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CONTEÚDO

01. VISÃO GERAL

Este documento tem como objetivo orientar sobre o processo de geração de AFD do Clock-in.

O Arquivo AFD (Arquivo de fonte de dados) trata-se é um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos seus colaboradores que devem ser gerados a partir do layout disponibilizada pelo Governo.

o AFD é utilização pelo Ministério do Trabalho para auditar as rotinas de jornada de trabalho nas empresas. Vale lembrar que não é possível alterar as informações deste documento, uma vez que ele conta com os dados brutos relacionados à jornada do colaborador.

Esta documentação tem como objetivo orientar sobre o processo de geração do AFD, observando a regra da O processo de geração do AFD que é a tarefa (task) cujo o processo ("process") é o "clockin_export_data" e este efetua a geração de marcações dos funcionários conforme o layout para geração do Arquivo Fonte de Dados conforme Portaria 671 a partir da versão de Backoffice 12.1.22100000 que está disponível em 31/10/2022. Principais mudanças:

• Os registros impressos no arquivo são os registros conforme documentação do layout disponibilizada pelo Governo: 
  • 1 - Cabeçalho,
  • 3 - Marcações e
  • 9 - Trailer
• A nomenclatura do arquivo mudou para o REP-A para conter a seguinte junção "AFD"   + CNPJ/CPF do empregador empregador + "REP_A"   + código do dispositivo dispositivo + ".txt"Campos necessários a serem informados para a geração do arquivo e também para realização de filtros no Settings pode ser visto no próximo item abaixo. 

02. PROCESSO PARA ASSINATURA DIGITAL DO ARQUIVO AFD

Conforme determinado pela Portaria n^o 671/2021 o arquivo AFD deverá ser assinado digitalmente pela empresa fabricante/desenvolvedor do REP, utilizando seu certificado digital válido e emitido no âmbito da ICP-Brasil.  As assinaturas eletrônicas podem ser verificadas sempre que surgirem dúvidas em relação à autenticidade e integridade dos arquivos gerados; por exemplo, para fins de utilização em fiscalização ou processos judiciais. (item 32 e 33 - Perguntas e Resposta - Portaria no 671/2021)

Para o arquivo AFD, as assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A devem ser no padrão CAdES (CMS Advanced Electronic Signature) e devem ser armazenadas em um arquivo no formato p7s destacado (detached). Preencher o registro (última linha do arquivo) referente à assinatura digital com o texto literal “ASSINATURA_DIGITAL_EM_ARQUIVO_P7S” e espaços à direita para complementar os 100 caracteres. Ademais, o arquivo p7s deve ser nomeado com nome do arquivo AFD incluindo a extensão “.p7s”. Por exemplo, o arquivo AFD “00000000000000REP_A.txt” deve ter arquivo de assinatura p7s nomeado como “00000000000000REP_A.txt.p7s”. (item 28 - Perguntas e Resposta - Portaria no 671/2021) .

Para possibilitar a efetivação da assinatura digital utilizando o certificado da TOTVS, foi disponibilizado um processo que irá permitir que os clientes efetuem assinatura digital quando solicitado pelo Ministério do Trabalho. Segue  Segue abaixo o procedimento para Assinatura Digital do arquivo AFD:

Para assinar digitalmente o arquivo AFD (Arquivo de Fonte de Dados) deverá seguir o seguinte procedimento:

1. Entrar em contato com os canais de atendimento da TOTVS, por meio do Central de Atendimento TOTVS, opção CST - Central de Serviços TOTVS, ou telefone 011 4003 0015, opção 4, sub opção 9.  Caso não tenha acesso aos nossos canais de atendimento, entre em contato com o telefone 11 4003 0015, opção 7.
2. Deverá utilizar o template abaixo para abertura do ticket:
   
   • Assunto: Assinatura Digital dos arquivos fiscais da Portaria 671
   • Descrição: 
     • Produto: TOTVS Meu RH
     • Data da Extração: 18/01/23
     • Solicitação: Assinatura digital do(s) arquivo(s) AFD111111_A_02.pdf
   • Anexar os arquivos AFD que foram gerados pelo ERP TOTVS no formato PDF.
   • Anexar o termo de responsabilidade ABAIXO, garantindo que o arquivo gerado não tem nenhuma alteração com relação ao que foi extraído pelo ERP TOTVS

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Para que seja possível efetuar efetuar a geração do AFD é necessária efetuar configurações no Settings do ambiente do Backoffice. Para isso, acessar a Plataforma, após o Menu Lateral da Plataforma pressionar opção Carol Apps,  selecionar a opção do "Carol App Backoffice" e por fim selecionar a Aba Settings. Abaixo os campos que deverão ser informados para a geração do AFD:

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Para geração de arquivo AFD com filtro o arquivo disponibilizado no "Storage" da Plataforma será sobreposto, para gerar a informação completa o arquivo deverá ser gerado novamente sem os filtros no Settings.

