo pessoa jurídica. No entanto, a customização poderá receber um CNPJ de responsável financeiro e fará o cadastro do cliente com base nos dados consultados no VTEX através da API.
Caso seja apresentado erro no momento da baixa de lançamento financeiro, a informação também será gravada nos dados do contrato (anexos) que poderá ser consultado para execução do reprocessamento da baixa.
Observação: Demais informações necessárias para para a baixa (conta caixa e moeda, por exemplo) deverão estar parametrizadas com valores defaults no TOTVS Educacional (SGE), sem necessidade da customização preencher tais campos.
O regional que optar pelo pagamento através do TOTVS Educacional (SGE), funcionalidade nativa, a customização não irá efetuar a baixa do lançamento financeiro automaticamente ao finalizar o processo de matrícula. Esse processo será automatizado apenas quando utilizar a integração do VTEX e a área de interesse do processo seletivo estiver parametrizada para gerar lançamento.
Importante: Se o contrato possuir uma bolsa, os lançamentos financeiros são gerados considerando o desconto em todas as parcelas do plano de pagamento e não somente na 1° parcela.
Caso o TOTVS Educacional (SGE) possua integração com Protheus ou utilize o financeiro do TOTVS Educacional, a comunicação com o sistema financeiro utilizará as regras já existentes de integração, porém para integração com outros sistemas como AX, Dynamics e outros poderão ser necessárias alterações/implementações para atender essas especificidades. Tais alterações não serão tratadas neste escopo.
Após verificar o pagamento da inscrição, a customização irá realizar vincular os dados do pagamento à matrícula, bem como o status referente à baixa do lançamento financeiro (sucesso ou erro), data do processamento e mensagem de erro (quando houver).
7. Anexo do Contrato Financeiro - Dados de Pagamento
O armazenamento das informações relacionadas aos dados financeiros dos pagamentos referentes às matrículas efetuadas no TOTVS Educacional (SGE), provenientes de vendas de ofertas na plataforma VTEX, estarão associadas a um anexo ao Contrato Financeiro.
A partir do Anexo: Dados do Pagamento do Contrato Financeiro, é possível verificar os Dados do Pagamento, que estarão disponíveis em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos | Anexos l Dados do Pagamento.
Anexos - Dados do Pagamento: Neste anexo serão apresentados os dados do pagamento realizados na plataforma VTEX, preenchidos automaticamente a partir da conclusão da inscrição/matrícula do aluno.
Anexos - Dados do Pagamento (Aba: Identificação):
Anexos - Dados do Pagamento (Aba: Histórico):
8.Reprocessamento Baixa
Para as situações em que, ao finalizar a inscrição/matrícula no TOTVS Educacional (SGE), proveniente de vendas de ofertas na plataforma VTEX, sejam apresentados erros no processamento de baixa, ao Contrato Financeiro foi adicionado o Reprocessamento de Baixa.
A partir do Processo: Reprocessamento de Baixa, será reexecutada a baixa do lançamento financeiro, que por sua vez, armazenará um novo retorno. Este processo está disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contratos | Anexos l Dados do Pagamento l Processos l Reprocessamento Baixa.
Atenção: Caso a baixa do lançamento não tenha ocorrido com sucesso, será gravado na aba histórico o status de erro. Portanto, será possível reprocessar a baixa do título que irá executar o mesmo processo descrito ao finalizar a inscrição