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Com a portaria 671 também foi disponibilizada o campo duas formas de informar a Convenção Coletiva no DM Device para permitir a configuração de Convenção coletiva quando existe a possibilidade de ter mais de uma convenção para o ambiente. Desta forma se foi informado a Convenção Coletiva no campo "AFD - Convenção Coletiva" do Settings  e for informado o campo "Convenção Coletiva" no Device, o arquivo AFD gerado para o device será com a "Convenção Coletiva" informada no DM Device. para que seja gerada no AFD:

• Campo AFD - Código Convenção Coletiva no Settings: informar o código aqui quando existe somente uma convenção coletiva utilizada para a todas ou a maioria das empresas do grupo. ao informar este campo a medida que as marcações são integradas no Backoffice Clockin, se não existir convenção coletiva informada para o dispositivo então a convenção coletiva informada  neste campo é considerada para a marcação. Para informar esse campo acessar a Plataforma Carol > Selecionar o Menu Lateral opção Carol Apps, Selecionar o Aplicativo Backoffice e selecionar a aba Settings na interface.
• Campo Convenção Coletiva no Cadastro de Dispositivo do Backoffice Clockin: informar o código da convenção coletiva aqui quando a mesma existe para um grupo de funcionários do mesmo dispositivo. Este campo serve para quando é necessário separar os funcionários por grupos de sindicados com convenções específicas, observando que os funcionários devem estar no mesmo dispositivo. Quando as marcações deste dispositivo for integrada com o Backoffice, mesmo que tenha sido informado o campo AFD - Código Convenção Coletiva no Settings o código da convenção considerado será o informado no dispositivo da marcação. Para informar o campo é necessário acessar o cadastro de dispositivo, editar o dispositivo que vai informar o código da convenção coletiva, informar o campo e salvar o registro.

05. O PROCESSO DE GERAÇÃO DO AFD

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O processo de geração de AFD do Clockin efetua a geração de todas as marcações encontradas no período de geração sem nenhum filtro especificado exceto o filtro informado no Settings.   Para Para efetuar a geração do AFD, deverá ser acessada a Plataforma e através do Menu Lateral selecionar Carol Apps, selecionar a opção Backoffice e na interface selecionar a aba Process. O processo que gera o arquivo de AFD é o "clockin_export_data". Este processo poderá ser agendado executado pontualmente através do botão "Run Now" ou efetuado agendamento através do botão Edit (imagem abaixo) ou o usuário poderá pressionar o botão RUN da TASK.

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"Edit", para ser gerado de tempos em tempos.  Abaixo imagem que mostra o processo e quais is botões que devem ser pressionados:

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Após efetuar a parametrização ou a geração do arquivo, este é gerado na aba "Storage" cujo o processo está descrito no item 06 desta documentaçãoImagem exemplo demonstrando onde ocorre a parametrização para agendamento de execução do processo.

06. ARQUIVO AFD

A mesma aborda um tema essencial junto ao Clock In, falamos do Arquivo AFD (Arquivo de fonte de dados), que trata-se é um documento que reúne todas as informações sobre o registro de ponto dos seus colaboradores.
Dentro do arquivo AFD no ponto eletrônico, é possível encontrar algumas informações importantes, como:

NSR – Número Sequencial de Registro;
Dia, mês e ano da marcação de ponto;
Hora e minuto do ponto registrado;
Número do PIS do seu colaborador;
Tipo do registro de ponto;
CNPJ ou CPF do empregador.

Este documento é de utilização exclusiva do auditor fiscal do trabalho para avaliar as rotinas de jornada de trabalho nas empresas.

Vale lembrar que não é possível alterar as informações deste documento, uma vez que ele conta com os dados brutos relacionados à jornada do colaborador.

Ou seja: o arquivo AFD no ponto eletrônico veio para garantir a transparência entre a empresa e o Ministério do Trabalho.

07. ARQUIVOS NO STORAGE

Com a implantação do AFD, teremos agora 2 arquivos no Storage da Plataforma Carol, como diferenciar um do outro?
Através da nomenclatura.
No formato antigo (em destaque na cor vermelha) tínhamos a string “clockin” associada ao dispositivo.
No formato novo e atual (cor verde) temos a string “AFD” associada a outros dados.

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Com a geração dos AFDs no formato novo, logo não teremos mais contato com o formato antigo.

08. CLOCK IN RECORDS

No Data Model  Clock In Records (onde normalmente visualizamos as marcações realizadas), é possível visualizar o campo (coluna) "Collective Agreement".

Na qual se refere a adequação a convenção coletiva.

06. ARQUIVOS NO STORAGE

Atualmente podemos ter dois arquivos AFD com nomenclatura diferente sendo gerados no Storage Com a implantação do AFD: 

• No formato do Layout da Portaria 1510  (tela abaixo em destaque na cor vermelha), o nome deste arquivo é gerado com a palavra “clockin” mais o código do dispositivo. Este formato é gerado quando o campo AFD - Versão do Layout do AFD do Settings estiver selecionado como 1 - Layout Portaria 1510.
• No formato do novo Layout da Portaria 671  (tela abaixo em destaque cor verde), o nome deste arquivo tem a palavra “AFD” mais o CNPJ/CPF, mais a palavra "REP_A" e mais o código do dispositivo.  Este formato é gerado quando o campo AFD - Versão do Layout do AFD do Settings estiver selecionado como 2 - Layout Portaria 671.

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07. BAIXAR ARQUIVOS AFD NO BACKOFFICE  

Como facilitador temos também opções no próprio Backoffice do Clockin para efetuar a baixa dos arquivos. Para isso pode-se acessar a opção Monitor do Menu lateral do Backoffice, nesta interface o usuário encontrará uma caixa de seleção bem a direita no título da consulta dos dispositivos, onde é possível selecionar forma de exportar os arquivos AFD dos dispositivos. 

• Exportar para todos os arquivos - esta opção possibilita o "download" de uma arquivo compactado (zip) contendo todos os arquivos gerados no Storage (observar item 05 e 06 desta documentação)
• Exportar arquivos selecionados - esta opção possibilita o "download" de um arquivo compactado (zip) contendo os AFDs dos dispositivos selecionados na tela e que se encontram gerados no Storage (observar item 05 e 06 desta documentação). 

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08.PROBLEMAS E SOLUÇÕES

Na ocorrência de um possível Problema em uma task do AFD, sugere-se a verificação do LOG da mesma.

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